1、糾正和預防措施控制程序QP-06-004編制日期審核日期批準編制部門品質(zhì)部頁碼1-6日期2生效日期版本第三版編號版本/修訂第三版/01文件名稱糾正和預防措施控制程序生效日期頁碼2-6修訂記錄生效日期版本修訂情況修訂者分發(fā)清單部 門持有者職位數(shù)量編號版本/修訂第三版/01文件名稱糾正和預防措施控制程序生效日期頁碼3-61.目的及時糾正不合格，預防不合格的再發(fā)生和潛在不合格的發(fā)生，以持續(xù)改進質(zhì)量管理體系的有效性。2. 范圍適用于公司對發(fā)現(xiàn)或潛在的不合格采取糾正和預防措施的控制。3. 定義3.1糾正：為消除已發(fā)現(xiàn)的不合格所采取的措施。3.2糾正措施：為消除已發(fā)現(xiàn)的不合格或其它不期望情況的原因所采取的

2、措施。3.3預防措施：為消除潛在不合格或其它潛在不期望情況的原因所采取措施。4. 職責4.1內(nèi)審小組負責內(nèi)部審核發(fā)現(xiàn)的不合格的糾正措施控制。4.2生產(chǎn)部負責生產(chǎn)過程的糾正或預防措施控制。4.3售后服務部負責顧客滿意方面的糾正和預防措施的控制。4.4品質(zhì)部負責采購產(chǎn)品、成品、半成品、及其它方面的糾正或預防措施控制。4.5不合格（或潛在不合格）的責任單位負責原因分析、措施制定、措施實施、及實施情況的匯報。4.6管理者代表負責內(nèi)部審核、外部審核中發(fā)現(xiàn)的不合格的糾正或預防措施控制。5. 程序要求5.1糾正措施的控制不合格的評審和糾正措施的提出。質(zhì)量體系內(nèi)部審核發(fā)現(xiàn)的不合格，由內(nèi)審小組提出不合格項報告；

3、質(zhì)量體系外部審核發(fā)現(xiàn)的不合格，由管理者代表向不合格責任單位轉(zhuǎn)發(fā)不合格項 報告；采購產(chǎn)品的不合格由品質(zhì)部進料檢驗單位進行評審，并每月向三家最高不合格批的供方，提出供應商糾正和預防措施要求書；生產(chǎn)過程中出現(xiàn)當月未達到質(zhì)量目標的項目，由生產(chǎn)部主管向責任班組提出糾正和預防措施處理單；出貨抽檢中發(fā)現(xiàn)的產(chǎn)品不合格由成品的制造單位的主管組織評審，需要時向責任單位或班組提出糾正和預防措施處理單；顧客抱怨由售后服務部進行評審，并按顧客滿意度調(diào)查控制程序進行處理；其它各單位或個人以任何形式提出的產(chǎn)品不合格報告、質(zhì)量分析報告、意見書等，編號版本/修訂第三版/01文件名稱糾正和預防措施控制程序生效日期頁碼4-6由品質(zhì)

4、部組織評審，需要時向不合格責任單位提出糾正和預防措施處理單。不合格原因分析及糾正措施的制訂。5.121由責任單位根據(jù)糾正和預防措施處理單中不合格情況進行問題調(diào)查和原因分析,或聯(lián)絡相關單位評審。如對要求改善的項目有異議，部門內(nèi)向經(jīng)理提出，跨部門的 向管理者代表提出；責任單位依據(jù)調(diào)查、分析的結(jié)果，制訂糾正措施，并明確執(zhí)行的責任人與完成時間；以上情況登錄糾正和預防措施處理單，經(jīng)責任單位負責人批準后，回復糾正和 預防措施處理單的提出單位，責任單位也需保存1份副本以便記錄措施實施情況。糾正措施的實施責任單位負責糾正措施的實施，將實施情況登錄于糾正和預防措施處理單，并向糾正和預防措施處理單的提出單位匯報；

