秘書實務與實訓課程介紹

《秘書實務》是高職學院文秘專業的專業主干課程，是培養學生具備必要的秘書理論、秘書業務素質和較強的秘書實踐能力的一門課程。本課程也是國家秘書職業資格鑒定的核心內容。

課程定位

結合文秘專業人才培養的定位和社會人才需求情況，《秘書實務》從現代秘書辦文、辦事、辦會三大技能切入，以必需、夠用為量，以精當、扎實為度，兼顧與秘書專業其他課程內容的交叉關系，是專業核心主干課程。其理論教學內容與實踐教學環節均應圍繞秘書工作實務的基本要求來實施。

課程目標1、掌握秘書學的基本知識；2、了解現代秘書的基本素養，培養健康良好的工作習慣和心態；3、提高社交與溝通、協調能力；4、具有較強的語言表達、應用寫作（以公文為主）能力；5、強化秘書事務工作綜合處理能力（辦事、辦會、辦文等）。

6、掌握先進的秘書辦公設備基本操作技能。

辦公室工作的基本要求第一節形象與禮儀第二節溝通與協調第三節速記與速錄第一節形象與禮儀一、形象要求形象是人的舉止行為的統稱。包括：站姿、坐姿、走姿、氣質、風度等。它是無聲的語言。它在你說話之前就傳遞了信息，給人產生了印象，因而關系到他人對你的看法，關系到你事業的成功。（一）站姿1、正確站姿（1）頭正、頸直，兩眼平視前方，嘴微閉，肩平并保持放松，收腹挺胸，兩臂自然下垂，手指并攏自然微曲，中指壓褲縫。（2）兩腿挺直，膝蓋相碰，腳跟并攏，兩腳尖張開呈45度到60度角，身體重心落在兩腳正中。也可以保持兩腳分開15厘米，與肩膀同寬。（3）整體上給人以精神飽滿的感覺。2、正確站姿訓練（1）背靠墻站，要求頭部、雙肩、臀部、小腿和腳后跟都緊貼墻壁，堅持15分鐘至20分鐘。（2）按照正確的姿勢站好，頭頂一本書，找準平衡點，不要讓書掉下來。堅持10分鐘，把書拿下，仍然保持前面的姿勢。想一想錯誤站姿有哪些呢？（二）坐姿正確的坐姿是：腰背挺直，雙肩放松。男士膝部可分開不超過肩寬。女士兩膝并攏，如穿裙裝入座，應將裙后擺稍稍攏一下，再慢慢坐下，切忌風風火火地一屁股坐下：坐下后不要叉開雙腿，可一只腳向后收半步，而后站起。幾種常見的坐姿如下：（1）正坐（2）側坐（3）開關式坐姿（4）重疊式坐姿（5）交叉式坐姿（三）走姿最能體現出一個人精神面貌的姿態就是走姿。正確走姿有助于健美。1、正確走姿（1）目光平視，頭正頸直，挺胸收腹，兩臂自然下垂，前后自然擺動，前擺稍向里折，身體要平穩，兩肩不要左右晃動或不動，或一只手擺動一只手不動。（2）姿態優雅、自然而簡潔。女士穿裙子或旗袍要走成一條直線：穿褲裝時，宜走成兩直線。（3）步伐堅定有力2、錯誤走姿（1）八字步，多人并排行走，摟肩搭背（2）上下樓梯時，彎腰弓背，手撐大腿或一步踏兩三部（四）微笑微笑是待人接物最基本的表情。正確的微笑（1）保持職業性的微笑（2）根據情況調整微笑微笑的訓練（1）不愛微笑的人，面部肌肉比較僵硬，眼睛不夠靈活。要先嘴里含一口氣，然后眼睛開始順時針轉，嘴里的氣也跟著轉，使兩腮肌肉輪流鼓起，再變成逆時針旋轉，如此反復練習。（2）隨身帶一面鏡子，時常對著鏡子念英文字母"E",同時有意識的把嘴角向耳后垂咧，咧到最大，然后稍稍放松，練習微笑，看笑到什么程度表現最自然、最真誠。（五）目光在商務活動中，我們應在談話的大部分時間里，目光注視對方，進行情感交流。1、不同談話場合的不同注視部位（1）公務注視。雙眼以上的額頭部位（2）社交注視。雙眼以下、下顎以上的部位（3）親密注視。對方的上半身2、規律越是嚴肅的場合，目光注視的范圍就越窄。不論中國外國，目光游移不定的人都不會給人以信任感。上下打量的目光也是忌諱的，它給人的感覺是非常不客氣，挑毛病。（六）手勢1、恰當的手勢（1）指示的手勢。四指并攏，拇指自然分開，手心向上，手臂適度伸出。（2）打招呼、致意、告別的手勢。雙方距離近的時候，手勢要小，五指自然并攏，抬起小臂揮一揮即可。雙方距離較遠時，可適當加大手勢。2、手勢的不同表現因各國習慣不同，同一手勢表達的意思也不盡相同。與外國人交往時不可亂用。（1）豎起大拇指。在我們國家和其他一些國家表示稱贊；在歐洲一些國家，伸出手臂，拇指上挑可視作招呼出租車；而澳大利亞人認為豎起大拇指，特別是橫著伸出，是一種侮辱。（2）"OK"手勢（3）伸出手，手掌向下揮動3、辦公室的不得體行為（1）當眾梳頭或玩弄頭發（2）手指不停的敲桌子（3）玩弄指甲或咬指甲（4）腳不停的抖動（5）當眾化妝或涂指甲油（6）舌頭在嘴里亂動（7）坐立不安（8）把筆弄得咔咔響（9）擠占他人空間（10）用手指指點別人或用大拇指指向自己比比劃劃（七）正確的地上取物姿態1、走到物品左邊，讓物品位于身體右側2、腿取半蹲的姿勢，右腿壓住左腿3、右手取物4、如果穿著低領上裝時，一手可以護著胸口二、禮儀要求（一）介紹的禮儀介紹的順序：“位低者先行”主人和客人——主人先介紹長輩和晚輩——晚輩先介紹男人和女人——男人先介紹地位低的和地位高的——地位低的先介紹注：工作場合，當所要介紹的雙方符合其中兩個或兩個以上順序時，一般以先職位再年齡，先年齡再性別的順序作介紹。

