酒店會(huì)員活動(dòng)管理規(guī)定

酒店會(huì)員活動(dòng)管理規(guī)定一、總則1.目的：為加強(qiáng)酒店會(huì)員活動(dòng)的規(guī)范化管理，提升會(huì)員體驗(yàn)，增強(qiáng)會(huì)員忠誠(chéng)度，促進(jìn)酒店與會(huì)員之間的良好互動(dòng)，特制定本規(guī)定。2.適用范圍：本規(guī)定適用于酒店舉辦的各類(lèi)面向會(huì)員的活動(dòng)，包括但不限于會(huì)員專(zhuān)享優(yōu)惠活動(dòng)、主題派對(duì)、會(huì)員生日活動(dòng)、會(huì)員專(zhuān)屬講座等。3.基本原則：會(huì)員活動(dòng)應(yīng)遵循公平、公正、公開(kāi)的原則，確保所有會(huì)員都有機(jī)會(huì)參與；活動(dòng)內(nèi)容應(yīng)豐富多樣、符合酒店定位和會(huì)員需求；活動(dòng)組織應(yīng)高效有序，注重安全和服務(wù)質(zhì)量。二、活動(dòng)策劃1.需求調(diào)研-市場(chǎng)部定期通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查、電話訪談、會(huì)員論壇等方式收集會(huì)員對(duì)活動(dòng)的需求和建議，了解會(huì)員的興趣愛(ài)好、消費(fèi)習(xí)慣以及期望參與的活動(dòng)類(lèi)型。-根據(jù)調(diào)研結(jié)果，分析會(huì)員需求的趨勢(shì)和特點(diǎn)，為活動(dòng)策劃提供依據(jù)。2.活動(dòng)策劃小組-成立由市場(chǎng)部、公關(guān)部、餐飲部、客房部等相關(guān)部門(mén)組成的會(huì)員活動(dòng)策劃小組。市場(chǎng)部擔(dān)任組長(zhǎng)，負(fù)責(zé)整體協(xié)調(diào)和推進(jìn)活動(dòng)策劃工作。-策劃小組定期召開(kāi)會(huì)議，討論活動(dòng)主題、形式、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等關(guān)鍵要素，制定詳細(xì)的活動(dòng)策劃方案。3.活動(dòng)主題與形式-活動(dòng)主題應(yīng)緊密?chē)@酒店品牌形象和會(huì)員需求，具有吸引力和獨(dú)特性。例如，可以結(jié)合節(jié)日、季節(jié)、酒店特色文化等元素設(shè)計(jì)主題。-活動(dòng)形式應(yīng)多樣化，包括但不限于美食體驗(yàn)、文化藝術(shù)活動(dòng)、親子互動(dòng)、健康養(yǎng)生講座、戶(hù)外運(yùn)動(dòng)等，以滿(mǎn)足不同會(huì)員群體的興趣愛(ài)好。4.活動(dòng)時(shí)間與地點(diǎn)-活動(dòng)時(shí)間的選擇應(yīng)充分考慮會(huì)員的便利性，盡量避開(kāi)會(huì)員的工作繁忙時(shí)段和重大節(jié)假日。同時(shí)，要結(jié)合酒店的經(jīng)營(yíng)情況，避免與酒店的高峰營(yíng)業(yè)期沖突。-活動(dòng)地點(diǎn)優(yōu)先選擇在酒店內(nèi)部的場(chǎng)地，如宴會(huì)廳、會(huì)議室、餐廳、健身房等，充分利用酒店的設(shè)施和資源。如因活動(dòng)需要，也可選擇在酒店外部的合適場(chǎng)所舉辦。5.活動(dòng)預(yù)算-市場(chǎng)部根據(jù)活動(dòng)策劃方案，詳細(xì)列出各項(xiàng)費(fèi)用預(yù)算，包括場(chǎng)地布置、餐飲、獎(jiǎng)品、宣傳推廣、人員勞務(wù)等費(fèi)用。-活動(dòng)預(yù)算需報(bào)酒店管理層審批，審批通過(guò)后方可執(zhí)行。在活動(dòng)執(zhí)行過(guò)程中，嚴(yán)格控制預(yù)算支出，確保活動(dòng)費(fèi)用在預(yù)算范圍內(nèi)。三、活動(dòng)宣傳推廣1.宣傳渠道-酒店官方網(wǎng)站與社交媒體平臺(tái)：在酒店官方網(wǎng)站首頁(yè)設(shè)置會(huì)員活動(dòng)專(zhuān)題頁(yè)面，詳細(xì)介紹活動(dòng)的主題、時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參與方式等信息，并發(fā)布活動(dòng)宣傳海報(bào)和視頻。同時(shí)，通過(guò)酒店官方微信公眾號(hào)、微博、抖音等社交媒體平臺(tái)發(fā)布活動(dòng)信息和推廣內(nèi)容，吸引會(huì)員關(guān)注和參與。