教育培訓業務管理系統前言信息化，解讀“信息化”與“管理”:近年來，輔導學校的擴張頗為搶眼，而對擴張后的管理問題，每家輔導學校都會在發展之后，開分校之后首要考慮的問題。在局內人看來，就在整個輔導學校市場烽火四起、力戰正酣之際，躲在輔導學校背后的IT系統建設同樣也是緊鑼密鼓，其推進的速度和受重視的程度絲毫不亞于表面上搶眼的開分校。“IT系統、教務以及輔導學校經營管理上的組織構架是三大核心競爭力，在市場競爭中起到決定性的作用，因此輔導學校對IT系統都舍得投入，這是擴張成本的重要組成部分。”在近期舉行的中國教育信息化峰會上，協會領導分析道，現在的輔導學校擴張，投入最大的一塊就是IT系統。因為學校教學場所物業是租人家的，其他的就是IT系統、辦公用具、貨架以及裝修上的投入。區別“開分校”與“復制”“現在很多大輔導學校的擴張其實是在盲目地開分校。”某IT事業本部部長李總搖頭嘆息道。在李總看來，這種盲目的開分校，其實就是一種原始的物業租賃，而沒有真正把輔導學校的管理經驗、行業資源結合起來，使之成為輔導學校大品牌的有機組成部分。“我們主張以復制的模式來擴張。開分校只是專注于對物理結構的建設。而復制是把積累的管理經驗和管理信息系統完整地移植，互相構建一個統一品牌下的完整的輔導學校體系。” 這是李總的擴張之道。 對于更多正急于圈地的輔導學校來說，這一信息化建設滯后于圈地計劃所帶來的教訓，無疑是活生生的教材。而對于已經在熱火朝天經營的輔導學校來說，信息化管理的危機也并沒有消散。事實上，生源問題、信息不通暢等生源流、資金流、信息流難題已經成為制約連鎖學校進一步發展的瓶頸，這迫使越來越多的連鎖輔導學校開始審視自身信息化建設。 這是一堂亟需補上的課。業內專家指出，目前，中國輔導學校與國外同行相比，校內管理的差距相當大，很多輔導學校沒有一套完整的信息管理體系。也正因為如此，對于一個連鎖輔導學校來說，打造先進的、并且是切合自身運作的信息化管理體系，建立一套成功的、不可被別人效仿的輔導學校運作模式，是各大輔導學校在擴張之前必須做到的。只有通過信息化將輔導學校塑造成規范的輔導學校體系，才能被有效地復制。相反，盲目的學校擴張，必然會在以后的競爭中被掃地出門。解讀“信息化”與“管理” 正如許多宣揚教學教務的報道所說，信息化管理是一場管理的變革，而不是一場IT技術的改革。對于連鎖輔導學校來說，在信息化管理建設中建立和完善自身特色的管理體系，方是要義所在。從這一意義上說，信息化管理本身只是一個載體，其所帶動的管理上的探索卻永無止境。如何辨證看待“信息化”和“管理”兩者關系？這一問題的探討實質已經觸及到信息化意識日益濃厚的輔導學校主的最大困惑。事實上，輔導學校要的是深入自己管理模式的解決方案，而不是簡單的一種方案“搬抄”。輔導學校競爭的實質是管理的競爭。這種管理的一個核心就是有目的的、高效率的收集、處理、使用各種信息。但是，這種信息的收集和處理決不僅僅是數據的一個簡單堆積，那樣的話，也許一個簡單的EXCEL就能完成。與輔導學校管理渾然一體的信息化解決方案有時能給輔導學校帶來難以想像的效益。向信息化管理要效益本土輔導學校其實在信息化建設中已開始嘗到甜頭。某輔導學校領導如是說：“在幾年前，輔導學校行業的利潤相對略高，學校業的管理即使零散、混亂、落后，也仍舊有較豐厚的回報。但隨著整個行業利潤的下滑，迫使我們必須從管理上下手，加快信息化建設的步伐，向信息化管理要效益。到目前為止的3次信息化系統升級，每次都可以使 我們的毛利率提高一個百分點左右，這對于這家輔導學校一年的營業額來講，是十分可觀的。” 管理信息化的誤區目前國內的絕大多數連鎖輔導學校都認識到了信息化對輔導學校自身發展的重要性，并不惜花費重金去購買硬件設備、上馬教學教務、重組業務流程等等，但很多輔導學校的盲目使他們對輔導學校信息化產生了一定的誤區。首先，中國輔導學校在IT支出上存在偏差。 