會(huì)展日程管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會(huì)展活動(dòng)的日程安排與管理，確保會(huì)展活動(dòng)的順利進(jìn)行，提高會(huì)展活動(dòng)的效率和質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司組織或參與的各類會(huì)展活動(dòng)，包括但不限于展會(huì)、研討會(huì)、論壇等。（三）基本原則1.計(jì)劃性原則：會(huì)展活動(dòng)日程安排應(yīng)提前規(guī)劃，充分考慮各項(xiàng)工作的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和先后順序，確保活動(dòng)有序開展。2.合理性原則：日程安排要合理分配時(shí)間和資源，避免任務(wù)過度集中或時(shí)間安排過緊，保證各項(xiàng)工作能夠高質(zhì)量完成。3.靈活性原則：在遵循總體計(jì)劃的前提下，要預(yù)留一定的彈性時(shí)間，以應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的突發(fā)情況或臨時(shí)調(diào)整。4.溝通協(xié)調(diào)原則：各部門和人員之間應(yīng)保持密切溝通與協(xié)調(diào)，確保日程安排的信息共享和工作銜接順暢。二、會(huì)展日程管理職責(zé)分工（一）會(huì)展項(xiàng)目組1.負(fù)責(zé)制定會(huì)展活動(dòng)的整體日程計(jì)劃，明確各階段的主要任務(wù)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人。2.協(xié)調(diào)各部門按照日程計(jì)劃推進(jìn)工作，及時(shí)解決日程執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。3.根據(jù)實(shí)際情況對(duì)日程計(jì)劃進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整，并及時(shí)通知相關(guān)部門和人員。（二）各相關(guān)部門1.市場(chǎng)部負(fù)責(zé)會(huì)展活動(dòng)的宣傳推廣計(jì)劃制定與執(zhí)行，按照日程安排進(jìn)行廣告投放、媒體合作等工作。協(xié)助會(huì)展項(xiàng)目組確定參展產(chǎn)品或服務(wù)的展示方案，并根據(jù)日程推進(jìn)展品準(zhǔn)備工作。2.銷售部配合會(huì)展項(xiàng)目組制定銷售策略和目標(biāo)，按照日程安排開展客戶邀約、洽談等銷售活動(dòng)。負(fù)責(zé)收集潛在客戶信息，為會(huì)展活動(dòng)的后續(xù)跟進(jìn)提供支持。3.設(shè)計(jì)部根據(jù)會(huì)展項(xiàng)目組的要求，按照日程計(jì)劃完成展會(huì)展位設(shè)計(jì)、宣傳資料設(shè)計(jì)等工作。及時(shí)與其他部門溝通，確保設(shè)計(jì)方案符合整體活動(dòng)風(fēng)格和要求，并按時(shí)交付。4.客服部負(fù)責(zé)會(huì)展活動(dòng)期間的客戶接待和服務(wù)工作，按照日程安排做好簽到、引導(dǎo)、咨詢解答等工作。收集客戶反饋意見，及時(shí)反饋給相關(guān)部門，以便對(duì)活動(dòng)進(jìn)行優(yōu)化。5.行政部負(fù)責(zé)會(huì)展活動(dòng)的場(chǎng)地租賃、設(shè)備采購與租賃、餐飲安排等后勤保障工作，確保各項(xiàng)資源按照日程到位。協(xié)助會(huì)展項(xiàng)目組進(jìn)行活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的布置和管理，維護(hù)活動(dòng)秩序。6.財(cái)務(wù)部根據(jù)會(huì)展活動(dòng)日程安排，做好預(yù)算編制、費(fèi)用審核與支付等財(cái)務(wù)管理工作。對(duì)活動(dòng)成本進(jìn)行監(jiān)控和分析，為活動(dòng)的決策提供財(cái)務(wù)支持。三、會(huì)展日程計(jì)劃制定（一）計(jì)劃制定流程1.會(huì)展項(xiàng)目組在接到會(huì)展活動(dòng)任務(wù)后，應(yīng)首先進(jìn)行詳細(xì)的市場(chǎng)調(diào)研和分析，明確活動(dòng)目標(biāo)、主題、規(guī)模等基本信息。2.根據(jù)活動(dòng)信息，結(jié)合公司資源和以往經(jīng)驗(yàn)，制定會(huì)展活動(dòng)的初步日程框架，包括活動(dòng)籌備期、開展期和后續(xù)跟進(jìn)期等階段的大致時(shí)間范圍和主要工作內(nèi)容。3.將初步日程框架分發(fā)給各相關(guān)部門征求意見，各部門根據(jù)自身工作職責(zé)和實(shí)際情況，對(duì)日程安排提出修改建議和補(bǔ)充意見。4.會(huì)展項(xiàng)目組綜合各部門意見，對(duì)初步日程框架進(jìn)行細(xì)化和完善，形成詳細(xì)的會(huì)展日程計(jì)劃草案。5.會(huì)展日程計(jì)劃草案提交公司管理層審批，經(jīng)批準(zhǔn)后正式確定為會(huì)展活動(dòng)的日程計(jì)劃。（二）計(jì)劃內(nèi)容要求1.