電子印章規范管理制度一、總則（一）目的為規范公司電子印章的使用與管理，確保電子印章使用的安全性、合法性和有效性，維護公司的正常運營秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門、分支機構以及全體員工在使用電子印章時的管理活動。（三）定義1.電子印章：指公司基于電子簽名技術，通過特定的電子設備和軟件生成、存儲、使用的，以電子形式表現的印章，具有與實體印章同等的法律效力。2.電子簽名：指數據電文中以電子形式所含、所附用于識別簽名人身份并表明簽名人認可其中內容的數據。二、電子印章的申請與審批（一）申請條件1.因工作需要，經常使用印章進行文件簽署、業務辦理等活動的部門或崗位，可申請電子印章。2.申請電子印章的人員應具備良好的職業道德和責任心，熟悉相關業務流程，能夠正確使用電子印章。（二）申請流程1.申請人填寫《電子印章申請表》，詳細說明申請電子印章的種類、用途、使用范圍等信息。2.將申請表提交至所在部門負責人審核，部門負責人應根據工作實際情況，對申請的必要性和合理性進行審查，并簽署意見。3.經部門負責人審核通過后，申請表流轉至公司行政管理部門。行政管理部門負責對申請信息進行匯總、整理，并提交公司分管領導審批。4.公司分管領導審批同意后，行政管理部門將申請信息反饋至信息管理部門，由信息管理部門負責按照相關技術標準和安全要求，為申請人制作電子印章。（三）審批要求1.審批人應嚴格按照本制度規定，對電子印章的申請進行認真審查，確保申請理由充分、使用范圍明確、安全措施可靠。2.對于涉及重要業務、關鍵文件簽署的電子印章申請，審批人應進行重點關注，必要時可組織相關部門進行聯合評審。三、電子印章的制作與存儲（一）制作1.信息管理部門應選用具有合法資質、技術先進、安全可靠的電子印章制作系統，按照國家相關標準和規范，為申請人制作電子印章。2.電子印章制作完成后，信息管理部門應及時將電子印章的密鑰、證書等相關信息進行備份，并妥善存儲。同時，應將電子印章的相關信息告知申請人，并指導其正確使用。（二）存儲1.電子印章應存儲在公司指定的安全服務器上，服務器應具備完善的安全防護措施，如防火墻、入侵檢測系統、數據加密等，以防止電子印章數據被非法獲取、篡改或泄露。2.信息管理部門應定期對電子印章存儲服務器進行維護和檢查，確保服務器的正常運行和數據的安全性。同時，應建立電子印章存儲數據的備份機制，定期將電子印章數據備份至其他存儲介質，并異地存放，以防止數據丟失。四、電子印章的使用（一）使用原則1.電子印章的使用應嚴格遵循“誰申請、誰使用、誰負責”的原則，確保電子印章使用的真實性、合法性和有效性。2.使用電子印章簽署的文件應符合國家法律法規和公司相關規定的要求，內容真實、準確、完整。（二）使用流程1.申請人在使用電子印章前，應確保已獲得相應的審批授權，并按照規定的使用范圍和用途使用電子印章。2.申請人應通過公司指定的電子印章使用系統，輸入正確的電子印章密鑰或證書，進行身份認證。認證通過后，方可使用電子印章進行文件簽署或業務辦理。3.在使用電子印章簽署文件時，申請人應仔細核對文件內容，確保文件內容與實際業務情況相符。確認無誤后，方可點擊“蓋章”按鈕，完成電子印章的加蓋操作。4.電子印章加蓋完成后，系統應自動生成電子簽名日志，記錄電子印章的使用時間、使用人、文件名稱、文件編號等相關信息。申請人應及時對電子簽名日志進行查看和確認，確保日志信息準確無誤。（三）使用范圍1.電子印章可用于公司內部各類文件的簽署、合同協議的簽訂、業務報表的報送、行政審批的辦理等工作場景。2.