研發資料規范管理制度一、總則（一）目的為加強公司研發資料的管理，確保研發資料的完整性、準確性、規范性和保密性，提高研發工作效率，促進公司技術創新和知識積累，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有與研發活動相關的資料管理，包括但不限于研發項目文檔、技術報告、實驗數據、圖紙、專利及軟件代碼等。（三）基本原則1.統一管理原則：研發資料由公司指定的部門統一歸口管理，確保資料管理的一致性和規范性。2.分級負責原則：根據資料的重要性和保密級別，明確各級人員在資料管理中的職責，實行分級負責。3.及時歸檔原則：研發過程中產生的資料應及時整理、歸檔，確保資料的完整性和時效性。4.保密安全原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規，加強研發資料的保密管理，確保資料安全。二、管理職責（一）研發部門1.負責本部門研發資料的收集、整理、審核和歸檔工作。2.按照公司要求，定期向資料管理部門提交研發資料清單。3.對研發資料的真實性、準確性和完整性負責。4.配合資料管理部門進行資料的查閱、借閱等工作。（二）資料管理部門1.制定和完善研發資料管理制度，并監督執行。2.負責研發資料的集中統一管理，建立資料檔案庫。3.對研發資料進行分類、編號、存儲和保管，確保資料的安全和完整。4.提供研發資料的查閱、借閱服務，做好相關記錄。5.定期對研發資料進行清查、盤點，發現問題及時處理。（三）其他部門1.協助研發部門做好資料的收集和整理工作。2.在工作中涉及研發資料時，應遵守本制度的規定，妥善保管和使用資料。（四）各級人員職責1.項目負責人負責組織本項目研發資料的管理工作，確保資料的及時收集和整理。審核項目組提交的研發資料，保證資料質量。協調項目組與其他部門之間的資料交接工作。2.研發人員按照項目計劃和要求，及時完成各自負責的研發資料的撰寫和整理工作。對所提供資料的真實性、準確性負責，并配合項目負責人和資料管理部門做好資料的審核和歸檔工作。3.資料管理人員嚴格按照資料管理制度進行資料的管理操作，確保資料管理工作的規范、有序。為資料的查閱、借閱等提供優質服務，及時反饋資料使用情況。對資料管理過程中發現的問題及時向上級匯報，并提出改進建議。三、資料分類與編號（一）資料分類1.項目文檔類：包括項目立項報告、可行性研究報告、項目計劃、項目總結報告等。2.技術文件類：如技術方案、設計圖紙、技術規范、操作手冊等。3.實驗數據類：實驗記錄、測試報告、數據分析結果等。4.知識產權類：專利申請文件、商標注冊文件、著作權登記文件等。5.軟件代碼類：公司自主研發的軟件代碼及相關文檔。（二）編號規則1.研發資料編號采用“年份+部門代碼+資料類別代碼+順序號”的形式。2.年份：取資料形成年份的后兩位數字，如“23”表示2023年。3.部門代碼：根據公司部門設置，為每個部門分配兩位代碼，如研發一部為“01”，研發二部為“02”等。4.資料類別代碼：按照上述資料分類，分別對應不同的代碼，如項目文檔類為“WD”，技術文件類為“JS”等。5.順序號：由資料管理部門按照資料歸檔順序依次編排，位數根據實際情況確定，確保編號的唯一性。例如，研發一部在2023年形成的第5份項目立項報告，編號為“2301WD05”。四、資料收集與整理（一）收集要求1.研發項目啟動后，項目負責人應及時制定資料收集計劃，明確資料收集的范圍、內容、時間節點和責任人。2.研發人員應按照資料收集計劃，認真收集各自工作過程中產生的各類資料，確保資料的完整性。3.對于外部獲取的與研發項目相關的資料，如合作單位提供的技術資料、行業報告等，應及時進行登記和歸檔。（二）整理要求1.資料收集后，相關人員應及時對資料進行整理，確保資料內容清晰、格式規范。2.對紙質資料，應進行分類裝訂，并編制目錄；對電子資料，應按照統一的文件夾結構進行存儲，并命名規范。3.整理后的資料應進行初步審核，確保資料的準確性和完整性，對于不符合要求的資料，應及時返回相關人員進行修改和補充。五、資料歸檔（一）歸檔流程1.研發項目組完成資料整理和初步審核后，填寫《研發資料歸檔申請表》，注明資料名稱、類別、數量、形成時間等信息，并提交給資料管理部門。2.資料管理部門收到《研發資料歸檔申請表》后，對申請資料進行審核，審核通過后安排專人進行歸檔操作。