銷售訂單結案管理制度?一、總則（一）目的為規范公司銷售訂單的結案管理工作，確保銷售訂單執行過程的規范化、標準化，明確各部門在訂單結案過程中的職責與流程，提高訂單處理效率，保障公司銷售業務的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有銷售訂單的結案管理，包括國內銷售訂單和國際銷售訂單。（三）基本原則1.及時性原則：各部門應在規定的時間內完成訂單相關工作，確保訂單及時結案。2.準確性原則：訂單執行過程中的各項數據及信息應準確無誤，以保證訂單結案的準確性。3.完整性原則：訂單結案時，應確保相關文件、資料、記錄等完整齊全，能夠清晰反映訂單執行的全過程。二、訂單結案的定義與條件（一）定義銷售訂單結案是指銷售訂單所涉及的產品或服務已全部交付給客戶，且客戶已完成驗收，相關款項已全部收回或達到公司規定的收款狀態，同時訂單執行過程中的所有問題均已得到妥善解決，訂單執行流程正式結束的過程。（二）結案條件1.產品或服務交付已按照訂單約定的產品規格、數量、質量標準等完成全部產品或服務的交付。交付的產品或服務經過客戶驗收合格，客戶簽署了驗收報告或確認函。2.款項收回已按照訂單約定的付款方式和期限，全部收回客戶的貨款。對于分期收款的訂單，各期款項均已按時足額收回。如存在客戶逾期付款的情況，已按照公司相關規定采取了有效的催款措施，并與客戶達成了明確的還款計劃，且客戶正在按照還款計劃履行付款義務，預計剩余款項能夠在規定時間內收回。3.問題解決訂單執行過程中出現的任何問題，如產品質量問題、交貨延遲問題、客戶投訴等，均已得到妥善解決，客戶對問題處理結果滿意。涉及售后服務的訂單，已按照公司售后服務政策完成了所有售后服務工作，客戶對售后服務質量無異議。4.文件資料完整訂單執行過程中的各類文件資料，如銷售合同、訂單評審記錄、發貨單、運輸單據、客戶驗收報告、發票、收款記錄等，均已整理齊全，并存檔妥善。三、職責分工（一）銷售部門1.負責與客戶溝通協調訂單執行情況，及時了解客戶需求和反饋，確保訂單順利執行。2.跟蹤訂單交付進度，協調生產、物流等部門按時完成產品或服務的交付。3.負責與客戶進行款項催收工作，及時向財務部門反饋收款情況，協助解決收款過程中出現的問題。4.對訂單執行過程中出現的問題進行協調處理，確保客戶滿意度。在訂單滿足結案條件后，發起訂單結案申請。（二）生產部門1.根據銷售訂單要求，制定生產計劃并組織生產，確保按時、按質、按量完成產品生產任務。2.負責生產過程中的質量控制，保證產品質量符合訂單要求。3.配合銷售部門做好訂單交付工作，及時將產品交付給物流部門。（三）物流部門1.根據銷售訂單和生產部門的發貨通知，安排產品的運輸和配送，確保產品安全、及時送達客戶手中。2.負責與運輸公司協調運輸事宜，跟蹤運輸過程，及時反饋運輸信息。3.協助銷售部門處理運輸過程中出現的問題，如貨物損壞、丟失等，并配合提供相關證明文件。（四）質量部門1.參與訂單評審，對產品質量標準提出意見和建議。2.在生產過程中進行質量檢驗，確保產品質量符合訂單要求和相關標準。3.對客戶反饋的產品質量問題進行調查、分析和處理，提出改進措施并跟蹤落實。（五）財務部門1.負責訂單款項的核算與管理，及時核對銷售訂單的收款情況。2.開具發票，確保發票信息準確無誤，并及時交付給銷售部門。3.對訂單執行過程中的財務數據進行記錄和分析，為訂單結案提供財務支持。（六）售后服務部門1.負責處理訂單交付后的售后服務工作，如產品維修、保養、退換貨等。2.及時響應客戶的售后服務需求，解決客戶在使用產品過程中遇到的問題，提高客戶滿意度。3.對售后服務工作進行記錄和總結，反饋客戶意見和建議，為產品改進提供依據。四、訂單結案流程（一）申請結案1.當銷售訂單滿足結案條件后，銷售部門業務人員應填寫《銷售訂單結案申請表》，詳細說明訂單執行情況、交付情況、款項收回情況、問題解決情況等，并附上相關證明文件，如客戶驗收報告、發票復印件、收款憑證等。2.《銷售訂單結案申請表》經銷售部門負責人審核簽字后，提交至運營管理部門。（二）運營管理部門審核1.