1、68/127正德人壽保險股份有限公司業(yè)務(wù)檔案治理方法（2013 年版）業(yè)務(wù)治理部2013 年 5 月目 錄 HYPERLINK l _TOC_250012 第一章 總則3 HYPERLINK l _TOC_250011 第二章 業(yè)務(wù)檔案治理體制與差不多要求3 HYPERLINK l _TOC_250010 第三章 業(yè)務(wù)檔案分類與作業(yè)規(guī)范4第四章 紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案的整理、裝訂與裝具18 HYPERLINK l _TOC_250009 第五章 紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案編目與檔案盒填寫規(guī)范21 HYPERLINK l _TOC_250008 第六章 業(yè)務(wù)檔案的交接規(guī)范22第七章 業(yè)務(wù)檔案庫房治理23 HYPERLI

2、NK l _TOC_250007 第八章 業(yè)務(wù)檔案的使用25 HYPERLINK l _TOC_250006 第九章 業(yè)務(wù)檔案遺失處理治理28 HYPERLINK l _TOC_250005 第十章 業(yè)務(wù)檔案的鑒定與銷毀29 HYPERLINK l _TOC_250004 第十一章 業(yè)務(wù)檔案耗材的征訂30 HYPERLINK l _TOC_250003 第十二章 電子檔案的治理31第十三章 業(yè)務(wù)檔案的統(tǒng)計治理32 HYPERLINK l _TOC_250002 第十四章 業(yè)務(wù)檔案的考核33第十五章 檔案保密制度35第十六章 業(yè)務(wù)檔案治理人員崗位職責(zé)36 HYPERLINK l _TOC_250

3、001 第十七章 附則37 HYPERLINK l _TOC_250000 第十八章 附件38第一章 總則第一條 工作服務(wù)華人民和國法中華民共國檔案 檔案治理工作的實際特點，特制定本方法。第二條 本方法所稱業(yè)務(wù)檔案是指客戶在投保過程中和保險公司 崗處集中統(tǒng)一治理。第三條 公司各相關(guān)部門和分支機構(gòu)須嚴格遵照本方法，處理日 方法為準。第二章 業(yè)務(wù)檔案治理體制與差不多要求第四條 各分公司業(yè)務(wù)治理部門須在二級機構(gòu)和三級機構(gòu)分不設(shè) 求及公司人力資源打算，安排專人負責(zé)。第五條 各類業(yè)務(wù)檔案必須由生成崗整理完畢后，定期移交本機 求，如有變化總公司將另行通知統(tǒng)一處理。第六條 業(yè)管部各崗位人員必須保證整理好本崗

4、位的檔案，不得完整和準確。第七條 公司全體業(yè)管部職員均對業(yè)務(wù)檔案負有愛護和保密的職大使用范圍，泄露檔案內(nèi)容。第三章 業(yè)務(wù)檔案分類與作業(yè)規(guī)范第八條 我公司業(yè)務(wù)治理部檔案類型具體分為承保檔案、保全檔 案、理賠檔案、咨詢、投訴、電話協(xié)辦等涉及業(yè)管部工作的其它業(yè)務(wù)其中，檔案歸檔最小單位為份，一盒為一卷。第九條 承保檔案（一）釋義 承保檔案指投保人向保險人提出投保要約直至締結(jié)保險合同或保險人就投保要約做出拒保、延期等結(jié)論的過程中形成的文件材料。（二）承保檔案的歸檔范圍及排列順序如下： 1.個人人身保險單（主單）2.投保單3.被保險人清單（限團險）4.產(chǎn)品講明書5.業(yè)務(wù)員報告書6.承保前要約7.核保審批類

5、文件8.體檢報告類文件（包括但不限于病歷）業(yè)余愛好問卷等10.生存調(diào)查類文件，如：生存調(diào)查通知書、生存調(diào)查問卷、生 存調(diào)查報告11.各類通知書，如：核保通知書、補充材料通知書等12.客戶身份類文件（如投保人身份證復(fù)印件、被保險人身份證 復(fù)印件）13.信息變更類文件14.承保前撤單類文件15.首期收費憑證16.自動轉(zhuǎn)賬授權(quán)書17.其他材料（三）承保檔案歸檔規(guī)范案每100份歸為一卷，個險渠道承保檔案每50份歸為一卷，一卷上 下浮動不得超過20%。2.承保檔案須依照規(guī)則統(tǒng)一編碼。承保檔案編碼由業(yè)務(wù)類型代 號 5 個部分組成。其中承保業(yè)務(wù)類型代碼可分為：YC銀郵渠道承 保檔案、GC個險渠道承保檔案、T

6、C團險渠道承保檔案。例如歸檔號 YC-8611002012001001 表示為北京分公司營業(yè)本部 銀保渠道承保檔案2012 年第1 卷第1 卷冊內(nèi)案卷編號可簡寫為歸檔號的后六位，即在該份檔案右上角 標注三位卷冊流水號和三位卷內(nèi)流水號，以便于日常檔案整理工作。3.各級機構(gòu)業(yè)管人員須保證檔案資料的準確性，嚴格按照掃描順 序進行裝訂歸檔并打印卷內(nèi)目錄，承保檔案對應(yīng)目錄格式及填寫要求 詳見附件 1-2。打印生成的目錄與歸檔資料案卷的收卷內(nèi)容和排列順 序核對無誤后，放在承保檔案卷首。卷尾處增加業(yè)務(wù)檔案備考表（詳見附件，據(jù)實填，放案盒中架保。4.三級機構(gòu)業(yè)管人員將整理好的案卷定期移交所在機構(gòu)檔案管理崗具交

