倉儲外包物流管理制度一、總則（一）目的為了規范公司倉儲外包物流管理工作，提高倉儲物流運作效率，降低物流成本，確保貨物存儲與配送的準確性、及時性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有倉儲外包物流業務活動，包括但不限于貨物的入庫、存儲、保管、出庫、配送等環節。（三）基本原則1.合法合規原則：倉儲外包物流活動必須遵守國家法律法規及相關行業標準。2.安全第一原則：確保貨物在倉儲及物流過程中的安全，防止貨物損壞、丟失及安全事故發生。3.高效準確原則：優化倉儲物流流程，提高運作效率，保證貨物出入庫及配送信息的準確無誤。4.成本控制原則：在保證服務質量的前提下，合理控制倉儲外包物流成本。二、倉儲外包商選擇與管理（一）外包商選擇1.資質審核收集潛在倉儲外包商的相關資料，包括營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、物流經營許可證等。審核其經營范圍、經營年限、信譽狀況、財務狀況等，確保其具備從事倉儲物流業務的合法資質和能力。2.實地考察安排專人對潛在外包商的倉儲設施、設備、人員、管理流程等進行實地考察。考察其倉庫布局是否合理，存儲條件是否符合要求，物流設備是否齊全且運行良好，人員配備是否充足且專業，管理是否規范等。3.服務能力評估評估外包商的倉儲容量、貨物存儲能力、配送范圍及能力等，確保其能夠滿足公司業務需求。考察其應急處理能力，如應對自然災害、突發事件等情況下的貨物保障措施。4.報價與合同談判要求外包商提供詳細的報價清單，包括倉儲費用、物流配送費用、增值服務費用等。與外包商進行合同談判，明確雙方的權利義務、服務標準、費用結算方式、違約責任等條款，確保合同條款清晰、合理、公平。（二）外包商管理1.合同簽訂與選定的倉儲外包商簽訂正式合同，明確雙方的合作內容、服務期限、服務費用、質量標準、保密條款、違約責任等重要事項。合同簽訂后，雙方應嚴格按照合同約定履行各自的義務。2.定期評估建立外包商定期評估機制，每季度對外包商的服務質量、運作效率、成本控制等方面進行評估。評估方式包括數據統計分析、現場檢查、客戶反饋收集等。3.溝通協調建立與外包商的定期溝通會議制度，及時解決合作過程中出現的問題。設立專門的溝通渠道，如電話、郵件、即時通訊工具等，方便雙方隨時溝通交流。4.獎懲措施根據評估結果，對外包商實施獎懲措施。對于服務質量優秀、表現突出的外包商，給予適當的獎勵，如增加業務量、延長合作期限等。對于服務質量不達標、違反合同約定的外包商，采取警告、罰款、限期整改、終止合同等處罰措施。三、貨物入庫管理（一）入庫通知1.業務部門在貨物到達前，應提前向倉儲外包商發送入庫通知，明確貨物的名稱、規格、數量、預計到達時間等信息。2.入庫通知應采用書面或電子形式發送，并要求外包商確認收到。（二）貨物驗收1.外包商在貨物到達后，應及時組織人員按照合同約定的驗收標準進行驗收。2.驗收內容包括貨物的數量、質量、規格、包裝等方面。如發現貨物存在短缺、損壞、質量不符等問題，應及時通知業務部門，并做好記錄。3.業務部門接到通知后，應及時與供應商溝通協調，處理相關問題。如需要換貨、補貨等，應明確處理時間和責任。（三）入庫手續辦理1.驗收合格的貨物，外包商應及時辦理入庫手續，填寫入庫單，注明貨物的名稱、規格、數量、入庫時間、存儲位置等信息。2.入庫單應一式多聯，分別由倉儲部門、業務部門、財務部門等留存，作為貨物入庫的憑證。3.貨物入庫后，應按照分類、分區的原則進行存儲，確保貨物存儲有序，便于查找和管理。四、貨物存儲管理（一）存儲環境要求1.外包商應根據貨物的特性，提供適宜的存儲環境，如溫度、濕度、通風、防火、防潮、防蟲等條件。2.定期對存儲環境進行檢查和維護，確保其符合貨物存儲要求。（二）貨物保管措施1.建立貨物保管臺賬，詳細記錄貨物的出入庫情況、存儲位置、保管期限等信息。2.對貴重物品、易損物品、危險品等應采取特殊的保管措施，如單獨存放、重點監控、專人保管等。3.定期對貨物進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。（三）庫存管理1.