運營管理部門收到《銷售訂單結案申請表》及相關資料后，對訂單執行情況進行全面審核。審核內容包括訂單交付的及時性、產品質量、款項收回情況、問題解決情況等是否符合公司規定和訂單要求。2.運營管理部門審核過程中，如有疑問或需要進一步核實的情況，可與銷售、生產、物流、質量、財務等相關部門進行溝通協調。對于審核不通過的訂單，運營管理部門應在《銷售訂單結案申請表》上注明原因，并返回銷售部門重新整改。3.經運營管理部門審核通過的訂單，運營管理部門負責人在《銷售訂單結案申請表》上簽字確認，并提交至財務部門。（三）財務部門審核1.財務部門收到經運營管理部門審核通過的《銷售訂單結案申請表》及相關資料后，對訂單款項的核算與收回情況進行審核。2.財務部門核對銷售訂單的收款金額、收款時間、發票開具情況等是否與訂單約定一致，確認款項是否已全部收回或達到公司規定的收款狀態。3.對于款項未全部收回或存在其他財務問題的訂單，財務部門應在《銷售訂單結案申請表》上注明原因，并返回銷售部門協調解決。待財務問題解決后，銷售部門重新提交申請。4.經財務部門審核通過的訂單，財務部門負責人在《銷售訂單結案申請表》上簽字確認，并提交至總經理審批。（四）總經理審批1.總經理收到經運營管理部門和財務部門審核通過的《銷售訂單結案申請表》后，對訂單結案進行最終審批。2.總經理主要從公司整體業務情況、客戶滿意度、財務狀況等方面綜合考慮訂單結案的合理性和必要性。3.對于總經理審批通過的訂單，總經理在《銷售訂單結案申請表》上簽字批準結案。對于審批不通過的訂單，總經理應明確指出原因，銷售部門根據總經理意見進行整改后重新提交申請。（五）結案通知與歸檔1.銷售部門在收到總經理審批通過的《銷售訂單結案申請表》后，應及時向各相關部門發送訂單結案通知，告知訂單已正式結案。2.各部門按照職責分工，對訂單執行過程中的文件資料進行整理歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。3.銷售部門負責將訂單結案信息更新至公司銷售管理系統，以便對訂單狀態進行實時監控和查詢統計。五、特殊情況處理（一）部分交付與部分收款訂單的結案對于因客戶需求變更等原因導致訂單部分交付且部分收款的情況，銷售部門應在滿足已交付產品或服務驗收合格、已收回相應款項、已解決已交付部分相關問題等條件下，按照本制度規定的訂單結案流程申請結案。但需在《銷售訂單結案申請表》中明確說明訂單未全部交付和收款的原因及預計后續處理計劃。（二）逾期未結案訂單的處理1.對于超過規定結案時間仍未結案的訂單，運營管理部門應定期進行清理和跟蹤。2.運營管理部門組織銷售、生產、物流、質量、財務等相關部門召開會議，分析訂單逾期未結案的原因，并制定解決方案。3.各部門根據會議確定的解決方案，積極采取措施推進訂單結案工作。如因客戶原因導致訂單逾期未結案，銷售部門應加強與客戶溝通協調，盡快解決問題；如因公司內部原因導致訂單逾期未結案，相關責任部門應限期整改，加快訂單執行進度。（三）客戶對訂單結案提出異議的處理1.若客戶對訂單結案提出異議，銷售部門應及時與客戶溝通，了解客戶異議的具體內容和原因。2.銷售部門根據客戶反饋的情況，組織相關部門進行調查核實。如確實存在問題，各相關部門應積極配合解決，直至客戶滿意。3.對于因客戶異議導致訂單無法按時結案的情況，銷售部門應及時調整訂單結案計劃，并向運營管理部門和財務部門說明情況。待問題解決后，按照本制度規定的流程重新申請訂單結案。六、監督與考核（一）監督機制1.公司設立訂單結案管理監督小組，由運營管理部門負責人擔任組長，成員包括銷售、生產、物流、質量、財務等部門的相關人員。監督小組負責對銷售訂單結案管理工作進行定期檢查和不定期抽查。2.監督小組檢查的內容包括訂單結案流程的執行情況、各部門職責履行情況、文件資料的完整性和準確性等。對于檢查中發現的問題，及時下達整改通知，要求責任部門限期整改。（二）考核辦法1.將銷售訂單結案管理工作納入各部門績效考核體系，制定明確的考核指標和評分標準。2.考核指標主要包括訂單結案及時率、客戶滿意度、款項收回率、文件資料完整性等。3.對于在訂