中石化文件管理制度一、總則（一）目的為加強中國石化集團公司（以下簡稱“中石化”）文件管理工作，確保文件的起草、審核、印發、傳達、執行、歸檔等環節規范有序，提高工作效率，保證政令暢通，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中石化總部各部門、各企事業單位及其所屬各級單位。（三）文件管理原則1.準確規范原則。文件內容應準確表達意圖，格式符合規定要求，語言簡潔明了，邏輯嚴謹。2.及時高效原則。文件流轉應及時、順暢，避免積壓延誤，確保各項工作高效運轉。3.安全保密原則。嚴格遵守國家有關保密法律法規，加強文件保密管理，防止文件失密、泄密。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括黨組文件、行政文件、黨群文件等，主要用于傳達上級指示、部署工作、通報情況等。2.業務文件：根據不同業務領域分為生產經營、安全環保、財務管理、人力資源等各類文件，用于指導具體業務工作。3.技術文件：涉及工程設計、工藝技術、設備維護等方面的文件，為企業技術創新和生產運營提供技術支持。4.其他文件：如會議紀要、工作簡報、調研報告等。（二）文件編號1.黨組文件編號格式為：中石化黨[年份]××號。2.行政文件編號格式為：中石化[年份]××號。3.黨群文件編號格式為：中石化黨工[年份]××號。4.業務文件編號由各單位根據自身業務特點自行制定規則，但要確保編號的唯一性和系統性。5.技術文件編號按照企業技術文件管理相關規定執行。三、文件起草（一）起草要求1.文件起草應圍繞企業中心工作和實際需求，主題明確，重點突出。2.內容應符合國家法律法規、方針政策以及中石化的相關規定。3.語言表達要準確、規范、通俗易懂，避免使用模糊、歧義性語言。（二）起草職責1.以中石化名義制發的文件，由相關職能部門負責起草，涉及多個部門的，由主辦部門會同有關部門共同起草。2.各企事業單位及其所屬各級單位制發的文件，由相應的部門或崗位負責起草。（三）起草流程1.起草部門或人員應進行充分的調查研究，收集相關資料，必要時征求意見。2.形成文件初稿后，經起草部門負責人審核簽字，報分管領導審閱。四、文件審核（一）審核原則1.合法性審核。審核文件內容是否符合國家法律法規和中石化的相關規定。2.合規性審核。確保文件的制定程序、格式等符合本制度要求。3.準確性審核。檢查文件內容是否準確無誤，邏輯是否嚴謹。4.協調性審核。避免文件之間相互矛盾，確保與相關政策、制度相協調。（二）審核職責1.以中石化名義制發的文件，由辦公廳進行審核，必要時征求相關部門意見。2.各企事業單位及其所屬各級單位制發的文件，由本單位的綜合管理部門或相關職能部門進行審核。（三）審核內容1.文件的必要性、可行性和時效性。2.文件內容與現行政策、制度的一致性。3.文件格式、文字表述的規范性。4.涉及其他部門的事項是否已協商一致。（四）審核流程1.審核部門收到文件初稿后，應在規定時間內完成審核工作。2.審核人員應認真審閱文件，提出審核意見，必要時與起草部門溝通協商。3.起草部門根據審核意見進行修改完善，形成送審稿。五、文件印發（一）印發審批1.以中石化名義制發的文件，由黨組書記或總經理簽發。重要文件需經黨組會議討論通過后簽發。2.各企事業單位及其所屬各級單位制發的文件，按照本單位的發文審批程序進行簽發。（二）印發格式1.文件格式應符合國家公文格式標準和中石化的統一要求。2.排版應規范整齊，字體、字號、行距等符合規定。3.文件應加蓋發文單位印章。（三）印發份數根據文件的傳達范圍和工作需要確定印發份數，避免浪費。（四）印發流程1.文件簽發后，由負責文件印發的部門或崗位按照規定格式進行排版、印刷。2.印刷完成后，對文件進行核對、裝訂，確保文件質量。3.文件分發應及時、準確，按照規定的范圍和份數進行發放，并做好發放記錄。六、文件傳達與執行（一）傳達要求1.文件傳達應及時、準確，確保相關人員了解文件精神。2.根據文件的密級和傳達范圍，選擇合適的傳達方式，如會議傳達、發文傳達、內部網絡發布等。3.對于重要文件，應組織專題學習，確保領會文件實質。（二）執行責任1.各部門、各單位應按照文件要求，認真組織實施，明確工作責任，確保文件執行到位。2.對文件執行過程中出現的問題，應及時反饋，以便研究解決。（三）監督檢查1.建立文件執行監督檢查機制，定期對文件執行情況進行檢查。2.檢查內容包括文件傳達是否及時、準確，工作措施是否落實，執行效果是否達到預期目標等。3.對執行不力的部門或單位進行通報批評，并責令限期整改。七、文件歸檔與保管（一）歸檔范圍1.以中石化名義制發的各類文件。2.各企事業單位及其所屬各級單位制發的具有保存價值的文件。3.與企業生產經營、管理活動相關的重要文件、資料。（二）歸檔要求1.文件歸檔應齊全、完整，保持文件之間的有機聯系。2.歸檔文件應按照分類編號順序進行整理，編制歸檔目錄。3.紙質文件應裝訂整齊，電子文件應存儲在符合要求的介質上，并進行備份。（三）保管期限根據文件的重要性和歷史價值，確定文件的保管期限，分為永久、長期和短期。（四）保管職責1.中石化總部辦公廳負責總部文件的歸檔與保管工作。2.各企事業單位及其所屬各級單位的綜合管理部門或檔案管理部門負責本單位文件的歸檔與保管工作。（五）檔案利用1.建立檔案借閱制度，嚴格借閱審批手續。2.借閱人員應愛護檔案，不得擅自涂改、轉借、復印檔案。3.利用檔案應遵循保密規定，確保檔案安全。八、文件保密（一）保密措施1.對涉及國家機密、企業商業秘密的文件，應嚴格按照保密規定進行管理。2.明確文件的密級，根據密級采取相應的保密措施，如加密存儲、專人保管、限制傳閱范圍等。3.加強對文件制作、傳遞、使用、保管等環節的保密管理，防止失密、泄密事件發生。（二）保密責任1.文件起草、審核、印發、傳達、執行等各環節的工作人員，應嚴格遵守保密規定，履行保密職責。2.對違反保密制度的行為，應依法依規追究責任。九、文件信息化管理（一）電子文件管理1.推行文件電子化管理，提高文件流轉效率和管理水平。2.建立電子文件管理系統，實現文件的起草、審核、簽發、印發、歸檔等全過程電子化操作。3.電子文件應具備完整的元數據，確保其真實性、完整性和可讀性。（二）文件共享與檢索1.利用內部網絡平臺，實現文件的共享，方