-會(huì)員專(zhuān)屬郵件與短信：向會(huì)員發(fā)送專(zhuān)屬郵件和短信，告知會(huì)員活動(dòng)詳情，并邀請(qǐng)會(huì)員報(bào)名參加。郵件和短信的內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)潔明了、重點(diǎn)突出，同時(shí)附上活動(dòng)報(bào)名鏈接或報(bào)名二維碼。-酒店內(nèi)部宣傳：在酒店大堂、餐廳、客房等區(qū)域擺放活動(dòng)宣傳海報(bào)和宣傳單頁(yè)，向住店會(huì)員進(jìn)行宣傳推廣。酒店員工在為會(huì)員提供服務(wù)時(shí)，積極向會(huì)員介紹活動(dòng)信息，引導(dǎo)會(huì)員參與。2.宣傳時(shí)間-活動(dòng)宣傳應(yīng)提前進(jìn)行，根據(jù)活動(dòng)的規(guī)模和復(fù)雜程度，提前1-2周開(kāi)始宣傳推廣，確保會(huì)員有足夠的時(shí)間了解活動(dòng)信息并安排參與。-在活動(dòng)前3-5天，進(jìn)行二次提醒，提高會(huì)員的參與度。3.宣傳內(nèi)容審核-所有活動(dòng)宣傳內(nèi)容均需經(jīng)過(guò)市場(chǎng)部負(fù)責(zé)人和酒店管理層審核，確保宣傳內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤、符合酒店品牌形象和相關(guān)法律法規(guī)要求。宣傳內(nèi)容應(yīng)突出活動(dòng)的亮點(diǎn)和吸引力，避免夸大宣傳和虛假信息。四、活動(dòng)報(bào)名與參與1.報(bào)名方式-為方便會(huì)員報(bào)名，提供多種報(bào)名方式，包括在線報(bào)名（通過(guò)酒店官方網(wǎng)站、微信公眾號(hào)等平臺(tái)的報(bào)名鏈接或報(bào)名系統(tǒng)）、電話報(bào)名、郵件報(bào)名等。-在線報(bào)名系統(tǒng)應(yīng)具備便捷的操作界面，會(huì)員只需填寫(xiě)個(gè)人基本信息、聯(lián)系方式、參與人數(shù)等必要信息，即可完成報(bào)名。電話報(bào)名和郵件報(bào)名應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)接聽(tīng)和處理，確保會(huì)員的報(bào)名信息得到及時(shí)準(zhǔn)確的記錄。2.報(bào)名時(shí)間-明確活動(dòng)報(bào)名的起止時(shí)間，報(bào)名截止時(shí)間一般應(yīng)在活動(dòng)開(kāi)始前1-2天，以便酒店有足夠的時(shí)間進(jìn)行活動(dòng)準(zhǔn)備和人員安排。-對(duì)于熱門(mén)活動(dòng)，如報(bào)名人數(shù)超過(guò)活動(dòng)限額，可根據(jù)報(bào)名先后順序或采用抽獎(jiǎng)等公平方式確定最終參與人員。3.會(huì)員資格審核-在會(huì)員報(bào)名后，對(duì)會(huì)員資格進(jìn)行審核，確保參與活動(dòng)的會(huì)員符合酒店會(huì)員制度的相關(guān)規(guī)定。審核內(nèi)容包括會(huì)員的會(huì)籍狀態(tài)（是否有效會(huì)員）、積分情況（如活動(dòng)對(duì)積分有要求）等。-對(duì)于不符合會(huì)員資格要求的報(bào)名者，及時(shí)通過(guò)電話或郵件告知其原因，并協(xié)助其解決問(wèn)題或提供其他合適的活動(dòng)建議。4.活動(dòng)通知與確認(rèn)-在報(bào)名截止后，對(duì)成功報(bào)名的會(huì)員發(fā)送活動(dòng)通知，再次確認(rèn)活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、注意事項(xiàng)等信息。通知方式可采用郵件、短信或電話等方式，確保會(huì)員收到通知。-要求會(huì)員在收到通知后進(jìn)行確認(rèn)回復(fù)，如在規(guī)定時(shí)間內(nèi)未回復(fù)，可進(jìn)行二次提醒。對(duì)于無(wú)法聯(lián)系或明確表示無(wú)法參加的會(huì)員，及時(shí)調(diào)整活動(dòng)安排。五、活動(dòng)組織與執(zhí)行1.活動(dòng)籌備-根據(jù)活動(dòng)策劃方案，各相關(guān)部門(mén)各司其職，做好活動(dòng)的籌備工作。