7、接可依據(jù)際業(yè)而定但每月移交一， 移交清單（詳見附件 7）上簽字；三級機構(gòu)檔案治理崗每季度向二 接登記詳見件8）簽字對誤的案，退新處理。5.紙質(zhì)承保檔案資料保存期限為保險合同終止之日起10 年。（四）保險合同送達回執(zhí)的歸檔規(guī)范1.各級機構(gòu)業(yè)管人員應(yīng)對當(dāng)日生成保單送達回執(zhí)進行回執(zhí)回銷 和歸檔，相同時刻段內(nèi)不同渠道的回執(zhí)能夠放在同一檔案盒中，每 200 份歸為一卷，一卷上下浮動不得超過20%。的業(yè)務(wù)代碼HZ、六位機構(gòu)代碼、檔案生成年份、三位卷冊流水號、 三位卷內(nèi)流水號5 個部分組成。例如歸檔號 HZ-8611002012001001 表示為北京分公司營業(yè)本部 回執(zhí)檔案2012 年第1 卷第1 份，具

8、體編碼構(gòu)成如下圖所示：卷冊內(nèi)案卷編號可簡寫為歸檔號的后六位，即在該份檔案右上角 標注三位卷冊流水號和三位卷內(nèi)流水號，以便于日常檔案整理工作。3.各級機構(gòu)業(yè)管人員須保證檔案資料的準確性，嚴格按照掃描順詳見附件核無后放回執(zhí)檔卷尾處增務(wù)案備考（詳 見附件并據(jù)填寫，入檔中上架存。4.三級機構(gòu)業(yè)管人員將整理好的案卷定期移交所在機構(gòu)檔案管 理崗具交接可依據(jù)際業(yè)而定但每月移交一， 移交清單（詳見附件 7）上簽字；三級機構(gòu)檔案治理崗每季度向二 接登記詳見件8）簽字對誤的案，退新處理。5.保險合同送達回執(zhí)的檔案保存期限為保險合同終止之日起 6年。（五）卡折式保單的歸檔規(guī)范 1.各級機構(gòu)業(yè)管人員應(yīng)對當(dāng)日承保的卡折

9、式保單進行打印掃描并立案，每 100 份歸為一卷，一卷上下浮動不得超過 20%。 碼KD、六位機構(gòu)代碼、檔案生成年份、三位卷冊流水號、三位卷內(nèi) 流水號5 個部分組成。例如歸檔號 KD-8611002012001001 表示為北京分公司營業(yè)本部 卡單檔案2012 年第1 卷第1 份，具體編碼構(gòu)成如下圖所示：卷冊內(nèi)案卷編號可簡寫為歸檔號的后六位，即在該份檔案右上角 標注三位卷冊流水號和三位卷內(nèi)流水號，以便于日常檔案整理工作。寫要求詳見附件1-2。打印生成的目錄與歸檔資料案卷的收卷內(nèi)容和 考表（詳附件，并據(jù)填寫入檔案中上存。4.三級機構(gòu)業(yè)管人員將整理好的案卷定期移交所在機構(gòu)檔案管 理崗具交接可依據(jù)際

10、業(yè)而定但每月移交一， 移交清單（詳見附件 7）上簽字；三級機構(gòu)檔案治理崗每季度向二 接登記詳見件8）簽字對誤的案，退新處理。5.卡折式保單的檔案保存期限為保險合同終止之日起6年。 第十條 保全檔案（一）釋義 保全檔案是指保險人為了維持人身保險合同的持續(xù)有效,依照保險合同條款約定及客戶要求而提供的一系列保單服務(wù)過程中形成的 文件材料。（二）保全檔案的歸檔范圍及排列順序如下： 1.批單（業(yè)務(wù)留存頁）2.收/付費通知書3.申請書類文件件的保全項目）5.客戶身份證明類文件6.領(lǐng)款/付款憑證，如：銀行賬戶復(fù)印件、賬戶所有人身份證復(fù) 印件等7.授權(quán)書類文件，如:獨立授權(quán)托付書、自動轉(zhuǎn)賬授權(quán)書、受托 人身份

11、證明等8.電話回訪表9.最近一期保險費收費憑證10.證明類文件,如:監(jiān)護關(guān)系證明、死亡證明等11.各類情況講明及案件審批文件12.確認書類文件,如:保險合同效力通知書等13.體檢報告書14.問卷類文件,如:補充告知問卷、業(yè)務(wù)員告知書等15.清單類文件16.其他材料,如:保全業(yè)務(wù)資料交接憑證等（三）保全檔案的歸檔規(guī)范人員依照系統(tǒng)所生成檔案目錄進行排序、整理、立卷，每50份為一 卷，一卷上下浮動不得超過20%。位卷內(nèi)流水號6期兩個類型，分不以字母P、S為代碼。例如歸檔號 GB-S8611002012001001 表示為個/銀渠道保全業(yè)務(wù) 北京分公司營業(yè)本部2012年第1卷第1份保存期限為短期的保全

12、檔 案，具體編碼構(gòu)成如下圖所示：卷冊內(nèi)案卷編號可簡寫為歸檔號的后六位，即在該份檔案右上角 標注三位卷冊流水號和三位卷內(nèi)流水號，以便于日常檔案整理工作。求詳見附件 4- （詳見附件，據(jù)實填，放案盒中架保。4.三級機構(gòu)業(yè)管人員將整理好的案卷定期移交所在機構(gòu)檔案管 理崗具交接可依據(jù)際業(yè)而定但每月移交一， 移交清單（詳見附件 7）上簽字；三級機構(gòu)檔案治理崗每季度向二 接登記詳見件8）簽字對誤的案，退新處理。類型具劃分保全案保期限一表詳附件0不 同保存期限的檔案分不歸檔存放。第十一條 理賠檔案（一）釋義 給付義務(wù)過程中形成的文件。（二）理賠檔案的歸檔范圍及排列順序如下：1.理賠申請書2.理賠申請材料簽收

