藥品計(jì)劃采購管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司藥品計(jì)劃采購管理，規(guī)范采購流程，確保藥品供應(yīng)的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和質(zhì)量安全性，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有藥品的計(jì)劃采購活動(dòng)，包括但不限于藥品的采購申請(qǐng)、供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂、采購執(zhí)行、驗(yàn)收及付款等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保藥品采購活動(dòng)合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：始終將藥品質(zhì)量放在首位，選擇具有良好信譽(yù)和質(zhì)量保證的供應(yīng)商，確保所采購藥品符合國家藥品標(biāo)準(zhǔn)和公司質(zhì)量要求。3.計(jì)劃采購原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和庫存狀況，制定科學(xué)合理的采購計(jì)劃，避免盲目采購和庫存積壓。4.成本效益原則：在保證藥品質(zhì)量和供應(yīng)的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。5.信息透明原則：采購過程中的各項(xiàng)信息應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地記錄和傳遞，確保采購活動(dòng)的公開、公平、公正。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)制定藥品采購計(jì)劃，根據(jù)市場需求、庫存情況及銷售預(yù)測等因素，合理安排采購數(shù)量和時(shí)間。2.尋找、篩選、評(píng)估和選擇合格的藥品供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，并定期進(jìn)行考核和評(píng)價(jià)。3.與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。4.跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保藥品按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。5.負(fù)責(zé)采購數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、分析和報(bào)告，為公司決策提供支持。（二）質(zhì)量部門1.參與供應(yīng)商的評(píng)估和選擇，對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量體系進(jìn)行審核，確保供應(yīng)商具備穩(wěn)定供應(yīng)合格藥品的能力。2.負(fù)責(zé)對(duì)采購藥品進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收，制定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和流程，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)對(duì)藥品的外觀、包裝、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量證明文件等進(jìn)行檢查，確保所采購藥品符合質(zhì)量要求。3.對(duì)驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題進(jìn)行及時(shí)處理，如拒收、退貨、換貨等，并跟蹤整改情況，防止不合格藥品流入公司。4.定期對(duì)采購藥品的質(zhì)量情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，向采購部門反饋質(zhì)量信息，協(xié)助采購部門改進(jìn)采購工作。（三）使用部門1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，及時(shí)提交藥品采購申請(qǐng)，詳細(xì)說明所需藥品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.參與采購計(jì)劃的制定和供應(yīng)商的評(píng)估，提供專業(yè)意見和建議，確保采購的藥品符合實(shí)際使用需求。3.在藥品到貨后，協(xié)助質(zhì)量部門進(jìn)行驗(yàn)收工作，并對(duì)藥品的使用情況進(jìn)行跟蹤和反饋，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決使用過程中出現(xiàn)的問題。（四）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購合同，確保合同條款符合財(cái)務(wù)規(guī)定和公司財(cái)務(wù)政策。2.根據(jù)采購合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，辦理藥品采購款項(xiàng)的支付手續(xù)，確保付款流程合法合規(guī)。3.對(duì)采購成本進(jìn)行核算和分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持，協(xié)助公司控制采購成本。（五）倉儲(chǔ)部門1.負(fù)責(zé)藥品的入庫、存儲(chǔ)和保管工作，建立健全庫存管理制度，確保藥品存儲(chǔ)安全、質(zhì)量穩(wěn)定。2.根據(jù)采購計(jì)劃和實(shí)際到貨情況，及時(shí)安排藥品的驗(yàn)收入庫工作，并做好庫存記錄。3.定期對(duì)庫存藥品進(jìn)行盤點(diǎn)，及時(shí)掌握庫存動(dòng)態(tài)，為采購部門提供庫存信息，協(xié)助采購部門合理控制庫存水平。三、采購計(jì)劃管理（一）計(jì)劃制定依據(jù)1.公司年度業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和銷售目標(biāo)，結(jié)合市場需求預(yù)測，確定藥品的采購總量和品種結(jié)構(gòu)。2.現(xiàn)有藥品庫存狀況，包括庫存數(shù)量、有效期、質(zhì)量狀況等，合理安排采購數(shù)量，避免庫存積壓或缺貨。3.藥品的使用頻率和消耗規(guī)律，根據(jù)歷史數(shù)據(jù)和實(shí)際使用情況，制定合理的采購周期和批量。（二）計(jì)劃編制流程1.每月末，使用部門根據(jù)次月業(yè)務(wù)需求，填寫《藥品采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出所需藥品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用日期等信息，并提交至采購部門。