5、供方的糾正措施實施情況匯報由品質(zhì)部調(diào)查匯報；跟蹤驗證按措施的完成時間，由糾正和預防措施處理單的提出單位跟蹤驗證糾正措施的 實施效果，驗證結(jié)果登錄糾正和預防措施處理單后歸檔，并知會其責任單位。追蹤驗證無效時，再次提出糾正和預防措施處理單，責任單位必須重新分析原因和制訂糾正措施，直至措施有效或公司管理者代表確認結(jié)案；5.2預防措施的控制潛在不合格的確定和預防措施的提出各進料檢驗員每月對進料檢驗記錄作分析，根據(jù)質(zhì)量波動的規(guī)律，尋找有關采購 產(chǎn)品的潛在不合格，若發(fā)現(xiàn)有潛在的不合格，則向責任單位提出糾正和預防措 施處理單；生產(chǎn)部每月對生產(chǎn)質(zhì)量記錄進行綜合分析，尋找有關中間產(chǎn)品的潛在不合格，若編號版本/修

6、訂第三版/01文件名稱糾正和預防措施控制程序生效日期頁數(shù)5-6的潛在不合格，若有發(fā)現(xiàn)，則向責任單位提出糾正和預防措施處理單；522潛在不合格原因分析及預防措施的制訂522.1由責任單位根據(jù)糾正和預防措施處理單中潛在不合格情況進行問題調(diào)查和原因 分析，或聯(lián)絡相關單位評審。如對要求改善的項目有異議，部門內(nèi)向經(jīng)理提出， 跨部門的向管理者代表提出；責任單位依據(jù)調(diào)查、分析的結(jié)果，制訂預防措施，并明確執(zhí)行的責任人與完成時間； 以上情況登錄糾正和預防措施處理單，經(jīng)責任單位負責人批準后，回復糾正 和預防措施處理單的提出單位，責任單位也需保存1份副本以便記錄措施實施情況。預防措施的實施責任單位負責預防措施的實施

7、，將實施情況登錄糾正和預防措施處理單，并 向糾正和預防措施處理單的提出單位匯報。跟蹤驗證按措施的完成時間，由糾正和預防措施處理單的提出單位跟蹤驗證預防措施的實施 效果，驗證結(jié)果登錄糾正和預防措施處理單后歸檔，并知會其責任單位。追蹤驗證無效時，再次提出糾正和預防措施處理單，責任單位必須重新分析 原因和制訂預防措施，直至措施有效或公司管理者代表確認結(jié)案；5.3措施執(zhí)行情況歸口各部門每半年一次總結(jié)上一階段糾正和預防措施的執(zhí)行情況，匯總交管理者代表。管理者代表每年一次匯總?cè)镜募m正和預防措施執(zhí)行情況提報公司管理評審。5.4在實施糾正和預防措施時，若涉及到文件更改或需制訂新文件時，按文件控制程序 執(zhí)行

8、。6. 相關文件6.1內(nèi)部質(zhì)量審核程序6.2顧客滿意度調(diào)查控制程序6.3產(chǎn)品的監(jiān)視和測量控制程序編號版本/修訂第三版/01文件名稱糾正和預防措施控制程序生效日期頁數(shù)6-67. 記錄表單7.1糾正和預防措施處理單7.2供應商糾正和預防措施要求書文件標題內(nèi)部審核控制程序受控印記受控文件印章如果文件無加蓋“正 本”章，則為受控副 本。批準審核編制日期日期日期文件修訂記錄序號修訂日期版本修訂摘要修訂人12021/04/01A新制訂陳華1. 0目的為驗證公司現(xiàn)行質(zhì)量管理體系的規(guī)定要求與實施要求的符合性以及體系運行的持續(xù)有效 性，并為質(zhì)量體系的改進及管理評審提供依據(jù)。2. 0范圍適用于對公司質(zhì)量管理體系內(nèi)

