1、淺談計算機技術、光盤技術、縮微技術在檔案管理工作中的應用張翠華1, 徐雪麗2(1 牡丹江市教育學院; 2 牡丹江市公路收費處摘 要:就計算機技術、光盤技術和縮微技術三個方面論述了現代化技術在檔案管理中的應用。關鍵詞:計算機技術; 光盤技術; 縮微技術; 檔案管理中圖分類號:F270 文獻標識碼:C 文章編號:1008-3383(2006 06-0079-011 計算機技術在檔案管理工作中的應用計算機的工作效率較原有的傳統人工管理的優勢在過去的工作實踐中已經充分得到了證實, 為了提高工作效率, 適應新時期經濟快速發展的需要, 計算機技術應用于檔案管理工作是十分必要的, 也是時代的要求。其實, 早

2、在20世紀80年代計算機已經在我國少數部門的檔案管理工作中采用了, 并且我國科研人員在不斷的實踐中, 陸續研制出許多實用的計算機系統, 使之更完善、更可靠的防刪改、反復制、反銷毀和防泄密功能。人工管理中的分類、組卷、卷內標題、卷內目錄、卷內頁號、卷內考備表, 卷皮、案卷標題、案卷目錄、案卷裝訂等一些列與案卷有關的由于計算機技術管理檔案也就不復存在了。只要把整個檔案管理簡單的分為立卷和歸檔。在計算機技術管理檔案時只要把需要立卷的資料通過計算機顯示屏審閱和積存檔案文件, 也可對已經存入計算機的文件(這時通過計算機變成了電子文件 中不具備保存價值的文件刪除, 而對具有不同保存價值的文件使用不同的保管

3、期限、并在各份電子文件中注明, 這一過程就是立卷。那么剩下的就是歸檔了, 歸檔就更簡單了, 那就是通過計算機處理過的軟件移交給檔案員即可, 很多單位的檔案文件的計算機技術處理和檔案保管同屬一人或同一科室就不需移交了。通過計算機技術處理后的電子檔案, 只剩下全宗號、文件號, 而原案卷的目錄號、案卷號、也都不復存在了。而全宗號、文件號也就主要是用于統計、監督、檢索。由于電子存儲載體信息容量很大, 所以只要有很小的一點空間就可以保存了, 但是, 電子檔案的保管條件又跟傳統的紙質檔案有不同的要求, 電子檔案儲存的條件相對比較嚴格, 如:存放空間必須對溫度、濕度進行嚴格的控制, 并能防塵、防火、防高度磁

4、場和電場、并且還要嚴格防范計算機病毒。在電子檔案提供利用上, 必須注意要針對利用者情況, 運用計算機的限讀功能, 反刪改、反復制、反銷毀功能、并防止泄密。電子檔案中文字無個人字跡征, 無書寫墨跡的新舊之別, 一旦被篡改, 極難識別, 如果電子計算機已經實行了并網連機傳遞電子檔案信息時, 要運用數據加密、用戶識別、終端識別等技術, 防止在傳遞途中泄密。2 光盤技術在檔案管理中的應用光盤是一種采用激光進行讀寫的信息處理技術, 是目前深受音像市場、電子出版、軟件發行、圖像存儲及計算機用戶歡迎和喜愛的較理想的存儲介質和多媒體計算機所必具備的存儲裝置, 也被應用于一些國家或部門的檔案管理當中, 利用光盤

5、做為載體記錄數據, 心圖像掃描器作為主要輸入手段, 高分辨率顯示器和打印機作為輸出途徑, 以實現檔案的原文存儲和檢索為目的的計算機檔案系統, 該系統能實現文件的輸入、圖像的顯示、圖像編輯、壓縮、存盤、檢索、打印輸出等。經過許多部門的實踐證明, 在檔案管理中采用光盤系統有以下幾方面的優點。第一, 光盤做為載體, 以其容量大, 能夠解決全文的存儲和檢索的問題, 而且也便于實現聯機檢索, 使利用者能夠在計算機上查閱所需的文件。第二, 利用掃描輸入能方便迅速地把文件、圖表、圖片等檔案原件輸入到光盤內, 對于較大幅面的文件或圖紙可以采取部分掃描輸入, 用機器拼接的方法輸出。第三, 可以借助高分辨率顯示器

6、進行閱讀, 也可以將文字打印出來提供利用, 這樣可以避免珍貴的檔案原件因頻繁翻閱所造成的損壞。第四, 由于是把原有的紙質檔案文件通過現代技術記錄在光盤上, 只要在計算機上利用數據加密, 用戶識別, 終端識別等手段, 既可以防止在傳輸過程中泄密。3 縮微技術在檔案管理中的應用縮微技術是將原有的檔案文件通過攝像過程制成縮微卷式膠片, 然而, 這種經過縮微后的卷式膠片在提取利用時很不方便, 而且機械磨損也大, 所以, 為了便于提取利用, 又把這種卷式膠片制成片式, 然(下轉第81頁2006年 第6期(總第148期黑龍江交通科技HEILONGJIANG JIAOTONG KEJINo . 6, 200

