機構電子票據管理制度一、總則（一）目的為加強機構電子票據管理，規范電子票據的開具、使用、存儲、歸檔及核銷等流程，確保電子票據的安全、準確、完整，提高財務管理效率，根據國家相關法律法規及政策要求，結合本機構實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機構在開展各類業務活動過程中涉及的電子票據管理，包括但不限于財政電子票據、稅務電子發票等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家有關電子票據管理的法律法規、政策規定，確保電子票據的開具、使用等行為合法合規。2.真實性原則：電子票據信息應真實、準確反映業務交易內容，不得虛開、偽造電子票據。3.安全性原則：采取有效措施保障電子票據數據的安全，防止數據泄露、篡改等情況發生。4.及時性原則：按照規定及時開具、傳遞、存儲電子票據，確保票據信息的時效性。二、電子票據管理職責分工（一）財務部門1.負責制定和完善電子票據管理制度，并組織實施。2.負責電子票據開具系統的維護與管理，確保系統正常運行。3.審核電子票據開具信息，保證票據內容準確無誤。4.負責電子票據的存儲、歸檔及核銷工作。5.定期對電子票據管理情況進行自查和總結，及時發現問題并提出改進措施。（二）業務部門1.負責按照規定向財務部門提供業務交易相關信息，確保信息真實、準確、完整。2.配合財務部門做好電子票據的開具、傳遞等工作，及時核對票據信息與業務交易的一致性。3.負責對本部門收到的電子票據進行妥善保管，不得擅自損毀、丟失。（三）信息技術部門1.負責保障電子票據管理系統的網絡安全和數據安全，防止系統遭受網絡攻擊、數據泄露等風險。2.協助財務部門做好電子票據管理系統的技術維護和升級工作，確保系統功能正常、穩定運行。三、電子票據開具管理（一）開具流程1.業務部門在完成業務交易后，應及時將相關信息傳遞給財務部門。財務部門根據業務信息，在電子票據開具系統中錄入開票信息，包括開票日期、付款方名稱、納稅人識別號、項目名稱、金額、稅額等。2.開票信息錄入完成后，系統自動生成電子票據號碼，并按照規定的格式生成電子票據版式文件。3.財務部門對生成的電子票據版式文件進行審核，確認無誤后，點擊“開具”按鈕，系統將電子票據發送至付款方指定的接收渠道，如電子郵箱、手機短信等。同時，系統自動記錄電子票據的開具時間、發送狀態等信息。（二）開具要求1.電子票據開具必須依據真實的業務交易，不得虛構交易內容開具電子票據。2.開票信息應準確無誤，確保付款方能夠順利接收和使用電子票據。如因開票信息錯誤導致電子票據無法正常使用，由開票方負責及時更正并重新開具。3.電子票據開具后，應及時發送給付款方，不得拖延。對于有時間要求的業務，應在規定時間內完成電子票據的開具和發送。四、電子票據使用管理（一）接收與查驗1.付款方收到電子票據后，應及時進行查驗?？赏ㄟ^電子票據服務平臺或相關查驗渠道，輸入電子票據號碼、驗證碼等信息進行查驗，核實電子票據的真實性和有效性。2.業務部門在涉及電子票據報銷、入賬等業務時，應要求付款方提供電子票據查驗結果，并對查驗結果進行審核。如發現電子票據存在問題，應及時與開票方聯系核實情況。（二）報銷與入賬1.員工因業務需要報銷使用電子票據的，應按照本機構財務報銷制度的規定，填寫報銷單，并附上電子票據版式文件。2.財務部門在審核報銷單據時，應認真核對電子票據的真實性、合法性、完整性，以及與報銷業務的相關性。審核無誤后，將電子票據信息與報銷系統進行關聯，作為報銷入賬的依據。3.電子票據作為報銷憑證的，其效力等同于紙質票據。