it庫房出入庫管理制度一、總則（一）目的為了加強IT庫房的管理，規范IT設備及物資的出入庫流程，確保IT資產的安全、完整，提高資產使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有IT庫房的出入庫管理，包括但不限于服務器、電腦、打印機、網絡設備、軟件、耗材等IT相關資產及物資。（三）職責分工1.庫房管理員負責IT庫房的日常管理工作，包括物資的驗收、入庫、存儲、保管、盤點及發放等。建立并維護IT資產臺賬，記錄資產的詳細信息、出入庫情況及使用狀態等。定期對庫房進行清理和整理，確保物資擺放整齊、有序，便于查找和管理。負責庫房的安全管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲等工作，保障物資安全。2.使用部門負責提出IT設備及物資的需求申請，明確所需物資的規格、型號、數量等詳細信息。安排專人負責本部門IT資產的領用、使用及歸還等工作，并確保資產的安全和正常使用。配合庫房管理員進行資產盤點工作，及時提供資產使用情況的相關信息。3.審批部門根據公司相關規定，對IT設備及物資的出入庫申請進行審批，確保申請符合公司的業務需求和財務預算。對于重大資產采購或處置等事項，需進行嚴格審核，并報公司高層領導批準。二、入庫管理（一）采購入庫1.采購申請使用部門根據實際工作需要，填寫《IT設備及物資采購申請表》，詳細注明物資名稱、規格型號、數量、用途、預計到貨時間等信息，并提交至部門負責人審核。部門負責人審核通過后，將申請表提交至審批部門進行審批。審批通過后，申請表交至采購部門，由采購部門負責進行采購。2.到貨驗收采購物資到貨前，庫房管理員應提前做好接收準備工作，包括清理存放場地、準備驗收工具等。物資到貨時，庫房管理員會同采購人員、使用部門相關人員共同對物資進行驗收。驗收內容包括物資的數量、規格型號、外觀質量、技術參數等是否與采購合同及申請表一致。對于重要設備或技術復雜的物資，可邀請專業技術人員進行驗收。驗收合格后，各方在《IT設備及物資驗收單》上簽字確認。如發現物資存在數量短缺、質量問題等不符合要求的情況，庫房管理員應及時與采購人員溝通，要求供應商在規定時間內補足或更換物資。如因供應商原因造成的損失，由采購部門負責向供應商追償。3.入庫登記驗收合格的物資，庫房管理員應及時辦理入庫手續。在《IT資產臺賬》中詳細記錄物資的名稱、規格型號、數量、入庫日期、供應商、采購單號等信息，并為每一項資產分配唯一的資產編號。將物資按照類別、型號、規格等進行分類存放，并在物資上粘貼資產編號標簽，以便于識別和管理。（二）調撥入庫1.調撥申請因工作需要，公司內部各部門之間進行IT設備及物資調撥時，由調出部門填寫《IT設備及物資調撥申請表》，注明調撥物資的名稱、規格型號、數量、調撥原因、調入部門等信息，并提交至部門負責人審核。部門負責人審核通過后，將申請表提交至審批部門進行審批。審批通過后，申請表交至庫房管理員，由庫房管理員負責辦理調撥手續。2.調撥交接庫房管理員根據調撥申請表，通知調出部門和調入部門進行物資交接。交接時，調出部門和調入部門應共同對調撥物資進行清點、核對，確保物資數量、規格型號等與申請表一致。雙方在《IT設備及物資調撥交接單》上簽字確認后，庫房管理員在《IT資產臺賬》中調整資產的存放部門信息，并更新相關記錄。（三）捐贈入庫1.捐贈接收對于外部單位或個人捐贈的IT設備及物資，由公司指定的接收部門負責接收，并及時通知庫房管理員。庫房管理員會同接收部門對捐贈物資進行驗收，驗收內容包括物資的數量、規格型號、外觀質量、技術狀況等。如物資存在質量問題或不符合公司使用要求，應及時與捐贈方溝通協商解決。2.入庫登記驗收合格的捐贈物資，庫房管理員應辦理入庫手續。在《IT資產臺賬》中詳細記錄捐贈物資的名稱、規格型號、數量、捐贈日期、捐贈方等信息，并注明“捐贈”字樣。將捐贈物資按照公司規定進行分類存放，并做好標識管理。三、出庫管理（一）領用出庫1.領用申請使用部門因工作需要領用IT設備及物資時，由領用人填寫《IT設備及物資領用申請表》，注明領用物資的名稱、規格型號、數量、用途等信息，并提交至部門負責人審核。部門負責人根據工作實際情況，對領用申請進行審核，如申請合理，簽字批準后交至審批部門進行審批。2.審批發放審批部門按照公司相關規定對領用申請進行審批，審批通過后，申請表交至庫房管理員。庫房管理員根據審批后的申請表，對庫存物資進行核對，確認有足夠庫存后，辦理物資發放手續。在《IT資產臺賬》中記錄物資的領用日期、領用人、使用部門等信息，并更新庫存數量。同時，在物資上做好領用標記，以便于追溯。庫房管理員將領用的物資發放給領用人，并要求領用人在《IT設備及物資領用登記表》上簽字確認。（二）借用出庫1.借用申請因工作臨時需要借用IT設備及物資時，由借用人填寫《IT設備及物資借用申請表》，注明借用物資的名稱、規格型號、數量、借用原因、預計歸還日期等信息，并提交至部門負責人審核。部門負責人審核通過后，將申請表提交至審批部門進行審批。審批通過后，申請表交至庫房管理員，由庫房管理員負責辦理借用手續。2.