個人私章管理制度一、總則（一）目的為規范公司個人私章的使用與管理，保障公司及員工的合法權益，維護公司正常的運營秩序，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：個人私章的刻制、使用和保管應符合國家法律法規及公司相關規定。2.安全性原則：確保個人私章的安全，防止私章被盜用、冒用等情況發生，避免給公司和個人造成損失。3.規范性原則：明確個人私章的刻制、使用、保管等流程，做到有章可循、規范操作。二、個人私章的刻制（一）申請員工因工作需要刻制個人私章，應填寫《個人私章刻制申請表》，詳細說明私章的用途、預計使用范圍等信息。申請表須經員工所在部門負責人審核簽字后，交至人力資源部。（二）審批人力資源部接到員工的申請后，對申請信息進行審核，并報公司分管領導審批。審批通過后，由人力資源部統一安排刻制。（三）刻制個人私章應在具有合法資質的印章刻制單位進行刻制，確保私章的質量和安全性。刻制完成后，人力資源部負責領取個人私章，并進行登記備案。（四）備案登記人力資源部建立《個人私章備案登記表》，對刻制的個人私章進行詳細登記，包括員工姓名、部門、私章編號、刻制日期、啟用日期等信息。備案登記表應妥善保管，以備查詢。三、個人私章的使用（一）使用范圍個人私章的使用應嚴格限定在公司規定的范圍內，主要用于與公司業務相關的文件簽署、財務報銷、合同簽訂等方面。未經公司許可，不得將個人私章用于其他任何用途。（二）使用流程1.文件簽署：員工在簽署涉及公司業務的文件、合同等材料時，應先確認文件內容無誤，然后在規定的簽字位置加蓋個人私章。同時，須在文件上注明簽字日期。2.財務報銷：員工在進行財務報銷時，應按照公司財務制度的要求，在報銷憑證上加蓋個人私章。如有特殊情況需要他人代蓋私章，必須經過本人書面授權，并注明代蓋原因、代蓋人姓名等信息。3.合同簽訂：員工簽訂合同需使用個人私章的，應按照合同審批流程，經相關部門和領導審批通過后，在合同指定位置加蓋私章。合同簽訂完畢后，應及時將合同原件交至公司相關部門存檔。（三）使用審批對于涉及重要文件簽署、金額較大的財務報銷或重大合同簽訂等使用個人私章的情況，應按照公司相應的審批流程進行審批。具體審批權限和流程如下：1.一般文件簽署：由員工所在部門負責人審批。2.重要文件簽署：由部門負責人審核后，報公司分管領導審批。3.財務報銷：按照公司財務制度規定的審批流程執行，一般需經部門負責人、財務負責人、公司分管領導等審批。4.合同簽訂：根據合同金額大小和性質，分別按照公司合同管理制度規定的審批流程執行，通常涉及多個部門和領導的審核簽字。（四）使用記錄各部門應建立個人私章使用記錄臺賬，詳細記錄私章使用的日期、文件名稱、用途、審批情況等信息。使用記錄臺賬應定期進行整理和歸檔，保存期限為[X]年。人力資源部負責對各部門個人私章使用記錄情況進行定期檢查和監督。四、個人私章的保管（一）保管責任人個人私章由員工本人負責妥善保管，不得隨意交予他人。如因特殊情況需要委托他人保管，必須經過本人書面授權，并明確委托期限、委托事項等內容。（二）保管要求1.存放安全：個人私章應存放在安全可靠的地方，如保險柜、抽屜等，并確保存放場所具有一定的保密性和安全性。2.防止丟失：員工應妥善保管個人私章，避免私章丟失。如發現私章丟失，應立即向所在部門負責人和人力資源部報告，并采取相應的掛失措施，防止私章被冒用。3.防止損壞：定期檢查個人私章的狀態，如發現私章有損壞情況，應及時向人力資源部申請更換。（三）保管監督人力資源部定期對員工個人私章的保管情況進行抽查，檢查私章存放是否安全、是否存在丟失或損壞等情況。如發現問題，及時督促員工進行整改，并記錄相關情況。各部門負責人應加強對本部門員工個人私章保管情況的日常監督，確保私章保管安全。五、個人私章的掛失與補辦（一）掛失員工發現個人私章丟失或被盜用后，應立即填寫《個人私章掛失申請表》，詳細說明私章丟失或被盜用的情況，并提交至所在部門負責人。部門負責人審核后，簽署意見并報人力資源部。人力資源部接到掛失申請后，應及時在公司內部發布掛失通知，告知全體員工該私章已掛失，防止私章被冒用。（二）補辦個人私章掛失后，如因工作需要補辦，員工應重新填寫《個人私章刻制申請表》，按照本制度第二章規定的刻制流程辦理補辦手續。補辦的個人私章應重新進行備案登記，并注明“補辦”字樣。六、個人私章的交接（一）交接情形員工因離職、崗位調動等原因不再使用個人私章時，應將個人私章交回人力資源部。交接過程應辦理書面交接手續，確保私章交接清晰、準確。（二）交接流程1.員工申請：員工提出私章交接申請，填寫《個人私章交接申請表》，詳細說明交接原因、預計交接日期等信息，并經所在部門負責人簽字確認。2.審核審批：人力資源部接到申請后，對交接事項進行審核，并報公司分管領導審批。3.交接手續辦理：審批通過后，員工與人力資源部指定的接收人員進行私章交接。交接雙方應在《個人私章交接登記表》上簽字確認，注明交接日期、私章編號、私章狀態等信息。交接登記表一式兩份，交接雙方各執一份，人力資源部存檔一份。七、違規處理（一）違規情形1.未經公司批準，私自刻制個人私章。2.超出公司規定的使用范圍使用個人私章。3.將個人私章轉借他人使用或允許他人代蓋私章。4.因保管不善導致個人私章丟失、被盜用或損壞，未及時報告和采取相應措施。5.偽造個人私章使用記錄或提供虛假信息。（二）處理措施1.對于初次違規且情節較輕的員工，公司將給予警告處分，并責令其立即改正。2.對于多次違規或情節嚴重的員工，公司將視情況給予記過、降職、撤職等處分，直至解除勞動合同，并依法追究其法律責任。3.因個人私章使用不當給公司或他人造成經濟損失的，違規員工應承擔相應