稅務(wù)綜合檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司稅務(wù)綜合檔案的科學(xué)管理，提高檔案利用效率，保障公司稅務(wù)工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)在稅務(wù)管理活動(dòng)中形成的各類檔案資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：稅務(wù)綜合檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：按照稅務(wù)檔案的類別、來源、時(shí)間等因素進(jìn)行分類，便于查找和利用。3.安全保密原則：采取有效措施確保稅務(wù)檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案檢索體系，提高檔案利用效率，為公司稅務(wù)工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善稅務(wù)綜合檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中收集、整理、保管公司各類稅務(wù)檔案，建立檔案目錄和索引。3.對(duì)稅務(wù)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等整理工作，確保檔案的規(guī)范化。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、維護(hù)，防止檔案損壞、丟失。5.按照規(guī)定的程序和要求，為公司內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)。6.對(duì)到期的稅務(wù)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，并做好記錄。（二）稅務(wù)業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門稅務(wù)檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交至檔案管理部門。2.在辦理稅務(wù)業(yè)務(wù)過程中，確保形成的檔案資料真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，并按照檔案管理要求進(jìn)行規(guī)范整理。3.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出查閱、借閱檔案的申請(qǐng)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。4.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。（三）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.配合檔案管理部門做好稅務(wù)檔案與財(cái)務(wù)檔案的協(xié)調(diào)管理工作，確保相關(guān)數(shù)據(jù)的一致性。2.從財(cái)務(wù)角度對(duì)稅務(wù)檔案進(jìn)行審核，提出財(cái)務(wù)方面的意見和建議。3.在財(cái)務(wù)核算和稅務(wù)申報(bào)等工作中，依據(jù)稅務(wù)檔案資料進(jìn)行準(zhǔn)確操作。三、檔案收集（一）收集范圍1.稅務(wù)登記資料，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等相關(guān)證件的復(fù)印件及變更記錄。2.納稅申報(bào)資料，如各類納稅申報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告等。3.發(fā)票管理資料，包括發(fā)票領(lǐng)購簿、發(fā)票開具記錄、發(fā)票作廢及紅字發(fā)票相關(guān)資料等。4.稅務(wù)審批備案資料，如減免稅申請(qǐng)審批表、稅收優(yōu)惠備案表等。5.稅務(wù)檢查資料，包括稅務(wù)機(jī)關(guān)下達(dá)的檢查通知書、檢查報(bào)告、整改通知書等。6.稅務(wù)籌劃資料，如稅務(wù)籌劃方案、相關(guān)分析報(bào)告等。7.稅務(wù)合同資料，如與稅務(wù)代理機(jī)構(gòu)簽訂的服務(wù)合同、重大交易合同中的稅務(wù)條款等。8.其他與稅務(wù)管理相關(guān)的資料，如稅務(wù)培訓(xùn)記錄、稅務(wù)政策文件等。（二）收集要求1.各稅務(wù)業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)辦理完畢后及時(shí)收集相關(guān)檔案資料，并進(jìn)行初步整理。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子檔案資料，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并做好備份存儲(chǔ)。（三）收集時(shí)間1.月度終了后[X]個(gè)工作日內(nèi)，各部門應(yīng)將本月度形成的稅務(wù)檔案資料收集整理完畢，并移交至檔案管理部門。2.年度終了后[X]個(gè)工作日內(nèi)，各部門應(yīng)將全年的稅務(wù)檔案資料進(jìn)行全面整理后移交。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按稅種分類：分為增值稅檔案、企業(yè)所得稅檔案、個(gè)人所得稅檔案等。2.按業(yè)務(wù)類型分類：如稅務(wù)登記業(yè)務(wù)檔案、納稅申報(bào)業(yè)務(wù)檔案、稅務(wù)檢查業(yè)務(wù)檔案等。3.按時(shí)間順序分類：按照檔案形成的時(shí)間先后進(jìn)行排列。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用“年份+類別代碼+順序號(hào)”的編號(hào)方式。2.年份為檔案形成的公元紀(jì)年，取后兩位數(shù)字。3.類別代碼根據(jù)分類標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定，如“ZD”表示稅務(wù)登記檔案，“NSB”表示納稅申報(bào)檔案等。4.順序號(hào)為每類檔案中的流水號(hào)，從001開始依次編號(hào)。（三）裝訂要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)使用A4規(guī)格紙張，左側(cè)裝訂。2.裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。3.對(duì)于紙張規(guī)格不一致的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼處理，使其符合A4規(guī)格。4.每冊(cè)檔案應(yīng)編制封面和目錄，封面應(yīng)注明檔案名稱、年度、類別、編號(hào)等信息。（四）電子檔案整理1.電子檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行文件夾命名和存儲(chǔ)，文件夾名稱應(yīng)清晰反映檔案類別和內(nèi)容。2.電子文件應(yīng)采用通用格式保存，如PDF、DOC、XLS等，并確保文件內(nèi)容可長期有效讀取。3.建立電子檔案索引目錄，注明文件名稱、存儲(chǔ)路徑、日期等信息，便于查找和利用。五、檔案保管（一）保管期限1.稅務(wù)登記檔案、發(fā)票管理檔案等長期保管。2.納稅申報(bào)檔案、稅務(wù)審批備案檔案等保管期限為[X]年。3.稅務(wù)檢查檔案、稅務(wù)籌劃檔案等根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，但不得少于[X]年。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)稅務(wù)綜合檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，說明清查情況及存在的問題，并提出改進(jìn)建議。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱稅務(wù)檔案的，應(yīng)填寫《稅務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后安排專人陪同查閱，并在指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱。3.查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱紀(jì)律，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案資料。如需復(fù)印或摘錄相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱稅務(wù)檔案的，應(yīng)填寫《稅務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自將檔案帶出公司。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門。4.檔案管理部門應(yīng)對(duì)借閱的檔案進(jìn)行跟蹤管理，到期未歸還的應(yīng)及時(shí)催還。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、稅務(wù)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期的稅務(wù)檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核通過后，予以銷毀。3.對(duì)仍有一定保存價(jià)值，但可進(jìn)行簡化整理的檔案，可進(jìn)行縮微、數(shù)字化等處理后繼續(xù)保存。（三）銷毀程序1.檔案管理部門編制《稅務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、年度、類別、編號(hào)、保管期限等信息。2.《稅務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)鑒定小組審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后的《稅務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》一式兩份，一份由檔案管理部門