借用交接庫房管理員根據借用申請表，與借用人進行物資交接，核對物資的數量、規格型號等信息，并要求借用人在《IT設備及物資借用交接單》上簽字確認。在《IT資產臺賬》中記錄物資的借用日期、借用人、使用部門、預計歸還日期等信息，并將庫存物資標記為“借用”狀態。告知借用人借用物資的使用注意事項及歸還要求，確保借用人妥善保管和使用借用物資。（三）歸還入庫1.歸還通知在借用物資預計歸還日期前，庫房管理員應提前通知借用人準備歸還物資，并告知歸還的具體要求和流程。2.歸還驗收借用人按照約定時間將借用物資歸還至庫房，庫房管理員會同相關人員對歸還物資進行驗收。驗收內容包括物資的數量、規格型號、外觀質量、技術狀況等是否與借用時一致，是否存在損壞、丟失等情況。如發現物資存在損壞或丟失，借用人應說明原因，并按照公司規定進行賠償。賠償金額根據物資的原值、折舊情況及損壞程度等確定。3.入庫登記驗收合格的歸還物資，庫房管理員辦理入庫手續。在《IT資產臺賬》中更新物資的狀態，將“借用”標記去除，并記錄物資的歸還日期等信息。同時，對歸還物資進行重新整理和存放，恢復庫存管理。（四）調撥出庫1.調撥申請公司內部各部門之間進行IT設備及物資調撥時，由調出部門填寫《IT設備及物資調撥申請表》，注明調撥物資的名稱、規格型號、數量、調撥原因、調入部門等信息，并提交至部門負責人審核。部門負責人審核通過后，將申請表提交至審批部門進行審批。審批通過后，申請表交至庫房管理員，由庫房管理員負責辦理調撥手續。2.調撥交接庫房管理員根據調撥申請表，通知調出部門和調入部門進行物資交接。交接時，調出部門和調入部門應共同對調撥物資進行清點、核對，確保物資數量、規格型號等與申請表一致。雙方在《IT設備及物資調撥交接單》上簽字確認后，庫房管理員在《IT資產臺賬》中調整資產的存放部門信息，并更新相關記錄。同時，將調撥物資從原存放位置取出，交付給調入部門。（五）報廢出庫1.報廢申請對于已無法正常使用或已達到報廢年限的IT設備及物資，使用部門應填寫《IT設備及物資報廢申請表》，詳細說明報廢物資的名稱、規格型號、數量、購置日期、報廢原因等信息，并提交至部門負責人審核。部門負責人審核通過后，將申請表提交至審批部門進行審批。審批部門應組織相關技術人員對報廢物資進行鑒定，確認是否符合報廢條件。對于符合報廢條件的申請，報公司高層領導批準。2.報廢處理經批準報廢的物資，庫房管理員負責組織清理出庫。在《IT資產臺賬》中注銷報廢物資的相關記錄，并注明報廢日期和報廢原因。對于有殘值的報廢物資，應按照公司規定進行妥善處理，如變賣、回收等。變賣或回收的收入應及時上繳公司財務部門，統一入賬管理。報廢物資的處理過程應進行詳細記錄，包括處理方式、處理時間、處理收入等信息，以備審計和查詢。四、庫存管理（一）物資存放1.庫房管理員應根據IT設備及物資的類別、性質、用途等進行分類存放，確保物資擺放整齊、有序，便于查找和管理。2.對于貴重設備、精密儀器等，應設置專門的存放區域，并采取必要的防護措施，如防靜電、防潮、防塵等。3.物資應按照資產編號順序進行排列，便于快速定位和盤點。同時，應在物資存放位置設置明顯的標識牌，注明物資名稱、規格型號、資產編號等信息。（二）庫存盤點1.盤點計劃庫房管理員應定期制定IT庫房庫存盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員安排等。盤點周期一般為季度或年度，特殊情況下可根據需要進行臨時盤點。在盤點前，庫房管理員應通知各使用部門暫停相關物資的出入庫業務，確保庫存數量的準確性。2.盤點實施盤點人員按照盤點計劃對庫房物資進行逐一清點、核對，記錄實際庫存數量、規格型號、資產編號等信息。對于盤點過程中發現的賬實不符情況，應詳細記錄差異原因，并及時查明原因進行處理。如屬于出入庫記錄錯誤，應及時調整《IT資產臺賬》；如屬于物資丟失、損壞等情況，應按照公司規定進行調查和處理。3.盤點報告盤點結束后，庫房管理員應編制《IT庫房庫存盤點報告》，詳細說明盤點情況、賬實差異及處理結果等。盤點報告經部門負責人審核后，提交至公司管理層。公司管理層應根據盤點報告，對庫存管理工作進行總結和分析，針對存在的問題提出改進措施，不斷完善庫存管理制度。（三）庫存安全1.庫房管理員應做好庫房的安全管理工作，配備必要的消防器材、防盜設備等，確保庫房及物資的安全。2.加強庫房的日常巡查，檢查物資的存放情況、設備運行狀況等，及時發現并排除安全隱患。3.嚴格限制非庫房管理人員進入庫房，如因工作需要進入庫房，必須經過庫房管理員同意，并進行登記。4.做好庫房的防火、防盜、防潮、防蟲等工作，定期對庫房進行清潔和整理，保持庫房環境整潔、干燥。五、監督與檢查（一）內部審計1.公司內部審計部門定期對IT庫房出入庫管理情況進行審計，檢查制度執行情況、流程規范性、資產賬實相符情況等。2.審計人員通過查閱相關文件、記錄，實地盤點物資，與相關人員進行訪談等方式，對IT庫房管理進行全面審查。3.對于審計過程中發現的問題，審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。整改情況應向公司管理層報告。（二）日常檢查1.庫房管理員應每日對庫房進行巡查，檢查物資的存放、