市場(chǎng)部負(fù)責(zé)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的布置和宣傳物料的準(zhǔn)備；餐飲部負(fù)責(zé)活動(dòng)餐飲的準(zhǔn)備和供應(yīng)；客房部負(fù)責(zé)活動(dòng)所需的客房安排（如適用）；工程部負(fù)責(zé)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的設(shè)備設(shè)施調(diào)試和保障；安保部負(fù)責(zé)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的安全保衛(wèi)工作等。-在活動(dòng)前一天，組織活動(dòng)預(yù)演，對(duì)活動(dòng)流程、人員分工、設(shè)備設(shè)施運(yùn)行等進(jìn)行全面檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決可能存在的問(wèn)題。2.活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)管理-活動(dòng)當(dāng)天，安排專(zhuān)人在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)簽到接待工作，引導(dǎo)會(huì)員入場(chǎng)，并為會(huì)員提供必要的幫助和服務(wù)。簽到時(shí)，核對(duì)會(huì)員身份信息，發(fā)放活動(dòng)資料、禮品等。-活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)配備足夠的工作人員，負(fù)責(zé)維持秩序、解答會(huì)員疑問(wèn)、處理突發(fā)情況等。工作人員應(yīng)統(tǒng)一著裝，佩戴工作牌，展現(xiàn)酒店良好的形象和專(zhuān)業(yè)的服務(wù)態(tài)度。-嚴(yán)格按照活動(dòng)策劃方案執(zhí)行活動(dòng)流程，確保活動(dòng)的順利進(jìn)行。活動(dòng)過(guò)程中，注意收集會(huì)員的反饋意見(jiàn)，及時(shí)調(diào)整活動(dòng)安排，以提升會(huì)員體驗(yàn)。3.活動(dòng)餐飲與服務(wù)-餐飲部按照活動(dòng)餐飲方案提供優(yōu)質(zhì)的餐飲服務(wù)，確保餐飲的質(zhì)量、口味和衛(wèi)生符合標(biāo)準(zhǔn)。在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)，合理安排餐飲供應(yīng)時(shí)間和方式，滿(mǎn)足會(huì)員的用餐需求。-客房部等其他相關(guān)部門(mén)根據(jù)活動(dòng)需要，提供相應(yīng)的配套服務(wù)，如客房清潔、物品配送等，確保會(huì)員在活動(dòng)期間享受舒適、便捷的服務(wù)。4.活動(dòng)安全保障-安保部制定詳細(xì)的活動(dòng)安全保障方案，在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)設(shè)置安全警示標(biāo)識(shí)，加強(qiáng)安全巡邏，確保活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的人員和財(cái)產(chǎn)安全。-針對(duì)可能出現(xiàn)的突發(fā)事件，如火災(zāi)、地震、人員突發(fā)疾病等，制定應(yīng)急預(yù)案，并組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)和演練。在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)配備必要的急救設(shè)備和藥品，確保能夠及時(shí)應(yīng)對(duì)突發(fā)情況。六、活動(dòng)獎(jiǎng)品與積分管理1.獎(jiǎng)品設(shè)置-根據(jù)活動(dòng)的主題和目的，設(shè)置豐富多樣的獎(jiǎng)品，包括酒店住宿券、餐飲券、水療券、精美禮品等。獎(jiǎng)品的價(jià)值和檔次應(yīng)與活動(dòng)規(guī)模和參與會(huì)員的貢獻(xiàn)相匹配。-獎(jiǎng)品的選擇應(yīng)注重實(shí)用性和吸引力，符合酒店的品牌定位和會(huì)員的喜好。同時(shí)，要確保獎(jiǎng)品的質(zhì)量和供應(yīng)穩(wěn)定性。2.