煤礦銷售印章管理制度總則1.目的為加強公司煤礦銷售印章的管理，規范印章的使用流程，維護公司的合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司煤礦銷售業務中涉及的各類印章，包括但不限于合同專用章、銷售業務章、發票專用章等。3.基本原則印章管理遵循“專人負責、嚴格審批、規范使用、妥善保管”的原則，確保印章使用的安全性、合法性和嚴肅性。印章的刻制與啟用1.印章刻制因業務需要刻制銷售印章時，由相關部門提出申請，填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規格等信息。申請表經部門負責人審核、分管領導審批后，交至公司行政部門統一辦理刻制手續。行政部門應選擇具有資質的印章刻制單位進行刻制，確保印章質量符合國家標準。2.印章啟用新印章刻制完成后，行政部門應及時通知申請部門領取。申請部門在領取印章時，需在《印章領取登記表》上簽字確認。印章啟用前，應在公司內部進行公示，明確印章的使用范圍、審批流程等相關規定。印章的保管1.保管人員各類銷售印章應指定專人負責保管，保管人員須具備良好的職業道德和責任心，熟悉印章管理規定。印章保管人員名單應報公司人事部門備案。2.保管方式印章應存放在安全可靠的地方，如保險柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設施。嚴禁將印章隨意放置或交予他人代管，特殊情況需委托他人代管時，應經部門負責人批準，并辦理書面委托手續。3.保管要求保管人員應定期檢查印章的保管情況，確保印章完好無損。如發現印章有損壞、遺失等情況，應立即報告部門負責人，并采取相應的措施。印章保管人員在離職或崗位調動時，應及時辦理印章交接手續，交接過程須有監交人在場，并填寫《印章交接登記表》。印章的使用1.使用范圍合同專用章用于簽訂煤礦銷售合同及相關協議。銷售業務章用于銷售過程中的各類文件、單據等的蓋章確認，如發貨單、提貨單、對賬單等。發票專用章用于開具銷售發票。2.使用流程申請：使用印章時，需填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數、用途等信息。審批：申請表經部門負責人審核后，根據用印事項的性質和金額，分別報分管領導、總經理審批。蓋章：經審批同意后，印章保管人員方可在規定的文件或單據上蓋章，并在《印章使用登記表》上記錄蓋章時間、蓋章文件名稱、蓋章人等信息。留存：蓋章后的文件或單據應按照公司檔案管理規定進行留存，以備查閱。3.使用限制嚴禁在空白紙張、空白合同、空白發票等上加蓋印章。如因特殊情況需要在空白紙張上加蓋印章，必須經總經理批準，并在蓋章后及時收回空白紙張，妥善保管。印章使用應嚴格按照規定的使用范圍和審批流程進行，不得擅自擴大使用范圍或簡化審批程序。印章的停用與銷毀1.停用情形因公司機構調整、業務變更等原因，印章不再使用時，應及時辦理停用手續。印章出現損壞、遺失等情況，無法繼續使用時，也應辦理停用手續。2.停用手續由印章保管人員填寫《印章停用申請表》，說明停用原因、停用日期等信息。申請表經部門負責人審核、分管領導審批后，交至公司行政部門備案。3.銷毀程序對于停用的印章，由行政部門統一組織銷毀。銷毀前，應填寫《印章銷毀申請表》，經部門負責人審核、分管領導審批后，報總經理批準。銷毀過程須有兩人以上在場監督，并在《印章銷毀登記表》上簽字確認。銷毀后的印章應妥善保存銷毀記錄，以備查考。監督與檢查1.內部監督公司人事部門負責對印章管理制度的執行情況進行定期檢查，確保印章管理工作規范有序。各部門負責人應加強對本部門印章使用情況的監督，發現問題及時糾正。2.違規處理對于違反印章管理制度的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰。如因印章使用不當給公司造成經濟損失或其他不良影響的，將追究相關責任人的法律責任。附則1.本制度自發布之日起生效