9、部審核（以下簡稱內(nèi)部審核）活動的管理和實施過程。3. 0職責和權限3. 1管理者代表負責審批公司年度審核計劃、確定審核小組成員、任命內(nèi)審組長、批準內(nèi)審 計劃和內(nèi)部審核報告以及相應的糾正預防措施報告3. 2內(nèi)審組長負責編制內(nèi)部審核計劃并組織內(nèi)部質(zhì)量體系審核3. 3內(nèi)審小組成員編制內(nèi)審查檢表并按查建表內(nèi)容進行審核，跟進驗證糾正預防措施3. 4受審核部門積極配合內(nèi)審小組的審核工作，針對不符合事項制訂并實施相應的糾正預防措施。4. 0術語與定義4. 1內(nèi)部 為獲得證明公司質(zhì)量管理體系及其過程滿足 IS09001質(zhì)量管理體系和相關程序文件規(guī)定的證據(jù)，以及確定滿足程度并對其進行客觀的評價所進行的系統(tǒng) 的、

10、獨立的并形成文件的過程。5. 0流程圖流程責任部門相關記錄內(nèi)審策劃管理者代表/內(nèi)審組長內(nèi)審組長管理者代表文控中心管理者代表/內(nèi)審小組/各相關部 門內(nèi)審員審核小組管理者代表/內(nèi)審小組/各相關部 門內(nèi)審組長/內(nèi)審員管理者/文控中心/各相關部門內(nèi)審員文控中心年度質(zhì)量體系審核計劃內(nèi)審計劃/內(nèi)審查檢表內(nèi)審首次會議記錄內(nèi)審查檢表內(nèi)審末次會議記錄質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核報 告/不合格及糾正&預防措 施報告不合格及糾正 &預防措施報 告不合格及糾正 &預防措施報 告6. 0程序要求6.1內(nèi)部審核的策劃1. 1管理者代表根據(jù)公司質(zhì)量管理體系的需求組建內(nèi)部審核小組并委任內(nèi)部審核組長（以下簡稱內(nèi)

11、審組長），并確定內(nèi)部審核員（以下簡稱內(nèi)審員）人數(shù)。6 1 2 公司質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核原則上每年進行一次，時間安排在每年十月份。當 發(fā)生以下情況時，經(jīng)管理者代表同意可臨時組織內(nèi)部1 ）組織架構(gòu)、管理體系發(fā)生重大變化；2 ）出現(xiàn)重大品質(zhì)事故，或用戶對某一環(huán)節(jié)連續(xù)投訴；3 ）法律法規(guī)及其他外部要求的變更；4 ）在接受第三方審核之前；5 ）在質(zhì)量體系認證證書到期換證審核前。以上臨時審核均為針對導致需要增加臨時審核的原因所進行的局部審核，審核 結(jié)果也應形成報告，但不需要編制審核計劃和審核查檢表。6 13內(nèi)審組長應在每年年初（ 2-3 月份）編制年度質(zhì)量體系審核計劃并呈報管理 者代表審批。所有內(nèi)審員必須

12、經(jīng)過培訓考核并取得內(nèi)審員資格證書。62 內(nèi)部審核計劃和實施6 21內(nèi)審組長應于每年內(nèi)部審核前一個月內(nèi)編制質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核計劃 （以 下簡稱內(nèi)審計劃）并呈報管理者代表審批，同時各內(nèi)審員應依據(jù)內(nèi)審計劃 編制相應的內(nèi)審查檢表 。6 22內(nèi)審計劃應包括以下內(nèi)容：1 ）審核目的、范圍、依據(jù)；2 ）審核人員；3 ）審核日程安排；4 ）受審核部門和涉及的要求、內(nèi)容。6 23內(nèi)審計劃應在內(nèi)審實施前一周發(fā)放至各受審核部門的主管人員手中，若受審 核部門對審核時間安排有異議，應于審核前三天通知內(nèi)審組長以便作出調(diào)整。6 24 內(nèi)審前由內(nèi)審組長組織召開并主持首次會議，管理者代表、內(nèi)審員、受審核部 門負責人應出席。首