介紹時注意事項①介紹時掌握分寸，實事求是（幾不問：年齡，婚否，收入，健康，價值）②介紹時口齒清楚，咬準字音③以手示意時，要把手掌伸出去，表情大方自然④介紹時應站起來，面含微笑，但在會談場合不需要起立，只點頭致意即可

被介紹注意事項①當介紹者開始為你介紹時，被介紹者雙方都應起身站立，面含微笑，大大方方的目視著介紹者或對方②當介紹者介紹完畢時，被介紹者雙方都應依照禮儀的方式進行握手，彼此問候一下，或互遞名片

（二）、握手的方式單手相握（1）平等式握手（2）友善式握手（3）控制式握手

雙手相握用右手握住對方右手后，再以左手握住對方右手的手臂。2、握手的注意事項注意握手的姿勢注意用手和用手方位注意握手的力度和時間注意握手時的神情和表情3、握手的姿勢標準姿勢站立，上身略前傾，伸出右手，肘關節屈曲，四指并攏，拇指張開，與受禮者約一步。握手時必須上下擺動三至七下。

（三）接遞名片的禮儀1、名片在制作上，講三個不。第一個不：名片不隨意涂改第二個不：提供私宅電話第三個不：名片制作，不提供兩個以上的頭銜2、名片的設計名片的語言一般以簡明清晰、實事求是，傳遞個人的基本情況，從而達到彼此交際的目的。3、出示名片的禮節（1）出示名片的順序：一般是地位低的人先向地位高的人遞名片，男性先向女性遞名片。當對方不止一人時，應先將名片遞給職務較高或年齡較大者；或者由近至遠處遞，依次進行，切勿跳躍式地進行，以免對方誤認為有厚此薄彼之感。（2）出示名片的禮節向對方遞送名片時，應面帶微笑，稍欠身，注視對方，將名片正對著對方，用雙手的拇指和食指分別持握名片上端的兩角送給對方4、接受名片的禮節接受他人遞過來的名片時，應盡快起身或欠身，面帶微笑，用雙手的拇指和食指接住名片的下方兩角，態度也要必恭必敬，使對方感到你對名片很感興趣，接到名片時要認真地看一下，然后鄭重地放入自己的口袋、名片夾或其它穩妥的地方。切忌接過對方的名片一眼不看就隨手放在一邊，也不要在手中隨意玩弄，不要隨便拎在手上，不要拿在手中搓來搓去，否則會傷害對方的自尊，影響彼此的交往。（四）服飾的禮儀1、著裝的三原則、五協調