（管理制度)公司集團(tuán)財(cái)務(wù)資料管理制度

中國**投資集團(tuán)XX公司財(cái)務(wù)檔案管理制度壹、總則第壹條為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案的科學(xué)管理，建立、健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度，切實(shí)完善檔案管理工作，使其規(guī)范化、系統(tǒng)化，特制訂本制度。第二條資金財(cái)務(wù)部是公司財(cái)務(wù)檔案的具體負(fù)責(zé)部門。資金財(cái)務(wù)部的財(cái)務(wù)檔案管理工作分為五大類，涉及會(huì)計(jì)檔案管理、年度方案及審計(jì)等資料管理、預(yù)算檔案管理、保險(xiǎn)文獻(xiàn)管理、日常往來文獻(xiàn)及合同檔案管理。其中每部分需根據(jù)具體狀況進(jìn)行具體分類，如日常往來文獻(xiàn)管理需分為公司內(nèi)部往來文獻(xiàn)和外部往來文獻(xiàn)倆大類等。二、會(huì)計(jì)檔案管理第三條會(huì)計(jì)檔案的管理涉及會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)方案等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是統(tǒng)計(jì)和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體涉及：1．會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、其它會(huì)計(jì)憑證。2．會(huì)計(jì)帳簿類：總帳、明細(xì)帳(根據(jù)科目建立)、日志帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳簿、其它會(huì)計(jì)帳簿。3．財(cái)務(wù)方案類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)方案，涉及會(huì)計(jì)報(bào)表及附表、附注和文字闡明，其它財(cái)務(wù)方案。4．其它類：會(huì)計(jì)檔案移交清冊，會(huì)計(jì)檔案保管清冊，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊，銀行余額調(diào)節(jié)表，其它應(yīng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。第四條每月形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由專人按照歸檔規(guī)定，負(fù)責(zé)整頓立卷、裝訂成冊，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊。檔案根據(jù)上述分類，分別保存，憑證按月整頓保存，年終將本年帳簿存檔。第五條資金財(cái)務(wù)部指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的保管工作，檔案柜由專人負(fù)責(zé)分類整頓，檔案柜鑰匙由專人負(fù)責(zé)保管。第六條保存的會(huì)計(jì)檔案不得外借。如有特殊需要，經(jīng)公司財(cái)務(wù)總監(jiān)同意，能夠提供查閱或者復(fù)制，且辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，不得于會(huì)計(jì)檔案上涂畫，不得拆封、抽換會(huì)計(jì)檔案。第七條資金財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)設(shè)立會(huì)計(jì)檔案查閱登記清冊，及時(shí)登記查閱人或者復(fù)制人的姓名、工作單位、日期、查閱內(nèi)容、歸仍日期等。第八條會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定時(shí)倆類。定時(shí)保管期限分為3年、、、、25年5種。其中1．納稅人的帳簿、記帳憑證等資料保存期限為。2．原始憑證、記帳憑證和匯總憑證保管期限為。3．總帳(涉及日志總帳)、明細(xì)帳、日志帳保管期限為。其中現(xiàn)金和銀行存款日志帳保管期限為。4．固定資產(chǎn)卡片于固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保存3年。5．輔助帳簿保存期限為3年。6．月、季度財(cái)務(wù)方案保管期限為3年。年度財(cái)務(wù)方案(決算)永久保管。7．會(huì)計(jì)移交清冊保管，會(huì)計(jì)檔案保管及銷毀清冊永久保存。8．銀行余額調(diào)節(jié)表保存3年。第九條會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第壹天計(jì)起。第十條對會(huì)計(jì)檔案保管期限有特殊規(guī)定的，能夠報(bào)公司總裁同意，報(bào)財(cái)政部、國家檔案局備案。第十壹條保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，能夠按照下列程序銷毀：1．編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2．公司總裁于會(huì)計(jì)檔案銷毀冊上訂立意見。3．資金財(cái)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)銷毀會(huì)計(jì)檔案，財(cái)務(wù)總監(jiān)和總裁辦公室主任共同監(jiān)銷。4．監(jiān)銷人于銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)于會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，且將監(jiān)銷狀況方案公司總裁。第十二條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證，不得銷毀。應(yīng)獨(dú)立抽出立卷，保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。第十三條計(jì)算機(jī)電子財(cái)務(wù)文檔，原則上應(yīng)當(dāng)打印出書面會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保存。