7、6(Sum No . 148用, 并加強自行車交通管理。交通管理部門加強交通法規宣傳, 鼓勵文明交通行為, 對違反交通法規的車輛和行人嚴格處罰, 使人們樹立文明交通意識, 有助于形成良好的交通秩序。4 大力發展低成本、交通運輸系統高效率的城市公共交通公共交通是城市交通形式的主體, 在城市道路的使用上最經濟, 同時, 公共交通是減少機動車排放的重要手段和方式, 因此大力發展公共交通是城市交通發展的根本出路, 應從政策上大力支持、鼓勵公共交通的發展。(1 公共交通系統分為:軌道交通, 包括地鐵與市郊鐵路、輕軌鐵路、有軌電車等; 公共汽車; 準公共交通, 即各類出租車。(2 各地都在發展巴士快速交通

8、(B RT 系統, 聯合國、世界銀行、國際能源機構(IEA 以及公共交通國際聯合會(UI TP 等國際組織與機構都把BRT 作為解決城市公共交通問題的革命性方向, 積極向世界各大城市推薦。巴士快速交通系統(DRT , 是利用現代巴士技術配合智能交通和運營管理, 使傳統的巴士交通系統達到輕軌交通(LRT 系統的服務水平, 它具有低成本、高質量的優點。BRT 的基本特點就是由巴士專用道(路 組成網絡, 行駛證道路上的都是大容量(載客在200人以上 的大型巴士(鉸接式 , 巴士專用道(路 的優先權確保乘坐巴士相對其它交通方式(特別是兩輪和多輪私人交通工具 更有吸引力, 促使城市居民將乘坐巴士作為出行

9、首選方式。這個系統包括設立巴士專用路、修建管筒式車站、分散運營線路和在巴士車站設立售票處等。(3 交通的國際典范巴西庫里蒂巴市是全世界公共快速交通技術應用最成功的城市, 目前已形成了較為完善的綜合公共交通系統, 吸引了全市75%的交通量, 使得這個城市私人機動車使用減少, 污染也減少, 加上他們積極的綠色生態環境建設, 成為享譽全球的 世界生態之都 。我國城市公交通的基本現狀是客流量大、道路交通擁擠而公共交通運營效率低, 通過推行公共交通優先政策, 應用巴士快速交通系統(B RT 可以不需要巨大的資本投入, 用有限的金錢與時間實現城市高水平的機動性, 這對許多資金有限而充滿發展活力的城市來講,

10、 應是一個理想的選擇方案。提高愈來愈依賴于路況監控、交通信號優化和道路交通管理水平的提高。21世紀后城市現代化交通發展的方向是應用智能交通系統(ITS 對交通進行誘導、控制和管理, 智能交通技術的應用可以有效地提高城市交通管理水平和效率, 給使用者帶來便利。智能交通的特點是將先進的信息技術、計算機技術、數據通信技術、傳感器技術、電子控制技術、自動控制理論、運籌學、人工智能等有效地綜合運用于整個交通服務、管理與控制, 從而建立起一種大范圍、全方位發揮作用的實時、準確、高效的運輸綜合管理系統, 以解決日趨惡化的道路擁擠、交通事故和環境污染問題是刻不容緩的。收稿日期:2006-03-02(上接第79

11、頁后再將它存儲在半自動檢索柜中, 在提取利用時采用計算機目錄索引與半自動檢索柜相結合的方法。首先檔案管理員按照用戶所需檔案目錄、內容等, 通過人機對話, 得到半自動檢索柜內縮微檔案的目錄, 內容、位置和編號, 下一步檔案管理員按照計算機顯示的信息找到具體的柜子抽屜, 將半自動檢索柜內的編號調整好, 就可以直接提取利用縮微檔案了。縮微技術是集光學、化學、電子、通訊、機械和系統工程為一體的先進技術。它是隨著大量信息的產生而興起的產業, 并以記錄信息快、精度高, 特別重要的一點是能夠完全真實地再現檔案的本來面目等優點(這一點是計算機軟件怕不能比擬的 。所以在近些年來, 我國有些部門檔案管理中, 縮微

12、技術得到了充分發展和利用, 并占有一個重要的地位。尤其是縮微技術在有些行業中可以大顯身手, 利用它的再現原件面目的這一特點就可以為某些行業多次, 大量使用同一文件提供了極大的方便, 節省了大量時間和人員, 提高的工作效率更是無法計算的, 同時也節約了大量的經費。這種方法投資少、操作簡單、技術要求不高, 容易掌握, 而且速度快, 準確性高, 不會造成其它的機械性磨損。縮微技術主要適用于科技文件, 設計定型圖, 工藝文件, 基建工程竣工文件, 貴重設備儀器文件及各種專業的科技文件等, 但是, 目前利用縮微技術來替代原始檔案提供利用, 已在許多部門普遍采納使用。在檔案文件實現計算機管理中, 并不是全部過程全都能做到的, 如在檔案文件的收集整理, 也就是檔案管理工作的前期立卷階段就很難實現自動化。而后期的歸檔利用是比較