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為了使公司的辦公用品得到合理、有效的利用，避免浪費發生，特制定本制度。

適用范圍。適用于公司各類公用設備、非消耗性辦公用品、及消耗性辦公用品的管理。

使用對象：公司所有員工

非消耗性辦公用品如。打印機、電腦、辦公桌、辦公椅、資料框、文件夾、資料冊、筆筒、訂書機、計算器、電話機、剪刀、卷尺等。

消耗性辦公用品：筆記本、簽字筆、圓珠筆、鉛筆、橡皮、膠水、復寫紙、釘書釘、筆芯、修正液、公司印刷品、墨盒、復印紙、傳真紙、油性筆、記號筆、白板筆等。辦公用品的發放：

1、公司辦公用品統一由行政人事部集中進行管理、發放。

2、辦公用品領用必須認真履行手續，先填寫《辦公用品領用單》后領用。

3、各部門應指定專人領取辦公用品，并對領用的辦公用品進行保管、發放。保管人不得超標發放辦公用品，確因工作需要超標領用的，應經部門主管同意后再領取。

4、新員工到職或臨時急用辦公用品可直接到行政人事部登記領用。

5、如需增加新的辦公用品，需先填寫《辦公用品申請單》，經部門主管確認，由管理部批準后交行政人事部統一購買。

辦公用品的使用。各部門要控制和合理使用辦公用品杜絕浪費現象，應本著節約的原則使用辦公用品。

1.公用辦公用品出現損壞或故障根據實際情況由公司統一安排維修。

2.各部門的非消耗性辦公用品如有遺失或人為損壞，應由部門或責任人照原價賠償。

3.個人領用的非消耗性辦公用品遺失或人為損壞，應由個人照原價賠償;工作中出現使用損壞，可以舊換新。

3.膠水、筆芯、油性筆、記號筆、白板筆、修正液等消耗性辦公用再次領取時以舊換新。

4.嚴禁員工將辦公用品帶出公司挪作私用。

5、離職人員在辦理離職或交接手續時，應將所領用的辦公用品（消耗品除

外）如數歸還，或轉交接手人。有缺失的應照價賠償，否則不予辦理有關手續。

特此聲明。。

以上賠償款項均從本月工資中扣除。后附領用規則

審核：

為規范公司辦公用品的申購、入庫、保管、發放、使用、報廢、盤存、交接程序，使之管理有序，責任明確，節儉節約，避免浪費，特制訂本制度。

一、辦公用品的分類

按使用的性質分為低值易耗品和高值保管品兩類。

其中低值易耗品主要指：簽字筆、圓珠筆、鉛筆、刀片、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮筋、打印紙、便簽紙、橡皮擦、原子筆、筆芯、夾子、涂改液、白板筆、記事本、線插板、剪刀、釘書機、計算器、電話機、裝訂機、檔夾、裁紙刀、印泥等價值較低的日常用品；

高值管理品為。電腦、打印機、文件柜、相機、投影儀、辦公桌椅等價值較高的物品。

二、辦公用品的管理責任部門

公司辦公用品的管理統一歸口公司行政部。各部門每月30號前做好次月辦公用品使用計劃，并填寫《辦公用品申請申》后報行政部，行政部根據各部門辦公用品申請單于每月5號前統一申報公司相關領導批準后方可購買。

三、辦公用品購買與發放

3.1辦公用品采購：由行政部根據各部申請單統一采購管理，入庫管理，出庫管理，出入數量必須一致；

3.2辦公用品領用。各部門員工可根據需要到行政辦公室做好登記領用手續。

四、辦公用品的審批流程

各部門申請報行政部→行政部統一申請→常務副總批準

在填寫《辦公用品申請單》后，申請人應當將申請單交有審批權的部門負責人審查批準。審批人是辦公管理費用控制的責任人，其簽署的批準意見對辦公費用控制構成相應領導責任。

公司賦予部門經理及以上的管理人員以一定價值范圍的辦公用品請購的審批權。根據不同的層級，劃分出不同類別辦公用品的審批權。業務主管和部門經理負責審批屬于低值易耗品的辦公用品的申請。公司副總經理負責審批公司各部門所需的屬于高值管理品的辦公用品的申請。對于所涉金額過大的（單品價值達到和超過5000元的），由副總經理負責向公司總經理申請審批。