活動(dòng)籌備期活動(dòng)策劃：明確活動(dòng)策劃的啟動(dòng)時(shí)間、負(fù)責(zé)人和主要工作內(nèi)容，如確定活動(dòng)主題、目標(biāo)、形式等。方案設(shè)計(jì)：包括展位設(shè)計(jì)、宣傳資料設(shè)計(jì)、活動(dòng)流程設(shè)計(jì)等工作的時(shí)間安排和責(zé)任人。資源準(zhǔn)備：列出場(chǎng)地租賃、設(shè)備采購與租賃、人員招聘與培訓(xùn)、展品準(zhǔn)備等各項(xiàng)資源準(zhǔn)備工作的具體時(shí)間節(jié)點(diǎn)。宣傳推廣：制定宣傳推廣計(jì)劃，明確廣告投放、媒體合作、線上線下宣傳活動(dòng)等的時(shí)間安排和負(fù)責(zé)人。客戶邀約：確定客戶邀約的時(shí)間范圍、目標(biāo)客戶群體、邀約方式和責(zé)任人，以及邀約進(jìn)度的跟蹤安排。2.開展期活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)布置：詳細(xì)列出活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)布置的時(shí)間安排，包括展位搭建、設(shè)備調(diào)試、展品擺放、宣傳資料陳列等工作的具體時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人。活動(dòng)執(zhí)行：明確活動(dòng)當(dāng)天的各項(xiàng)流程和時(shí)間安排，如開幕式、主題演講、產(chǎn)品展示、互動(dòng)環(huán)節(jié)、午餐/晚宴安排等，以及各環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人。客戶接待與服務(wù)：制定客戶接待和服務(wù)計(jì)劃，包括簽到、引導(dǎo)、咨詢解答、餐飲服務(wù)、休息區(qū)域安排等工作的時(shí)間安排和責(zé)任人，確保為客戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)體驗(yàn)。活動(dòng)監(jiān)控與協(xié)調(diào)：安排專人負(fù)責(zé)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的監(jiān)控和協(xié)調(diào)工作，及時(shí)處理突發(fā)情況，確保活動(dòng)順利進(jìn)行。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施解決，并記錄問題處理情況。3.后續(xù)跟進(jìn)期客戶回訪：確定客戶回訪的時(shí)間范圍、方式和責(zé)任人，及時(shí)了解客戶對(duì)活動(dòng)的滿意度和意見建議，為后續(xù)活動(dòng)改進(jìn)提供參考。銷售跟進(jìn)：明確銷售部門對(duì)會(huì)展活動(dòng)中收集到的潛在客戶進(jìn)行跟進(jìn)的時(shí)間安排和責(zé)任人，制定跟進(jìn)策略，促進(jìn)銷售成交。活動(dòng)總結(jié)：規(guī)定活動(dòng)總結(jié)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人，對(duì)會(huì)展活動(dòng)的整體效果、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)進(jìn)行總結(jié)分析，形成活動(dòng)總結(jié)報(bào)告，為今后的會(huì)展活動(dòng)提供借鑒。四、會(huì)展日程執(zhí)行與監(jiān)控（一）日程執(zhí)行1.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照會(huì)展日程計(jì)劃開展工作，明確本部門各項(xiàng)任務(wù)的具體執(zhí)行人員，并確保其熟悉工作要求和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。2.在日程執(zhí)行過程中，工作人員應(yīng)及時(shí)記錄工作進(jìn)展情況，如遇到問題或困難，應(yīng)及時(shí)向本部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)，并積極尋求解決方案。3.各部門之間應(yīng)加強(qiáng)溝通與協(xié)作，按照日程計(jì)劃的要求，及時(shí)傳遞信息、交接工作，確保各項(xiàng)工作的銜接順暢。（二）日程監(jiān)控1.會(huì)展項(xiàng)目組應(yīng)建立日程監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)各部門的日程執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.檢查方式可采用定期會(huì)議匯報(bào)、現(xiàn)場(chǎng)檢查、工作文檔審查等多種形式，及時(shí)掌握工作進(jìn)展是否符合日程計(jì)劃要求。3.對(duì)于未按時(shí)完成的工作任務(wù)，會(huì)展項(xiàng)目組應(yīng)及時(shí)與責(zé)任部門溝通，分析原因，督促其采取有效措施加快進(jìn)度，并跟蹤整改情況。4.