供應(yīng)商退出管理規(guī)定

供應(yīng)商退出管理規(guī)定一、總則1.目的為規(guī)范本酒店供應(yīng)商退出流程，確保在供應(yīng)商出現(xiàn)各種問題導(dǎo)致需要退出合作時，酒店的正常運(yùn)營不受重大影響，保障酒店利益，同時維護(hù)與供應(yīng)商之間的良好關(guān)系，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于與本酒店有業(yè)務(wù)往來的所有供應(yīng)商，包括但不限于食材供應(yīng)商、客房用品供應(yīng)商、設(shè)備供應(yīng)商、工程服務(wù)供應(yīng)商等。3.原則-公平公正原則：在處理供應(yīng)商退出事宜時，遵循公平公正的原則，以事實為依據(jù)，按照既定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作。-合法合規(guī)原則：整個供應(yīng)商退出管理過程嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及酒店與供應(yīng)商簽訂的合同條款。-風(fēng)險可控原則：提前評估供應(yīng)商退出可能帶來的風(fēng)險，采取有效措施進(jìn)行防范和控制，確保酒店運(yùn)營的穩(wěn)定性。-信息保密原則：對于供應(yīng)商退出過程中涉及的商業(yè)信息、敏感數(shù)據(jù)等，酒店相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格保密，避免信息泄露給雙方造成損失。二、退出情形1.合同期滿不再續(xù)約-酒店與供應(yīng)商簽訂的合作合同到期后，經(jīng)雙方評估，任何一方?jīng)Q定不再繼續(xù)合作，供應(yīng)商需按照本規(guī)定流程辦理退出手續(xù)。-合同期滿前[X]個月，采購部門應(yīng)向供應(yīng)商發(fā)送書面的續(xù)約意向函，明確告知供應(yīng)商酒店對續(xù)約的初步意向，并要求供應(yīng)商在收到函件后的[X]個工作日內(nèi)回復(fù)是否有續(xù)約意愿。若供應(yīng)商未在規(guī)定時間內(nèi)回復(fù)，視為自動放棄續(xù)約。2.服務(wù)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)-若供應(yīng)商提供的產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量連續(xù)[X]次不符合酒店制定的標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)書面通知整改后，仍未達(dá)到要求，酒店有權(quán)終止合作，要求供應(yīng)商退出。-服務(wù)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)包括但不限于食材變質(zhì)、客房用品質(zhì)量低劣、設(shè)備頻繁出現(xiàn)故障、工程服務(wù)延誤且未按要求整改等情況。酒店相關(guān)使用部門或質(zhì)量監(jiān)督部門應(yīng)及時記錄問題，并向采購部門反饋，采購部門負(fù)責(zé)向供應(yīng)商發(fā)送正式的整改通知，明確指出問題所在、整改要求和整改期限。3.供應(yīng)能力不足-供應(yīng)商因自身生產(chǎn)能力、物流配送能力等原因，無法滿足酒店業(yè)務(wù)增長的需求，導(dǎo)致供貨經(jīng)常延遲、缺貨等情況，嚴(yán)重影響酒店正常運(yùn)營，酒店可決定終止合作。-采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的供應(yīng)能力進(jìn)行評估，收集酒店各使用部門關(guān)于供應(yīng)商供貨及時性、充足性的反饋。當(dāng)發(fā)現(xiàn)供應(yīng)能力不足的問題后，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商溝通，要求其提出解決方案，并設(shè)定觀察期。若在觀察期內(nèi)問題仍未得到有效解決，采購部門可啟動供應(yīng)商退出流程。4.商業(yè)誠信問題-若供應(yīng)商存在欺詐、賄賂酒店員工、提供虛假資質(zhì)證明等商業(yè)誠信問題，一經(jīng)查實，酒店將立即終止合作，并要求供應(yīng)商退出。-酒店設(shè)立專門的舉報渠道，鼓勵員工和其他相關(guān)方對供應(yīng)商的不當(dāng)行為進(jìn)行舉報。對于舉報信息，酒店將進(jìn)行嚴(yán)格調(diào)查核實。一旦確認(rèn)供應(yīng)商存在商業(yè)誠信問題，采購部門應(yīng)立即停止與該供應(yīng)商的所有業(yè)務(wù)往來，并啟動退出流程。5.經(jīng)營狀況惡化-供應(yīng)商因經(jīng)營不善面臨破產(chǎn)、倒閉等情況，可能無法繼續(xù)履行合同義務(wù)，酒店為降低風(fēng)險，可決定終止合作，要求供應(yīng)商退出。