企業樣機管理制度一、總則1.目的本制度旨在規范公司樣機的管理流程，確保樣機的有效使用、妥善保管和合理處置，提高公司資源利用效率，保障公司業務的順利開展。2.適用范圍本制度適用于公司內所有涉及樣機的部門和人員，包括但不限于研發、銷售、市場、售后等部門。3.定義樣機：指公司為展示產品功能、性能、外觀等特性而專門制作或從生產線上抽取的具有代表性的產品樣本。樣機使用部門：指因工作需要領用和使用樣機的公司內部部門。樣機保管部門：指負責樣機存儲、維護和管理的公司內部部門或指定區域。二、樣機的申購與審批1.申購流程需求提出：各部門根據業務需要，填寫《樣機申購申請表》，詳細說明申購樣機的型號、數量、用途、預計使用時間等信息，并由部門負責人簽字確認。技術評估：研發部門對申購需求進行技術評估，判斷是否符合公司產品技術發展方向和業務需求，評估通過后在申請表上簽署意見。財務審核：財務部門根據公司預算和成本控制要求，對申購樣機的費用進行審核，確認是否有足夠的資金支持，并在申請表上簽署意見。高層審批：經技術評估和財務審核通過的《樣機申購申請表》，提交公司高層領導審批。高層領導根據公司整體戰略和資源狀況，做出最終審批決定。2.審批權限部門負責人：負責對本部門樣機申購的必要性和合理性進行初審，審批金額在[X]元以下的申購申請。研發總監：對申購樣機涉及的技術問題進行評估和審核，審批金額在[X]元至[X]元之間的申購申請。財務總監：對申購樣機的費用預算進行審核，確保申購費用符合公司財務規定，審批金額在[X]元至[X]元之間的申購申請。總經理：負責審批金額在[X]元以上的申購申請，以及涉及公司重大業務決策或戰略方向的樣機申購。三、樣機的領用與發放1.領用流程申請領取：經審批通過的《樣機申購申請表》交至樣機保管部門，樣機使用部門憑申請表到保管部門辦理樣機領用手續。核對信息：保管部門根據申請表，核對樣機的型號、數量、配置等信息，確保與申請一致。同時，檢查樣機外觀是否完好，附件是否齊全。領用簽字：雙方核對無誤后，在《樣機領用登記表》上簽字確認，明確樣機的領用日期、使用部門、領用人等信息。2.發放要求專人發放：樣機保管部門應指定專人負責樣機的發放工作，確保發放過程規范、準確。現場交付：原則上應在領用申請表審批通過后的[X]個工作日內完成樣機發放，并由領用人在保管部門現場驗收領取。如因特殊原因無法現場交付，應提前與領用人溝通協調，并做好相應記錄。配套資料：發放樣機時，應同時提供相關的產品說明書、操作手冊、測試報告等配套資料，確保領用人能夠正確使用和維護樣機。四、樣機的使用與管理1.使用規范使用培訓：樣機使用部門在領用樣機后，應組織相關人員進行使用培訓，確保使用人員熟悉樣機的性能、操作方法和注意事項。培訓記錄應妥善保存，以備查閱。使用登記：使用人員應按照《樣機使用登記表》的要求，詳細記錄樣機的使用時間、使用地點、使用人員、使用目的等信息。每次使用結束后，及時歸還樣機，并在登記表上注明歸還時間。安全操作：使用人員在操作樣機過程中，應嚴格遵守操作規程，確保人身安全和樣機設備安全。如發現樣機出現故障或異常情況，應立即停止使用，并及時報告相關部門進行處理。用途限制：樣機僅限用于公司內部業務演示、測試、培訓、市場推廣等工作，嚴禁挪作他用或私自外借。如因特殊情況需要外借，必須經過公司高層領導批準，并簽訂外借協議，明確外借期限、歸還時間、保管責任等事項。2.維護保養定期維護：樣機保管部門應制定樣機定期維護計劃，明確維護周期、維護內容和維護責任人。