13、次會議內(nèi)容包括：1 ）說明審核的目的、范圍、依據(jù)，解釋審核計劃中不明確的內(nèi)容；2 ）審核員分工及審核進程安排；3 ）要求各相關部門配合的事項；4 ）管理者代表對本次內(nèi)審的要求事項。應保持首次會議記錄。6 25首次會議結(jié)束后，各內(nèi)審員按照內(nèi)審計劃安排對各相關部門進行現(xiàn)場審核，審 核應根據(jù)事先編制的 內(nèi)審查檢表 所設定的查檢內(nèi)容逐項審核， 審核的方式可 包括但不限于：詢問、查閱文件或記錄、現(xiàn)場檢查等。內(nèi)審的重點應在于收集符 合要求的證據(jù)，對于發(fā)現(xiàn)的不符合事項應進行記錄。6 26內(nèi)審組長應每日召開內(nèi)審小組會議，交流各內(nèi)審員的審核進度及各部門的審核 狀況，必要時可對審核人員安排和審核進度作出調(diào)整。6

14、26現(xiàn)場審核結(jié)束后，內(nèi)審組長支持召開末次會議，參加人員同首次會議。末次會 議內(nèi)容包括：1 ）對本次審核狀況作出評估；2 ）本次審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題；3 ）要求各相關責任部門對審核過程中發(fā)現(xiàn)的不合格事項作出整改；4 ）管理者代表對本次內(nèi)審的總結(jié)。應保持末次會議記錄63 糾正措施及驗證6 31 內(nèi)審組長應在內(nèi)審結(jié)束后一周內(nèi)編寫質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核報告經(jīng)管理者 代表審批后由文控中心分發(fā)至各相關部門，以作為管理評審的輸入之一。6 32 各內(nèi)審員應在內(nèi)審結(jié)束后三天內(nèi)整理審核記錄并針對審核過程中發(fā)現(xiàn)的不合格 事項編制不合格及糾正 &預防措施報告交相關責任部門，相關責任部門針對 出現(xiàn)的不合格事項進行

15、原因分析并制訂糾正措施及其實施和完成日期。 （參見 糾正和預防措施控制程序 ）6 33 內(nèi)審員應跟進各責任部門的糾正措施實施狀況并對實施效果進行驗證。若驗證 有效的糾正措施，涉及文件修改的，按文件和資料控制程序執(zhí)行。若糾正措 施達不到預期目標和效果，應重新研究并制訂新的糾正措施。6 34應保持糾正措施驗證結(jié)果的相應記錄并提交管理評審。70 引用文件71糾正和預防措施控制程序72文件和資料控制程序80 相關記錄81年度質(zhì)量體系審核計劃82質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核計劃83內(nèi)審查檢表84質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核報告85不合格及糾正 &預防措施報告86內(nèi)審首次會議記錄XXXXXXX 服飾有限公司文件和

16、資料控制程序受控印章受控副本章文件編號HJ-OP-001文件版次A0發(fā)布日期生效日期擬制審核批準批準日期文件 名稱文件和資料控制程序版次A0文件編號HJ-OP-001頁次3/91.0 目的確保公司質(zhì)理管理體系中的所有文件和資料均能得到有效控制，所使用的文件和資料是最新有效版本。2.0范圍指質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導書、表單、外來文件、外發(fā)文件、技術文件。3.0定義3.1 文件文件：由信息和承載媒體構(gòu)成；文件承載媒體具體表現(xiàn)形式是紙張、磁片、光盤、電子媒體、照片、樣板等。3.2 受控文件：分為正本和副本兩種文件。正本為手簽本，蓋“受控正本”印章，由文控中心統(tǒng)一管理，副本蓋有“受控副本”印章，由