13、單3.理賠案件審核報告4.理賠調(diào)查通知及報告書5.核保/保全/法務(wù)會簽申請及回復(fù)6.理賠計算書7.理賠給付批注及清單8.通融/和解賠付通知書9.拒賠/解約通知書10.理賠領(lǐng)款通知書及批單11.保單原件/復(fù)印件12.各種證明材料以及單據(jù)13.合議筆錄14.呈報文件及批復(fù)15.各種訴訟資料16.出險人/受益人/申請人身份證明資料17.授權(quán)托付書18.其他19.理賠材料退回領(lǐng)取確認書（三）理賠檔案歸檔規(guī)范賠檔案目錄順序進行裝具，每卷的裝具數(shù)量依實際情況而定。碼 LP、六位機構(gòu)代碼、檔案生成年份、三位卷冊流水號、三位卷內(nèi) 流水號5 個部分組成。例如歸檔號 LP-8611002012001001 表示為

14、北京分公司營業(yè)本部 理賠檔案2012 年第1 卷第1 份，具體編碼構(gòu)成如下圖所示：卷冊內(nèi)案卷編號可簡寫為歸檔號的后六位，即在該份檔案右上角 標注三位卷冊流水號和三位卷內(nèi)流水號，以便于日常檔案整理工作。3.各級機構(gòu)業(yè)管人員須保證檔案資料的準確性，嚴格按照掃描順 序進行裝訂歸檔并打印卷內(nèi)目錄，理賠檔案的對應(yīng)目錄格式及填寫要 求詳見附件 6。打印生成的目錄與歸檔資料案卷的收卷內(nèi)容和排列順 序核對無誤后，放在理賠檔案卷首。卷尾處增加業(yè)務(wù)檔案備考表（詳見附件 9）并據(jù)實填寫，放入檔案盒中上架保存。 4.三級機構(gòu)業(yè)管人員將整理好的案卷定期移交所在機構(gòu)檔案管理崗具交接可依據(jù)際業(yè)而定但每月移交一， 移交清單（

15、詳見附件 7）上簽字；三級機構(gòu)檔案治理崗每季度向二 接登記詳見件8）簽字對誤的案，退新處理。5.紙質(zhì)理賠檔案資料保存期限為保險合同終止之日起6 年。 第十二條 電話服務(wù)檔案（一）釋義 電話服務(wù)檔案分為呼入類和呼出類兩大類。呼入類業(yè)務(wù)包含咨詢、投訴兩種；呼出類業(yè)務(wù)包含回訪一種。（二）電話服務(wù)檔案的歸檔范圍及排列順序如下：1.理賠報案登記表（印刷品）2.咨詢協(xié)辦單（印刷品）3.電話咨詢月報表（電子版打印）4.條款咨詢月報表（電子版打印）5.其它從咨詢件發(fā)生到結(jié)案涉及的單證、文件等資料6.咨詢半年、年度分析報告7.投訴工作月報表（電子版打印）8.投訴協(xié)辦單（電子版打印）9.其它在投訴案件從發(fā)生到結(jié)案

16、的單證、文件資料10.投訴半年、年度分析報告11.電話新單回訪事項流轉(zhuǎn)表（電子版打印、簡稱協(xié)辦單）12.回訪月報表（電子版打印）13.拒訪講明人員名單（電子版打印）14.信函回訪人員名單（電子版打印）15.退保人員名單（電子版打印）16.上門回訪人員名單（電子版打印）17.個險新契約回訪問題件回復(fù)表（電子版打印）18契約訪機問題件復(fù)表郵專（子版印）19.客戶聯(lián)系方式確認函（電子版打印）20.信函回訪問卷（電子版打印）21.上門回訪問卷（電子版打印）22.投保時、后客戶出具的拒訪講明23.情況講明等其他資料（電子版打印）24.保全變更登記表（電子版打印）25.回訪半年、年度分析報告（三）電話服務(wù)

17、檔案歸檔規(guī)范 理賠案登表。年度填*年度。 填寫“話服詢類（相關(guān)表。度欄寫*度。辦登記（附月報。年填寫*年度。.將個險新契約回訪問題件回復(fù)表（電子版打印、新契約回訪 機構(gòu)問件回（銀郵用（電版打戶聯(lián)方式確函（電子打函回訪（電版打上回問（電子 版打投時后客戶具的講明情講電子版印）服務(wù)回類件相關(guān)證。年欄填*年。檔案盒皮檔型欄填“電服回訪類保全相關(guān)單訪協(xié)辦及相證年度寫*年度。一級檔案類型碼二級檔案類型碼講明51電話服務(wù)咨詢類52電話服務(wù)投訴類53一級檔案類型碼二級檔案類型碼講明51電話服務(wù)咨詢類52電話服務(wù)投訴類53電話服務(wù)回訪類例如8600510010001例如在電話服務(wù)咨詢類中每月會同時生成3水順序

18、排列即可。如2012年9月整理裝訂的8月電話服務(wù)檔案：歸檔號類不8600510010001電話服務(wù)咨詢類理賠報案登記表8600510010002電話服務(wù)咨詢類電話受理登記表（附相關(guān)月報表）8600510010003電話服務(wù)咨詢類咨詢協(xié)辦單第十三條 其它業(yè)務(wù)檔案報檔案等。治理。第四章 紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案的整理、裝訂與裝具 第十四條 紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案整理的質(zhì)量要求碳復(fù)寫業(yè)務(wù)留存聯(lián)、熱敏傳真件須復(fù)印后入卷。第十五條 紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案的裝訂方法靈活選取裝訂方式。具體如下：行逐頁粘貼，一份一粘貼。在案卷背面中孔處結(jié)扣。料訂好，移交檔案室后，檔案治理員用長尾票夾將每卷資料夾好。第十六條 紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案裝訂的具體要求 在裝