2.采購部門收到《藥品采購申請(qǐng)表》后，結(jié)合庫存情況進(jìn)行綜合分析，制定次月藥品采購計(jì)劃草案。3.采購計(jì)劃草案經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至財(cái)務(wù)部門、質(zhì)量部門和倉儲(chǔ)部門征求意見。4.各相關(guān)部門根據(jù)職責(zé)對(duì)采購計(jì)劃草案提出意見和建議，采購部門根據(jù)反饋意見進(jìn)行修改和完善，形成正式的月度藥品采購計(jì)劃。5.月度藥品采購計(jì)劃經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（三）計(jì)劃調(diào)整1.在采購計(jì)劃執(zhí)行過程中，如因市場需求變化、突發(fā)事件、供應(yīng)商原因等因素導(dǎo)致原采購計(jì)劃無法滿足實(shí)際需求時(shí)，使用部門應(yīng)及時(shí)填寫《藥品采購計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)表》，說明調(diào)整原因和調(diào)整內(nèi)容，并提交至采購部門。2.采購部門收到《藥品采購計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)表》后，對(duì)調(diào)整申請(qǐng)進(jìn)行審核，評(píng)估調(diào)整的必要性和可行性。3.如調(diào)整申請(qǐng)經(jīng)審核通過，采購部門應(yīng)及時(shí)對(duì)采購計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，并將調(diào)整后的采購計(jì)劃通知相關(guān)部門。4.采購計(jì)劃調(diào)整涉及合同變更的，應(yīng)按照合同管理相關(guān)規(guī)定辦理變更手續(xù)。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門通過多種渠道收集藥品供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，并建立供應(yīng)商信息庫。2.對(duì)供應(yīng)商信息庫中的供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，篩選出符合公司基本要求的潛在供應(yīng)商，如具有合法的經(jīng)營資質(zhì)、良好的信譽(yù)、穩(wěn)定的生產(chǎn)能力和質(zhì)量保證體系等。3.采購部門會(huì)同質(zhì)量部門對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理水平、供應(yīng)能力、價(jià)格水平等情況，并填寫《供應(yīng)商評(píng)估表》。4.根據(jù)《供應(yīng)商評(píng)估表》的評(píng)估結(jié)果，采購部門選擇得分較高的供應(yīng)商作為合格供應(yīng)商，并建立供應(yīng)商檔案，檔案內(nèi)容包括供應(yīng)商基本信息、營業(yè)執(zhí)照、藥品生產(chǎn)許可證、藥品經(jīng)營許可證、質(zhì)量體系認(rèn)證文件、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、合作記錄等。（二）供應(yīng)商考核與評(píng)價(jià)1.采購部門定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核與評(píng)價(jià)，考核周期為每季度一次。考核內(nèi)容包括藥品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。2.質(zhì)量部門負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商提供的藥品質(zhì)量進(jìn)行考核，通過對(duì)到貨藥品的驗(yàn)收情況、質(zhì)量抽檢結(jié)果等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，評(píng)估供應(yīng)商的質(zhì)量穩(wěn)定性。3.采購部門負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商的交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行考核，通過對(duì)采購訂單執(zhí)行情況、價(jià)格比較、客戶反饋等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，評(píng)估供應(yīng)商的履約能力和服務(wù)水平。4.根據(jù)考核與評(píng)價(jià)結(jié)果，采購部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商和不合格供應(yīng)商。對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)和優(yōu)先合作機(jī)會(huì)；對(duì)于不合格供應(yīng)商，及時(shí)采取整改措施或終止合作關(guān)系。（三）供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理1.采購部門定期對(duì)供應(yīng)商檔案進(jìn)行更新，及時(shí)掌握供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、生產(chǎn)能力、質(zhì)量體系等變化情況。2.如供應(yīng)商出現(xiàn)重大質(zhì)量問題、交貨延遲、價(jià)格波動(dòng)較大等情況，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取整改措施，并根據(jù)情況調(diào)整合作策略。3.對(duì)于不再符合公司要求的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時(shí)將其從合格供應(yīng)商名單中剔除，并停止與其合作。五、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購部門在選定供應(yīng)商后，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一制定的合同模板，并經(jīng)公司法律顧問審核后簽訂。3.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給質(zhì)量部門、財(cái)務(wù)部門、倉儲(chǔ)部門等相關(guān)部門，以便各部門按照合同要求履行職責(zé)。（二）合同執(zhí)行與跟蹤1.