3.歸檔人員按照資料編號規則對資料進行編號，并將資料存入資料檔案庫相應位置，同時更新資料檔案庫目錄。（二）歸檔時間1.對于階段性研發成果資料，應在該階段工作結束后的[X]個工作日內完成歸檔。2.對于整個研發項目的資料，應在項目驗收后的[X]個工作日內完成歸檔。六、資料查閱與借閱（一）查閱規定1.公司內部人員因工作需要查閱研發資料，應填寫《研發資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、目的、查閱時間等信息，經所在部門負責人審批后，提交給資料管理部門。2.資料管理部門根據審批意見，為查閱人員提供相應的資料，并做好查閱記錄，記錄內容包括查閱人姓名、部門、查閱資料名稱、查閱時間、歸還時間等。3.查閱人員應在指定地點查閱資料，不得擅自將資料帶出資料管理部門。如需復印資料，應經資料管理部門同意，并按照規定辦理復印手續。4.查閱人員對查閱的資料應妥善保管，不得在資料上涂改、標記、污損，不得擅自轉借他人。查閱結束后，應及時將資料歸還資料管理部門。（二）借閱規定1.因特殊原因需要借閱研發資料的，應填寫《研發資料借閱申請表》，詳細說明借閱資料的名稱、用途、借閱期限等信息，經所在部門負責人和資料管理部門負責人審批后，方可辦理借閱手續。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前向資料管理部門提出申請，經批準后方可延期。3.資料管理部門應對借閱資料進行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱資料名稱、借閱時間、預計歸還時間等信息，并要求借閱人簽字確認。4.借閱人員應按照規定的借閱期限歸還資料，如遇特殊情況不能按時歸還，應提前辦理續借手續。逾期未還的，資料管理部門應及時催還，并按照公司相關規定進行處理。5.借閱人員應對借閱的資料負有保密責任，不得將資料泄露給無關人員，不得擅自復制、傳播或用于其他非公司授權的用途。如因保管不善造成資料丟失、損壞的，借閱人員應承擔相應的賠償責任。七、資料保密（一）保密措施1.對涉及公司核心技術、商業秘密等重要研發資料，應按照公司保密制度進行嚴格管理，采取加密存儲、訪問控制、物理隔離等措施，確保資料安全。2.資料管理人員應嚴格遵守保密規定，不得擅自泄露資料內容。對接觸重要研發資料的人員，應進行背景審查和保密培訓，并簽訂保密協議。3.在對外交流、合作過程中，如需提供研發資料，應按照公司規定進行審批，確保資料的使用符合公司利益和保密要求。（二）保密責任1.所有接觸研發資料的人員均有保密義務，如因工作需要知悉資料內容的，應嚴格按照保密制度進行操作，不得泄露給任何無關人員。2.如發現研發資料有泄露風險或已經發生泄露事件，相關人員應立即采取措施進行補救，并及時向公司報告。公司將對泄露事件進行調查處理，追究相關人員的責任。八、資料保管與維護（一）保管環境1.資料管理部門應設置專門的資料檔案庫，確保檔案庫環境安全、整潔、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.對紙質資料，應存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找和管理。3.對電子資料，應采用安全可靠的存儲設備進行存儲，并定期進行備份，防止數據丟失。（二）維護檢查1.資料管理部門應定期對研發資料進行清查、盤點，核對資料的數量、完整性和存儲狀態，發現問題及時處理。2.對紙質資料，如發現有破損、霉變等情況，應及時進行修復或更換；對電子資料，應定期檢查存儲設備的運行狀況，確保數據可正常讀取。3.根據公司發展和研發工作的需要，適時對研發資料管理工作進行總結和評估，不斷完善資料管理制度和管理方法，提高資料管理水平。九、資料銷毀（一）銷毀條件1.研發資料已超過保存期限，且無繼續保存價值的。2.因技術更新、項目終止等原因，導致相關研發資料不再具有使用價值的。3.經公司批準，需要銷毀的其他研發資料。（二）銷毀流程1.資料管理部門提出研發資料銷毀申請，填寫《研發資料銷毀申請表》，注明擬銷毀資料的名稱、類別、數量、銷毀原因等信息，并提交給公司相關部門進行審核。2.審核通過后，資料管理部門安排專人對擬銷毀資料進行清點、核對，確保資料的準確性