磁帶、磁盤、光盤等會(huì)計(jì)檔案，要進(jìn)行備份保管。第十四條公司分立，會(huì)計(jì)檔案由分立后的壹方統(tǒng)壹保管，另壹方可查閱、復(fù)制和其業(yè)務(wù)有關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。對其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出，移交業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)方保存，且按規(guī)定辦理交接手續(xù)。第十五條公司合且，原單位形成的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合且后的單位統(tǒng)壹保管。第十六條單位之間交接會(huì)計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)辦理睬計(jì)檔案交接手續(xù)。第十七條交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，且由交接雙方的財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)于會(huì)計(jì)檔案移交清冊上簽名或者蓋章。三、年度方案及審計(jì)等資料管理第十八條年度資料涉及月、季、年度報(bào)表、審計(jì)方案、驗(yàn)資方案等，這些報(bào)表及資料應(yīng)根據(jù)時(shí)間、類別分別由專人專柜保管。第十九條年終方案、審計(jì)、驗(yàn)資方案應(yīng)長久保存，分別包裝，注明名稱、截止日期、編號等。第二十條年度方案及審計(jì)等資料原則上不予外借。如公司內(nèi)部單位或股東等需要查閱或復(fù)制，需由公司總裁同意，資料保管人需統(tǒng)計(jì)發(fā)放或借出時(shí)間、姓名、工作單位、數(shù)量等，且由接受人簽字或蓋章。四、預(yù)算檔案管理第二十壹條預(yù)算檔案涉及月度、季度、年度預(yù)算和年度決算案，預(yù)算調(diào)節(jié)方案，預(yù)算執(zhí)行狀況等，涉及收入、費(fèi)用及固定資產(chǎn)等方面。第二十二條預(yù)算檔案按年度進(jìn)行分類保管。年度預(yù)算和決算應(yīng)永久保存。五、保險(xiǎn)文獻(xiàn)管理第二十三條保險(xiǎn)文獻(xiàn)作為公司重要文檔應(yīng)單獨(dú)予以保存。涉及下列幾方面內(nèi)容：1．有關(guān)投保、續(xù)保等保險(xiǎn)往來傳真、信函等。2．保險(xiǎn)索賠文獻(xiàn)。3．保險(xiǎn)合同條款、保險(xiǎn)單據(jù)等正本文獻(xiàn)。第二十四條保險(xiǎn)文獻(xiàn)應(yīng)根據(jù)上述第二十三條所列內(nèi)容分類存檔。同時(shí)，根據(jù)保險(xiǎn)類別進(jìn)行具體分類，如保險(xiǎn)合同檔案可分為財(cái)產(chǎn)險(xiǎn)、利潤損失險(xiǎn)、第三者責(zé)任險(xiǎn)等。第二十五條投保、續(xù)保等往來文獻(xiàn)應(yīng)根據(jù)時(shí)間前后存檔保管，有關(guān)保險(xiǎn)索賠文獻(xiàn)單獨(dú)存檔。第二十六條保險(xiǎn)合同正本根據(jù)保險(xiǎn)類別建立檔案且寄存于保險(xiǎn)柜中。每壹年度保險(xiǎn)應(yīng)分別寄存，且注明年度時(shí)間，不得遺失。保險(xiǎn)單據(jù)正本作為原始憑證記帳。第二十七條根據(jù)保險(xiǎn)合同復(fù)印件建立檔案，合同正本不予外借。第二十八條對每年保險(xiǎn)合同做出明細(xì)表，注明保險(xiǎn)類別、保險(xiǎn)范疇、保期、保額、保率及保費(fèi)等。第二十九條及時(shí)根據(jù)新的續(xù)保合同更改明細(xì)表，對年度中有關(guān)投保續(xù)保狀況作具體持續(xù)統(tǒng)計(jì)。六、日常往來文獻(xiàn)、合同檔案管理第三十條日常往來文獻(xiàn)分為內(nèi)部往來文獻(xiàn)及外部文獻(xiàn)倆大類。其中內(nèi)部往來文獻(xiàn)涉及各子公司、各部門之間以及部門內(nèi)部發(fā)放的文獻(xiàn)，涉及“內(nèi)部請示方案”、“內(nèi)部告知”等；外部文獻(xiàn)涉及公司同外單位之間的全部國內(nèi)外往來文獻(xiàn)。第三十壹條日常往來內(nèi)部文獻(xiàn)應(yīng)根據(jù)部門進(jìn)行分類，有些文獻(xiàn)需根據(jù)內(nèi)容單獨(dú)分類保存，如員工福利、公司內(nèi)部規(guī)章制度、審計(jì)往來文獻(xiàn)等等；外部文獻(xiàn)應(yīng)根據(jù)往來單位進(jìn)行分類存檔，如某某公司可單獨(dú)建立壹個(gè)檔案。第三十二條部門上交的數(shù)據(jù)資料文獻(xiàn)應(yīng)單獨(dú)歸類存檔，同往來通訊事務(wù)性文獻(xiàn)分辨。第三十三條部門對外發(fā)放文獻(xiàn)，如內(nèi)部告知或內(nèi)部請示方案，需分別注釋加以分辨，無論內(nèi)部文獻(xiàn)仍是外部文獻(xiàn)，均需分別編號，以每壹年度為限，如〖財(cái)〗(請)[內(nèi)]—001或〖財(cái)〗(備)[外]－001；新壹年度進(jìn)行重新編號，如〖財(cái)〗(請)[內(nèi)]—001或〖財(cái)〗(備)[外]—00l，依這類推。第三十四條部門對外發(fā)放文獻(xiàn)，除編號注釋外，仍需用磁盤存檔保存文獻(xiàn)內(nèi)容。文獻(xiàn)正本需根據(jù)編號次序單獨(dú)建檔保存，以年度為限，新年度需重新建檔，以前年度原件檔案均需另行寄存，不得遺失。第三十五條公司內(nèi)部往來文獻(xiàn)或外部文獻(xiàn)亦需根據(jù)時(shí)間次序存檔，以年度為限。以前年度檔案需另行寄存。第三十六條公司日常文獻(xiàn)設(shè)專人專柜保管。注明檔案名稱，方便查閱。第三十七條根據(jù)公司文獻(xiàn)管理制度，國家或上級主管部門下發(fā)文獻(xiàn)正本應(yīng)由公司檔案管理部門統(tǒng)壹保管。文獻(xiàn)復(fù)印件由部門內(nèi)部留存。第三十八條根據(jù)文獻(xiàn)復(fù)印件單獨(dú)建立檔案。根據(jù)文獻(xiàn)規(guī)定內(nèi)容進(jìn)行分類存檔，如財(cái)政、稅務(wù)、審計(jì)、外幣兌換、房地產(chǎn)、交通、電力等等。第三十九條根