1、*空調公司2004年度費用報銷管理規定編制:審核:批準:零零三年十二月目錄1、費用報銷管理制度P32、分公司費用管理制度P73、差旅費開支.報銷管理規定P1 5費用報銷管理制度一、目的：為控管空調公司資金支出，規范費用報銷作業特制定本辦法。二、范圍：凡需從空調公司財務科申領資金（現金及支票）均按本辦法辦理。三、審批權限：根據公司銷售管理規范和空調公司財務科的有關規定，結合空調公司實際情況，特作如下規定：1 、空調公司費用額度以內發生的費用按費用項目經權責主管簽批后報銷。2、超出空調公司費用額度的費用由集團總裁簽批后報銷。3、集團公司另有規定的，以其規定。四、報銷額度：為更合理地使用資金，對差旅

2、費、招待費、通訊費、市內交通費等幾種主要費用由相關部門制定開支額度，各種費用在額度內憑票據實報銷，超過規定額度部份不予報銷。五、報銷憑證：1、外部憑證，凡需從財務科報銷，不論金額大小，均須取得合法的與經濟活動相符的外部憑證，若因故確實不能取得憑證，應說明未取得單據的原因，幾種主要費用的原始憑證具體要求如下：2 ） 、 廣告費a、 發票b、媒體報價單c、廣告合同d、電視、電臺播出證明，報紙整張樣報e、項目審批表3 ） 、專賣店、展臺、燈箱、戶外廣告、條幅等制作費a、 發票b、 制作費用預算單c、 制作合同d、 照片e、 項目審批表3）軟性新聞發布費A、軟性報道：a）經手人、部門主管、市場部部長等

3、三人以上簽字證明的支付證明b）電視、電臺播出證明，報紙整張樣報c)項目審批表B、公關活動類：參照廣告費執行C、軟文硬操作a)、發票b)、媒體報價單c)、廣告合同d)、電視、電臺播出證明，報紙整張樣報e)、項目審批表4) 、倉租、房租a) 、發票b)、租賃合同5) 、其他費用所需單據按國家及公司有關規定提供：2、內部憑證，報銷時，還需填制內部憑證，具體為：1 ) 、報銷差旅費，須填制空調公司差旅費報銷單，準確、完整填寫出差事由等相關欄位，車資應注明起訖地點；并將外部憑證工整地粘貼于空調公司差旅費報銷單背面。2 ) 、報銷差旅費以外的其他費用，須填制空調公司費用報銷單，準確、完整填寫摘要等相關欄位

4、。3、憑證粘貼要求：1 ) 、從外部取得的原始單據除差旅費單據采用“差旅費報銷單”粘貼外，其余各項費用采用“費用報銷單”進行分類粘貼。2 ) 、 費用單據應分類粘貼，不可將不同種類費用的單據匯合粘貼在同一張“費用報銷單”上。3 ） 、 費用單據粘貼時應折疊整齊，錯落有序，便于單據的審核和裝訂、保管。六、報銷程序：1 、報銷人憑合法之報銷憑證，呈部門主管審批后，送財務科費用審核主管審核。各部門主管對報銷事項審批時，須確認該事項事先已報備，且支出真實合理，并對支出的真實合理性負責，若經部門主管審批后的費用支出不真實或不合理，一經查實，將對經辦人和部門主管分別處以不實金額兩倍的罰款。2、財務科費用審

5、核主管對單據是否齊全、合法及支出的真實合理進行審核，對支出不真實、不合理、不合法的各項費用，空調公司財務科費用審核主管具有否決權。如審核合格即轉呈相應權責主管審批； 如財務科費用審核主管認為單據不合規范或超出報支范圍，有權要求報支人提供真實合理合法之憑證或拒絕付款。3、權責主管簽批后，轉財務科科長審核，審核合格后轉出納付款（注：若需更高一級領導審批，尚需相關領導審批后，方可付款）。4、出納人員支付款項，均須憑已經相應權責主管核準和財務科科長審核的憑證付款，不得擅付款項。七、報帳時間：已經發生的費用務必及時報帳，在費用發生時及時收集相關單據， 當月發生的費用務必在次月5 日前報銷完畢，次月 5