中國的輔導學校往往在信息化的建設中，投入較多的資金在硬件設施上，因為硬件設備是可見的，CEO知道自己的錢投在了哪里，而軟件是無形的，在其上面多投入一分錢，都會招致投資者的懷疑。 據統計，在中國輔導學校的信息化建設支出中，有66%用在購買計算機機，打印機等終端設備上，10%左右是購買主機，只有20%多的比例是放在軟件和服務上。而日本輔導學校在硬件方面的支出只占三分之一，另外三分之二的支出是購買軟件和服務。其次，個人英雄主義和家長式管理與信息化管理的機械化之間的矛盾。中國輔導學校的管理模式與西方發達國家有很大的不同。中國有很多家族式輔導學校，即使不是家族式輔導學校，其最高領導也有著“個人英雄主義”的管理習慣。而輔導學校的信息化管理正是一個純機械化的模式，更多管理層的介入，往往會降低信息化管理的效率。這就要看輔導學校的“一把手”是否愿意把管理權完全下放給系統。 再次，過分關注成本上的犧牲。 教育培訓行業發展極為迅速，市細分場以及培訓方式呈多樣化發展。同時，行業內并購整合不斷加劇，因此給教育培訓機構管理者諸多挑戰。面對市場競爭和內部優化管理的需求， 各類教育培訓機構迫切需要用信息化手段來提升管理水平，增強競爭力。 教育培訓機構屬于典型的現代商業服務業，其業務流程復雜，數據實時性要求高，課程多變，收費復雜，潛在學員群體廣泛，傳統的學校管理軟件，教務、教學管理軟件以及CRM管理系統很難滿足學校需求。教務經營類軟件和記賬類軟件的區別：輔導學校管理軟件不少，但通常大部分是記賬類軟件。對于用戶來說，大多用戶購買的前提好像就是說：購買一款軟件不就是為了記賬嗎？減少人工的繁瑣記賬，由計算機來代替記賬。這不能說是一個錯誤的思路，但實際上是因為軟件自身的功能局限造成了用戶的認識。記賬類軟件實現是記錄單位的經營數據，可以查詢和翻閱。簡化人工繁瑣的工作。經營類軟件實現除了實現記賬類軟件所實現的所有功能之外，更重要的目的是結合輔導學校的實際經營和業務流程，或進行優化或流程再造。規范輔導學校經營管理，從經營學員（怎么產生二次購買）、經營員工（怎么讓銷售人員增加干勁，主動去創造銷售）、經營課程（不同產品的盈利分析）等多層面進行業務管理。從而讓輔導學校來實現銷售額的增加，實現利潤的增加，降低成本和費用。實現輔導學校加快發展的目的。而不僅僅是為了記賬。從經營學員層面分析，根據營銷學原理，開發一個新客戶的成本是維持一個老客戶的26倍，而賴克海德和薩瑟的理論甚至提出：每降低5%的客戶流失率，利潤則會增加25%85%。因此不難看出，老客戶的重要性就在于他可以持續產生購買行為，保持輔導學校的利潤。那么對于銷售商來說，如何挖掘老客戶新的需求，或者說如何最大限度地挖掘老客戶的潛在價值，就顯得尤為重要。客戶是一口井，而不是一碗水。這句老掉牙的話里，包含著永不過時的銷售思想。從經營員工層面分析，商業畢竟不是大鍋飯，通過1.精神激勵2.物資激勵3.利益激勵等層面對員工進行管理和經營。讓員工從被管理轉變為主動努力,從打工者的心態轉變為自己努力工作的心態。從經營產品的層面分析，每個產品的盈利情況，退貨情況，供貨方，渠道批發等銷售情況，盈利情況等，需要全面的掌握。進行產品的數據分析。從而掌握好的學員穩定，加快招生周轉。學員人數越多，盈利則越高。比如：1000個的學員和1萬的學員差距顯而易見。經營的目的是盈利和發展，經營過程則是執行力和規章制度，而執行力和規章制度怎么來，則需要通過經營類的管理軟件來實現這，在軟件系統中結合輔導學校的實際情況指定經營策略，由系統來完成單位的經營管理。從而實現經營發展的目標。這也是行業經營類軟件和通用的記賬類軟件的本質區別。用戶購買軟件雖然從當前看是花費了一部分費用，但從長期來看，實際是為輔導學校進行的一項長期投資，是省錢的一項投資。是為輔導學校規范管理、加快發展、增加利潤，降低費用的工具。