1、采購作業的基本流程綜述采購作業的起點是擬定采購訂單說明書，詳細描述企業的要求，接著是按訂單說明書的要求來選擇供貨商，與供貨商就采購合同進行談判，達成協議后，發出訂購單，一項采購作業基本完成。一、擬定訂單說明書 功能規格說明功能規格說明即物料必須滿足企業需求。使用功能規格說明的優點如下：*潛在的供應商不會被埋沒；*新技術及采購人員不熟悉的技術會被使用。*最主要的是可以以此創建一個標準，所有的概念都將以它為標準進行評價。 詳盡的技術規范指物料的技術性能與特征。通常被詳細地繪制在技術圖紙和用來監控供應商的活動的行動計劃中。為避免規范過細導致說明太多，操作起來困難而效率低下，我建議你采用有如下內容的訂

2、單說明書：質量標準：描述物料如何交付（是否有質量證書）和物料要滿足什么技術規范和標準。物流標準：說明需要的數量和交貨時間。維修要求：描述物料如何由供應商進行維修和服務，將來是否需要供應備件。 法律和環境要求：決定了物料和生產兩方面都必須服從健康、安全和環境法規。 目標預算：說明了在什么樣的財務限制內，可能發現由未來的供應商提出的解決方案。總之，通過擬定訂單說明書，目的在于：*確定明確的功能、技術、物流和維修說明書。*防止只使用供應商或某一品牌產品的規范說明保持在供應商選擇的可能性上的開放。*將被核準的規格的改變，用明確的程序記錄在案。*確定一個明確的樣品檢查程序。*確定一個明確的方法使得買賣雙

3、方能夠檢查產品質量。*（如果可能）確定一個總成本分析或計算方法，用于評估。二、選擇供應商 步驟如下：*決定外購的方法。*供應商資格認定 和確定投標人名單。*為報價申請和收到的標書分析做準備。*評價供應商。以訂單說明書為基礎，總結提出報價的供應商應該滿足的資格預審要求。將那些顯示可能從事此項報價的供應商列入初始競標者名單。確認三五個向其詢價。收到報價單后，采購部門應該出具供應商選擇建議書，它包括：A 選擇某一供應商的決定；B 優先的評級方案；C 優先被考慮的報價單等。最后對確定的供應商和采購的物料進行風險分析，甚為關鍵。A 技術風險：指的是管理的適用性、專業化和生產手段，被討論公司的工具和檢測設

4、備，這關系到供應商能否按照協商的條款提供物料和服務。B 質量風險：指的是公司大體上的質量管理，特別是被討論的項目的質量控制體系。C 財務風險：指的是在此項目期間公司被認為能夠完善并有效運作的程度。其中較為重要的是：財務狀況、投資彈性和在不久將來的固定財務狀況。最后選擇一個或以上供應商與他就產品和服務進行談判，沒有被選中的供應商應通知并說明他們的標書被拒絕的原因。總之，在選擇供應商時，應：確定最適當的外包方式，總包還是分包，確定是使用固定成本合同、成本補償合同或單位價格合同。通過資格預審程序確認可靠的供應商。通過制定報價單的要求使得報價單的收到與對比成為可能。以相同的態度處理來自供應商對信息的需

5、求；為項目小組與供應商之間的信息溝通開辟渠道。和使用者密切合作對報價書不偏不倚的分析，清楚區分技術評價和商業評價。三、采購合同談判采購合同必須與采購政策、公司文化、市場情況、物料特征等相適應，談判通常涉及以下內容：1、 交貨價格和條件*固定價格加激勵報酬。這種類型的合同是用獎金激勵供應商以超出協議的標準完成工作，與提前交貨、更佳的交貨保障和超出協議規定的質量性能有關。*成本加利潤合同*成本加補償合同*價格調整合同，主要用于交貨期長、加工特殊、原材料價格波動頻繁等。后三者少用。2、 付款條件通常可取的付款條件以供應商履約為基礎。例如，工作完成25%付款20%，以此類推。最后留5%10%的款項在完

6、全肯定設備確實正常運轉和購買的服務到位的情況下才支付。預付款最好能夠以銀行擔保抵補，這能夠讓供應商允許履行他的職責。這樣銀行擔保完全能夠抵補預付的金額并且在銀行擔保相關部分的供貨期內也是有效的。如有可能，控股公司的公司擔保也可滿足要求。3、 罰款條款和保證條件采購合同規定供應商所交物料必須：*質量優良 完全與約定的要求、規范、條件、圖紙、樣品一致，并且完全適用于預期用途。*全新無缺陷 物料的制造必須使用質量優良、適當的新原料和一流的技術、專業人員。*滿足供應商所在國的法律和政府法規，并且產品和產品的使用不包含對任何人員、財產、環境的健康或安全的危險。如果沒有達到合同規定的性能，首先要討論糾正措