獎(jiǎng)品頒發(fā)-在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)，按照活動(dòng)規(guī)則和評(píng)選標(biāo)準(zhǔn)，公開(kāi)、公正地頒發(fā)獎(jiǎng)品。對(duì)于獲獎(jiǎng)會(huì)員，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)表彰和拍照留念，增加活動(dòng)的儀式感和趣味性。-對(duì)于無(wú)法在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)領(lǐng)取獎(jiǎng)品的會(huì)員，安排專(zhuān)人與會(huì)員溝通，確定獎(jiǎng)品領(lǐng)取方式和時(shí)間。可提供郵寄獎(jiǎng)品或到酒店指定地點(diǎn)領(lǐng)取獎(jiǎng)品等方式，確保會(huì)員能夠順利獲得獎(jiǎng)品。3.積分管理-對(duì)于參與活動(dòng)的會(huì)員，根據(jù)活動(dòng)規(guī)則給予相應(yīng)的積分獎(jiǎng)勵(lì)。積分獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確、透明，根據(jù)會(huì)員在活動(dòng)中的參與程度、消費(fèi)金額等因素進(jìn)行合理設(shè)置。-活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)將會(huì)員的積分獎(jiǎng)勵(lì)記錄到會(huì)員積分系統(tǒng)中，確保積分?jǐn)?shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。會(huì)員可通過(guò)酒店官方網(wǎng)站、微信公眾號(hào)等渠道查詢(xún)自己的積分余額和積分明細(xì)。七、活動(dòng)評(píng)估與反饋1.活動(dòng)評(píng)估指標(biāo)-建立完善的活動(dòng)評(píng)估指標(biāo)體系，包括會(huì)員參與度（報(bào)名人數(shù)、實(shí)際參與人數(shù)、參與率等）、會(huì)員滿(mǎn)意度（通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查、現(xiàn)場(chǎng)訪談等方式收集會(huì)員對(duì)活動(dòng)內(nèi)容、組織安排、服務(wù)質(zhì)量等方面的滿(mǎn)意度評(píng)價(jià)）、活動(dòng)效果（對(duì)酒店品牌形象的提升、會(huì)員忠誠(chéng)度的增強(qiáng)、業(yè)務(wù)拓展等方面的影響）、成本效益（活動(dòng)預(yù)算執(zhí)行情況、活動(dòng)帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益與成本的對(duì)比等）等方面。2.活動(dòng)評(píng)估方法-活動(dòng)結(jié)束后，通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查、現(xiàn)場(chǎng)訪談、數(shù)據(jù)分析等多種方法對(duì)活動(dòng)進(jìn)行全面評(píng)估。問(wèn)卷調(diào)查應(yīng)在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)或活動(dòng)結(jié)束后1-2天內(nèi)進(jìn)行，確保會(huì)員的反饋意見(jiàn)真實(shí)、準(zhǔn)確。現(xiàn)場(chǎng)訪談可選擇部分有代表性的會(huì)員進(jìn)行深入交流，了解他們對(duì)活動(dòng)的具體看法和建議。數(shù)據(jù)分析主要對(duì)活動(dòng)相關(guān)的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為活動(dòng)評(píng)估提供數(shù)據(jù)支持。3.活動(dòng)反饋與改進(jìn)-對(duì)活動(dòng)評(píng)估中收集到的會(huì)員反饋意見(jiàn)和數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和分析，總結(jié)活動(dòng)的成功經(jīng)驗(yàn)和不足之處。針對(duì)存在的問(wèn)題，提出具體的改進(jìn)措施和建議，形成活動(dòng)總結(jié)報(bào)告。-將活動(dòng)總結(jié)報(bào)告提交給酒店管理