電子發票儲存管理制度一、總則（一）目的為規范公司電子發票的儲存管理，確保電子發票的真實性、完整性和安全性，便于查詢和使用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在業務活動中涉及的電子發票的儲存管理。（三）基本原則1.依法合規原則：嚴格遵守國家有關電子發票管理的法律法規和政策要求。2.安全可靠原則：采取有效措施保障電子發票數據的安全，防止數據丟失、泄露和篡改。3.便捷高效原則：確保電子發票的儲存和查詢能夠滿足公司業務需要，提高工作效率。二、電子發票的獲取與接收（一）獲取途徑1.公司員工在開展業務活動過程中，應按照交易對方的要求，合法、合規地獲取電子發票。2.通過公司與供應商簽訂的合同約定，由供應商直接開具電子發票至公司指定的接收郵箱或其他電子接收渠道。（二）接收要求1.負責接收電子發票的人員應及時查收電子發票，確保在規定時間內獲取發票信息。2.對接收的電子發票進行初步審核，檢查發票信息的完整性、準確性，包括發票代碼、號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、金額、稅額等。如發現問題，應及時與開票方聯系溝通，要求其更正或重新開具。三、電子發票的儲存方式（一）電子存儲介質選擇1.優先選用公司內部的服務器存儲空間進行電子發票的存儲，確保存儲環境的安全性和穩定性。2.如因服務器存儲空間不足等特殊原因，可考慮使用外部存儲設備，如移動硬盤、磁帶等，但需對存儲設備進行定期維護和檢查，確保數據的安全性。（二）存儲文件夾設置1.在服務器或存儲設備上建立專門的電子發票存儲文件夾，按照年份和月份進行分類。例如，在“電子發票”文件夾下創建“20XX年”文件夾，在“20XX年”文件夾下再按照月份創建子文件夾，如“01月”“02月”等。2.在每個月份的子文件夾中，根據發票類型（如增值稅專用發票、增值稅普通發票等）進一步細分文件夾。（三）文件命名規則電子發票文件命名應遵循統一、規范的原則，便于識別和查找。命名格式為：公司名稱+發票類型+開票日期+發票號碼。例如：XX有限公司增值稅專用發票20XX年XX月XX日12345678。（四）數據備份1.定期對電子發票數據進行備份，備份周期為每月一次。備份數據應存儲在與原始數據不同的存儲介質上，并分別存放于不同的物理位置。2.備份數據應進行完整性檢查，確保備份數據能夠準確恢復。同時，建立備份數據恢復測試機制，定期進行恢復測試，以驗證備份數據的可用性。四、電子發票的儲存安全管理（一）訪問權限控制1.設定不同人員對電子發票存儲系統的訪問權限，根據工作需要，將人員分為管理員、查詢人員、審核人員等不同角色。2.管理員負責電子發票存儲系統的日常維護和管理，具有最高權限，可進行數據的上傳、下載、刪除等操作。查詢人員僅具有查詢電子發票信息的權限，審核人員可對電子發票進行審核操作。3.嚴格限制對電子發票存儲系統的訪問，只有經過授權的人員才能訪問相關系統和數據。訪問賬號應設置強密碼，并定期更換密碼。（二）安全防護措施1.安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護軟件，對電子發票存儲系統進行實時監控和防護，防止網絡攻擊和病毒入侵。2.定期對電子發票存儲系統進行安全漏洞掃描和修復，確保系統的安全性。3.對存儲電子發票的服務器或存儲設備所在的物理環境進行安全管理，限制無關人員進入，防止數據被盜取或損壞。（三）數據加密1.對存儲在服務器或存儲設備上的電子發票數據進行加密處理，確保數據在傳輸和存儲過程中的安全性。2.采用符合國家相關標準的加密算法，如AES等，對電子發票數據進行加密。加密密鑰應妥善保管，專人負責管理，防止密鑰泄露。（四）安全審計1.建立電子發票存儲安全審計機制，對系統的訪問操作、數據修改等進行記錄和審計。2.審計記錄應保存一定期限，以便在需要時進行追溯和查詢。通過安全審計，及時發現和處理異常操作，保障電子發票數據的安全。五、電子發票的查詢與使用（一）查詢流程1.公司員工因業務需要查詢電子發票時，應填寫《電子發票查詢申請表》，注明查詢的發票信息、查詢用途等。2.將申請表提交至所在部門負責人審批，部門負責人應根據實際情況進行審核，確認查詢用途合理后予以批準。3.申請人持經審批的申請表到電子發票存儲系統管理員處，由管理員按照申請表上的要求進行查詢，并提供相應的電子發票信息。（二）使用規定1.電子發票僅供公司內部業務使用，不得用于任何非法或違規目的。2.在使用電子發票時，應確保發票信息的真實性和完整性，不得對發票信息進行篡改或偽造。3.如需將電子發票作為報銷憑證，應按照公司財務報銷制度的要求，將電子發票打印成紙質發票，并附上相關的報銷審批單等資料，提交財務部門進行報銷審核。六、電子發票的銷毀（一）銷毀條件1.電子發票已超過公司規定的保存期限，且該發票所涉及的業務已全部完成，相關財務核算和稅務處理已結束。2.因特殊原因，如發票信息錯誤、重復開具等，需要銷毀電子發票的，應經公司相關部門審批同意。（二）銷毀流程1.由電子發票存儲系統管理員提出電子發票銷毀申請，填寫《電子發票銷毀申請表》，注明銷毀的發票信息、銷毀原因、銷毀時間等。2.將申請表提交至公司財務部門、審計部門等相關部門進行審核，各部門應根據職責對銷毀申請進行審查，確保銷毀操作符合公司規定和法律法規要求。3.經審核通過后，由管理員負責對擬銷毀的電子發票數據進行刪除操作，并在存儲介質上進行擦除處理，確保數據無法恢復。同時，填寫《電子發票銷毀記錄》，記錄銷毀的發票信息、銷毀時間、銷毀方式等。4.定期對電子發票銷毀情況進行檢查和核對，確保銷毀工作徹底、有效。七、監督與檢查（一）內部監督1.公司財務部門負責對電子發票的儲存管理情況進行定期檢查，檢查內容包括發票的獲取、接收、儲存、查詢、使用、銷毀等環節是否符合本制度要求。2.審計部門定期對電子發票儲存管理制度的執行情況進行審計監督，對發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部檢查應對1.積極配合稅務機關、審計機關等外部部門對公司電子發票儲存管理情況的檢查和審計工作，如實提供相關資料和信息。2.對于外部檢查中發現的問題，應及時進行整改，確保公司電子發票儲存管理工作符合法律法規和政策要求。八、培訓與宣傳（一）培訓計劃1.制定電子發票儲存管理培訓計劃，定期組織公司員工參加培訓，提高員工對電子發票儲存管理重要性的認識和操作技能。2.培訓內容包括電子發票的法律法規、獲取與接收流程、儲存方式、安全管理、查詢與使用規定、銷毀流程等方面。（二）宣傳推廣1.通過公司內部網站、宣傳欄、郵件等渠道，宣傳電子發票儲存管理制度的相關內容，提高員工對制度的知曉度和遵守意識。2.及時向員工傳達國家有關電