輔導教育行業現狀分析學員檔案管理問題 學員檔案是學校重要的資源，記錄系學員的報名，交費，續費，擴單，鎖單等一系列的活動，并記錄下學員的課時消耗詳細情況。對管理者對學員分析，有針對性的開發二次購買起到至關重要的作用。而紙質的學員信息記錄或EXCEL等流水式的電子表格登記所起到的作用顯而易見，無法形成一套系統的數據支撐。只能是針對都某個點的信息，而無法反應一個面的情況。同時對造成學員檔案的丟失也存在問題。課時消耗方面的問題 人工課時消耗管理，需要專門的管理老師對上課的學生進行督促和說明，進行人工課時消耗和簽到等。浪費人力、降低工作效率的同時，也在提上經營成本。杜絕員工的違規操作對于單位員工的管理方面，出了員工自身問題之外，管理方面的漏洞也是學校進行考慮和重視的問題。應該做到不同的人做不同的工作，同時分工明確，提供效率。財務方面的問題培訓學校都會面臨：員工收多少開，暗自收費（不開收據）等惡性行為，從管理的角度來說明，應該是由制度和管理工具去執行，而不僅僅是督促和監督。贈送或優惠方面的問題在涉及到學員贈送課時或優惠金額方面的問題，如果沒有有效的后續審批流程，會造收益的浪費信息和數據不透明，不及時 需要了解學員的剩余課時等類似方面的一些數據信息，而無法及時了解，那些學員該續費了，那些學員課時剩余超值了等等，及時的信息獲取，對應管理者及時和學員進行溝通，促進二次購買和管理中的促進。軟件的設計思想思想說明 本輔導學校小班系統是專業針對小班教學模式的教學教務經營管理系統，優化業務流程并控制成本和風險。目前學校或許使用的其他軟件大都是通用性的軟件，沒有行業的特性，上述的內容這類軟件沒有或不完善。所起到的作用是信息記錄和記賬的作用,無法進行業務中的管理或控制。ZENGNIZHI一方面是要和客戶全面溝通，讓他們認識到自身的問題，這樣進行了投資之后才能取得理想的回報；另一個是讓客戶超越軟件產品，看到其中的管理理念這也是ZENGNIZHI最引以自豪的一點。在系統項目實施過程中，ZENGNIZHI決不是千方百計地把自己的產品推銷給客戶就萬事大吉，也決不一味地討好客戶。而是先根據客戶的意見和其原有的管理模式，再結合本教學教務管理系統各個功能設計另一套方案，讓客戶來鑒別、選擇。ZENGNIZHI給每個客戶的是在“每一個項目中都能夠把先進的管理思想、管理理念變為現實”。賦予軟件無形的管理附加值，其中凝結了多家成功學校的先進管理方法。 ZENGNIZHI“最佳業務實踐”推動了教學教務系統在小班輔導學校的推廣。增尼智軟件借鑒國際知名軟件廠商的先進管理經驗和軟件制造技術，融合具有中國特色的輔導學校管理成功經驗，鍛造出增尼智小班教學教務管理軟件。增尼智軟件立足于國內，專注于行業, 始終本著以客戶為導向，以實用為基礎，以提高客戶工作效率，增加客戶收益為目標。為輔導學校提供了一系列真正簡潔實用、易學易用的管理軟件。作為輔導學校行業信息化供應商, 增尼智軟件為客戶提供自主知識產權的應用軟件產品、解決方案和全方位的IT應用集成服務。管理結構圖管理系統功能介紹登陸界面：咨詢管理 針對潛在學生進行聯系的模塊，由市場人員，咨詢師等通過活動、去電話等方式聯系學生家長，進行溝通，或家長上門來訪等信息，進行登記記錄。記錄的是未簽訂的潛在學生信息。 可以記錄市場活動明細，讓機構投入活動有據可依；優秀活動可供后續開展活動者引用參考，對市場活動評估，預計成本，預計收益，活動審批；以及通過市場活動帶來的潛在學員，銷售訂單，有效學員數據合理的分析市場活動價值，投入產出比重，讓市場活動價值最大化，統計分析市場活動價值，讓學校投入回報最大化。通過學員數據倉庫，對潛在學員意向分類，數據自動通過CRM分配給相應的招生負責老師；持續對潛在學員進行回訪，記錄回訪情況，分階段性跟進，同時對下次回訪時間、內容安排做智能提醒；市場主管可對潛在學員到試聽、體驗課轉換比例進行智能分析，達到提升業務水平，評估課程質量，改進授課內容，提高學員整體轉化率。