19、訂業(yè)務(wù)檔案時，按照以下要求進行操作：等，使裝訂出的檔案案卷保持平坦、結(jié)實、整齊。倒頁的現(xiàn)象。等資料案卷，要加寬邊、裱糊，不能阻礙閱讀。卷宗封皮。定期進行銷毀，以節(jié)約檔案存放空間。第十七條 專門資料檔案的裝訂處理（一）除單獨歸檔的交接清單等資料外，關(guān)于其他所有小于 A4 粘貼，版心尺寸為 155mm190mm，并留有裝訂線。理賠材料中如有 熱敏紙，不能直接歸檔，應(yīng)復(fù)印后將復(fù)印件歸檔。（二）關(guān)于大于 A4 規(guī)格用紙的文件、圖表等歸檔資料，在裝訂 A4紙的規(guī)格和要求折疊壓平。 資料折疊的具體要求為：與 A4 規(guī)格用紙一樣寬，但比較長的文件、 圖表等資料，要上對齊，從下向上折；與 A4 規(guī)格用紙一樣長

20、，但比 較寬的文件、圖表等資料，要左對齊，從右向左折；既比 A4 規(guī)格用 A4先從下向上折、再從右向左折。治理崗以200頁為單位直接裝訂成冊，統(tǒng)一保存?zhèn)洳椤５谑藯l 紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案的裝具既不白費有效間又幸免案盒擁擠給詢和帶來不。第五章 紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案編目與檔案盒填寫規(guī)范第十九條 各機構(gòu)檔案生成崗應(yīng)依據(jù)當(dāng)日的歸檔資料按照規(guī)定的 后，置于案卷首頁與案卷資料一并歸入檔案盒。第二十條 檔案盒的填寫規(guī)范（一）檔案盒封面的填寫規(guī)范1.起止編號：填寫該盒內(nèi)案卷歸檔號的起止編號2.檔案類型：承保檔案、保全檔案、理賠檔案等3.保管期限：依據(jù)檔案保存期限填寫4.年度：盒內(nèi)檔案的生成年度5.案卷（盒）號：填寫卷冊流水號

21、6.本卷（盒）件數(shù)：填寫本盒內(nèi)檔案數(shù)量7.備注：依照實際情況填寫8.全宗號：填寫機構(gòu)代碼9.目錄號：填寫業(yè)務(wù)類型代碼 檔案盒封面的填寫示范(詳見附件（二）檔案盒脊的填寫規(guī)范1.起止編號：填寫該盒內(nèi)案卷歸檔號的起止編號2.全宗號：填寫機構(gòu)代碼3.檔案生成時刻：填寫盒內(nèi)檔案的生成的起止時刻4.目錄號：填寫業(yè)務(wù)類型代碼5.檔案類不：承保檔案、保全檔案、理賠檔案等6.保管期限：依據(jù)檔案保存期限填寫7.年度：盒內(nèi)檔案的生成年度8.案卷（盒）號：填寫卷冊流水號 檔案盒填寫（詳見附件2。第六章 業(yè)務(wù)檔案的交接規(guī)范第二十一條 已整理并入盒的業(yè)務(wù)檔案，由各系列人員及時移交 到檔案治理崗處。其交接具體要求如下：案

22、的交接工作應(yīng)分開進行。存在。填寫業(yè)務(wù)檔案交接登記表（見附件8），并由移交人和接 收人簽字。新移交。第二十二條 已移交到檔案治理人員處的業(yè)務(wù)檔案，由檔案治理 得有涂改、修改等現(xiàn)象。第七章 業(yè)務(wù)檔案庫房治理 第二十三條 業(yè)務(wù)檔案庫房的選址及治理要求（一）嚴格執(zhí)行分公司檔案集中制的治理模式。（二）分公司檔案治理室須由分公司直接治理并負責(zé)。時效、業(yè)務(wù)檔案庫房所在地省級地理位置及交通便利條件等諸多因 素。分公司業(yè)務(wù)治理部治理。第二十四條 業(yè)務(wù)檔案入庫保存注意事項型等信息，以便于上架擺放及查詢。4個 放，以保證檔案存放條理清晰、整潔有序。架保管，在排列上架時，自左向右，自上而下排列。（四各分司關(guān)于已滿2的

23、短全檔應(yīng)獨封存放。 檔案箱由各分公司向總公司作為檔案耗材統(tǒng)一征訂，5卷為1格為：長26.5CM，寬31CM，高22.5CM。理方法重新整理成冊，短期保全檔案封箱存放。第二十五條 業(yè)務(wù)檔案庫房治理制度保存的完整、安全，須由專人負責(zé)，做好檔案庫房的治理工作。（二）非檔案治理人員不得隨意進入檔案庫房。跡象。（四）庫房的大小應(yīng)與業(yè)務(wù)檔案的數(shù)量增長相適宜，符合抗震、 防霉、防強光等差不多要求，保持庫房溫度操縱在 1424，相對濕 度操縱在4560。際情況考慮將業(yè)務(wù)檔案交與本地專業(yè)的檔案館保管。做好保衛(wèi)、保密工作，嚴防任何盜竊和破壞檔案資料的事件發(fā)生。簽收手續(xù)應(yīng)該嚴格、清晰、細致、責(zé)任分明。錄，發(fā)覺問題及