-采購部門應(yīng)定期關(guān)注供應(yīng)商的經(jīng)營狀況，通過市場調(diào)研、行業(yè)信息等渠道收集相關(guān)資料。當(dāng)發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在經(jīng)營狀況惡化的跡象時，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，了解其實際情況。若經(jīng)評估，供應(yīng)商的經(jīng)營問題可能對酒店的供貨和服務(wù)產(chǎn)生重大影響，采購部門可按照本規(guī)定啟動退出程序。三、退出流程1.提出退出意向-酒店提出：若因上述酒店原因決定終止與供應(yīng)商的合作，由采購部門填寫《供應(yīng)商退出意向申請表》，詳細(xì)說明退出原因、擬退出時間等信息，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至酒店分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，采購部門負(fù)責(zé)在[X]個工作日內(nèi)以書面形式正式通知供應(yīng)商。-供應(yīng)商提出：若供應(yīng)商因自身原因決定提前退出合作，需提前[X]個月向酒店采購部門提交書面的退出申請，說明退出原因和預(yù)計退出時間。采購部門收到申請后，填寫《供應(yīng)商退出意向申請表》，連同供應(yīng)商的申請一并提交采購部門負(fù)責(zé)人審核，再報酒店分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.成立退出工作小組一旦供應(yīng)商退出意向得到批準(zhǔn)，酒店將成立專門的退出工作小組。工作小組由采購部門牽頭，成員包括財務(wù)部門、法務(wù)部門、使用部門等相關(guān)人員。工作小組的職責(zé)是負(fù)責(zé)供應(yīng)商退出過程中的各項協(xié)調(diào)、溝通、監(jiān)督和執(zhí)行工作。3.資產(chǎn)清理與交接-庫存清理：采購部門與使用部門共同對酒店庫存的供應(yīng)商產(chǎn)品進(jìn)行盤點(diǎn)，統(tǒng)計數(shù)量、規(guī)格等信息。對于符合退貨條件的產(chǎn)品，按照與供應(yīng)商簽訂的合同約定進(jìn)行退貨處理；對于無法退貨的產(chǎn)品，由使用部門評估是否可以繼續(xù)使用，如不能使用，按照酒店的資產(chǎn)處理規(guī)定進(jìn)行報廢處理。-設(shè)備交接：若供應(yīng)商為酒店提供了專用設(shè)備，工作小組應(yīng)組織相關(guān)人員對設(shè)備進(jìn)行檢查和評估。根據(jù)合同約定，確定設(shè)備的歸屬和處置方式。若設(shè)備需返還供應(yīng)商，應(yīng)確保設(shè)備的完好性，并辦理交接手續(xù)；若設(shè)備歸酒店所有，應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)的資產(chǎn)登記和管理。-資料交接：采購部門負(fù)責(zé)收集與供應(yīng)商合作期間的所有合同、文件、資料等，并進(jìn)行整理歸檔。同時，要求供應(yīng)商提供與合作業(yè)務(wù)相關(guān)的技術(shù)資料、操作手冊等，確保酒店后續(xù)運(yùn)營不受影響。4.賬務(wù)結(jié)算-財務(wù)部門負(fù)責(zé)對與供應(yīng)商之間的賬務(wù)進(jìn)行清理和結(jié)算。核對所有已發(fā)生的采購訂單、發(fā)票、付款記錄等，確保賬目清晰準(zhǔn)確。-根據(jù)合同約定和實際業(yè)務(wù)情況，計算應(yīng)付賬款、預(yù)付款項、質(zhì)保金等金額。對于供應(yīng)商應(yīng)退還的款項，在完成相關(guān)手續(xù)后，按照財務(wù)流程進(jìn)行退款處理；對于酒店應(yīng)付給供應(yīng)商的款項，在審核無誤后，及時安排付款。-在賬務(wù)結(jié)算過程中，若雙方存在爭議，財務(wù)部門應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通協(xié)商。如協(xié)商不成，可提交法務(wù)部門介入，通過法律途徑解決。5.合同解除-法務(wù)部門負(fù)責(zé)對酒店與供應(yīng)商簽訂的合同進(jìn)行審查，根據(jù)合同條款和相關(guān)法律法規(guī)，辦理合同解除手續(xù)。-起草并向供應(yīng)商發(fā)送《合同解除通知書》，明確合同解除的原因、時間、雙方的權(quán)利義務(wù)等內(nèi)容。通知書應(yīng)按照合同約定的送達(dá)方式進(jìn)行送達(dá)，并保留送達(dá)憑證。-對合同解除后的相關(guān)事宜進(jìn)行跟蹤和處理，確保雙方不再承擔(dān)合同約定的后續(xù)義務(wù)，同時保障酒店的合法權(quán)益不受侵害。6.供應(yīng)商評價與反饋-在供應(yīng)商退出過程結(jié)束后，采購部門組織相關(guān)使用部門對供應(yīng)商在合作期間的表現(xiàn)進(jìn)行綜合評價。