財務部門應按照國家檔案管理的有關規定，對電子票據進行歸檔保存，以備后續查詢和審計。五、電子票據存儲管理（一）存儲方式1.財務部門應建立電子票據存儲系統，采用安全可靠的存儲介質，如磁盤陣列、磁帶庫等，對電子票據進行集中存儲。2.電子票據存儲系統應具備數據備份、恢復、加密等功能，確保電子票據數據的安全性和完整性。同時，應定期對存儲系統進行維護和檢查，防止數據丟失或損壞。（二）存儲期限電子票據的存儲期限應按照國家相關法律法規及政策要求執行。一般情況下，電子票據應至少保存10年，作為財務核算和稅務管理的重要依據。對于涉及重要經濟業務或有特殊要求的電子票據，應適當延長存儲期限。（三）存儲安全1.嚴格限制電子票據存儲系統的訪問權限，只有經過授權的人員才能訪問和操作存儲系統。對訪問人員的操作進行記錄，以便進行審計和追溯。2.采取數據加密技術，對存儲的電子票據數據進行加密處理，防止數據在傳輸和存儲過程中被竊取或篡改。3.定期對電子票據存儲系統進行安全評估和漏洞掃描，及時發現并修復安全隱患，確保存儲系統的安全性。六、電子票據歸檔管理（一）歸檔流程1.財務部門應定期對電子票據進行歸檔整理。在歸檔前，應對電子票據的信息進行核對，確保票據信息完整、準確。2.將核對無誤的電子票據按照一定的分類標準進行整理，如按照業務類型、開票時間等進行分類。然后，將整理好的電子票據存儲到歸檔存儲介質中，并建立相應的索引目錄，以便快速查詢和檢索。3.電子票據歸檔完成后，應將歸檔信息錄入檔案管理系統，包括電子票據的名稱、編號、開票日期、金額、存儲位置等，實現電子票據檔案的信息化管理。（二）歸檔要求1.歸檔的電子票據應保持原始狀態，不得進行任何修改或刪除。如因特殊原因需要對電子票據進行修改的，應在修改前進行備份，并記錄修改的原因和過程。2.歸檔的電子票據應與對應的紙質會計憑證或業務文件建立關聯，確保電子票據能夠準確反映業務全貌。3.電子票據歸檔應遵循檔案管理的相關規定，按照檔案保管期限進行分類存放，并定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的安全和完整。七、電子票據核銷管理（一）核銷流程1.財務部門應定期對電子票據的開具、使用、存儲等情況進行核對，確保電子票據的開具金額與實際業務收入一致，已使用的電子票據與報銷入賬情況相符。2.在核對過程中，如發現電子票據存在問題，如開具錯誤、丟失、被盜用等，應及時進行調查和處理。對于確實無法收回或已失效的電子票據，應按照規定進行核銷處理。3.電子票據核銷時，應填寫核銷申請表，注明核銷原因、電子票據號碼、金額等信息，并附上相關證明材料。經財務部門負責人審核批準后，進行核銷操作。核銷操作完成后，系統自動記錄核銷情況，并更新電子票據狀態。（二）核銷要求1.電子票據核銷應嚴格按照規定的程序進行，確保核銷過程的真實性、準確性和合規性。2.核銷的電子票據應妥善保管相關證明材料，如作廢聲明、退票證明等，以備后續審計和檢查。3.定期對電子票據核銷情況進行統計和分析，及時發現核銷過程中存在的問題，并采取相應的措施進行改進，防止電子票據管理風險的發生。八、監督與檢查（一）內部監督1.財務部門應定期對電子票據管理情況進行自查，檢查電子票據的開具、使用、存儲、歸檔及核銷等環節是否符合本制度的規定，發現問題及時整改。2.機構內部審計部門應定期對電子票據管理情況進行審計監督，審查電子票據管理制度的執行情況、財務核算的準確性、票據信息的安全性等，提出審計意見和建議，促進電子票據管理水平的提高。（二）外部檢查積極配合財政、稅務等相關部門的監督檢查，如實提供電子票