倉庫采購計劃管理制度一、總則1.目的為了規(guī)范公司倉庫采購計劃的制定與執(zhí)行，確保倉庫物資的合理儲備，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營的需求，降低采購成本，提高資金使用效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及倉庫采購計劃管理的部門和人員。3.職責(zé)分工采購部門負責(zé)收集、整理采購需求信息，編制采購計劃草案。根據(jù)批準(zhǔn)的采購計劃，選擇合格供應(yīng)商，實施采購活動。與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保采購物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。倉庫管理部門提供庫存物資的實際情況，包括庫存數(shù)量、庫存周轉(zhuǎn)率、物資損耗等信息。協(xié)助采購部門制定采購計劃，對采購物資的驗收、入庫、存儲、發(fā)放等環(huán)節(jié)進行管理。根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需求，提出物資需求預(yù)測和建議。使用部門準(zhǔn)確提供本部門所需物資的詳細信息，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等。對采購物資的質(zhì)量、性能等進行驗收和使用反饋。財務(wù)部門負責(zé)審核采購計劃的資金預(yù)算，確保采購資金的合理安排。對采購合同的付款條款進行審核，監(jiān)督采購款項的支付。其他相關(guān)部門根據(jù)各自職責(zé)，配合采購計劃的制定和執(zhí)行工作，提供必要的支持和協(xié)助。二、采購計劃的制定1.需求預(yù)測使用部門應(yīng)定期（每月/每季度）向倉庫管理部門提交物資需求預(yù)測表，詳細說明本部門在下一階段（月度/季度）的物資需求情況，包括物資名稱、規(guī)格型號、預(yù)計需求量、需求時間等。倉庫管理部門根據(jù)各使用部門提交的需求預(yù)測表，結(jié)合庫存物資的實際情況，如庫存數(shù)量、庫存周轉(zhuǎn)率、物資損耗等，對需求進行綜合分析和調(diào)整，形成初步的物資需求預(yù)測報告。采購部門參考倉庫管理部門的物資需求預(yù)測報告，同時關(guān)注市場動態(tài)、行業(yè)趨勢、供應(yīng)商信息等因素，對物資需求進行進一步的分析和預(yù)測，確定合理的采購數(shù)量和采購時間。2.采購計劃編制采購部門根據(jù)需求預(yù)測結(jié)果，結(jié)合公司的生產(chǎn)經(jīng)營計劃、庫存水平、采購周期等因素，編制采購計劃草案。采購計劃草案應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格型號、采購數(shù)量、采購時間、預(yù)計到貨時間、采購預(yù)算等內(nèi)容。采購計劃草案編制完成后，采購部門應(yīng)將其提交給倉庫管理部門、使用部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門進行審核。倉庫管理部門重點審核采購計劃草案中的采購數(shù)量是否合理，是否與庫存水平相匹配，是否考慮了物資的存儲條件和保質(zhì)期等因素。使用部門主要審核采購計劃草案中的物資規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等是否準(zhǔn)確，是否能夠滿足本部門的生產(chǎn)經(jīng)營需求。財務(wù)部門審核采購計劃草案的資金預(yù)算，確保采購資金的合理安排，是否符合公司的財務(wù)管理制度和預(yù)算要求。各相關(guān)部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成審核工作，并將審核意見反饋給采購部門。采購部門根據(jù)各部門的審核意見，對采購計劃草案進行修改和完善，形成正式的采購計劃。三、采購計劃的審批1.采購計劃審批流程采購計劃編制完成并經(jīng)相關(guān)部門審核通過后，應(yīng)按照公司的審批權(quán)限進行審批。一般情況下，采購金額較小的采購計劃由采購部門負責(zé)人審批；采購金額較大的采購計劃需提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及重大采購項目的采購計劃，還需經(jīng)過公司總經(jīng)理辦公會或董事會審批。審批通過后的采購計劃，由采購部門負責(zé)組織實施采購活動。2.審批要點審批人員應(yīng)重點審查采購計劃的必要性，是否符合公司的生產(chǎn)經(jīng)營需求，是否能夠提高公司的經(jīng)濟效益。審查采購計劃的合理性，包括采購數(shù)量、采購時間、采購預(yù)算等是否合理，是否與公司的實際情況相適應(yīng)。審查采購計劃的合規(guī)性，是否符合國家法律法規(guī)、公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求，是否存在違規(guī)采購行為。四、采購計劃的執(zhí)行1.供應(yīng)商選擇與管理采購部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購計劃，在合格供應(yīng)商名錄中選擇合適的供應(yīng)商進行采購。如合格供應(yīng)商名錄中沒有滿足需求的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)按照公司的供應(yīng)商開發(fā)流程，尋找新的供應(yīng)商，并進行評估和審核，確保供應(yīng)商的資質(zhì)和信譽符合要求。采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。采購合同應(yīng)報財務(wù)部門備案。采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進行評估和管理，建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等情況。