質(zhì)量記錄保存管理制度總則目的本制度旨在規(guī)范公司質(zhì)量記錄的保存管理，確保質(zhì)量記錄的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，為公司的質(zhì)量管理、決策支持、法律法規(guī)遵循等提供有效依據(jù)。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門在質(zhì)量管理活動中產(chǎn)生的各類質(zhì)量記錄，包括但不限于文件、報告、數(shù)據(jù)、圖表、樣本等。職責(zé)分工1.質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)制定、修訂和完善質(zhì)量記錄保存管理制度。監(jiān)督、檢查各部門質(zhì)量記錄保存管理工作的執(zhí)行情況。定期對質(zhì)量記錄進(jìn)行評審和清理，確保其有效性和適用性。2.各部門負(fù)責(zé)本部門質(zhì)量記錄的收集、整理、分類、標(biāo)識、存儲、保管和移交等工作。按照規(guī)定的期限和方式保存質(zhì)量記錄，確保其安全、完整。配合質(zhì)量管理部門做好質(zhì)量記錄的相關(guān)工作。質(zhì)量記錄的分類與編號分類原則質(zhì)量記錄按照其產(chǎn)生的部門、業(yè)務(wù)類型、記錄內(nèi)容等進(jìn)行分類，確保分類清晰、便于管理。分類方法1.文件類：包括質(zhì)量管理體系文件、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、外來文件等。2.報告類：如質(zhì)量檢驗報告、質(zhì)量審核報告、管理評審報告等。3.數(shù)據(jù)類：質(zhì)量統(tǒng)計數(shù)據(jù)、試驗數(shù)據(jù)、測量數(shù)據(jù)等。4.圖表類：質(zhì)量控制圖、流程圖、直方圖等。5.樣本類：產(chǎn)品樣本、原材料樣本、檢驗樣本等。編號規(guī)則質(zhì)量記錄采用統(tǒng)一的編號規(guī)則，以便于識別和管理。編號應(yīng)包含部門代碼、記錄類別代碼、年份、順序號等信息。具體編號規(guī)則如下：[部門代碼（2位字母）][記錄類別代碼（2位數(shù)字）][年份（4位數(shù)字）][順序號（4位數(shù)字）]例如：QA0120230001，表示質(zhì)量管理部門2023年產(chǎn)生的第1份質(zhì)量檢驗報告。質(zhì)量記錄的收集與整理收集要求1.各部門應(yīng)明確質(zhì)量記錄的收集責(zé)任人，確保質(zhì)量記錄及時、準(zhǔn)確地收集。2.質(zhì)量記錄應(yīng)在產(chǎn)生后及時收集，不得拖延或遺漏。3.收集的質(zhì)量記錄應(yīng)完整、清晰，不得有缺頁、破損、涂改等情況。整理方法1.對收集到的質(zhì)量記錄進(jìn)行分類整理，按照編號規(guī)則進(jìn)行編號。2.去除重復(fù)、無效的質(zhì)量記錄，確保記錄的簡潔性和有效性。3.對質(zhì)量記錄進(jìn)行標(biāo)識，注明記錄的名稱、編號、日期、責(zé)任人等信息。質(zhì)量記錄的標(biāo)識與存儲標(biāo)識要求1.質(zhì)量記錄應(yīng)在封面、首頁或其他顯著位置進(jìn)行標(biāo)識，注明記錄的名稱、編號、日期、版本號、保存期限等信息。2.標(biāo)識應(yīng)清晰、牢固，易于識別和追溯。存儲方式1.根據(jù)質(zhì)量記錄的性質(zhì)、數(shù)量和保存期限等因素，選擇合適的存儲方式，如紙質(zhì)存儲、電子存儲或縮微存儲等。2.紙質(zhì)質(zhì)量記錄應(yīng)存放在專用的文件柜或檔案盒中，按照類別和編號順序排列，便于查找和取用。3.電子質(zhì)量記錄應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，進(jìn)行分類文件夾管理，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.縮微存儲的質(zhì)量記錄應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制作和管理，確保其可讀性和可追溯性。存儲環(huán)境1.質(zhì)量記錄的存儲環(huán)境應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等，確保記錄的安全和完整。2.對于紙質(zhì)質(zhì)量記錄，應(yīng)避免陽光直射和潮濕環(huán)境，防止紙張發(fā)黃、霉變等。3.對于電子質(zhì)量記錄，應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，如設(shè)置訪問權(quán)限、安裝殺毒軟件等，防止數(shù)據(jù)泄露和損壞。質(zhì)量記錄的保管與借閱保管期限質(zhì)量記錄的保管期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司實(shí)際情況確定。一般情況下，質(zhì)量記錄的保管期限如下：1.質(zhì)量管理體系文件：長期保存。2.質(zhì)量檢驗報告、質(zhì)量審核報告、管理評審報告等：[X]年。3.質(zhì)量統(tǒng)計數(shù)據(jù)、試驗數(shù)據(jù)、測量數(shù)據(jù)等：[X]年。