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五、辦公用品的采購

填寫的《辦公用品申請單》在得到批準后，應當交到公司人事行政部由人事行政部統一采買。人事行政部應當做好供應商的建檔工作，編制出常用辦公用品的價格表，把握好辦公用品的價格行情，做好供應商的比較、甑選工作，盡最大可能控制好辦公用品的采購成本。

人事行政部將根據公司日常辦公需要，對一些常用的辦公用品進行批量購買，在辦公室保持一定庫存，以保證正常辦公需要的及時滿足，提高供給效率。

六、辦公用品的入庫管理

在供應商送來所購的辦公用品后，應由人事行政部統一簽收、保管和發放。人事行政部應當將編制出的常用辦公用品的價格表交公司財務部保管，財務部在接相應付款單據時應當再次核對相應品種的單價和總金額及簽收人的簽字，確認無誤的準予付款。

七、辦公用品的保管

備用的辦公用品由人事行政部統一保管。公司為人事行政部劃定相應的存放區域，實行封閉保存。由各部門申請的辦公用品應當及時發放。

發放出去的辦公用品應當由人事行政部做好相應的領用記錄，明確領用部門，領用人，領用日期。

對于大件管理品實行保管責任制，實行使用人、領取人、保管責任人三合一的辦法，對保管責任進行歸屬。人事行政部將根據不同時期的現實情況合理編訂納入保管責任制的大件管理品目錄。現階段的大件管理品范圍暫定為：電腦及其配件、電話機、電風扇、計算器。

對因個人工作失誤、非正常使用而對辦公用品造成的重大異常損耗，將根據個人責任的程度，由責任人承擔所造成相應損失部分的賠償。（責任認定分3等，含完全責任、一般責任和輕微責任，分別對應80%，50%，20%的損失賠償比例。損失的計算按歷史采購成本計算，根據人事行政部事先公布的該類辦公用品的使用年限，在計提折舊后得出。如存在產品更新換代，市面購置價值降低的，也可以直接按重置成本計算，兩種賠償計算方式可以由賠償人選擇。）

實行定期盤存制。盤存頻率為一月/次，人事部將于每月的25號至31號內抽取時間進行大件管理品的盤存。盤存內容包括檢查相應的辦公用品的存在情況，問題情況，并讓相應的保管人簽字確定，以便及時地發現問題，處理問題。

八、辦公用品的領用

各部門憑《辦公用品申請單》可以領用已采購回公司的辦公用品。在領用時，領用人應當在人事行政部的《辦公用品發放表》上簽上領取人姓名和日期。領取

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人可以是《辦公用品申請單》申請人，也可以是申請人指定的辦公用品使用人。但涉及高值管理品的，必須是使用人前來領取并簽字，以明確保管責任。

在領用人簽字領取辦公用品時，人事行政部應當對領取人做好登記記錄。

九、辦公用品的報廢

公司對高值管理品的報廢實行審批管理。各單位、部門如有高值管理品損壞，不能使用的，應當依據以下程序進行處理。

1、對簡單問題的可以自行維修處理。但對有保修服務品，且在保修期內的，不得擅自自行處理。

2、可維修品出現問題的應當提交《辦公用品維修申請單》至人事行政部統一進行處理。

3、對維修不成的高值管理品實行報廢處理。報廢應當是在對可能維修的，在提交過維修申請，經過維修但無法修好的情況下，或者是對無條件維修的，經過了人事行政部的故障認定，方可由該管理品的保管人填寫《辦公用品報廢申請單》，經人事行政部簽字確認后報廢事項方為成立。報廢品原購買價值單件超過1000元的，須報請公司副總經理的批準；原購買價值單件超過5000元的，須報請公司總經理的批準。

