機關接洽室管理制度一、總則（一）目的為了規范機關接洽室的管理，提高接洽室的使用效率，確保接洽工作的順利進行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門及外部來訪人員在機關接洽室的接洽活動。（三）管理原則1.高效原則：確保接洽工作快速、準確地處理，提高工作效率。2.規范原則：對接洽室的使用、服務等進行標準化管理。3.安全原則：保障接洽室設施設備安全，維護良好的接洽環境。二、接洽室使用管理（一）接洽室預約1.公司內部各部門因工作需要使用接洽室，需提前[X]個工作日填寫《接洽室使用申請表》，詳細說明接洽時間、接洽事項、參與人員等信息，提交至行政部門。2.行政部門收到申請表后，根據接洽室的使用情況進行審核安排，并在申請表上注明預約結果，反饋給申請部門。3.外部來訪人員需使用接洽室，由對口接待部門負責提前預約，并按照上述流程辦理相關手續。（二）接洽室分配1.根據接洽事項的性質、規模及參與人數等因素，合理分配接洽室。2.一般小型接洽可安排在[具體小型接洽室名稱]；中型接洽安排在[具體中型接洽室名稱]；大型重要接洽安排在[具體大型接洽室名稱]。（三）接洽室使用時間1.接洽室正常使用時間為工作日的[具體時間段]。2.如需在非工作時間使用，需提前向行政部門提出申請，經批準后方可使用，并按規定支付相應的費用（如有）。（四）接洽室使用變更與取消1.已預約的接洽室如需變更使用時間或參與人員，申請部門需提前[X]小時通知行政部門，經同意后方可變更。2.若取消預約，需提前[X]個工作日通知行政部門，否則將按照相關規定進行處理。三、接洽室服務管理（一）接待人員職責1.接洽室配備專門的接待人員，負責接洽室的日常服務工作。2.接待人員應提前到達接洽室，做好接洽前的準備工作，包括清潔衛生、檢查設備設施等。3.在接洽過程中，接待人員要熱情、禮貌地為來訪人員提供服務，及時響應需求，確保接洽工作順利進行。（二）茶水供應1.接洽室為來訪人員提供免費的茶水服務。2.接待人員應根據來訪人員的數量和需求，及時添加茶水，保持茶杯的整潔。（三）設備設施使用1.接洽室內配備的設備設施，如投影儀、音響、空調等，使用人員應正確操作，如有損壞應及時報告接待人員。2.接待人員負責對接洽室設備設施進行定期檢查和維護，確保其正常運行。（四）文件資料管理1.如需在接洽室使用文件資料，使用人員應妥善保管，不得隨意涂改、損壞或丟失。2.接洽結束后，使用人員應將文件資料整理歸位，如有需要留存的資料，應按照規定辦理借閱手續。四、接洽室安全管理（一）消防安全1.接洽室內應配備必要的消防器材，并確保其處于良好的備用狀態。2.接待人員應熟悉消防器材的使用方法，定期組織消防安全檢查，消除火災隱患。3.嚴禁在接洽室內吸煙和使用明火，如需使用電氣設備，應符合安全規定。（二）人員安全1.接待人員要注意觀察來訪人員的行為舉止，確保接洽過程中的人員安全。2.對于可能存在安全風險的接洽事項，應提前采取相應的防范措施。（三）信息安全1.接洽室涉及公司內部信息及外部來訪人員信息，接待人員要嚴格遵守公司的信息安全規定，不得泄露相關信息。2.對接洽過程中產生的重要文件資料，應妥善保管，防止信息泄露。五、接洽室環境衛生管理（一）日常清潔1.接待人員每天對接洽室進行清潔，包括桌面、地面、門窗等的擦拭，保持接洽室整潔干凈。2.定期對沙發、茶幾等進行清潔消毒，為來訪人員提供良好的環境。（二）垃圾處理1.在接洽室內設置垃圾桶，接待人員應及時清理垃圾，保持垃圾桶內垃圾不超過容量的[X]%。2.定期對垃圾進行分類處理，確保環境衛生符合要求。六、接洽室費用管理（一）費用標準1.非工作時間使用接洽室，按照每小時[X]元的標準收取費用。2.因接洽工作需要產生的其他費用，如茶水、一次性用品等，按照實際發生額進行結算。（二）費用結算1.行政部門每月定期對接洽室的使用費用進行統計核算。2.費用結算周期為自然月，各部門應在費用結算后的[X]個工作日內完成費用支付。七、監督與考核（一）監督檢查1.行政部門定期對接洽室的使用情況、服務質量、安全衛生等進行監督檢查。2.設立意見箱，收集來訪人員對接洽室管理的意見和建議，及時進行整改。（二）考核機制1.建立接洽室使用部門及接待人員的考核機制，考核結果與績效掛鉤。2.考核內容包括預約執行情況、服務質量、安全衛生等方面，具體考核指標及評分標