17、使用部門管理。3.3非受控文件：蓋有“非受控文件”印章或未蓋任何識別章的文件；分發(fā)時是最新版本，但修訂后不再另行分發(fā)，廢止后無須收回及銷毀。3.4 質(zhì)量手冊：是公司建立符合IS09001: 2000要求的質(zhì)量管理體系的，是落實質(zhì)量方針、目標的指導性綱領及 最基本的文件。3.5程序文件：質(zhì)量手冊中管理重點所延伸引用的下一級文件，是質(zhì)量管理體系活動中跨部門運作流程的最主要文 件，用于描述公司部門與部門之間的管理接口和運作流程。3.6 作業(yè)指導書：程序文件中作業(yè)內(nèi)容所延伸引用的下一階文件，是質(zhì)量管理體系的重要補充性運作文件。這一類的作業(yè)通常都針對單一部門性質(zhì)或單一工作崗位較為復雜的作業(yè)而制訂的。3.

18、7 表單：包括各類記錄格式、表格、圖表、或經(jīng)過作業(yè)產(chǎn)生的圖表、原始記錄的記錄格式。3.8 外來文件：來自公司外部的文件，如來自客戶圖表、資料、供應商的產(chǎn)品規(guī)格說明書、國家標準、國際標準、法令、法規(guī)等。3.9 外發(fā)文件：發(fā)放給供應商、客戶或第三方機構(gòu)的公司內(nèi)部資料文件。4.0職責4.1 文件的編制、修訂、審核和審批。質(zhì)量手冊A）人事行政部組織編制修訂；B）副管理者代表審核；C）總經(jīng)理批準。編制審核批準日期文件 名稱文件和資料控制程序版次A0文件編號HJ-OP-001頁次4/9程序文件：A）責任部門主管/經(jīng)理/總監(jiān)編制修訂；B）副管理者代表審核及相關責任部門經(jīng)理/總監(jiān)會簽;C）管理者代表批準。作業(yè)

19、指導書：A）責任部門主管/經(jīng)理組織編制修訂；B）編制修訂部門經(jīng)理/總監(jiān)審核；C）總經(jīng)理批準。4.2 文控中心負責：文件的登錄、分發(fā)、回收及舊版/廢止文件的銷毀，確保使用有效版本；4.3 各文件使用部門負責：建立文件一覽表，本部門文件的有效管理，配合文控中心的文件管理工作。流程圖5.0作業(yè)流程責任部門記錄文件制、修訂、廢止文控中心批準相關責任人NN 總經(jīng)理文件編號（版本號）：I發(fā)放范圍及修改記錄標準格式討論、審核、會簽各部門文件制修訂申請表文件廢止申請表封面標準格式正文標準格式文控中心一文件收發(fā)記y受控文記錄表文件資料借閱記錄表文控中心文件收控制回收失效文件文控中心編制審核批準日期文件版次A0文

20、件編號HJ-OP-001名稱文件和資料控制程序頁次5/9文控中心銷毀申請表6.0程序6.1 文件編號及文件版次號 質(zhì)量手冊編號HJ - QM - 口代表“質(zhì)量手冊”流水號代表質(zhì)量手2冊，為英文字母縮寫。公司編號，按漢語拼音的開頭兩個漢字的第一個字母組合。程序文件編號HJ- OP- 程序文件流水號 程序文件代號，為英文字母縮寫。公司編號，按漢語拼音的開頭兩個漢字的第一個字母組合。作業(yè)指導書編號HJ - WI- 指導書流水號作業(yè)指導書代號，為公司編號，按漢語拼音的開頭兩個漢字的第一個字母組合。表單編號: - - 表單版次表單流水號部門編號，按漢語拼音的開頭兩個漢字的第一個字母組合。部門編號如下:總

