社區(qū)醫(yī)院文件管理制度一、總則（一）目的為加強社區(qū)醫(yī)院文件管理，確保文件的準確性、完整性和規(guī)范性，提高工作效率，保障醫(yī)院各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于社區(qū)醫(yī)院各科室、各部門及全體員工。（三）文件管理原則1.統(tǒng)一領導，分級管理。醫(yī)院成立文件管理領導小組，負責全院文件管理工作的領導和指導；各科室、部門設兼職文件管理員，負責本科室、部門文件的收集、整理、保管和傳遞等工作。2.規(guī)范高效，確保質量。文件的起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、歸檔等環(huán)節(jié)應嚴格按照規(guī)定的程序和標準進行，確保文件質量和工作效率。3.安全保密，防止失密。嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，加強文件的保密管理，防止文件泄露、丟失和損壞。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括醫(yī)院的決議、決定、通知、通報、報告、請示、批復等，用于傳達醫(yī)院的工作部署、決策和要求，指導和規(guī)范醫(yī)院的行政管理工作。2.醫(yī)療文件：包括醫(yī)療管理制度、診療規(guī)范、臨床路徑、病歷書寫規(guī)范、醫(yī)療質量控制標準等，用于規(guī)范醫(yī)療行為，保障醫(yī)療安全，提高醫(yī)療質量。3.人事文件：包括人員招聘、培訓、考核、晉升、獎懲等方面的文件，用于醫(yī)院的人力資源管理。4.財務文件：包括財務管理制度、預算編制、會計核算、財務審計等方面的文件，用于醫(yī)院的財務管理。5.其他文件：除上述文件外的其他各類文件，如后勤保障、設備管理、信息管理等方面的文件。（二）文件編號1.文件編號由醫(yī)院代碼、年份、文件類別代碼、順序號組成。2.醫(yī)院代碼：采用醫(yī)院名稱的漢語拼音首字母縮寫，如[社區(qū)醫(yī)院名稱首字母縮寫]。3.年份：采用公元紀年，如2023表示2023年。4.文件類別代碼：根據(jù)文件分類，分別用不同的字母表示，如行政文件用“XZ”表示，醫(yī)療文件用“YL”表示，人事文件用“RS”表示，財務文件用“CW”表示，其他文件用“QT”表示。5.順序號：按照文件形成的先后順序，從001開始依次編號。6.示例：[社區(qū)醫(yī)院名稱首字母縮寫]2023YL005，表示社區(qū)醫(yī)院2023年形成的第5份醫(yī)療文件。三、文件起草與審核（一）文件起草1.文件起草應根據(jù)工作需要，由相關科室、部門或人員負責。起草人應認真調研，充分收集相關資料，確保文件內容真實、準確、完整。2.文件起草應使用規(guī)范的語言文字，表述清晰，邏輯嚴謹，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯和句子。3.文件起草應明確文件的主題、目的、適用范圍、主要內容、執(zhí)行要求等要素，確保文件具有可操作性。（二）文件審核1.文件起草完成后，應提交科室、部門負責人進行初審。初審主要審核文件內容是否符合國家法律法規(guī)和醫(yī)院的相關規(guī)定，是否與醫(yī)院的整體工作部署和要求相一致，是否具有可操作性等。2.經科室、部門負責人初審通過的文件，應提交醫(yī)院分管領導進行復審。復審主要審核文件的政策依據(jù)是否充分，涉及多個科室、部門的文件是否經過協(xié)調溝通，是否需要提交醫(yī)院辦公會或其他會議審議等。3.經醫(yī)院分管領導復審通過的文件，應提交醫(yī)院主要領導進行終審。終審主要審核文件是否符合醫(yī)院的發(fā)展戰(zhàn)略和長遠利益，是否需要進行調整或修改等。四、文件簽發(fā)與印發(fā)（一）文件簽發(fā)1.文件經審核通過后，應由醫(yī)院主要領導或授權的分管領導簽發(fā)。簽發(fā)人應認真審閱文件內容，簽署明確的意見，并注明簽發(fā)日期。2.重要文件或涉及多個科室、部門的文件，應提交醫(yī)院辦公會或其他會議審議通過后，再由醫(yī)院主要領導簽發(fā)。（二）文件印發(fā)1.文件簽發(fā)后，由醫(yī)院辦公室負責印發(fā)。印發(fā)前，應認真核對文件內容，確保文件準確無誤。2.文件印發(fā)應按照規(guī)定的格式和份數(shù)進行，確保文件的嚴肅性和規(guī)范性。文件印發(fā)后，應及時將文件分發(fā)給相關科室、部門和人員，并做好發(fā)放記錄。五、文件收發(fā)與傳遞（一）文件收發(fā)1.醫(yī)院辦公室負責全院文件的收發(fā)工作。收到文件后，應及時進行登記，注明文件的名稱、文號、來文單位、日期、份數(shù)等信息，并按照文件的緊急程度和重要程度進行分類處理。