24、時處理。第八章 業(yè)務(wù)檔案的使用第二十六條 查閱、調(diào)閱業(yè)務(wù)檔案要嚴格執(zhí)行審批和登記制度， 業(yè)務(wù)工作服務(wù)。第二十七條 業(yè)務(wù)檔案的查閱制度（一）業(yè)務(wù)檔案查閱，優(yōu)先查閱電子影像檔案，以愛護原始業(yè)務(wù) 檔案。（二）公司內(nèi)勤職員查閱原始業(yè)務(wù)檔案，需填寫業(yè)務(wù)檔案查閱 登記（見附件（三）查閱原始業(yè)務(wù)檔案時，只限在業(yè)務(wù)檔案室內(nèi)閱讀。原則上不同意業(yè)務(wù)人員及外單位人員查閱。（四）業(yè)務(wù)人員如有專門情況需要查閱本人客戶原始業(yè)務(wù)檔案， 需填寫業(yè)務(wù)檔案查閱審批單（詳見附件 3，寫明查閱內(nèi)容及用 務(wù)檔案查閱登記表上予以登記記錄。（五）外單位人員查閱業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)持所在單位介紹信，并填寫業(yè)務(wù)檔案查閱審批單，寫明查閱內(nèi)容及用途，經(jīng)該

25、機構(gòu)業(yè)務(wù)治理 在業(yè)務(wù)檔案查閱登記表上予以登記記錄。（六）司法機關(guān)查辦案件需要查閱業(yè)務(wù)檔案時，應(yīng)持區(qū)、縣級以 上司法機關(guān)的公函或介紹信，并填寫業(yè)務(wù)檔案查閱審批單，寫明 以登記記錄。（七）查閱業(yè)務(wù)檔案案卷時，要保持完整清潔，嚴禁私自拆卷、 勾劃、涂改、抄寫、復(fù)印、將檔案原件抽出借走等行為。（八）依照實際業(yè)務(wù)需求情況，查閱人假如需要復(fù)印業(yè)務(wù)檔案， 注。第二十八條 業(yè)務(wù)檔案的調(diào)閱制度（一）電子影像檔案不提供調(diào)閱。及外單位人員不得調(diào)閱原始業(yè)務(wù)檔案案卷資料。（三內(nèi)勤員調(diào)業(yè)務(wù)檔須填務(wù)檔案閱審單（詳 附件，并經(jīng)機構(gòu)業(yè)治理理簽字意，進行調(diào)閱。 調(diào)閱時，調(diào)閱人員填寫業(yè)務(wù)檔案調(diào)閱登記表（詳見附件 6，檔并在卷內(nèi)備考

26、表中進行備注。調(diào)閱檔案案卷資料限期 24 小時內(nèi)歸還 請表（詳見附件 7，經(jīng)該機構(gòu)業(yè)務(wù)治理部經(jīng)理簽字同意后，方可 續(xù)借歸還期不得超過小時。禁抄寫、復(fù)印或轉(zhuǎn)借他人。審批后，按規(guī)定追究相關(guān)人員責(zé)任。可離開。第九章 業(yè)務(wù)檔案遺失處理治理第二十九條 為加強對業(yè)務(wù)檔案進行系統(tǒng)地治理，提升對檔案遺 失等突發(fā)事件的應(yīng)對能力，特此對業(yè)務(wù)檔案遺失處理方法進行講明。第三十條 檔案責(zé)任人（一）釋義 檔案責(zé)任人指檔案流轉(zhuǎn)過程中對檔案負有保管責(zé)任的人員。（二）范圍 第三十一條 業(yè)務(wù)檔案遺失上報流程機構(gòu)檔案治理崗應(yīng)在發(fā)覺檔案丟失情況后三個工作日內(nèi)填寫簽 明細表（詳見附件 8，列明遺失檔案內(nèi)容及相關(guān)保單現(xiàn)狀，由機 構(gòu)業(yè)管部

27、負責(zé)人簽字確認后，報告機構(gòu)負責(zé)人及上級業(yè)管部門。第三十二條 業(yè)務(wù)檔案遺失處理流程（一）系統(tǒng)內(nèi)有影像資料的檔案遺失處理流程 失清單明細表，一并存檔。（二）系統(tǒng)內(nèi)無影像資料的檔案遺失處理流程 機構(gòu)簽報一并歸檔。單明細表，上報總公司備案。第三十三條 責(zé)任認定及處理政策，給予相關(guān)責(zé)任人以相應(yīng)處理。理，同時給予機構(gòu)相關(guān)責(zé)任人以相應(yīng)的處理。第十章 業(yè)務(wù)檔案的鑒定與銷毀第三十四條 鑒定工作應(yīng)由總、分公司組成的檔案鑒定小組負責(zé) 毀報告經(jīng)定小及分公負責(zé)業(yè)務(wù)檔處理蹤表（詳 見附件報總司備審批后方可以銷關(guān)于新檔 存滿 6案的拆分工作，并同時對短期保全檔案進行銷毀。第三十五條 銷毀檔案時，應(yīng)指定兩人負責(zé)監(jiān)督銷毀，其中

28、一人銷毀清單應(yīng)按照銷毀時刻順序永久保存?zhèn)洳椤５谑徽?業(yè)務(wù)檔案耗材的征訂第三十六條 業(yè)務(wù)檔案耗材包括檔案盒、檔案裝訂封皮、檔案裝 司檔案治理崗申領(lǐng)。第三十七條 業(yè)務(wù)檔案耗材的征訂應(yīng)遵循成本節(jié)約原則，幸免過準填務(wù)案耗材訂流表（詳附件-申領(lǐng)機部 分及業(yè)務(wù)檔案耗材征訂表（詳見附件 02，上報總公司檔案管 下發(fā)三級機構(gòu)。第十二章 電子檔案的治理第三十八條 電子檔案是指在業(yè)務(wù)處理過程中通過對紙質(zhì)業(yè)務(wù)文 件采取掃描方式而形成的影像類電子文件。第三十九條 電子檔案的治理規(guī)范（一）電子檔案的生成部門應(yīng)為機構(gòu)業(yè)務(wù)治理部相關(guān)作業(yè)人員， 機構(gòu)業(yè)務(wù)治理部應(yīng)負責(zé)對所屬作業(yè)人員進行電子檔案掃描的培訓(xùn)工 作，并負責(zé)牽頭對電