21、經(jīng)理辦公室人事行政部產(chǎn)品開發(fā)部生產(chǎn)部品質(zhì)部營銷中心財務部ZJRSCPSCPZYXCW編制審核批準日期文件 名稱文件和資料控制程序版次A0文件編號HJ-OP-001頁次6/9文件版次號（包括表單格式版次號以A、B、C26個英文字母編列）A）首版一律為：文件版次號：A0或格式版次：A0B）每修訂一次，順次提升版本/版次號，女口：第一次修訂，版本號：A1 ;第二次修訂，版本號：A2 ;C）所有文件修改5次后換版，（質(zhì)量手冊換版參照質(zhì)量手冊中的規(guī)定）6.2 文件架構(gòu)質(zhì)量手冊架構(gòu)：按IS09001 : 2000條款，排列順序編訂各章節(jié)及項目，并明確體現(xiàn)章節(jié)內(nèi)項目所對應的程序文件、作業(yè)指導書。程序文件架構(gòu)

22、：A）目的；B）范圍；C）定義；D）職責；E）流程圖；F）程序；G）支持性文件；H）記錄；I）附錄。作業(yè)指導書架構(gòu)：作業(yè)指導書的架構(gòu)參照程序文件架構(gòu)，其中C、D、E、G可根據(jù)實際情況選擇是否需要。6.3 文件標準格式：封面按RS-A0-001 ”（附件一）格式制作；發(fā)放范圍及修改記錄按“ RS-A0-002 ”（附件二）格式制作；正文頁按“ RS-A0-003 ”（附件三）格式制作，并統(tǒng)一編排頁次。6.4 文件制訂、修訂、廢止文件制訂：A）根據(jù)實際工作需要，由文件編寫部門提出文件制修訂申請表，經(jīng)部門經(jīng)理/總監(jiān)或以上職位人員審核后。制修訂承辦者參照“文件標準格式”擬訂文件內(nèi)容，確定文件版次號。聯(lián)

23、同文件制修訂申請表呈相關人員審批，審批權限按本文件第四條款執(zhí)行；B）在文件審核、批準階段，若有任何意見由制修訂部門負責修改完善。文件修訂：編制審核批準日期文件 名稱文件和資料控制程序版次A0文件編號HJ-0P-001頁次7/9A）文件需更改、修訂時，文件編寫部門提出文件制修訂申請表，經(jīng)部門經(jīng)理/總監(jiān)或以上職位人員核準后，由原制修訂部門職位承辦人參照“文件標準格式”修訂內(nèi)容，確定文件版次號，聯(lián)同文件制修訂申請表呈交相關責任人員審批，審批權限見第四條；B）文字錯誤，而不影響實質(zhì)文義時，則直接由各制修訂部門在文件上更改簽章后，一并納入下次新 版修訂內(nèi)容之一。643 文件廢止：A）當整份文件不適合公司

24、運作或考慮簡化運作需要刪減文件時，可由文件編寫部門提出文件廢止申請；B）文件廢止后原文件編號不得重復使用；C）文件廢止由申請部組填寫文件廢止申請表報原文件職位審批人批準后可予以廢止。6.5 文件發(fā)行及借閱管理公司所有運作文件的發(fā)放均需以受控文件形式發(fā)放且由文控中心負責，文控中心需確保發(fā)放到各部門使用的文件是最新有效版本；各部門提交受控文件時須在任何使用場所都必須有相應適用文件”的原則填寫“文件發(fā)放范圍”，文控中心按此范圍規(guī)定份數(shù)復印，在副本每頁正面蓋上藍色“受控副本”印章，填上副本編號后分發(fā)至相關部門，在受控文件正本每頁背面蓋上綠色“受控正本”印章，后分類歸檔保存；受控文件的發(fā)放由文控中心填寫

25、文件收發(fā)記錄表，并由文件接收部門簽收確認；文控中心須制訂受控文件的受控文件最新版一覽表作為受控文件的主控清單；當使用部門需要增發(fā)受控文件副本時，需書面向文控中心申請，經(jīng)副管理者代表批準后予以發(fā)放。文件及資料查閱、借閱管理A）受控文件正本不得借閱，如有需要可在文控中心查閱；B）因工作需要向公司借閱文件資料時，可書面向文控中心申請借閱副本，申請經(jīng)部經(jīng)理/總監(jiān)和副管理者代表批準生效，公司保密文件（如供應商資料等）借閱需總經(jīng)理批準；C）文控中心須登記記錄借閱文件情況。6.6 文件回收文件進行換版時，文控中心應于分發(fā)新版時按“文件發(fā)放范圍”收回所有的舊版文件并蓋上紅色“作廢文件”印章后銷毀，正本則蓋紅色