各崗位職責老師對潛在學員的管理一目了然。報名交費前臺收費中，包括報名交費，學生退費，整班續費，發卡改卡，學員售書，學員退書等模塊操作。不同的模塊功能針對實際收費中的不通收費方式。系統自動計算課程和班級，根據錄入的課時數自動計算出所對應的價格，并核實出收費金額。根據實際情況，可以一次結清，也可以多次收費。打印統一學校票據，高效、規范。支持學生一次繳納多期學費，對學生費用進行折扣；支持銀行轉賬收費、POS機刷卡收費、現金收取等多種結算方式。整班續費管理圖示課時消耗學生報名后，根據系統中設置好的排課信息規則，進行打卡上課簽到，或人工進行上課簽到，由此進行每個班級的課時消耗情況； 上課簽到圖示批量簽到圖示：如果學生沒有打卡簽到成功，可有管理老師在系統中進行批量打卡操作。圖示如下：學生上課簽到的前提是設置的排課信息：圖示如下班級管理班級管理中，包括調課管理，加課管理，聽課管理，結課管理，換班主任，換授課老師，以及錄入作業條，錄入上課進度等模塊。針對的是各個班級的日常變化和人員更替變化進行的操作和管理。學員管理學員的請假管理，延期管理，轉班管理等日常操作。請假管理圖示如下：體驗課管理體驗課作為招生的一個推廣方式而進行的管理，包括體驗課定義，體驗課通知，體驗課簽到，并由此形成體驗課的各個報表。從體驗課產生了多少報名信息？那些老師講授的體驗課效果好？等等。物品管理物品管理是指學習管理過程中采購（進）入庫（存）銷售（銷）的動態管理過程。對學校的書籍、贈品、代金券等進行管理。并形成對應的各個報表。進而形成物品所產生的利潤，庫存的各個數據信息。 進銷存物品管理對每一批貨品的來源，存放，去向，都作仔細的記錄，隨后并延伸為物品管理一體化的管理模式其它收入與費用開支學校除了正常的經營業務會取得收入外，有時還會產生一些除學生報名以外的其他現金或銀行存款的收入，這時可以通過單對此類資金變動情況進行處理。學校的費用開支有各種各樣的情況，但無論如何，費用開支都將使學校的資金流出學校，為了對這一部分流出的資金進行有效的管理，本系統特設了費用開支模塊。決策分析 教育培訓業務管理系統為校長自動生成大量有關學校運營的數據、圖表統計，為校長謀劃學發展提供強有力的策略支持。可以預測學校下一階段收入，校長可以據此合理安排學校下一步的工作，跑在時間的前面，幫助校長從中篩選出對學校發展有價值的信息。可以輕松的記錄學校所有財務事件，便于查詢和統計。所有財務統計報表自動生成，校長可以隨時查看學校的損益情況，掌握每天現金和銀行賬款流動情況。強大的監控功能夠確保收費過程萬無一失，校長能放心的把主要精力投入到學校的發展運營，謀求更大發展。校長不再受空間、時間的限制，對分校運營、財務信息了如指掌，為分校管理節省了大量的電話、傳真、會議等管理成本及人工成本。通過對學生管理，及時充分的了解學員信息，剩余課時等信息。為續費工作準備資源。通過對員工管理，自動形成咨詢、學管、老師等的工作量報表，為績效考核提供依據。面對眾多學校的競爭，如何展示自己學校在教學中的優勢？教育培訓業務管理系統在這方面可謂一枝獨秀,帶給您的是一條全新的教學管理思路。所有培訓學校都清楚的意識到，高質量的教學是獲得學生家長口碑宣傳的基礎，但是所有的培訓學校都在提高自身教學質量，各學校之間差距不大，即使有強大的品牌支撐，亦不能將教學優勢盡顯，培訓學校之間的差距主要反映在教學流程的管理和服務質量的監督。其他優勢 值高價廉花20%的錢解決80%的學校管理“瓶頸”教育培訓業務管理系統信息化整體解決方案實現了教育學校所需的絕大多數功能，而價格僅僅只是同類產品集合的20%或更低，為學校節省了80%以上的投資。即學校花費同類產品20%的錢就可解決學校80%的信息、管理、商務上的瓶頸，這是一件非常值得做的事情。 信息及時以實時信息為核心的信息交流方式教育培訓業