采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時(shí)掌握供應(yīng)商的備貨、發(fā)貨、運(yùn)輸?shù)冗M(jìn)度，確保藥品按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。2.如供應(yīng)商在合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，如交貨延遲、質(zhì)量不符等，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取整改措施，并按照合同約定追究其違約責(zé)任。3.質(zhì)量部門負(fù)責(zé)對(duì)采購合同執(zhí)行過程中的藥品質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保所采購藥品符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。4.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)按照采購合同約定辦理付款手續(xù)，確保付款流程合法合規(guī)。（三）合同變更與終止1.在采購合同執(zhí)行過程中，如因市場需求變化、藥品規(guī)格調(diào)整、供應(yīng)商原因等因素需要變更合同條款的，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、雙方的權(quán)利和義務(wù)、變更后的合同履行期限等條款，并經(jīng)公司法律顧問審核后簽訂。3.如采購合同因不可抗力、供應(yīng)商破產(chǎn)、公司業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要終止的，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂合同終止協(xié)議。4.合同終止協(xié)議應(yīng)明確終止的原因、雙方的權(quán)利和義務(wù)、合同終止后的善后事宜等條款，并經(jīng)公司法律顧問審核后簽訂。六、采購執(zhí)行管理（一）采購訂單下達(dá)1.采購部門根據(jù)月度藥品采購計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)等信息。2.采購訂單下達(dá)后，采購部門應(yīng)及時(shí)將訂單副本分發(fā)給質(zhì)量部門、倉儲(chǔ)部門等相關(guān)部門，以便各部門做好收貨準(zhǔn)備。（二）采購訂單跟蹤1.采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)掌握供應(yīng)商的備貨、發(fā)貨、運(yùn)輸?shù)冗M(jìn)度，確保藥品按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。2.如供應(yīng)商在訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，如交貨延遲、質(zhì)量不符等，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取整改措施，并按照合同約定追究其違約責(zé)任。3.采購部門應(yīng)定期向使用部門反饋采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)了解使用部門對(duì)藥品供應(yīng)的需求和意見。（三）到貨驗(yàn)收1.藥品到貨前，倉儲(chǔ)部門應(yīng)根據(jù)采購訂單和到貨通知，做好收貨準(zhǔn)備工作，包括安排驗(yàn)收?qǐng)龅亍?zhǔn)備驗(yàn)收工具等。2.藥品到貨后，倉儲(chǔ)部門應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量部門進(jìn)行驗(yàn)收。質(zhì)量部門應(yīng)按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和流程，對(duì)藥品的外觀、包裝、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量證明文件等進(jìn)行檢查，確保所采購藥品符合質(zhì)量要求。3.驗(yàn)收合格的藥品，質(zhì)量部門應(yīng)出具《藥品驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，倉儲(chǔ)部門憑《藥品驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》辦理入庫手續(xù)；驗(yàn)收不合格的藥品，質(zhì)量部門應(yīng)出具《藥品拒收?qǐng)?bào)告》，采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理退貨、換貨等事宜。七、付款管理（一）付款申請(qǐng)1.采購部門在收到供應(yīng)商的發(fā)票和《藥品驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》后，應(yīng)及時(shí)填寫《付款申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出付款金額、付款方式、付款理由等信息，并提交至財(cái)務(wù)部門。2.《付款申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門。（二）付款審核1.財(cái)務(wù)部門收到《付款申請(qǐng)表》后，應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度和采購合同約定，對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性，驗(yàn)收?qǐng)?bào)告的準(zhǔn)確性，付款金額的合理性等。2.如付款申請(qǐng)經(jīng)審核通過，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)流程辦理付款手續(xù)；如付款申請(qǐng)經(jīng)審核不通過，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門，并說明原因。（三）付款方式1.公司根據(jù)采購合同約定和供應(yīng)商的要求，選擇合適的付款方式，如支票、匯票、電匯、網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)賬等。2.對(duì)于金額較大的采購項(xiàng)目，公司可根據(jù)實(shí)際情況采取分期付款的方式，但應(yīng)在采購合同中明確約定付款期限和比例。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)藥品計(jì)劃采購管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否有效、采購成本是否合理、供應(yīng)商管理是否規(guī)范等。2.內(nèi)部審