26、“作廢文件”印章后作相應保存；文件回收時，文控中心須在文件收發(fā)記錄表回收欄記錄，并于確認欄確認；借出類文件回收保管時，須進行登記、注銷；有需銷毀作廢文件均由文控中心進行銷毀，并申請?zhí)顚懳募N毀申請表經(jīng)副管理者代表批準后方編制審核批準日期文件 名稱文件和資料控制程序版次A0文件編號HJ-OP-001頁次8/9可執(zhí)行銷毀，并記錄。6.7 文件管理6.7.1 A）受控文件不可用鉛筆填寫或用涂改液修正，不可亂涂畫，除文控中心人員外，其他任何人員不可私自復印或打印，否則，嚴肅處理；B）所有有效文件都必須用文件夾進行管理，文件夾必須進行統(tǒng)一標識；C）文件在損壞、磨損、字跡不清時，文件保管部門須及時向文控中

27、心申請更換。受控文件遺失處理A）當受控文件使用部門不慎遺失文件時，須及時填寫受控文件遺失報告，經(jīng)部門經(jīng)理級及以上人員審核、副管理者代表批準后，文控中心予以發(fā)放并保存此遺失報告；B）對遺失紙張類受控文件人員將按5元/頁文件予以處罰，如將受控文件復印、外傳者，按100元/份文件予以處罰。文件資料檔案管理A）受控文件正本由文控中心保存，并視需要保存適當份數(shù)副本，相應使用部門按文件發(fā)放范圍”保存相應副本；B）文控中心及各部組應將有效受控文件與失效受控文件、受控文件與非受控文件分存；C）各部組須分類建立文件資料檔案，每個檔案須明確標識，并建立目錄表；D）對于非表格類文件，使用人不得隨意撰改或在文件上書寫

28、任何文字、符號及標記；E）作為參考使用而保留在部門的作廢文件，由文控中心蓋紅色參考使用印章予以標識6.8文件生效日期文件的生效日期按該文件填寫的生效日期執(zhí)行,生效日期必須在批準日期之后。7.0記錄名稱編號保存期限7.1封面標準格式RS -A0-001二年7.2發(fā)放范圍及修改記錄標準格式RS -A0-002二年7.3正文標準格式RS -A0-003二年7.4文件制修訂申請表RS -A0-004二年7.5文件廢止申請表RS -A0-005二年7.6文件收發(fā)記錄表RS -A0-006二年7.7受控文件最新版覽表RS -A0-007二年7.8受控文件遺失報告表RS -A0-009二年編制審核批準日期文

29、件 名稱文件和資料控制程序版次A0文件編號HJ-OP-001頁次9/98.0附錄8.1封面標準格式（附錄一）8.2發(fā)放范圍及修改記錄標準格式（附錄二）8.3正文標準格式（附錄三）8.4文件制修訂申請表（附錄四）8.5文件廢止申請表（附錄五）8.6文件收發(fā)記錄表（附錄八）8.7受控文件最新版覽表（附錄七）8.8文件銷毀申請表（附錄八）8.9受控文件遺失報告表（附錄九）編制蔣曉審核批準日期文件制修訂申請表記錄編號：RS-A0-005版次：A0文件廢止申請表頁次：1/1申請部門：申請人：制訂修訂制修訂文件名稱：文件編號：新版次：舊版次：制/修訂內(nèi)容：審批：文件類別：文件編號：文件版本：文件名稱廢止原因內(nèi)容摘要申請部門申請人審批日期受控文件收發(fā)記錄表新版發(fā)行確認日期文件編號文件名稱副本號版本頁次