6、日后不再接受任何報支八、本辦法解釋權歸空調公司財務科，從公布之日起實施附：流程圖費 用 審 核 主經 粘貼工整之費用憑證 部手真實、合理性審核審核權責主出*1財P一集團 總一付款審核務納科 核準（空調公司額度內）長分公司（辦事處）費用管理制度本著勵行節約，明確權責的費用管理原則，為了保障分公司/辦事處（指有限公司直轄的分公司、辦事處，不含分公司在區域內設置的二級辦事處）銷售業務開展正常費用的開支，堅持對費用“定額管理、據實報銷、先申請后實施再付款，做到單證齊全、手續完整、程序合法，保證各項費用的發生真實、合理、高效”，對分公司（辦事處）日常的費用管理如下：一、費用的分類：為了便于對分公司（辦事

7、處）發生的費用實行定額、比率管理，依據各項費用的來源，申報、 審批方式以及費用控制責任的不同將費用劃分為：1、空調公司總部主控費用：空調公司總部主控費用，由分公司 （辦事處）根據空調公司有關規定和分公司（辦事處）實際工作需要申報，經空調公司相關部門審批后，限額使用。限額內費用由空調公司承擔，限額外費用由分公司（辦事處）主控費用中扣回。空調公司主控費用包括：開辦費，分公司會計人員工資及資金，總部統一安排實施的廣告費、宣傳費， 空調公司統一安排的廣告宣傳品制作費，空調公司統一制作的促銷禮品費，客戶訂貨（展銷）會會務費，安裝維修費，倉租及長途運輸費，裝卸費，以及空調公司批準承擔的其他費用。2、分公司

8、（辦事處）主控費用：分公司 （辦事處）主控費用，由空調公司根據銷售政策規定下撥給分公司（辦事處）使用，由分公司（辦事處）經理根據空調公司有關規定在額度內負責主要控制的費用，分公司（辦事處）主控費用超支由分公司（辦事處）經理自行承擔，嚴禁坐支或挪用其他款項。分公司（辦事處）主控費用包括：分公司、辦事處人員（會計除外）的工資及獎金，辦公費，郵電費，差旅費，招待費，交通費，水電費， 辦公、 住宿房租，以及除空調公司主控費用、分公司 （辦事處）協控費用以外的其他費用。3、分公司（辦事處）協控費用：分公司 （辦事處）協控費用，由空調公司根據銷售政策規定下撥費用使用額度給分公司（辦事處），在額度內由區域經

9、理根據需要并經過相應的審批程序，協助空調公司控制使用，該項費用年終決算時不得超支，若有超支，空調公司有權給予有關分公司（辦事處）相應懲處，若有節余，在基本完成銷售任務的前提下，空調公司可給予相應分公司（辦事處）一定的獎勵，具體辦法由空調公司另行制定。分公司 （辦事處）協控費用暫定為：由分公司組織實施的市場推廣費，具體包括以下幾項：1） 、廣告宣傳費：含媒體廣告發布費、戶外廣告發布費、現場POP制作費、總部統一制作的促銷禮品費，新聞媒體發布的新聞、報 道、通訊、消息、專題的直接費用，以及其他廣告宣傳費用。2） 、 終端建設費：含專柜展臺制作費、場地費等涉及終端建設的費用。3） 、導購費用：含導購

10、人員工資、提成、商場管理費等。二、費用的定義和執行標準：1、 空調公司主控費用：1） 、開辦費：分公司 （辦事處）新設之初用于購置必要的辦公設施和資產的一次性開辦支出費用，主要包括傳真機、有線電話、辦公桌椅，床具及其他一些必要的日常生活用具，該項費用按空調公司有關批文限額使用。2） 、 分公司會計人員工資及獎金：空調公司派駐分公司的會計人員的工資，具體工資標準由空調公司辦公室與財務科共同制定，分公司會計人員的獎金按空調公司主管人員的獎金標準，根據綜合考評結|T|果發放。3） 、 空調公司統一安排實施的廣告費、宣傳費：空調公司針對各分公司（辦事處）銷售市場實際情況，策劃實施的廣告活動費用、宣傳費