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫剟詈蛢?yōu)先合作機會；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時進行溝通和整改，如整改后仍不符合要求，應(yīng)取消其合格供應(yīng)商資格。2.采購訂單下達采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物資的詳細信息，包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等，確保供應(yīng)商準(zhǔn)確理解采購需求。采購訂單下達后，采購部門應(yīng)及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持密切溝通，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如因特殊原因需要變更采購訂單，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并辦理相關(guān)變更手續(xù)。3.物資驗收與入庫物資到貨前，倉庫管理部門應(yīng)做好驗收準(zhǔn)備工作，包括安排驗收人員、準(zhǔn)備驗收工具和場地等。物資到貨時，驗收人員應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對物資進行驗收，檢查物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等是否符合要求。對于驗收合格的物資，辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、入庫時間等信息；對于驗收不合格的物資，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等。倉庫管理部門應(yīng)按照物資的類別、規(guī)格型號、存儲條件等進行合理存儲，確保物資的安全和完好。同時，建立物資庫存臺賬，及時記錄物資的出入庫情況，定期進行盤點，保證賬實相符。4.采購款項支付采購物資驗收合格并辦理入庫手續(xù)后，采購部門應(yīng)及時將發(fā)票、入庫單等相關(guān)憑證提交給財務(wù)部門。財務(wù)部門根據(jù)采購合同和相關(guān)憑證，審核采購款項的支付申請，確保支付金額準(zhǔn)確無誤，支付條款符合合同約定。審核通過后，按照公司的財務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。采購部門應(yīng)定期與財務(wù)部門核對采購款項的支付情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決支付過程中出現(xiàn)的問題。五、采購計劃的調(diào)整1.調(diào)整原因市場需求發(fā)生變化，導(dǎo)致公司對物資的需求數(shù)量、規(guī)格型號等發(fā)生改變。生產(chǎn)經(jīng)營計劃調(diào)整，如生產(chǎn)任務(wù)增加或減少、生產(chǎn)工藝變更等，影響物資的采購需求。供應(yīng)商原因，如供應(yīng)商無法按時供貨、供貨質(zhì)量出現(xiàn)問題、價格發(fā)生重大變化等，需要調(diào)整采購計劃。其他不可抗力因素，如自然災(zāi)害、政策法規(guī)調(diào)整等，對采購計劃產(chǎn)生影響。2.調(diào)整流程當(dāng)出現(xiàn)需要調(diào)整采購計劃的情況時，使用部門或倉庫管理部門應(yīng)及時向采購部門提出采購計劃調(diào)整申請，說明調(diào)整的原因、調(diào)整的內(nèi)容等。采購部門收到調(diào)整申請后，應(yīng)進行調(diào)查核實，分析調(diào)整的必要性和可行性。如確實需要調(diào)整，采購部門應(yīng)重新編制采購計劃調(diào)整草案，并提交給倉庫管理部門、使用部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門進行審核。各相關(guān)部門按照審核采購計劃的要求，對采購計劃調(diào)整草案進行審核，并將審核意見反饋給采購部門。采購部門根據(jù)審核意見，對采購計劃調(diào)整草案進行修改和完善，形成正式的采購計劃調(diào)整方案。采購計劃調(diào)整方案經(jīng)審批通過后，采購部門按照調(diào)整后的采購計劃組織實施采購活動。六、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機制公司內(nèi)部設(shè)立采購計劃管理監(jiān)督小組，由采購部門、倉庫管理部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員組成，負責(zé)對采購計劃的制定、執(zhí)行、調(diào)整等環(huán)節(jié)進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組定期對采購計劃管理工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括采購計劃的準(zhǔn)確性、合理性、合規(guī)性，采購訂單的執(zhí)行情況，物資的驗收與入庫情況，采購款項的支付情況等。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理。2.考核辦法建立采購計劃管理考核指標(biāo)體系，對采購部門、倉庫管理部門、使用部門等相關(guān)部門和人員進行考核。考核指標(biāo)包括采購計劃準(zhǔn)確率、采購及時率、物資庫存周轉(zhuǎn)率、采購成本控制率、供應(yīng)商滿意度等。采購計劃準(zhǔn)確率=（準(zhǔn)確編制采購計劃的次數(shù)/應(yīng)編制采購計劃的次數(shù)）×100%采購及時率=（按時完成采購任務(wù)的次數(shù)/應(yīng)完成采購任務(wù)的次數(shù)）×100%物資庫存周轉(zhuǎn)率=主營業(yè)務(wù)成本/平均存貨余額采購成本控制率=（預(yù)算采購成本實際采購成本）/預(yù)算采購成本×100%供