7、施。這些措施最后也期不到適當的效果，那就要由供應商補償總的成本。這個程序在合同條款和條件中必須一致。因此，罰款條款并不能為執行或交付階段發生的問題提供解決辦法；但至少他們可以限制后來由此引起的損害。將供應商所交付的產品的可靠性和可以勝任的運行負有責任的期限在合同標明也十分重要。通常規定12個月的保質期，生效日一般是投入使用的日期，也可以是交貨日期。4、 其他協議*保險和安全規則*權利與義務的轉移*向第三方轉包*交貨條件等。四、發出訂購單通常合同就是購貨訂單，有時候，購買方會就滾動式合同進行談判，包括較長時間內所需要的材料。購貨訂單會按照合同發出，訂約和訂購是獨立進行。以上為采購作業流程簡述。供

8、應商的評審與監控1、 供應商的評審程序* 成立評審小組 對合格的供應商的各項資格或條件進行評審。成員可包括采購、工程、生產、質檢、財務及公關部門等。* 決定評審項目 由于供應商之間的條件可能互有雷同，因此，必須采用客觀的評審項目，作為選拔合格供應商的依據。包括如下內容：A. 一般經營狀況：企業成立的歷史；負責人的資歷；登記資本額；員工人數；完工記錄及實績；主要客戶；財務狀況；營業執照；B. 供應能力：生產設備是否新穎；生產能量是否已充分利用；廠房空間是否足夠；工廠地點是否鄰近買方。C. 技術能力：技術是自行開發或依賴外界；有無國際知名機構技術合作；現有產品或樣品的技術評估；技術人員人數及受教育

9、程度。D. 管理制度的績效：生產作業是否順暢合理，產出效率如何；物料管制流程是否已電腦化，生產計劃是否經常改變；E. 品質能力：品質管制制度的推行是否落實，是否可靠；有無品質管制手冊；是否訂有品質保證的作業方案；有無政府機構的評鑒等級。* 設定評審項目的權數針對每個評審項目，權衡彼此的重要性，分別給予不同的權數。不過，無論評審項目多少各項目權數的總和必定是1或100%。* 合格供應商的分類分級 按供應的專業予以分類。分級系將各類合格供應商按其能力劃分等級。分類的目的是避免供應商包辦各種采購物件，預防外行人做內行事；分級的目的是防止供應商大小通吃，便于配合采購的需求，選擇適當的供應商。2、 供應

10、商的評審管理評審管理的實施執行由評審小組負責，定期對供應商進行復核、評審；更新合格的供應商名錄并提供給財務部。*作業流程：供應商基本資料調查表登陸合格供應商名稱 初次評審 不合格 合格禁止交易繼續交易定期評估 差整改、有條件供應合格 不理想 * 作業原則：A. 原輔料采購、產品外協加工、設備采購的作業都需先對供應商進行評估、選擇、確定認可合格的供應商。只有經評審小組認可的供應商，采購人員才能同其發生采購行為。B. 若生產急需，可以經總經理或其授權人同意后，對樣品、價格、付款方式等已被認可的供應商進行采購，評審在合適時補做。* 評估認可程序：A. 由采購部門收集供應商資料，以供應商評審表形式提出

11、報告，作為評估、認可審核的基本資料。B. 由倉庫及品質管理部門負責提供舊供應商表現報告：以往所提供物料質量狀況、交期、配合度、服務態度、價格競爭力等，并盡可能以具體數據表現。C. 供應商價格競爭力、付款條件、方式等由總經理或其授權人親自評估、審核。* 供應商持續表現監察：A. 由倉庫、品管部具體負責供應商日常持續考核、評分，并體現于供應商考核評分表上，由倉庫每月或每季向評審小組負責人呈報。必要時，由品管部門向供應商發出異常報告，要求改善并追蹤結果。B. 每月或季度對供應商的交貨期表現及交貨質量進行統計，具體方法如下：# 交貨期靠客評分：交貨情況扣分標準總分數（月/季）交貨期延遲3天以內每延遲一

12、天扣1分100交貨期延遲5天以內每延遲一天扣2分交貨期延遲5天以上每延遲一天扣3分交貨期表現分數=100-累計扣分# 交貨質量表現評分：交貨質量表現分數=（一次檢驗合格率×200）-100# 綜合表現考核評分：綜合表現分數=交貨期表現分數×40%+交貨質量表現分數×60%常用表格表1 供應商表現考核評分表序號供應商交貨期表現供應商交貨質量表現計劃交貨日期計劃交貨日期扣分1合格接收 讓步接收 批退拒收2合格接收 讓步接收 批退拒收3合格接收 讓步接收 批退拒收4合格接收 讓步接收 批退拒收5合格接收 讓步接收 批退拒收6合格接收 讓步接收 批退拒收7合格接收 讓步接

