會議推廣管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會議推廣活動的組織與管理，提高會議推廣的效果和效率，確保公司各項會議能夠順利舉辦并達到預期目標，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織的各類會議的推廣工作，包括但不限于業(yè)務會議、培訓會議、年度大會等。（三）基本原則1.目標導向原則會議推廣活動應緊密圍繞會議目標展開，明確推廣重點和方向，確保推廣措施有助于實現(xiàn)會議預期效果。2.有效溝通原則建立多渠道、全方位的溝通機制，確保信息準確、及時地傳達給目標受眾，提高受眾對會議的關注度和參與度。3.成本效益原則在保證會議推廣效果的前提下，合理控制推廣成本，提高資源利用效率，實現(xiàn)投入產(chǎn)出的最大化。4.合規(guī)性原則會議推廣活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定，確保推廣行為合法、合規(guī)。二、會議推廣組織架構及職責（一）會議推廣領導小組成立以公司高層領導為核心的會議推廣領導小組，負責整體會議推廣策略的制定、重大決策的審批以及推廣活動的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。組長：[組長姓名]職責：全面領導會議推廣工作，審批推廣方案，協(xié)調(diào)各方資源。成員：[成員姓名]職責：協(xié)助組長開展工作，參與推廣方案的討論與決策，監(jiān)督推廣活動的執(zhí)行。（二）會議推廣工作小組由各相關部門負責人及工作人員組成會議推廣工作小組，負責具體推廣任務的執(zhí)行。1.市場部職責：負責制定會議推廣計劃和方案，設計宣傳資料，組織線上線下宣傳活動，收集和分析推廣數(shù)據(jù)。2.銷售部職責：協(xié)助市場部進行客戶邀約，向客戶介紹會議內(nèi)容和價值，跟進客戶報名情況，反饋客戶需求。3.行政部職責：負責會議場地的安排與布置，提供會議所需的設備和物資支持，協(xié)助組織會議現(xiàn)場的各項服務工作。4.其他相關部門職責：根據(jù)會議主題和內(nèi)容，提供專業(yè)領域的支持和建議，配合完成相關推廣任務。三、會議推廣計劃制定（一）會議信息收集與分析1.在會議籌備階段，由會議主辦部門負責收集會議的基本信息，包括會議主題、時間、地點、議程、參會人員要求等。2.市場部對收集到的會議信息進行分析，結(jié)合公司業(yè)務需求、市場動態(tài)以及目標受眾特點，確定會議的核心價值和推廣亮點。（二）目標受眾定位1.明確會議的目標受眾群體，如公司內(nèi)部員工、合作伙伴、客戶、行業(yè)專家等。2.針對不同受眾群體的特征和需求，制定個性化的推廣策略和溝通方式。（三）推廣渠道選擇1.線上渠道公司官網(wǎng)：發(fā)布會議通知、詳細議程、演講嘉賓介紹等信息，并設置報名入口。社交媒體平臺：利用微信公眾號、微博、領英等平臺發(fā)布會議預告、精彩內(nèi)容片段、互動話題等，吸引用戶關注和分享。行業(yè)網(wǎng)站和論壇：在相關行業(yè)網(wǎng)站和論壇上發(fā)布會議信息，參與行業(yè)討論，提高會議在行業(yè)內(nèi)的知名度。電子郵件：向公司內(nèi)部員工、合作伙伴、客戶等發(fā)送會議邀請郵件，介紹會議詳情并提醒報名。2.線下渠道海報張貼：在公司內(nèi)部辦公區(qū)域、園區(qū)、合作機構等場所張貼會議海報。宣傳冊發(fā)放：制作會議宣傳冊，在會議現(xiàn)場、行業(yè)活動、客戶拜訪等場景發(fā)放。電話邀約：銷售人員通過電話向目標客戶介紹會議情況，邀請其參加。舉辦線下推介會：針對重點客戶或合作伙伴，舉辦線下推介會，深入介紹會議內(nèi)容和價值。（四）推廣計劃制定市場部根據(jù)上述分析和選擇，制定詳細的會議推廣計劃，明確各階段的推廣任務、責任人、時間節(jié)點以及推廣預算等。