29、子檔案生成設(shè)備，如掃描儀、傳真機等進行定期 調(diào)試、維護，以保證電子檔案生成品質(zhì)。造成電檔案的應(yīng)行人注以確電子留存價。3類文件資 料除外。1.系統(tǒng)生成的作業(yè)批單2.不涉及系統(tǒng)回收和客戶簽署的通知書類檔案3.保險合同正本序進行作業(yè)。（五）關(guān)于所有小于 A4規(guī)格用紙的文件資料，須按照要求先粘 貼在A4A4先按照A4紙的規(guī)格進行折疊，再進行掃描。行掃描作業(yè)。（七由電子具有存成本較低且找方特點， 我公司電子檔案保存期限均為永久保存。第四十條 電子檔案標注規(guī)范（一）關(guān)于身份證件類影像件不清晰的，應(yīng)對姓名、身份證號、 證件有效期進行標注。人姓名、賬號，銀行卡只需標注賬號即可。行標記。并簽字確認。第十三章 業(yè)

30、務(wù)檔案的統(tǒng)計治理 第四十一條 業(yè)務(wù)檔案的統(tǒng)計上報（一）中支業(yè)務(wù)檔案的統(tǒng)計上報 各中支公司檔案治理崗應(yīng)于每月前3案歸檔情況進行統(tǒng)計匯總，同時填寫中支業(yè)務(wù)檔案量統(tǒng)計月報表（詳見附件 21）上報分公司檔案治理崗；每季度前 5個工作日內(nèi)， 1月 15日前，完成對所在機構(gòu)上一年度全年接收檔案的統(tǒng)計匯總，同 時填寫中支業(yè)務(wù)檔案量統(tǒng)計年度報表（詳見附件 21）上報分公 司檔案治理崗。（二）分公司業(yè)務(wù)檔案的統(tǒng)計上報 各分公司檔案治理崗應(yīng)于每月的前5量統(tǒng)計月報表（詳見附件 22），上報總公司檔案治理崗；每季度 前 10 個工作日，完成對上一季度檔案歸檔的統(tǒng)計匯總，填寫分公 司檔案量統(tǒng)計季度報表（詳見附件23），

31、上報總公司檔案治理崗； 每年的 2 月前，完成對所在分公司上一年度全年接收檔案的統(tǒng)計匯 總，填寫分公司檔案量統(tǒng)計年度報表（詳見附件 24），上報總 公司檔案治理崗。第四十二條 檔案治理的年度分析各機構(gòu)檔案治理崗須在每年的2要緊內(nèi)容應(yīng)涵蓋上一年度檔案歸檔情況、檔案耗材的征訂和使用情 為公司檔案治理制度的完善提供合理化建議。第十四章 業(yè)務(wù)檔案的考核第四十三條 業(yè)務(wù)檔案的考核總公司業(yè)務(wù)治理部每年對各分公司業(yè)務(wù)檔案歸檔情況進行考核。 考核以隨機抽樣檢查的方式進行，范圍包括上一年度承保、保全、理 賠業(yè)務(wù)檔案的電子檔案及紙質(zhì)檔案兩個部分，并依照各類型檔案考核要點對抽檢業(yè)務(wù)逐一進行核查，依照核查結(jié)果進行評定

32、。第四十四條 業(yè)務(wù)檔案的考核標準（一）考核比重及抽檢業(yè)務(wù)量務(wù)檔案的考核總分為100分，檔案類型比重依次為：承保30分、保全30分、理賠20分、其他檔案10分、月/季/年檔案量統(tǒng)計報表的上報時效10600.5賠檔案依照分公司實際業(yè)務(wù)量抽取2-5件；其他檔案抽查20件，每件0.5（二）考核判定標準1.電子檔案缺失扣減該案件分值的50%。2.紙質(zhì)檔案缺失扣減該案件分值的50%。3電子案缺錯誤一資料該案件值的0直至扣 完為止。4紙質(zhì)案缺錯誤一資料該案件值的0直至扣 完為止。1天上報扣除22日上報扣除43天上報扣除64天后上報，該項得分為0。（三）考核等級評定 中98分（含）以上為優(yōu)秀，95分（含）以上

33、98分以下為良好，90 分（含）以上95分以下為合格，90分以下為待改善。關(guān)于業(yè)務(wù)檔案考核等級為待改善的機構(gòu)應(yīng)在考核評分通報后一 3個月內(nèi)進行第二 公司通報批判。第十五章 檔案保密制度 第四十五條 保密條例念，同意保密教育與檢查。處理，堵塞一切泄密漏洞。他人員進入，絕密、機密檔案專人單獨保管，隨時檢查。公布檔案中機密內(nèi)容。（五）閱檔時，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，未經(jīng)允許不得復(fù)制、抄寫檔案內(nèi)容。第四十六條 處罰條例告或以上處分。償由此給公司造成的損失，必要時公司將依法追究其法律責(zé)任。第十六章 業(yè)務(wù)檔案治理人員崗位職責(zé) 第四十七條 檔案治理人員要求（一）熱愛檔案工作，忠于職守，努力學(xué)習(xí)保

34、險業(yè)務(wù)和檔案管 理知識，努力提高檔案治理水平，保證檔案治理工作的順利進行。（二）制定檔案工作打算和長遠規(guī)劃，定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工 作情況，提出改進檔案工作的意見、措施。（三）正確處理好使用和保密的關(guān)系，增強保密觀念，堅決執(zhí) 行保密制度，嚴守公司機密，嚴格執(zhí)行借閱、查閱登記制度。（四）關(guān)于檔案的調(diào)借工作，做到提供準確、及時主動，以更 好地為業(yè)務(wù)部門、為客戶服務(wù)。第四十八條 分公司檔案治理崗崗位職責(zé)（一）負責(zé)接收分公司本部以及下屬支公司的業(yè)務(wù)檔案，并根 據(jù)清單進行清點、保管。（二）嚴格遵守檔案庫房治理制度，確保檔案庫房的安全、整潔、有序。（三）負責(zé)檔案的檢索、借閱工作。（四）負責(zé)匯總本機構(gòu)和下設(shè)三