4、高值報廢品在得到報廢審批后應當由人事行政部進行回收處理，以求極可能的開源節流。

5、高值管理品在完成報廢程序后，應當從《高值管理品登記表》上核銷，核銷時應做紅筆登記，并附上《辦公用品報廢申請單》。

十、辭職清退情況處理

對于有提出辭職的員工，在辦理辭職手續時，必須在辦理完辦公用品清退手續后方可辦理工資的領取事項。

河南省港都實業有限公司總辦

2021.1.20

1、為了加強公司的辦公用品管理，保障公司員工正常辦公，控制公司辦公用品規格，節約經費開支，并使公司辦公用品的管理規范化、流程化、制度化，特制定本規定。

2、公司辦公用品的購買、存放、領用等由財務部負責。

本規定中的辦公用品包括：

（1）、公司給員工個人配置的電腦、通訊工具、辦公桌椅、電話機和員工

日常工作所需的辦公文具和手寫板等各類配套設備。

（2）、公司給部門配置的文件柜、傳真機、打印機、掃描儀等。

（3）、公司公用的辦公設備，如公共區域的傳真機、打印機、復印機等。

（4）、公司為部門購置的書籍、雜志和報刊。

3、各部門應本著節儉原則于每月15日前將下月所需辦公用品計劃報行政人事部，由行政人事部統一配置并報總經理批準；公司辦公用品每月20日進行領用和發放（如遇節假日順延），其他時間原則上不進行領用和發放。如有特殊情況經總經理批準后進行發放。

4、公司各部門如需要申購辦公用品時應先填寫“辦公用品采購申請單”，申請單上要注明申請部門、需用日期、所需用品規格、名稱以及數量，經部門經理認可簽字后，于每月15日前送交行政人事部核準，最后報公司總經理批準后，由財務部于每月15日統一進行采購。

5、員工日常辦公用品的領用流程：

公司員工領用辦公用品需在本部門填寫“辦公用品申請單”。

（1）、筆記本、中性筆、筆芯、打印紙、素描紙等辦公消耗品，由部門主管簽署意見后，報行政人事部批準后，由財務部予以發放。

（2）、電腦、手寫板、鼠標、鍵盤、耳機、鼠標墊等電子類辦公用品，由員工填寫申請，部門主管填寫申請呈報鄂總批準后，由財務部予以發放。

6、公司員工領用的辦公用品由財務部進行使用人登記，正常使用損壞的辦公用品由行政人事部負責統一聯系進行維修和更換，由于本人原因造成損壞或損毀的由使用人個人負責賠償。