推廣計劃應具有可操作性和靈活性，根據(jù)實際推廣效果及時進行調(diào)整優(yōu)化。四、宣傳資料設計與制作（一）宣傳資料類型1.會議海報設計簡潔明了、富有吸引力的會議海報，突出會議主題、時間、地點等關鍵信息。2.宣傳冊制作內(nèi)容豐富、圖文并茂的宣傳冊，包括會議簡介、議程安排、演講嘉賓介紹、參會收益等。3.電子資料如PPT、PDF等格式的電子宣傳資料，方便通過線上渠道傳播和分享。（二）設計原則1.符合會議主題和風格，展現(xiàn)公司品牌形象。2.內(nèi)容準確、簡潔，重點突出，避免過多冗長和復雜的信息。3.設計排版美觀，色彩搭配協(xié)調(diào)，增強視覺吸引力。（三）制作流程1.由市場部負責宣傳資料的設計初稿，提交會議推廣領導小組審核。2.根據(jù)審核意見進行修改完善，確定最終設計方案。3.選擇專業(yè)的印刷或制作供應商進行宣傳資料的制作，確保質(zhì)量和交付時間。4.制作完成后，對宣傳資料進行驗收，檢查內(nèi)容準確性和質(zhì)量是否符合要求。五、會議推廣活動執(zhí)行（一）線上推廣活動執(zhí)行1.官網(wǎng)更新按照推廣計劃及時在公司官網(wǎng)上發(fā)布會議相關信息，并根據(jù)會議籌備進展情況進行動態(tài)更新。2.社交媒體運營定期發(fā)布會議推廣內(nèi)容，保持與用戶的互動，回復用戶的咨詢和評論。利用社交媒體平臺的廣告投放功能，擴大會議宣傳覆蓋面，精準定位目標受眾。3.電子郵件營銷精心撰寫會議邀請郵件，個性化稱呼收件人，突出會議亮點和對收件人的價值?？刂凄]件發(fā)送頻率，避免給收件人造成騷擾。（二）線下推廣活動執(zhí)行1.海報張貼與宣傳冊發(fā)放按照預定的地點和時間安排，組織人員進行海報張貼和宣傳冊發(fā)放工作，并確保張貼和發(fā)放的效果。2.電話邀約銷售人員按照邀約話術規(guī)范，通過電話向目標客戶介紹會議情況，邀請其參加。在邀約過程中，記錄客戶反饋和需求，及時反饋給會議推廣工作小組。3.線下推介會舉辦提前做好推介會的策劃和準備工作，包括場地布置、設備調(diào)試、資料準備等。在推介會上，安排專業(yè)人員向客戶詳細介紹會議內(nèi)容和價值，解答客戶疑問，促進客戶報名。（三）推廣活動監(jiān)控與調(diào)整1.建立推廣活動監(jiān)控機制，定期收集和分析推廣數(shù)據(jù)，如網(wǎng)站流量、社交媒體關注度、郵件打開率、報名人數(shù)等。2.根據(jù)監(jiān)控結(jié)果，及時發(fā)現(xiàn)推廣過程中存在的問題和不足，調(diào)整推廣策略和措施，確保推廣活動按計劃順利進行并達到預期效果。六、會議報名與資格審核（一）報名方式1.在線報名在公司官網(wǎng)、會議專屬報名頁面等設置在線報名入口，方便參會人員填寫報名信息。2.郵件報名提供專門的報名郵箱，接收參會人員通過郵件發(fā)送的報名信息。3.電話報名設立報名咨詢電話，接受參會人員的電話報名。（二）報名信息收集對報名人員提交的信息進行詳細收集，包括姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、所在單位、職位、報名參會的會議名稱及場次等。（三）資格審核1.由會議主辦部門和相關審核部門根據(jù)會議要求和參會資格條件，對報名人員的信息進行審核。2.審核內(nèi)容包括報名人員的身份真實性、是否符合參會資格要求、報名信息完整性等。3.對于審核通過的報名人員，發(fā)送確認通知，告知其報名成功及會議相關注意事項；對于審核不通過的報名人員，及時反饋原因。七、會議現(xiàn)場支持與服務（一）場地布置行政部按照會議要求和設計方案，對會議場地進行精心布置，包括舞臺搭建、音響燈光調(diào)試、桌椅擺放、資料擺放等，營造良好的會議氛圍。（二）設備保障確保會議現(xiàn)場的各類設備正常運行，如投影儀、麥克風、電腦等，提前進行設備檢查和調(diào)試，安排專業(yè)技術人員現(xiàn)場值班，及時處理設備突發(fā)故障。