辦公行文管理規定為加強辦公行文管理,形成系統的行文格式,保持辦公行文的統一性,特制定本規定。一、制文范圍:1、以公司名義對外發出的公文。主要包括相關單位的請示及申請。2、公司內部行文。主要包括公司內部決議、決定、規定、請示、批復、報告、通知、通報、會議紀要、協議、合同、函等。二、制文要求:1、以公司名義擬制的公文,須經總經理批示同意。2、凡涉及公司機密的公文,應在擬文時注明,并在送審、印發過程中采取相應保密措施,保證公文安全。3、緊急公文應當根據緊急程度標明“特急”、“急件”。4、發文機關標示應當使用發文機關全稱或規范化簡稱。5、發文字號由機關代字、年份、序號組成。以公司名義印發的公文,由行政部負責統一編號。機關代字一般由發文機關代字和發文主辦文件的部門代字組成。以公司名義印發的上行文,發文字號為聯縱涂鍍板[20**]*號;以公司名義印發的平行、下行文,機關代字應包括“聯縱涂鍍板”和主辦文件部門代字,如行政部起草的文件發文字號為“聯縱涂鍍板行政[20**]*號”,財務部起草的文件為“聯縱涂鍍板財務[20**]*號”;以公司名義印發的信函式公文,發文字號為“聯縱涂鍍板函[20**]*號”6、請示、報告等上行文應當注明簽發人姓名。7、公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類,一般應當標明發文機關。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外,一般不用加標點符號。8、主送機關指主要的受理機關,應當使用全稱或者規范簡稱。以公司名義下發全公司的公文,主送機關統稱為:各部門。9、公文如有附件,應當標明附件順序和名稱。10、公文除會議紀要外,應當加蓋公章。11、成文日期以負責人簽發日期為準。12、公文應當標注主題詞。13、抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關,應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。三、發文辦理1、發文辦理是指以單位名義制發公文的過程,包括草擬、審核、簽發、復核、用印、登記、分發等過程。以公司名義印發的公文制作流轉程序主要包括:主辦單位擬稿、行政部登記審核、公司領導審批簽發、行政辦排印樣稿、擬稿單位校對、行政部印刷、加蓋印章、擬稿單位分發。2、草擬以公司名義印發的公文,擬稿單位應按要求填寫“聯縱涂鍍板發文稿紙”相關內容,連同按公文規范格式打印的文稿和公文電子稿一并送行政部,由行政部按程序辦理。3、公司所屬各單位擬制的以公司名義印發的公文送公司領導簽發前,由行政部審核。4、公司發文內容如涉及多個部門,應事先會簽,會簽部門必須明確簽署意見或表明態度。5、公文正式印制前,行政辦應當進行復核,重點是:審批、簽發手續是否完備,附件材料是否齊全,格式是否統一、規范。四、收文辦理1、收文辦理指對收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。流轉程序主要包括:簽收、登記、行政辦按分工送公司領導、公司領導批辦、相關部門承辦、綜合辦公室催辦、反饋執行信息等。2、收到公文,行政部負責人提出擬辦意見,送公司領導批辦。需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文應當明確辦理時限。3、承辦單位收到交辦的公文應及時辦理,不得延誤、推諉。緊急公文應按時限辦理,確有困難的,應當予以說明。五、公文管理1、公文由專職人員統一收發、審核、用印、歸檔、銷毀。2、公文復印件作為正式公文使用時,應當加蓋復印機關證明章。3、公文辦理完畢后,應及時整理(立卷)、歸檔。個