7、公司各部門和各團隊由部門或團隊負責人領取和管理部門公共辦公用品，并對部門公共用品負責。行政人事部發放部門公共辦公用品時，只發放給部門或團隊負責人。

8、財務部應對所購物品建立臺賬，做好物品的入庫、出庫登記，及時備齊申請部門所需全部用品并分發給各部門。

9、公司所購物品送到后，財務部應派專人按訂貨單進行物品的入庫驗收，核對品種、規格、數量與質量，確保所購物品沒有問題。

10、公司辦公用品由行政人事部和財務部每季度盤點一次。

11、各部門一律不準自行購買辦公用品，財務部不辦理除行政人事部以外其他部門的辦公用品報銷。

12、公司人員調離時，必須根據財務部所建立的用品領用登記將辦公用品或用具返還公司。如有丟失由個人賠償。

13、本規定由行政人事部和財務部負責解釋，自發布之日起實施。

行政人事部

二〇〇九年七月十日

一、目的

為規范公司辦公用品的管理與使用，為保證滿足各部門員工工作需要，特制定本辦法。

二、適用范圍

公司內辦公用品的申請及領用。

三、職責范圍

1.各部門負責人負責本部門內辦公用品的采購申請和領用；

2.人事行政經理負責公司辦公用品的采購審查，費用分析以及領用控制；

3.采購主管負責辦公用品庫房的管理工作及各部門辦公用品的采購、入庫及保管；

4.本規定的發放范圍為公司全體員工。

四、定義

1.員工通用辦公用品：任何員工根據工作需要均可領取的辦公用品，例如：簽字筆，筆記本等；

2.部門專用辦公用品：指以部門為單位領取的辦公用品，包括：復寫紙，收據，印油等；

3.部門共用辦公用品：指各個部門可共同使用的辦公用品。如：訂書器、計算器、膠條、起釘器等。

五、管理規定

1.辦公用品的采購申請

1）各部門負責人根據部門實際需求，填寫《辦公用品采購申請單》電子版；

2）各部門負責人每月1日之前，將填寫完成的《辦公用品采購申請單》通過郵件發送至人事行政部進行匯總；

3）匯總后的《辦公用品采購申請單》需經過人事行政部及財務部審批同意，方可由采購部進行采購。

2.領用程序

1）各部門負責人按照需要，整理本周部門所需物品，聯系人事行政人員辦理領用事宜；

2）人事行政部于每周三14：00-16：00辦理辦公用品的領用。每周只辦理一次。請各部門自行掌握好時間；

3）無特殊情況，人事行政部不接受其他時間領用辦公用品的申請，為增加各部門工作效率，請按照規定時間，定時領取。

六、物品使用

1.嚴禁員工將辦公用品帶出公司挪作私用；

2.員工離職時應依《離職人員登記表》所領物品一并退回（易耗品除外）；

3.凡屬各部門或部門內員工共用的辦公用品應指定專人負責保管；

4.公司員工應本著節約的原則使用辦公用品，耗材類如筆、本等依照以舊換新原則到人事行政部領取新耗材；

5.辦公用品若被人為損壞，應由責任人照價賠償。

3.管理品。剪刀、釘書器、直尺、筆筒、計算機、文件夾、檔案盒、檔案袋、票夾、印臺等。

第七條管理和發放：

1、辦公用品由人事行政部門統一保管，并指定保管人，按公司核定的費用標準向使用人發放。

2、采購人員應將所采購的物品交保管人辦理登記入庫手續，保管人根據采購價格核定物品單價，計入領用部門（人）費用，并在每月終填報《辦公用品使用情況匯總表》。

3、各部門辦公用品費用核定及有關規定：

①、辦公用品領用必須認真履行手續，應填寫《辦公用品領用單》后領用和發放，嚴禁先借后領的行為。②、公司各部門應按公司核定的辦公用品費用定額標準嚴格把好申購和領用關。保管人不得超標發放辦公用品，確因工作需要超標領用的，應經行政經理同意。

③、核定的費用實行增人增費、減人減費，各部門增人或減人，其費用由人事行政部門根據人員變動情況進行調整。

④、各部門因特殊情況需增加費用的，應以書面形式報批，經分管領導審核后，由總經理特批增加該項費用。⑤、辦公用品使用實行月統計年結算，截止時間為每月終和年終12月31日。由人事行政部門出具報表，財務部審核。費用超支在超支人年終獎金中扣除，節約費用計入下年度使用。

⑥、各部門及各使用人的辦公用品使用標準。每人每月最多領用1支簽字筆，如果保管不好丟失自行負責購買。每周三統一領用辦公用品，其他時間嚴禁領用辦公用品。

⑦、各部門要控制和合理使用辦公用品，杜絕浪費現象。筆記本、簽字筆芯、圓珠筆芯、膠水、涂改液、計算器等辦公用品重新領用時應以舊換新。

⑧、凡調出或離職人員在辦理離職或交接手續時，應將所領用的辦公用品（一次性消耗品除外）如數歸還。有缺失的應照價賠償，否則不予辦理有關手續。

第八條報廢處理

對決定報廢的辦公用品，要作好登記，在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數量及報廢處理的其他有關事項。

第四章辦公物品的保管

第九條填寫清單

所有入庫辦公用品，都必須一一填寫入庫清單。

第十條保管

必須清楚地掌握辦公用品庫存情況，經常整理與清掃，必要時要實行防蟲等保全措施。

第十一條盤存

辦公用品倉庫應定期清點。清點工作由行政人員負責。清點要求做到賬物一致，如果不一致必須查找原因，然后調整清單，使兩者一致。

第十二條印刷品與紙張管理

印刷品與各種用紙的管理按照盤存的清單為準，