35、級機構(gòu)的檔案耗材需求量，定 期向總公司檔案治理崗申領(lǐng)。（五）負責(zé)業(yè)務(wù)檔案的匯總統(tǒng)計工作，定期向總公司上報分公 司檔案量統(tǒng)計報表以及撰寫檔案治理的年度分析報告。（六）負責(zé)對分公司檔案生成崗相關(guān)人員和中支檔案治理崗的 歸檔工作進行檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)和培訓(xùn)。第四十九條 中支檔案治理崗崗位職責(zé)（一）負責(zé)接收、清點、保管本機構(gòu)其他部門移交的業(yè)務(wù)檔案。（二）負責(zé)定期向所屬分公司檔案治理崗移交業(yè)務(wù)檔案。（三）嚴格遵守檔案庫房治理制度，確保檔案庫房的安全、整 潔、有序。（四）負責(zé)檔案的檢索、借閱工作。（五）負責(zé)業(yè)務(wù)檔案的匯總統(tǒng)計工作，定期向分公司上報本機 構(gòu)的檔案量。第十七章 附則第五十條 正德人壽保險股份有限

36、公司客戶檔案治理暫行方法（正保發(fā)200742 號）、正德人壽保險股份有限公司業(yè)務(wù)檔案管 方法（2013年版）自2013年6月1日起執(zhí)行。第十八章 附件附件1 承保檔案目錄（銀郵）附件2 承保檔案目錄（個險）附件3 回執(zhí)檔案目錄附件4 保全檔案目錄（短期）附件5 保全檔案目錄（長期）附件 6 理賠檔案目錄附件 7 業(yè)務(wù)檔案移交清單附件8 業(yè)務(wù)檔案交接登記表附件 9 業(yè)務(wù)檔案備考表附件10 保全檔案保存期限一覽表附件 11 檔案盒封面的填寫示范附件 12 檔案盒脊填寫示范附件 13 業(yè)務(wù)檔案查閱審批單附件 14 業(yè)務(wù)檔案調(diào)閱審批單附件 15 業(yè)務(wù)檔案查閱登記表附件 16 業(yè)務(wù)檔案調(diào)閱登記表附件 1

37、7 業(yè)務(wù)檔案續(xù)借申請表附件 18 檔案遺失清單明細表附件19 業(yè)務(wù)檔案處理追蹤表附件20-1 業(yè)務(wù)檔案耗材征訂流轉(zhuǎn)表附件20-2 業(yè)務(wù)檔案耗材征訂表附件 21 中支業(yè)務(wù)檔案量統(tǒng)計月報表、 中支業(yè)務(wù)檔案量統(tǒng)計季度報表、 中支業(yè)務(wù)檔案量統(tǒng)計年度報表附件22 分公司檔案量統(tǒng)計月報表附件23 分公司檔案量統(tǒng)計季度報表附件24 分公司檔案量統(tǒng)計年度報表附件 1： 分公司( 中心支公司)承保檔案目錄（銀郵）序號歸檔號掃描時刻投保單號保險單號險種名稱投保人頁數(shù)備注1YC-86110020120010012012-1-111060000011111118600800000111111正德龍盛兩全保險（萬能型）

38、xxx5附件 2： 分公司( 中心支公司)承保檔案目錄（個險）序號歸檔號生效時刻投保單號保險單號險種名稱投保人頁數(shù)備注1GC-86110020120010012012-1-111060000011111118600800000111111正德龍年禧利兩全保險（分紅型）xxx5附件 3： 分公司( 中心支公司)回執(zhí)檔案目錄序號歸檔號回銷時刻投保單號保險單號險種名稱投保人備注1HZ-86110020120010012012-1-111060000019980018600800000111111正德龍盛兩全保險（萬能型）xxx附件 4： 分公司( 中心支公司)保全檔案目錄（短期）序號歸檔號受理時刻業(yè)

39、務(wù)代碼保險單號受理號主險名稱投保人頁數(shù)備注1GB-S86110020120010012012-1-1CT86008000001111116120120427000059正德龍盛兩全保險（萬能型）xxx7附件 5： 分公司( 中心支公司)保全檔案目錄（永久）序號歸檔號受理時刻業(yè)務(wù)代碼保險單號受理號主險名稱投保人頁數(shù)備注1GB-P86110020120010012012-1-1BC86008000001111116120120427000059xxx7附件 6： 分公司( 中心支公司)理賠檔案目錄序號歸檔號受理時刻保險單號賠案號主險名稱被保險人頁數(shù)備注1LP-8611002012001001201

40、2-1-1860080000011111190000011111正德龍盛兩全保險（萬能型）xxx7附件7：業(yè)務(wù)檔案移交清單 年度 分公司( 中心支公司)日期移交崗位檔案類型卷冊數(shù)卷冊號檔案起止歸檔號移交人接收人備注2012-12-23保全崗保全檔案3035-037GB-S8611002012035001GB-S8611002012037050附件8：業(yè)務(wù)檔案交接登記表 年度 分公司日期移交機構(gòu)檔案類型卷冊數(shù)卷冊號檔案起止歸檔號移交人接收人備注2012-12-23齊齊哈爾保全檔案3035-037GB-S8623022012035001GB-S8623022012037050附件 9：業(yè)務(wù)檔案備考