（三）餐飲服務根據(jù)會議規(guī)模和時長，合理安排餐飲服務，提供豐富多樣、衛(wèi)生可口的飲食選擇，并確保餐飲供應的及時性和質(zhì)量。（四）簽到及引導服務在會議入口處設置簽到臺，安排專人負責參會人員的簽到工作，發(fā)放會議資料、胸牌等物品。同時，安排引導人員，為參會人員提供指引，幫助其順利找到座位。（五）會議記錄與攝影攝像安排專人負責會議記錄，包括會議內(nèi)容、討論要點、決策結(jié)果等。同時，進行攝影攝像工作，記錄會議精彩瞬間，為會議后續(xù)總結(jié)和宣傳提供素材。八、會議推廣效果評估（一）評估指標設定1.參與度指標如報名人數(shù)、參會人數(shù)、參會率等，反映會議推廣活動吸引目標受眾參與的程度。2.傳播效果指標如網(wǎng)站訪問量、社交媒體曝光量、分享次數(shù)、媒體報道數(shù)量等，衡量會議在不同渠道的傳播廣度和影響力。3.滿意度指標通過問卷調(diào)查、現(xiàn)場訪談等方式收集參會人員對會議內(nèi)容、組織安排、服務質(zhì)量等方面的滿意度評價。（二）評估方法選擇1.數(shù)據(jù)分析利用相關統(tǒng)計工具和平臺，對推廣過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進行深入分析，評估各項指標的完成情況。2.問卷調(diào)查在會議結(jié)束后，及時向參會人員發(fā)放滿意度調(diào)查問卷，收集反饋意見和建議。3.現(xiàn)場訪談與部分參會人員、演講嘉賓、合作伙伴等進行面對面訪談，了解他們對會議推廣及舉辦效果的看法和評價。（三）評估周期1.階段性評估在會議推廣過程中，根據(jù)推廣計劃和時間節(jié)點，定期對推廣效果進行階段性評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并調(diào)整策略。2.會后綜合評估會議結(jié)束后，對整個會議推廣活動進行全面、綜合的評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓，為今后的會議推廣工作提供參考。（四）評估結(jié)果應用1.根據(jù)評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的推廣團隊和個人進行表彰和獎勵，激勵員工積極參與會議推廣工作。2.針對評估過程中發(fā)現(xiàn)的問題和不足之處，制定改進措施，納入公司會議推廣工作的持續(xù)優(yōu)化機制中，不斷提高會議推廣的質(zhì)量和效果。九、會議推廣預算管理（一）預算編制原則1.合理性原則根據(jù)會議推廣的目標、規(guī)模、渠道選擇等因素，合理估算各項推廣費用，確保預算編制科學合理。2.必要性原則優(yōu)先保障會議推廣的核心任務和關鍵環(huán)節(jié)所需費用，避免不必要的開支。3.可控性原則明確預算執(zhí)行責任，加強對預算執(zhí)行過程的監(jiān)控和管理，確保預算費用在可控范圍內(nèi)使用。（二）預算內(nèi)容1.宣傳資料制作費用包括海報設計制作、宣傳冊印刷、電子資料制作等費用。2.線上推廣費用如網(wǎng)站廣告投放、社交媒體推廣、電子郵件營銷平臺使用等費用。3.線下推廣費用包括海報張貼、宣傳冊發(fā)放、電話邀約、線下推介會舉辦等費用。4.活動執(zhí)行費用如場地租賃、設備租賃、餐飲服務、會議記錄與攝影攝像等費用。5.其他費用如工作人員加班補貼、臨時物料采購等費用。（三）預算審批與執(zhí)行1.會議推廣預算由市場部負責編制，經(jīng)會議推廣領導小組審核后，報公司財務部門審批。2.財務部門按照審批通過的預算對會議推廣費用進行嚴格控制和管理，確保費用支出合規(guī)、合理。3.會議推廣工作小組在執(zhí)行預算過程中，應定期向財務部門匯報預算執(zhí)行情