評價內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)水平、供應(yīng)能力、商業(yè)誠信等方面。-根據(jù)評價結(jié)果，填寫《供應(yīng)商退出評價報告》，分析供應(yīng)商存在的問題和不足之處，提出改進(jìn)建議。評價報告將作為酒店今后選擇供應(yīng)商的重要參考依據(jù)。-將評價結(jié)果反饋給供應(yīng)商，聽取供應(yīng)商的意見和建議。對于供應(yīng)商提出的合理訴求，酒店應(yīng)認(rèn)真對待，積極改進(jìn)自身工作。四、溝通與協(xié)調(diào)機(jī)制1.定期溝通會議在供應(yīng)商退出過程中，退出工作小組應(yīng)定期召開溝通會議，一般每周至少召開一次。會議由采購部門負(fù)責(zé)人主持，各成員匯報工作進(jìn)展、遇到的問題以及需要協(xié)調(diào)解決的事項。通過會議及時協(xié)調(diào)各方工作，確保退出流程順利進(jìn)行。2.信息共享平臺建立專門的供應(yīng)商退出信息共享平臺，工作小組成員可在平臺上發(fā)布和獲取與供應(yīng)商退出相關(guān)的信息，包括工作安排、文件資料、溝通記錄等。確保各成員能夠及時了解工作動態(tài)，提高工作效率和協(xié)同性。3.對外溝通統(tǒng)一口徑為避免因信息不一致給供應(yīng)商和酒店帶來不必要的困擾，在與供應(yīng)商及外部相關(guān)方溝通時，工作小組應(yīng)統(tǒng)一對外溝通口徑。所有涉及供應(yīng)商退出的重要信息發(fā)布，需經(jīng)過工作小組負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。五、風(fēng)險防范與應(yīng)急處理1.風(fēng)險評估在啟動供應(yīng)商退出流程前，退出工作小組應(yīng)對可能出現(xiàn)的風(fēng)險進(jìn)行全面評估。風(fēng)險評估內(nèi)容包括但不限于供應(yīng)中斷風(fēng)險、質(zhì)量問題風(fēng)險、法律糾紛風(fēng)險、輿論風(fēng)險等。根據(jù)評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。2.供應(yīng)中斷風(fēng)險應(yīng)對-對于因供應(yīng)商退出可能導(dǎo)致的供應(yīng)中斷風(fēng)險，采購部門應(yīng)提前與其他潛在供應(yīng)商進(jìn)行溝通，尋找替代供應(yīng)商。在確定替代供應(yīng)商后，盡快完成樣品測試、合同簽訂等前期準(zhǔn)備工作，確保在原供應(yīng)商退出后能夠及時實現(xiàn)無縫對接，保障酒店的正常運(yùn)營。-同時，合理調(diào)整庫存策略，適當(dāng)增加部分關(guān)鍵物資的庫存水平，以應(yīng)對可能出現(xiàn)的供應(yīng)延遲情況。3.質(zhì)量問題風(fēng)險應(yīng)對若供應(yīng)商退出過程中涉及產(chǎn)品質(zhì)量問題，質(zhì)量監(jiān)督部門應(yīng)加強(qiáng)對庫存產(chǎn)品的檢驗和監(jiān)測。對于存在質(zhì)量隱患的產(chǎn)品，及時采取封存、召回等措施，避免給酒店和客戶帶來損失。同時，與供應(yīng)商協(xié)商解決質(zhì)量問題的賠償事宜，若協(xié)商不成，依法追究供應(yīng)商的責(zé)任。4.法律糾紛風(fēng)險應(yīng)對法務(wù)部門在整個供應(yīng)商退出過程中提供全程法律支持。對合同解除、賬務(wù)結(jié)算等關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行法律審查，確保酒店的行為合法合規(guī)。若與供應(yīng)商發(fā)生法律糾紛，法務(wù)部門應(yīng)及時收集證據(jù)，制定訴訟策略，積極維護(hù)酒店的合法權(quán)益。5.輿論風(fēng)險應(yīng)對酒店公關(guān)部門負(fù)責(zé)關(guān)注供應(yīng)商退出可能引發(fā)的輿論動態(tài)。制定相應(yīng)的輿情應(yīng)對預(yù)案，一旦出現(xiàn)負(fù)面輿情，及時進(jìn)行回應(yīng)和處理，通過官方渠道發(fā)布準(zhǔn)確信息，引導(dǎo)輿論方向，維護(hù)酒店的良好形象。六、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制酒店審計部門對供應(yīng)商退出管理過程進(jìn)行全程監(jiān)督。檢查退出流程是否符合規(guī)定，各項工作是否按計劃執(zhí)行，資產(chǎn)清理、賬務(wù)結(jié)算等環(huán)節(jié)是否存在違規(guī)操作等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.考核指標(biāo)-對參與供應(yīng)商退出管理工作的各部門和人員制定相應(yīng)的考核指標(biāo)?？己酥笜?biāo)包括工作完成的及時性、準(zhǔn)確性、協(xié)同性等方面。例如，采購部門是否按時完成供應(yīng)商通知、替代供應(yīng)商尋找等工作；財務(wù)部門是