13、收 批退拒收8合格接收 讓步接收 批退拒收9合格接收 讓步接收 批退拒收10合格接收 讓步接收 批退拒收11合格接收 讓步接收 批退拒收12合格接收 讓步接收 批退拒收13合格接收 讓步接收 批退拒收14合格接收 讓步接收 批退拒收15合格接收 讓步接收 批退拒收合計累計扣分： 分一次檢驗合格率=累計合格接收批次/合計交貨批次×100%交貨期表現分數交貨質量表現分數綜合表現分數 審核/日期： 制表/日期： 供應商評分表(參考) 表16-7 供應商評分表 序號項目檔次：極差差較好良好優分數：0分1分2分3分4分(1)產品質量  

14、0; (2)服務能力    (3)交貨速度   (4)市場信譽     (5)產品價格     (6)付款期限    (7)人員才干   (8)產品說明      總分=4+ 4+2+3+3+4+4+2=26（占滿分32分的81.25%）平均分=26/ 8 = 3.25（再按各項目的重要性乘以其權重

15、系數） 本表列出了個考核因素，這些因素并不是完全按照其重要性順序排列，不同企業可以有不同的排法，比如老供應商的質量就不一定排第一位，因為其質量相對比較穩定，而價格可以作為第一考核因素。另外，每個企業也可以以此表所列項目為基本依據，按照實際需要增添或刪減一些內容。 綜合考慮這些因素，所舉例子中被考核供應商的總分是26分，占滿分38分的81.25%。但是光靠這樣的方式去計算還不夠科學，因為供應商的合作時間長短不一樣，考核的側重點也有所不同，所以這里就涉及到一個權重系數問題。比如個因素中質量占30%，產品價格占20%,檔次分乘以權重系數，得數加起來就是最后得分，這個得分就比較科學

16、。  供應商監控表（參考）項目考核分數內 容比例分數資料提供監控周期品質20*批數合格率*個數合格率1010品管部每三個月一次交貨期限15如期交貨遲5天以內遲10天以內遲10天以上9430物料部價格15低于5%相同高于5%以內高10%以內高10%以上65310采購部服務15供應率外包率反應措施735生管部技術水平15機械設備檢驗設備采用技術555品管部工程部經營10營業狀況財務結構員工人數442財務部管理10生產管理品質管理運輸條件人事管理物料管理工場布置安全衛生2221111生管部品管部物料部供應商獎懲辦法（參考）A. 過失扣點點數1、 逾期交貨20天以上未滿30天2、

17、交貨品質與規格部符，曾有一次退貨3、 因品質差異減價收貨在1%以上而未滿2%4、 在保質期內，發現變質，其數量在1%2%，供應商愿意更換合格產品5、 逾期交貨35天以上未滿50天6、 交貨品質與規格部符，曾有二次退貨7、 因品質差異減價收貨在2%以上而未滿4%8、 訂約后欠交、解約重購愿意賠償差價、無差價或停購9、 在保質期內，發現變質，其數量在2%4%，供應商愿意更換合格產品10逾期交貨50天以上未滿70天11因品質差異減價收貨在4%以上而未滿6%12在保質期內，發現變質，其數量在4%6%，供應商愿意更換合格產品13逾期交貨70天以上未滿100天14因品質差異減價收貨在6%以上而未滿10%1

18、5交貨后檢驗不合格，解約重購愿意賠償差價、無差價或停購16在保質期內，發現變質，其數量在總數6%10%，供應商愿意更換合格產品17逾期交貨100天以上未滿150天18因品質差異減價收貨在10%以上而未滿15%19在保質期內，發現變質，其數量在總數10%15%，供應商愿意更換合格產品20逾期交貨150天以上21因品質差異減價收貨在15%以上而未滿20%22在保質期內，發現變質，其數量在總數15%20%，供應商愿意更換合格產品23供應商經通知比議價，無故不參加-1-1-1-1-2-2-2-2-2-3-3-3-4-4-4-4-5-5-5-6-6-6-6B定期停權停權期限1. 供應商在兩年內或自最后停權處分（以較近違約日期為準）其過失點累計達36點（含以上）2. 因品質差異，減價收貨在合同價格20%以上3. 合同中規定主件不得轉包，中標后轉包他人牟利4. 貨品品質與樣品不相符，總數在20%以上5. 得標后拒不簽約6. 訂約后全部不交，解約重購不愿意負責賠償差價，無差價或停購者異同7. 交貨短缺的零配件有影響整體使用8. 簽約后僅部分交貨，其未交貨部分不愿意賠償重購差價9. 逾期50天以上未交貨而