如因不可抗力或其他特殊原因?qū)е氯粘逃?jì)劃需要調(diào)整，會(huì)展項(xiàng)目組應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)商，制定調(diào)整后的日程計(jì)劃，并確保調(diào)整后的計(jì)劃能夠得到有效執(zhí)行。五、會(huì)展日程調(diào)整（一）調(diào)整原因1.不可抗力因素，如自然災(zāi)害、政策法規(guī)變更等，導(dǎo)致原日程計(jì)劃無法實(shí)施。2.市場(chǎng)需求變化、客戶反饋意見等原因，需要對(duì)活動(dòng)內(nèi)容、形式或時(shí)間進(jìn)行調(diào)整。3.內(nèi)部資源問題，如人員變動(dòng)、設(shè)備故障、場(chǎng)地變更等，影響了日程計(jì)劃的執(zhí)行。4.其他突發(fā)情況，如供應(yīng)商違約、合作伙伴退出等，需要對(duì)日程進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。（二）調(diào)整流程1.當(dāng)出現(xiàn)需要調(diào)整會(huì)展日程的情況時(shí)，責(zé)任部門應(yīng)及時(shí)向會(huì)展項(xiàng)目組提交日程調(diào)整申請(qǐng)，說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容和預(yù)計(jì)影響。2.會(huì)展項(xiàng)目組收到調(diào)整申請(qǐng)后，應(yīng)立即組織相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)估和協(xié)商，分析調(diào)整的必要性和可行性。3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，會(huì)展項(xiàng)目組制定日程調(diào)整方案，明確調(diào)整后的日程安排、各部門工作任務(wù)和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，并提交公司管理層審批。4.經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，會(huì)展項(xiàng)目組及時(shí)將調(diào)整后的日程計(jì)劃通知各相關(guān)部門和人員，并組織做好相應(yīng)的溝通和協(xié)調(diào)工作，確保調(diào)整后的日程能夠順利執(zhí)行。六、會(huì)展日程文檔管理（一）文檔分類1.策劃文檔：包括會(huì)展活動(dòng)策劃方案、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、活動(dòng)預(yù)算等。2.設(shè)計(jì)文檔：如展位設(shè)計(jì)圖、宣傳資料設(shè)計(jì)稿、活動(dòng)流程設(shè)計(jì)方案等。3.執(zhí)行文檔：涵蓋活動(dòng)籌備期、開展期和后續(xù)跟進(jìn)期的各項(xiàng)工作記錄，如工作任務(wù)分配表、進(jìn)度報(bào)告、客戶簽到表、活動(dòng)照片和視頻等。4.溝通文檔：包括部門之間的溝通郵件、會(huì)議紀(jì)要、工作聯(lián)系單等，用于記錄日程執(zhí)行過程中的溝通協(xié)調(diào)情況。（二）文檔管理要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門會(huì)展日程相關(guān)文檔的收集、整理和保管工作，確保文檔的完整性和準(zhǔn)確性。2.文檔應(yīng)按照分類進(jìn)行歸檔，建立清晰的文檔目錄，便于查找和使用。3.重要文檔應(yīng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份方式可采用電子存儲(chǔ)和紙質(zhì)存檔相結(jié)合的方式。4.會(huì)展活動(dòng)結(jié)束后，各部門應(yīng)將相關(guān)文檔及時(shí)移交公司檔案室進(jìn)行統(tǒng)一保管，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。七、會(huì)展日程考核與獎(jiǎng)懲（一）考核指標(biāo)1.日程執(zhí)行率：實(shí)際完成的工作任務(wù)數(shù)量與日程計(jì)劃中規(guī)定的任務(wù)數(shù)量之比，反映各部門對(duì)日程計(jì)劃的執(zhí)行程度。2.任務(wù)按時(shí)完成率：按時(shí)完成的工作任務(wù)數(shù)量與應(yīng)完成的工作任務(wù)數(shù)量之比，體現(xiàn)各部門對(duì)工作時(shí)間節(jié)點(diǎn)的把控能力。3.溝通協(xié)調(diào)滿意度：通過各部門之間的互評(píng)和會(huì)展項(xiàng)目組的評(píng)價(jià)，衡量各部門在日程執(zhí)行過程中的溝通協(xié)調(diào)效果。（二）獎(jiǎng)懲措施1.對(duì)于在會(huì)展日程管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，如頒發(fā)榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)金、晉升機(jī)會(huì)等。2.對(duì)于未按照日程計(jì)劃完成工作任務(wù)，影響會(huì)展活動(dòng)順利進(jìn)行的部門和個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)