維護人員應按照計劃對樣機進行清潔、檢查、調試、保養等工作，確保樣機始終處于良好的運行狀態。故障維修：當樣機出現故障時，使用人員應及時填寫《樣機故障維修申請表》，詳細描述故障現象、發生時間、可能原因等信息，并提交給樣機保管部門。保管部門根據故障情況，安排專業維修人員進行維修。維修記錄應詳細記錄故障原因、維修過程、更換部件等信息，并存檔備案。維修費用：樣機維修費用納入公司設備維修費用預算管理。對于因人為原因造成的樣機損壞，維修費用由責任人承擔；對于正常使用過程中出現的故障維修費用，按照公司相關財務規定進行報銷。3.盤點清查定期盤點：公司應定期對樣機進行盤點清查，原則上每季度進行一次全面盤點。盤點工作由樣機保管部門負責組織實施，各使用部門配合。盤點人員應認真核對樣機的數量、型號、狀態等信息，確保賬實相符。差異處理：如在盤點過程中發現賬實不符的情況，應及時查明原因，并填寫《樣機盤點差異報告》。對于盤盈的樣機，應查明來源并補辦相關手續；對于盤虧的樣機，應分析原因，屬于正常損耗的，按照公司規定進行核銷；屬于人為原因造成的，應追究相關責任人的責任。五、樣機的歸還與處置1.歸還流程到期歸還：樣機使用部門應在規定的使用期限屆滿前，將樣機歸還至樣機保管部門。歸還時，使用人員應確保樣機外觀完好、性能正常、附件齊全，并清理樣機上的所有數據和資料。驗收交接：保管部門在收到歸還的樣機后，應按照領用登記表上的信息進行驗收。如發現樣機有損壞、丟失或數據未清理等情況，應及時與使用部門溝通核實，并要求使用部門按照規定進行處理。驗收合格后，雙方在《樣機歸還登記表》上簽字確認。2.處置方式繼續使用：對于因業務需要仍需使用的樣機，經相關部門審批后，可以辦理續用手續，延長使用期限。報廢處理：對于已無法正常使用、技術落后或超過使用年限的樣機，由樣機保管部門填寫《樣機報廢申請表》，詳細說明報廢原因、樣機信息等，并附上相關證明材料。經技術評估、財務審核和高層審批通過后，按照公司固定資產報廢流程進行處理。出售轉讓：對于部分仍有使用價值但公司不再需要的樣機，可以按照公司資產處置相關規定，進行出售轉讓。出售轉讓應遵循公開、公平、公正的原則，通過招標、拍賣等方式確定受讓方，并簽訂相關合同協議。出售轉讓所得款項應及時上繳公司財務部門。六、監督與考核1.監督檢查內部審計：公司內部審計部門定期對樣機管理情況進行審計檢查，重點檢查樣機的申購、領用、使用、維護、歸還、處置等環節是否符合本制度規定，是否存在違規操作和浪費資源的現象。日常巡查：公司行政部門和相關業務部門負責對樣機的日常使用和管理情況進行巡查，及時發現和糾正存在的問題。對于發現的違規行為，應及時制止并報告公司領導。2.考核機制考核指標：建立樣機管理考核指標體系，主要包括樣機申購的合理性、領用手續的完整性、使用記錄的準確性、維護保養的及時性、歸還驗收的規范性、處置流程的合規性等方面。考核方式：考核采取定期考核與不定期抽查相結合的方式。定期考核每半年進行一次，由公司人事部門會同相關業務部門組成考核小組，對各部門樣機管理情況進行綜合評價。不定期抽查根據工作需要隨時進行，對發現的問題及時進行記錄和反饋。結果應用：考核結果與部門和個人的績效掛鉤。對于樣機管理工作表現優秀的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于存在違規行為或管理不善的部門和個人，視情節輕重給予批評教育、績效扣分、經濟處罰等處理措施。七、附則1.解釋權本制度由公司人事部門負責解釋。如有未盡事宜或與國家法律法規、公司其他制度相沖突的，以國家法律法規和