4.質(zhì)量控制圖、流程圖、直方圖等：[X]年。5.產(chǎn)品樣本、原材料樣本、檢驗樣本等：[X]年。保管責(zé)任1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)質(zhì)量記錄的保管工作，確保記錄的安全和完整。2.保管人員應(yīng)定期對質(zhì)量記錄進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。3.質(zhì)量記錄保管期滿后，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀或存檔。借閱規(guī)定1.因工作需要借閱質(zhì)量記錄的，應(yīng)填寫《質(zhì)量記錄借閱申請表》，注明借閱記錄的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還質(zhì)量記錄，不得擅自轉(zhuǎn)借或延長借閱期限。3.借閱人員應(yīng)妥善保管質(zhì)量記錄，不得損壞、丟失或擅自涂改記錄內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量記錄有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.質(zhì)量管理部門有權(quán)對借閱質(zhì)量記錄的情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。質(zhì)量記錄的評審與清理評審要求1.質(zhì)量管理部門應(yīng)定期組織對質(zhì)量記錄進(jìn)行評審，確保其有效性和適用性。評審周期一般為[X]年。2.評審內(nèi)容包括質(zhì)量記錄的完整性、準(zhǔn)確性、可追溯性、保管期限等方面。3.評審結(jié)果應(yīng)形成《質(zhì)量記錄評審報告》，記錄評審情況和改進(jìn)建議。清理原則1.根據(jù)評審結(jié)果，對不再使用或已超過保管期限的質(zhì)量記錄進(jìn)行清理。2.清理質(zhì)量記錄應(yīng)遵循謹(jǐn)慎、規(guī)范的原則，確保記錄的銷毀或存檔符合相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定。清理程序1.各部門填寫《質(zhì)量記錄清理申請表》，注明需要清理的記錄名稱、編號、數(shù)量、清理原因等信息，提交質(zhì)量管理部門審核。2.質(zhì)量管理部門對《質(zhì)量記錄清理申請表》進(jìn)行審核，審核通過后報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，各部門按照規(guī)定的方式對質(zhì)量記錄進(jìn)行銷毀或存檔。對于紙質(zhì)質(zhì)量記錄，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，并填寫《質(zhì)量記錄銷毀登記表》，注明銷毀記錄的名稱、編號、數(shù)量、銷毀日期、銷毀方式等信息，由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。對于電子質(zhì)量記錄，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行刪除或存儲，并做好記錄。質(zhì)量記錄的保密管理保密范圍質(zhì)量記錄中涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等敏感內(nèi)容的，應(yīng)按照公司保密制度進(jìn)行保密管理。保密措施1.對涉及保密內(nèi)容的質(zhì)量記錄，應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識和加密存儲，限制訪問權(quán)限。2.接觸保密質(zhì)量記錄的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在使用、傳遞、保管保密質(zhì)量記錄過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。質(zhì)量記錄的信息化管理信息化系統(tǒng)建設(shè)公司應(yīng)建立質(zhì)量記錄信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)質(zhì)量記錄的電子化存儲、檢索、查詢、統(tǒng)計分析等功能，提高管理效率和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)質(zhì)量記錄信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入和維護(hù)工作，確保數(shù)據(jù)的及時、準(zhǔn)確、完整。2.數(shù)據(jù)錄入人員應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求錄入質(zhì)量記錄信息，不得擅自修改或刪除數(shù)據(jù)。3.定期對質(zhì)量記錄信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)質(zhì)量記錄信息化系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)措施，定期對系