1、會議籌備方案的擬訂相關知識1 會議籌備方案的內(nèi)容確定會議的主題與議題會議的主題是指關于會議要研究的問題、要達到的目的。確定會議主題的要素有3點：一是要有切實的依據(jù)；二是 必須要結合本單位的實際；三是要有明確的目的。例：的會議堅決不開a. 條件不成熟b.目的不明確c.議題過多d 地點答案:b解析：明確的目的是開會的重點和關鍵例：會議主題的確定應做到a. 有切實依據(jù)b.能結合本單位的實際c主題盡量細化d. 有明確的目的答案:abd解析:確定會議主題的要素有3點:一是要有切實的依據(jù)； 二是必須要結合本單位的實際；三是要有明確的目的。確定會議的名稱確定會議的流程：根據(jù)到會的主要領導，安排會議主持人;根

2、據(jù)會議的主題，確定會議發(fā)言人；確定會議的時間和地點會議時間包括實際進行時間和會議過程中的體會時間。會 議的最佳時間要考慮主要領導是否能出席而定，確定會議的 長短會議地點選擇的重點是會場大小適中、地點適中。壞境適 中。交通方便，會議設施齊全確定會議所需的設備和工具確定會議文件的范圍并做好文件的印制工作確定會議代表的組成確定會議的經(jīng)費預算確定會議住宿和餐飲安排確定會議的籌備機構，大型會議需要確定籌備機構與人員 分工例：秘書人員應根據(jù)會議籌備方案的內(nèi)容，做好會前的a. 分工協(xié)作b.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)c.統(tǒng)一匯報d.綜合檢查 答案：abd2. 會議籌備方案的作用確保會議的周密組織確保會議服務質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位確

3、保領導意圖得以貫徹執(zhí)行。3. 電話會議及視頻會議電話會議電話會議是利用程控電話的“會議電話”功能召集不同地 方的人員舉行會議。1）電話會議的交流的特點a. 電話會議方便靈活準備時間短，回復迅速，是電子通信 會議中花費最少的。b. 電話會議缺少身體語言，難以進行互動交流，而且缺少 文本，難以傳遞大量細節(jié)信息。c. 為了提高電話會議的效率可以搭配使用其他通信方式， 增進信息的傳輸與交流。d. 電話會議適用于分公司不遠、規(guī)模不大的企業(yè)2）電話會議信息工作的要求乳準確發(fā)出開會信息b. 認真分發(fā)會議書面信息材料c. 合理安排會場信息傳輸設備d. 按時接通電話e. 互相通報出席情況。f. 做好會議記錄。視

4、頻會議視頻會議是利用通信網(wǎng)絡傳遞圖像和聲音信號的一種現(xiàn)代化會議方式。適用于布置重要工作、宣布重大決定1）視頻會議的特點a.實現(xiàn)了聲音和圖像同時傳遞b打破了空間的限制c -節(jié)省時間、費用。d.交流效果較好e -視頻會議局限，準備時間較長，投入成本高，交流不夠 深入廣泛2）視頻會議信息工作的要求a. 發(fā)出開會信息b. 分發(fā)文件信息資料c. 布置會場d. 設置與檢查會場信息傳輸設備e-做好會議信息準備f. 采用先集中后分散的形式。g. 匯總情況信息4. 遠程會議籌備方案的特點遠程會議具有節(jié)省時間和金錢，與電話服務機構商定使用 錄音的形式做永久記錄，交流更加直接與簡短的優(yōu)點。遠程會議籌備方案擬定時,應先預先了解提供電信會議服務公司的服務要求，并提前將開會內(nèi)容告知電信公司。會議材料'程序必須盡量寄給與會人員要有專人負責檢查遠程會議設備例：1 現(xiàn)代化遠程會議是建立在高科技的基礎上的。2. 現(xiàn)