人事檔案托管管理制度一、總則（一）目的為了規范公司人事檔案托管管理工作，確保人事檔案的安全、完整和有效利用，維護公司和員工的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工人事檔案的托管管理。（三）基本原則1.真實性原則：人事檔案內容必須真實、準確反映員工的實際情況。2.完整性原則：確保人事檔案材料齊全、完整，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴格保護人事檔案的機密性，防止信息泄露。4.規范性原則：按照規定的程序和標準進行人事檔案的整理、保管和利用。二、檔案管理職責（一）人力資源部門職責1.負責人事檔案的建立、收集、整理、保管和查閱等日常管理工作。2.制定和完善人事檔案管理制度，并組織實施。3.審核人事檔案材料的真實性和完整性，確保檔案質量。4.根據工作需要，及時提供人事檔案信息，為公司決策和人力資源管理提供支持。（二）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案管理規定，認真履行檔案管理職責。2.負責檔案的整理、分類、編號、裝訂等工作，確保檔案整齊規范。3.做好檔案的安全保管工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.按照規定的程序和權限，辦理檔案查閱、借閱等手續。5.定期對檔案進行清查和核對，及時發現和解決問題。（三）員工職責1.配合公司人力資源部門做好人事檔案材料的收集和更新工作。2.如實提供個人信息和相關材料，確保檔案內容真實準確。3.不得擅自涂改、偽造、銷毀人事檔案材料。三、檔案內容（一）員工基本信息1.個人簡歷，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。2.身份證復印件。3.學歷證書、學位證書復印件。4.專業技術資格證書、職業資格證書復印件。（二）入職材料1.入職申請表。2.勞動合同。3.入職體檢報告。4.離職證明（如有）。（三）培訓與發展材料1.培訓記錄，包括參加培訓的時間、內容、考核成績等。2.職業發展規劃書。3.晉升、調崗等相關審批材料。（四）績效考核材料1.績效考核評估表。2.績效改進計劃。（五）薪酬福利材料1.工資調整記錄。2.獎金發放記錄。3.社保、公積金繳納記錄。（六）獎懲材料1.獎勵審批表、榮譽證書等。2.違紀處分決定書。（七）其他材料1.員工異動材料，如辭職報告、辭退通知等。2.員工個人總結、述職報告等。3.其他與員工相關的重要材料。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.人力資源部門應定期收集員工的人事檔案材料，確保檔案內容及時更新。2.員工應按照公司要求，及時提交個人相關材料，如學歷證書更新、職稱評定等。3.各部門應協助人力資源部門做好檔案材料的收集工作，及時將涉及員工的各類材料移交人力資源部門。（二）整理規范1.檔案管理人員應按照檔案內容的類別和時間順序，對收集到的檔案材料進行分類整理。2.每份檔案材料應進行編號，并在檔案目錄中詳細登記。3.檔案材料應使用A4紙張，左側裝訂，確保整齊牢固。4.對于破損、褪色的檔案材料，應進行修復或復制，保證檔案的完整性。五、檔案保管（一）保管方式1.公司設立專門的人事檔案保管室，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲等設施。2.人事檔案應按照員工類別和檔案編號順序存放，便于查找和管理。（二）保管期限1.員工人事檔案應長期保管，直至員工離職后按照國家規定的期限進行保存。2.對于已離職員工的檔案，應按照國家檔案管理規定，在規定期限屆滿后進行妥善處理。（三）安全保護1.檔案保管室應保持清潔、干燥、通風良好，防止檔案受潮、發霉、蟲蛀等。2.加強檔案保管室的安全防范措施，配備必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設備。3.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時報告并處理。4.嚴格限制無關人員進入檔案保管室，確因工作需要進入的，應辦理相關登記手續。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱人事檔案的，應填寫《人事檔案查閱申請表》，經所在部門負責人和人力資源部門負責人批準后，方可查閱。2.查閱檔案應在檔案保管室進行，檔案管理人員應在場監督，查閱人員不得擅自摘抄、復制、拍照檔案內容。3.涉及員工個人隱私的檔案材料，未經員工本人同意，不得查閱。（二）借閱規定1.因工作需要借閱人事檔案的，應填寫《人事檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等，經所在部門負責人、人力資源部門負責人和公司分管領導批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案內容和數量，確認無誤后辦理歸還手續。七、檔案信息化管理（一）建立檔案信息系統1.公司應建立人事檔案信息化管理系統，將員工人事檔案信息錄入系統，實現檔案信息的電子化存儲和管理。2.檔案信息系統應具備檔案錄入、查詢、統計、分析等功能，提高檔案管理工作效率。（二）數據維護1.檔案管理人員應定期對檔案信息系統中的數據進行更新和維護，確保數據的準確性和完整性。2.對于員工信息的變更，應及時在檔案信息系統中進行修改，并更新相應的紙質檔案材料。（三）信息安全1.加強檔案信息系統的安全管理，設置不同的用戶權限，防止信息泄露。2.定期對檔案信息系統進行備份，防止數據丟失。3.采取必要的安全防護措施，如防火墻、殺毒軟件等，防范網絡攻擊和病毒感染。八、檔案轉遞（一）轉遞條件1.員工離職、調動工作單位等需要轉遞人事檔案的，人力資源部門應按照規定辦理檔案轉遞手續。2.檔案轉遞應根據員工的新工作單位要求，通過機要交通或專人送取等方式進行。（二）轉遞程序1.人力資源部門填寫《人事檔案轉遞通知單》，詳細注明檔案轉遞的原因、接收單位名稱、地址、聯系人等信息。2.將檔案材料進行密封，并在封口處加蓋公司公章。3.與檔案接收單位辦理檔案交接手續，雙方在《人事檔案轉遞回執》上簽字確認。九、檔案保密與違規處理（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，對人事檔案內容予以保密，不得泄露給無關人員。2.在檔案查閱、借閱過程中，應采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。3.對涉及公司商業秘密和員工個人隱私的檔案材料，應進行特殊保管。（二）違規處理1.對于違反檔案管理制度，擅自泄露檔案信息的人員，公司將視情節輕重給予相應的紀律處分。2.因檔案管理不善，導