11、用。4） 、 安裝維修費：安裝費指按公司統一規定結算給特約單位的安裝費以及公司自行安裝發生的安裝費用；維修費指因質量原因發生的空調維修費，標準按公司統一規定執行。5） 、 倉租及長途運輸費：指公司在外租賃的中轉倉倉儲費、由公司成品倉發送到中轉倉的運輸費，以及按公司規定由公司承擔的為客戶送貨上門的運輸費用。倉租標準由空調公司根據分公司（辦事處）全年銷售任務，分公司（辦事處）所在地城市消費水平等統一制定。6）、空調公司批準承擔的其他費用：該項費用主要包括：、公 司總部統一組織的開會、學習、培訓、旅游等費用；、突發事故處 理費用；、財務人員外出對帳差旅費；、空調公司統一制作的促銷禮品等。2、分公司（

12、辦事處）主控費用：分公司（辦事處）主控費用分為：1 ） 、銷售環節費：包括分公司人員工資及獎金（財務除外）、通訊費、業務人員差旅費、業務招待費、市內交通費、銷售傭金等。2 ） 、銷售管理費：辦公、住宿用房房租、辦公費、郵電費、水電費、 財務費用 （財務人員的業務傳真費、往返倉庫對帳的市內交通費）。分公司（辦事處）主控費用的來源及標準：、分公司（辦事處）營運最低保障金：按2004年度分公司/辦事處保障金確定辦法。、分公司/辦事處包干費：按分公司（辦事處）2004年銷售年度費用控制及薪資方案執行。、其他費用補充，如：空調公司總部根據市場狀況臨時制訂的面向分公司（辦事處）的費用補充政策。三、分公司（

13、辦事處）協控費用：分公司（辦事處）組織實施的市場推廣費：分公司（辦事處）組織實施的市場推廣費按銷售凈回款的2%計提，由空調公司市場部主要控制，分公司（辦事處）在轄區內按空調公司規定的審批程序批準后，操作使用。費用包括：分公司（辦事處）自行策劃的媒體廣告發布費、戶外廣告發布費、現場POP 制作費、新聞媒體發布的新聞、報道、通訊、消息、專題的直接費用，分公司自行制作的廣告禮品、宣傳品制作費，以及空調公司批準列入的其他市場推廣費。年終決算，該項費用不得超支，超支部分從分公司（辦事處）主控費用來源或獎金中扣除；若有結余，在基本完成銷售任務的前提下，空調公司可給予相應分公司（辦事處）一定的獎勵。四、費用

14、項目的申報、審批、用款下撥及報帳：1） 、 空調公司總部主控費用：2） ） 、開辦費：按空調公司的批準用款額度，發生開辦費用時，由經辦人據實制單列出明細開支項目。分公司（辦事處）會計審核、經理簽字證明， 根據費用原始單據填制費用報銷單寄回空調公司，辦理報帳沖帳手續。3） 、 倉租： 在空調公司核定的倉租的定額內，由分公司 （辦事處）經理、 會計填寫項目申請，采用空調公司統一制定的租賃合同范本與出租單位簽訂合同后寄回空調公司備案。該項費用報銷時，憑核定的分公司（辦事處）倉租定額、項目審批書、租賃合同和原始發票連同費用報銷單定期寄回空調公司進行此項費用的審核、報銷 （一般按月或季、半年進行審核）。

15、4） 、工資：分公司（辦事處）人員工資的審批權屬空調公司辦公室，每月憑空調公司審核、傳真的工資表發放工資，并將員工簽收之工資表回傳空調公司辦公室審查、備案。5） 、 獎金： 空調公司總部根據百分考核制度確定分公司（辦事處）獎金發放總額，分公司（辦事處）經理擬定內部獎金分配方案報總部審核、備案，由財務部發放。5）、空調公司統一安排實施的廣告費、 宣傳費：分公司（辦事處）根據空調公司的廣告項目審批表、按要求填寫，經批準并組織實施后， 將有關原始單據連同費用報銷單寄回空調公司報銷附：空調公司主控費用使用一般流程圖轉帳跟蹤表制費用報銷單 空調公司財務相關部門分公司（辦事處）財務費用項目經手人2、分公司

16、（辦事處）主控費用：費用發生后，由經辦人據實制單，會計審核、經理審批。分公司（辦事處）主控費用原始單據由分公司（辦事處）裝訂存 檔、備案，定期將單據轉回總部存檔。附：分公司（辦事處）主控費用使用一般流程圖報銷記帳正加卜核費用以生分公司財務分公司經理分公司財務（經手人制單）經手人（普通員工）3、分公司（辦事處）協控費用：分公司（辦事處）組織實施的市場推廣費用的申報、審批、用款下撥、報帳程序與空調公司統一安排實施的廣告費、 宣傳費程序相同。五、具體費用報銷的附件要求：1、客戶政策費用：具備項目審批表、客戶出具的收款收據。2、廣告費、宣傳費：、媒體發布費：具備廣告合同，相應的電視、電臺節目播出單、

