Excel使用技巧三則 (08/17/1999)1.兩次選定單元格 有時，我們需要在某個單元格內連續輸入多個測試值，以查看引用此單元格的其他單元格的效果。但每次輸入一個值后按Enter鍵，活動單元格均默認下移一個單元格，非常不便。此時，你肯定會通過選擇“工具”“選項“編輯，取消“按Enter鍵移動活動單元格標識框選項的選定來實現在同一單元格內輸入許多測試值，但以后你還得將此選項選定，顯得比較麻煩。其實，采用兩次選定單元格方法就顯得靈活、方便： 單擊鼠標選定單元格，然后按住Ctrl鍵再次單擊鼠標選定此單元格（此時，單元格周圍將出現實線框）。 2.“Shift拖放的妙用 在拖放選定的一個或多個單元格至新的位置時，同時按住Shift鍵可以快速修改單元格內容的次序。具體方法為：選定單元格，按下Shift鍵，移動鼠標指針至單元格邊緣，直至出現拖放指針箭頭“?，然后進行拖放操作。上下拖拉時鼠標在單元格間邊界處會變為一個水平“工狀標志，左右拖拉時會變為垂直“工狀標志，釋放鼠標按鈕完成操作后，單元格間的次序即發生了變化。這種簡單的方法節省了幾個剪切和粘貼或拖放操作，非常方便。 3.超越工作表保護的訣竅 如果你想使用一個保護了的工作表，但又不知道其口令，有辦法嗎？有。選定工作表，選擇“編輯“復制、“粘貼，將其拷貝到一個新的工作簿中（注意：一定要新工作簿），即可超越工作表保護。Excel幫你理清文件 (12/21/1999)筆者所在的公司于去年開始貫徹標準認證工作，體系建立之初，公司根據ISO9000標準編寫了約50個程序文件，而這50個文件要發給17個部門，且幾乎每個部門所發的文件都不完全相同。為便于各部門對自己的文件進行管理，需要單獨為他們各自打印一份文件清單。當然，你可以分別為每個部門制作清單并打印，但這樣一來工作量很大，費時又費力。有沒有一種簡便的方法，既快又好地完成這份工作呢？ 答案是肯定的，Excel的數據庫功能可以很好地解決這個問題。作為一個電子表格軟件，Excel還提供了十分有用的數據庫功能。在它的菜單欄上有一個“數據”菜單，就是專門用來進行數據處理的。諸如員工名冊、書籍檔案、唱片名錄等等，只要是內容、格式相似的信息，都可以視作數據庫。 在本例中，解決問題的具體操作方法是： 1、進入Excel，在工作表上按如下格式建立文件清單表頭并輸入第一個文件。2、根據事先準備好的文件發放范圍表（或類似資料），將上表中員工招聘程序復制若干份（選定該行，用鼠標拖曳填充柄復制），然后在阢發往部門”一欄中分別輸入部門名稱：總裁辦、人力資源部、技術部等等。 3、第二份、第三份文件如法炮制，直到所有的文件都輸入完畢。這時，一張匯總表就編制好了。 4、在上表中選定任一單元格，打開Excel工具欄上的“數據”菜單，選擇“篩選”，單擊子菜單中的“自動篩選”命令。執行“自動篩選”命令后，在文件清單的每一列標記的右方將出現一個下拉箭頭。 5、單擊“發往部門”旁的下拉箭頭，會彈出一張下拉列表，里面包含了本列中出現過的所有部門名稱。 6、選擇“技術部”并單擊，則篩選結果躍然于屏幕之上。此時，屏幕上顯示的就是發給技術部的所有文件清單，而與技術部無關的文件則全部被隱藏起來。 7、單擊“打印”按鈕，輸出一張文件清單。 8、單擊“發往部門”旁邊的箭頭，選取“全部”，則又回到匯總表。 采用同樣的方法，我們可以打印出其他部門的文件清單。修復受損 Excel 文件的法寶 (05/09/2000)或許你經常遇到這樣的頭疼事：突然斷電造成你的Excel文件數據丟失；由于病毒的侵蝕，你再也無法打開一個保存著重要資料的Excel文件；由于無法預知的錯誤，你想打開的文件成了一堆“亂碼”。數據的丟失是不可挽回的，怎么辦？試一試Excel Re-covery，或許它會給你一個意想不到的驚喜。 “小救星”能幫你恢復什么？ Excel Recovery（以下簡稱ER）是一個專門修復Excel電子表格數據的文件，筆者手中的是1.0版。別看它身材短小，功能卻是非常強大。首先，它支持Excel 97、Excel95以及Excel 5.0等多達5種格式的Excel文件，能將損壞的表格單元數據包括文本、數字、公式值等一一恢復。其次，它能夠修補受損的多重分頁文件結構。另外，它使用非常方便，ER和Excel 97做到了無縫鏈接，就像兩者合為一體一樣，你中有我，我中有你。值得一提的是，它支持多種常見的平臺：Windows 95/ 98/ NT。 怎樣擁有“小救星？ ER安裝和使用均非常簡單，只要雙擊該自解壓文件，一路回車即可。在啟動Microsoft Excel 97之后，你會發現在菜單“文件”下多了一項“Recover”，單擊這個選項，在彈出的文件選擇對話框中選擇你想進行修復的Excel文件（在以前，這些文件可是被判了“死刑”，通常情況下是無法打開的）；再單擊對話框旁邊的“Recover”按鈕，ER就開始對受損的數據進行修復。在修復過程中，ER會在窗口的底部給出時間狀態提示，文件的修復時間是和文件本身大小以及受損程度有關的（當然也與你的機器配置也有一丁點兒的關系）。修復完成后，你只需將修復好的文件進行保存，一切就大功告成了。當然，如果你想得到完美的修復效果，ER建議你最好在保存之前動手檢查一下，盡管在絕大多數情況下是多余的。 不僅僅是修復文件，ER也給使用Excel 95的朋友提供了一個小小的功能：在Excel 95中選擇“Recover”能起到瀏覽Excel 97文件格式的作用。 你該注意什么？ 任何一個軟件都不是萬能的