嚴禁將電子印章用于任何違法違規或未經授權的業務活動。（四）使用限制1.電子印章不得轉借、轉讓給他人使用。2.未經公司書面授權，任何人不得擅自修改、刪除電子印章的相關信息或密鑰。3.在使用電子印章時，應確保使用環境的安全性，避免在公共網絡或不安全的設備上使用電子印章。五、電子印章的安全管理（一）安全責任1.公司信息管理部門負責電子印章系統的安全維護和管理工作，確保電子印章系統的正常運行和數據的安全性。2.各部門負責人應負責本部門員工電子印章使用的監督和管理工作，確保員工正確使用電子印章，避免出現安全事故。3.全體員工應嚴格遵守本制度規定，妥善保管個人的電子印章密鑰或證書，不得泄露給他人。如發現電子印章密鑰或證書丟失、被盜用等情況，應及時報告公司信息管理部門。（二）安全措施1.加強電子印章系統的安全防護，采用先進的加密技術、身份認證技術、訪問控制技術等，確保電子印章數據的保密性、完整性和可用性。2.定期對電子印章系統進行安全評估和漏洞掃描，及時發現并修復系統存在的安全隱患。3.建立電子印章安全審計機制，對電子印章的使用情況進行實時監控和審計。審計內容包括電子印章的使用時間、使用人、文件名稱、文件編號、操作內容等。如發現異常操作，應及時進行調查和處理。4.加強員工的安全意識培訓，提高員工對電子印章安全重要性的認識，掌握正確的電子印章使用方法和安全防范措施。六、電子印章的變更與注銷（一）變更1.因工作需要，電子印章的使用人、使用范圍、用途等信息發生變更時，申請人應填寫《電子印章變更申請表》，詳細說明變更的內容和原因。2.將申請表提交至所在部門負責人審核，部門負責人應根據工作實際情況，對變更申請的必要性和合理性進行審查，并簽署意見。3.經部門負責人審核通過后，申請表流轉至公司行政管理部門。行政管理部門負責對申請信息進行匯總、整理，并提交公司分管領導審批。4.公司分管領導審批同意后，行政管理部門將申請信息反饋至信息管理部門，由信息管理部門負責按照相關技術標準和安全要求，對電子印章進行變更操作。（二）注銷1.當電子印章不再使用時，申請人應填寫《電子印章注銷申請表》，詳細說明注銷的原因和時間。2.將申請表提交至所在部門負責人審核，部門負責人應根據工作實際情況，對注銷申請的必要性和合理性進行審查，并簽署意見。3.經部門負責人審核通過后，申請表流轉至公司行政管理部門。行政管理部門負責對申請信息進行匯總、整理，并提交公司分管領導審批。4.公司分管領導審批同意后，行政管理部門將申請信息反饋至信息管理部門，由信息管理部門負責按照相關技術標準和安全要求，對電子印章進行注銷操作。同時，信息管理部門應及時刪除電子印章的相關數據和密鑰，確保數據的安全性。七、監督與檢查（一）監督部門公司行政管理部門負責對電子印章的使用與管理情況進行定期監督檢查，確保電子印章的使用符合本制度規定。（二）檢查內容1.電子印章的申請、審批、制作、存儲、使用、變更、注銷等環節是否符合本制度規定。2.電子印章系統的安全防護措施是否到位，是否存在安全隱患。3.員工對電子印章安全知識的掌握情況，是否存在違規使用電子印章的行為。（三）檢查方式1.定期檢查：公司行政管理部門應每月對電子印章的使用與管理情況進行一次全面檢查，檢查結果以書面形式報告公司分管領導。2.不定期抽查：公司行政管理部門可根據工作需要，對電子印章的使用與管理情況進行不定期抽查，及時發現并糾正存在的問題。（四）違規處理1.對于違反本制度規定使用電子印章的行為，公司將視情節輕重，給予相應的處罰。處罰措施包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同