17、報紙、報刊、雜志樣報和報價單以及項目審批表。、路牌、燈箱制作費：具備制作合同，工程預（決）算表及廣 告制作物現場照片以及項目審批表。、廣告印刷品：具備廣告合同，公司廣告品管理人員簽收入庫 單以及項目審批表。、廣告禮品：具備廣告制作合同，公司廣告禮品管理人員簽收 入庫單以及項目審批表。、專柜展臺制作：具備廣告制作合同、費用預（決）算表，宗 申空調專柜展臺設置申請表，專柜展臺現場照片以及項目審批表。、廣告片制作費：具備廣告制作合同、廣告片實物以及項目審 批表。3、維修費：（指分公司、辦事處）維修費用報帳時，按公司售后服務管理規定辦理。4、財務費用：分公司（辦事處）財務人員差旅費的報銷應具備外出辦公

18、申請表或述職報告。六、費用報銷原始單據的要求：1 、原則上所有費用報銷單據應符合中華人民共和國發票管理辦法之要求，否則，地稅部門不給予進入商品銷售費用，不作為公司所得稅的計算扣除數。這樣相應地加重了公司的稅收負擔。目前，稅務部門認可的發票有以下幾種：、增值稅專用發票和運輸專用發票 （簡稱專用發票）該類發票 均蓋有國家稅務總局的橢圓形監制章。、行業銷售發票（簡稱普通發票），產品銷售發票和商品銷售發票蓋有國家稅務總局的橢圓形監制章，其他行業銷售發票均蓋有地方稅務局的橢圓形監制章。、國家行政、事業單位、財政部門印制的收款收據（簡稱財政收據）這類發票均蓋有國家行政、事業單位財政部門的監制章。2、根據公

19、司各項費用的發生頻率以及各項費用所占費用總額的比重大小，以下費用必須具備正式發票，嚴禁用白條代替發票報銷付款。、廣告費：具備廣告專用發票和商業銷售發票。、運輸費：具備運輸專用發票或運輸行業發票。、 維修費： 維修費中的保修卡費用的結算必須具備商業銷售發票或財政收據。、租賃費：倉庫租賃費必須具備租賃業發票、招待費：餐飲業發票或商業銷售發票、小車費用：小車修理費須具備服務業發票。3、 所有費用報銷原始單據的抬頭必須注明：“ * 空調公司”字樣，并加蓋提供發票單位的財務專用章或發票專用章。七、費用單據的粘貼要求：1 、從外部取得的原始單據除差旅費單據采用“差旅費報銷單”粘貼外，其余各項費用采用“費用

20、報銷單”進行分類粘貼。2、費用單據應分類粘貼，不可將不同種類費用的單據匯合粘貼在同一張“費用報銷單”上。3、費用單據粘貼時應折疊整齊，錯落有序，便于單據的審核和裝訂、保管。費用單據轉移至空調公司時，必須填寫分公司（辦事處）費用單據傳遞跟蹤表，并對各項費用進行分類統計。差旅費開支、報銷管理規定、目的:為規范空調公司差旅費的開支、報銷流程，做到差旅費開支合理、 高效，特制定本規定。二、適用范圍：本規定適用于空調公司出差人員、 公司統一安排的會議參加人員 及派遣到辦事處的員工。三、員工出差，本人填寫出差申請單，由主管部門經理以上審批, 經總經理批準，方可出差；受總經理直接委托外出辦事的員工可將出差申請單直接交派出領導審批，并知會部門經理。部門經理以上人員出差，由總經理批準，方可出差。四、出差人員的費用報銷：1、 交通費：限定標準以內憑標實報銷只位經理M目 、一般人員主 管部門經理（含副經理）副總經理總長途交通工具 fen火車硬臥火車硬臥火車硬臥飛機飛（經濟艙） （經so注：本著節約費用的原則，若出差路程以乘坐火車（特快）時間 不超過12小時以內的視出差任務輕重對交通工具應首