2.對于緊急文件，應立即送醫(yī)院主要領導或相關分管領導閱批，并按照領導批示及時進行辦理；對于重要文件，應及時送醫(yī)院主要領導或相關分管領導閱批，并根據(jù)領導批示組織相關科室、部門進行研究討論和辦理；對于一般性文件，應按照文件內容和性質，分送相關科室、部門負責人閱知。（二）文件傳遞1.文件傳遞應通過醫(yī)院內部辦公系統(tǒng)、電子郵件、紙質文件等方式進行，確保文件傳遞的及時、準確和安全。2.對于涉及保密內容的文件，應按照保密規(guī)定進行傳遞，采取加密、專人送達等措施，防止文件泄露。3.文件傳遞過程中，應做好記錄，注明文件的傳遞時間、傳遞方式、接收人等信息，確保文件傳遞的可追溯性。六、文件借閱與查閱（一）文件借閱1.因工作需要借閱文件的，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、文號、借閱目的、借閱時間等信息，經所在科室、部門負責人簽字同意后，報醫(yī)院辦公室審批。2.醫(yī)院辦公室應根據(jù)文件的保密級別和重要程度，決定是否批準借閱申請。對于涉及保密內容的文件，應嚴格控制借閱范圍和借閱時間，并要求借閱人簽署保密承諾書。3.借閱人應按照批準的借閱時間和范圍使用文件，不得擅自轉借、復印、摘抄文件內容。借閱期滿后，應及時歸還文件，并辦理歸還手續(xù)。（二）文件查閱1.因工作需要查閱文件的，可直接到醫(yī)院辦公室查閱。查閱人應填寫《文件查閱登記表》，注明查閱文件的名稱、文號、查閱時間等信息。2.醫(yī)院辦公室應提供必要的查閱條件，確保查閱人能夠方便、快捷地查閱文件。查閱人應在指定的地點查閱文件，不得擅自將文件帶出辦公室。3.對于涉及保密內容的文件，查閱人應遵守保密規(guī)定，不得泄露文件內容。查閱結束后，應將文件歸還原位。七、文件保管與歸檔（一）文件保管1.醫(yī)院各科室、部門應指定專人負責本科室、部門文件的保管工作，確保文件的安全和完整。2.文件保管人員應定期對文件進行整理、分類和裝訂，建立文件保管臺賬，記錄文件的名稱、文號、日期、保管期限等信息。3.文件保管應選擇安全、干燥、通風的場所，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保文件不受損壞。（二）文件歸檔1.文件辦理完畢后，應按照檔案管理的有關規(guī)定及時進行歸檔。歸檔文件應齊全、完整、準確，符合檔案整理的要求。2.醫(yī)院辦公室應定期對各科室、部門的文件歸檔情況進行檢查和指導，確保歸檔工作的順利進行。3.歸檔文件應按照年度、類別、保管期限等進行分類整理，編制歸檔目錄，建立檔案數(shù)據(jù)庫，便于查詢和利用。八、文件保密與銷毀（一）文件保密1.醫(yī)院全體員工應嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)和醫(yī)院的保密制度，保守文件機密。2.對于涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的文件，應按照保密規(guī)定進行管理，采取加密、專人保管、限制訪問等措施，防止文件泄露。3.在文件起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、傳遞、借閱、查閱、保管等過程中，應嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露文件內容。（二）文件銷毀1.文件保管期滿后，應按照檔案管理的有關規(guī)定進行鑒定和銷毀。鑒定工作應由醫(yī)院辦公室組織相關科室、部門人員進行，確保銷毀的文件確已失去保存價值。2.文件銷毀應填寫《文件銷毀申請表》，注明銷毀文件的名稱、文號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經醫(yī)院辦公室負責人審核，報醫(yī)院分管領導批準后，方可進行銷毀。3.文件銷毀應采用安全、環(huán)保的方式進行，如粉碎、焚燒等，并做好銷毀記錄，注明銷毀時間、地點、方式、監(jiān)銷人等信息，確保文件銷毀的可追溯性。九、文件信息化管理（一）建立文件管理信息系統(tǒng)醫(yī)院應建立文件管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)文件的電子化管理。文件管理信息系統(tǒng)應具備文件起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、收發(fā)、傳遞、借閱、查閱、保管、歸檔、保密、銷毀等功能，提高文件管理的效率和質量。（二）電子文件管理1.醫(yī)院各科室、部門應按照文件管理信息系統(tǒng)的要求，及時將紙質文件掃描錄入系統(tǒng)，形成電子文件。電子文件應與