1、修改記錄版號修改章節和內容修改人審核人批準人生效日期1/0初次發放20 xx.01.121 目的：為規范各類記錄和檔案管理，保證各類記錄能為質量體系運行和監測活動的有效性提供客觀證據，特編制本程序。2 范圍：適用于本公司各種質量和技術活動記錄的控制及檔案的管理。3 職責：3.1記錄表格由各部門負責編制和審核，由技術負責人批準發布；3.2質量負責人負責制定各類記錄的保存期限等記錄管理的通用要求；3.3資料管理員負責記錄的歸檔保存管理，各崗位人員負責本崗位在質量體系運作中形成的記錄的日常管理控制。4 工作程序 4.1記錄的分類 按記錄的性質，本公司將記錄分為兩大類：質量記錄和技術記錄。4.1.1質

2、量記錄質量記錄指檢驗檢測機構管理體系活動中的過程和結果的記錄，包括合同評審、分包控制、采購、內部審核、管理評審、糾正措施、預防措施和投訴等記錄。4.1.2技術記錄 4.1.2.1技術記錄指進行檢驗檢測活動的信息記錄，應包括原始觀察、導出數據和建立審核路徑有關信息的記錄，檢驗檢測、環境條件控制、員工、方法確認、設備管理、樣品和質量監控等記錄，也包括發出的每份檢驗檢測報告或證書的副本。4.1.3 記錄文件的編號方式，執行文件資料控制程序。4.1.3 記錄的承載媒體可以是紙張，亦可以是移動硬盤、光盤等電子媒體。4.1.4 各類質量、技術活動記錄，均應形成檔案。包括：（1）各類檢測標準方法、規范等受控

3、類作業文件保存有效版本（2）員工技術檔案，人員離職6年后相關資料銷毀；（3）儀器設備檔案，儀器報廢6年后相關資料銷毀；（4）檢測報告和檢測原始記錄檔案，保存均不少于6年； 若專業領域，客戶或法律法規等有特殊要求時則按照有關要求執行。4.2記錄格式的編制、更改和審批4.2.1記錄格式應科學、適用，包含足夠的信息。質量負責人負責組織相關部門制定適合于本公司管理體系運行所需的各種質量活動記錄格式；4.2.2現場室和分析室負責制定檢測技術活動所需的記錄格式。原始記錄應包括以下內容：原始記錄的標題；記錄唯一性編號和每頁及總頁數的標識；檢測對象的狀況；抽樣、封樣記錄（適用時）；檢測的依據和方法；使用的儀器

4、設備名稱和編號； 記錄觀察得到的數據、計算公式和導出的結果；檢測時的環境條件；檢測日期；檢測人員、校核人員的識別；參與采樣、樣品制備人員的標識(如適用),交技術負責人審批；4.2.3 記錄格式經審批后，由資料管理員按文件資料控制程序規定編號管理，建立“記錄格式清單”，下發使用。凡在公司實驗室檢測活動中使用的表單均應有唯一性編號，受控管理；4.2.4記錄格式如需修改,由技術負責人批準后實施；4.2.5質量室應保存修改后的記錄格式，資料管理員及時將更新記錄表格發放到使用部門，并收回作廢的記錄表格。4.3記錄的填寫要求 4.3.1全體員工應在質量或技術活動中認真填寫和記錄質量或技術活動的過程和數據,

5、要求做到及時、真實、內容完整、字跡清晰，能準確識別。書寫時應使用黑色鋼筆或簽字筆，不允許補記、追記和重抄。4.3.2當記錄中出現錯誤時，每一錯誤應劃改，保留記錄的過程，不可涂擦掉，以免字跡模糊或消失，并將修改值填寫在其旁邊，對執行記錄改動的人員應有修改人員的蓋章或簽名。對以電子形式存儲的記錄，同樣按上述措施要求進行更改，防止原始數據的丟失或改動。4.3.3記錄應包括抽樣人員、每項檢驗檢測人員和結果校核人員的簽字或等效標識。4.3.4每項檢驗檢測的記錄應包含充分的信息，該檢驗檢測在盡可能接近原始條件情況下能夠重復。同時使用的計量單位必須符合國家法定計量單位要求，不得使用非法定計量單位，數字修約和

6、有效數字表示必須符合有關規范和標準要求和數值修約規則與極限數值的表示和判定（GB/T 8170）中的規定。4.3.5質量監督員應不定期檢查記錄的規范性，發現問題有權及時指出并要求當事人改進。 4.4記錄的收集、保存、歸檔和銷毀 4.4.1 各部門按各自的職責范圍，對已完成的質量或技術活動，按照規定的記錄格式認真填寫，并整理收集后交資料管理員保存所有記錄；4.4.2資料管理員每年定期對需要保存的各種記錄進行整理、裝訂成冊，以便于查閱的方式歸檔分類保存；4.4.3質量室負責落實記錄的安全保存措施，確保防火、防潮、防蛀；對電子存儲的記錄也應采取與書面媒體同等措施，并加以保護及備份，防止未經授權的侵入及修改，以避免原始數據的丟失或改動；4.4.4超過保存期的記錄由資料管理員提出，經總經理批準后處置。4.5記錄的查閱和借閱 4.5.1經質量負責人同意后，公司相關人員可在資料室查閱所需記錄；4.5.2技術記錄一般不外借，如合同中有要求，經總經理批準后，相關記錄可外借給客戶，借閱人員必須進行登記，資料管理員應注意保密，執行保護客戶機密信息和所有權程序；4.5.3質量記錄必須經總經理批準后才能外借并辦理登記手續。4.6外來記