41、表卷內(nèi)簡要情況講明：卷內(nèi)簡要情況講明：立卷人 ：（三級機構(gòu)檔案崗填寫）復(fù)核人：（二級機構(gòu)檔案崗填寫）年月日年月日附件 10：保全檔案保存期限一覽表序號永久保存（P）短期保存(S)1投保人資料變更年金、滿期金給付2投保人重要資料變更紅利領(lǐng)取方式變更3投保人變更部分領(lǐng)取4被保人差不多信息變更紅利領(lǐng)取5被保人重要資料變更解除合同6受益人變更猶豫期內(nèi)退保7客戶國籍變更保單貸款8職業(yè)類不變更保單貸款還款9差不多信息變更備注項保費自墊狀態(tài)變更10摩托車駕駛狀態(tài)變更保費自墊清償11繳費信息變更滿期不續(xù)保申請12年金/滿期金領(lǐng)取方式變更新增附加險13減額交清14保單復(fù)效15保單掛失、解掛16保單補發(fā)17保單遷

42、移18減保（整單同時減）19協(xié)議減保20增補健康告知21社保狀態(tài)更改22協(xié)議退保23公司解約24保單質(zhì)押貸款登記25解除保單質(zhì)押貸款登記26重新出單27保險合同要約確認28保全回退附件 11 ：檔案盒封面的填寫示范起 止 編 號 ：GB-P8611002011001001（至）GB-P8611002011001050檔 案 類 型 ：保全檔案保 管 期 限 ：永久年度：2012案卷（盒）號：001本卷（盒）件數(shù)：50備注：全宗號目錄號案卷（盒）號861100GB001附件 12：檔案盒脊填寫示范公司 LOGO起 止 編 號GB-P8611002011001001至GB-P86110020110

43、010502012.01.042012.01.06全宗號861100目錄號GB檔 案 類 不保全檔案保 管 期 限永久年度2012案卷（盒）號001附件 13：業(yè)務(wù)檔案查閱審批單申請人姓名：單位：聯(lián)系電話：查閱日期：檔案類型：歸還日期：查閱事由：審批意見：序號查閱檔案案卷號份數(shù)件數(shù)經(jīng)辦人備注：附件 14：業(yè)務(wù)檔案調(diào)閱審批單申請人姓名：單位：聯(lián)系電話：調(diào)閱日期：檔案類型：歸還日期：調(diào)閱事由：審批意見：序號調(diào)閱檔案案卷號份數(shù)件數(shù)經(jīng)辦人備注：附件 15：業(yè)務(wù)檔案查閱登記表 年度日期申請單位查閱人查閱檔案案卷號檔案類型歸還日期經(jīng)辦人備注附件 16：業(yè)務(wù)檔案調(diào)閱登記表 年度日期申請單位調(diào)閱人調(diào)閱檔案案卷

44、號檔案類型歸還日期經(jīng)辦人備注附件 17：業(yè)務(wù)檔案續(xù)借申請表申請人姓名：單位：聯(lián)系電話：續(xù)借日期： 至 檔案類型：歸還日期：續(xù)借情況講明：審批意見：序號續(xù)借檔案案卷號份數(shù)件數(shù)經(jīng)辦人備注：附件 18：檔案遺失清單明細表序號檔案類型保單號/投保單號遺失責(zé)任人保單狀態(tài)備注注：保全檔案、理賠檔案填寫保單號；承保檔案填寫投保單號。中支檔案崗：分公司檔案治理崗：中支業(yè)管負責(zé)人：分公司業(yè)管負責(zé)人：中支負責(zé)人：分公司領(lǐng)導(dǎo)簽字：附件 19：業(yè)務(wù)檔案處理追蹤表檔案所在機構(gòu)名稱：檔 案 鑒 定序號檔案類型卷冊數(shù)卷冊號檔案年度保管期限保管時刻鑒定結(jié)果鑒定負責(zé)人簽字：鑒定時刻：分 公 司 意 見處理意見：分公司領(lǐng)導(dǎo)簽字：

45、檔 案 銷 毀銷毀情況：監(jiān)督情況：銷毀人簽字：銷毀日期：監(jiān)督銷毀人簽字：附件20-1：業(yè)務(wù)檔案耗材征訂流轉(zhuǎn)表 年度總公司檔案崗填寫發(fā)放季度：申領(lǐng)機構(gòu)：物品名稱實發(fā)數(shù)量檔案盒個檔案裝訂封皮張其他（單位）審核意見：實發(fā)人：發(fā)貨時刻：特不講明：機構(gòu)檔案崗填寫物品名稱實收數(shù)量檔案盒個檔案裝訂封皮張其他（單位）備注：接收人：接收日期：業(yè)務(wù)檔案治理方法附件20-2：業(yè)務(wù)檔案耗材征訂表 年度申領(lǐng)機構(gòu)：申領(lǐng)季度：崗位物品名稱上季征訂量上季實際業(yè)務(wù)量上季實際使用量季末結(jié)余量本季可能業(yè)務(wù)量本季打算使用量本季征訂量保全檔案盒其他契約檔案盒其他理賠檔案盒檔案裝訂封皮其他其他檔案盒其他檔案治理員：申領(lǐng)時刻：業(yè)管經(jīng)理：批準時刻：60 / 64業(yè)務(wù)檔案治理方法附件 21： 中支業(yè)務(wù)檔案量統(tǒng)計月報表 年 月序號檔案類型碼檔案類型本月新增案卷數(shù)本年內(nèi)截至上月案卷數(shù)存量年度累計案卷存量1YB承保512202325352GB保全1535503LP理賠189合計數(shù)52820662594填表人： 中支業(yè)務(wù)檔案量統(tǒng)計季度報表 年 月序號檔案類型碼檔案類型本季新增案卷數(shù)本年截至上季度案卷數(shù)存量年度累計案卷存量1YB承保512202325352GB保全1535503LP理賠189合計數(shù)52820662594填表人： 中支業(yè)務(wù)檔案量統(tǒng)計年度報表 月序號檔案類型碼檔案類型本年度新增案卷數(shù)截至上年度末累積案卷