設定合理的庫存上限和下限，及時掌握庫存動態，避免庫存積壓或缺貨現象發生。2.對于滯銷貨物、過期貨物等，應及時通知業務部門進行處理，減少庫存占用資金。五、貨物出庫管理（一）出庫通知1.業務部門根據客戶訂單或其他需求，提前向倉儲外包商發送出庫通知，明確貨物的名稱、規格、數量、出庫時間、送達地點等信息。2.出庫通知應采用書面或電子形式發送，并要求外包商確認收到。（二）出庫準備1.外包商接到出庫通知后，應及時安排人員按照出庫通知要求進行貨物分揀、包裝等準備工作。2.在貨物分揀過程中，應仔細核對貨物信息，確保出庫貨物的準確性。（三）出庫手續辦理1.貨物準備好后，外包商應辦理出庫手續，填寫出庫單，注明貨物的名稱、規格、數量、出庫時間、送達地點等信息。2.出庫單應一式多聯，分別由倉儲部門、業務部門、財務部門等留存，作為貨物出庫的憑證。3.貨物出庫時，應進行嚴格的交接手續，確保貨物數量、質量等信息準確無誤，并由雙方簽字確認。六、物流配送管理（一）配送計劃制定1.根據業務部門的需求和貨物情況，外包商應制定合理的物流配送計劃，明確配送路線、配送時間、配送車輛等信息。2.配送計劃應充分考慮交通狀況、天氣情況等因素，確保配送任務能夠按時、安全完成。（二）配送車輛管理1.外包商應配備足夠數量的配送車輛，并定期對車輛進行維護保養，確保車輛性能良好，安全可靠。2.對配送車輛應進行標識管理，標明公司名稱、車輛編號、聯系方式等信息，便于識別和管理。（三）配送過程監控1.建立配送過程監控機制，通過GPS定位系統、視頻監控等手段，實時掌握配送車輛的行駛軌跡、運行狀態等信息。2.如發現配送車輛出現異常情況，如交通事故、延誤等，應及時采取措施進行處理，并通知業務部門。（四）貨物交付1.配送車輛到達目的地后，應按照客戶要求進行貨物交付。交付過程中，應與客戶進行貨物交接，核對貨物數量、質量等信息，并由客戶簽字確認。2.如客戶對貨物有異議，應及時與業務部門溝通協調，處理相關問題。七、費用結算管理（一）費用結算方式1.根據合同約定，明確倉儲外包物流費用的結算方式，如按月結算、按季度結算等。2.結算方式應在合同中明確規定，雙方應嚴格按照約定執行。（二）費用結算流程1.每月或每季度末，倉儲外包商應向公司提交費用結算清單，詳細列出各項費用的明細及金額。2.公司業務部門對費用結算清單進行審核，核對費用明細與實際業務是否相符。3.審核無誤后，財務部門根據合同約定進行費用支付，并開具發票。（三）費用核算與審計1.財務部門應建立倉儲外包物流費用核算臺賬，準確記錄各項費用的收支情況。2.定期對倉儲外包物流費用進行審計，檢查費用支出的合理性、合規性，防止出現費用浪費、違規支出等問題。八、信息管理（一）信息系統建設1.倉儲外包商應建立完善的信息管理系統，實現貨物出入庫、庫存管理、物流配送等環節的信息化管理。2.信息管理系統應具備數據錄入、查詢、統計、分析等功能，能夠及時準確地提供相關信息。（二）信息共享1.公司與倉儲外包商應建立信息共享機制，通過信息管理系統或其他方式，實現貨物信息、物流信息等的實時共享。2.雙方應明確信息共享的內容、方式、頻率等，確保信息傳遞的及時性和準確性。（三）信息安全管理1.加強對信息管理系統的安全防護，采取數據備份、加密、訪問控制等措施，確保信息安全。2.對涉及公司商業機密、客戶信息等重要數據，應嚴格保密，防止信息泄露。九、風險管理（一）風險識別與評估1.對倉儲外包物流業務活動進行風險識別，包括貨物損壞、丟失、延誤、安全事故、合同違約等風險。2.定期對風險進行評估，分析風險發生的可能性和影響程度，確定風險等級。（二）風險應對措施1.根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施。對于高風險事件，應制定專項應急預案，明確應急處理流程和責任分工。2.加強與外包商的溝通協調，督促其采取有效的風險防范措施，降低風險發生的可能性。（三）風險監控與改進1.建立風險監控機制，定期對風險狀況進行監控，及時發現風險變化情況。2.根據風險監控結果，對風險應對措施進行調整和改進，不斷完善風險管理體系。十、保密管理（一）保密范圍1.公司與倉儲外包商在合作過程中涉及的商業機密、技術秘密、客戶信息等均屬于保密范圍。2.商業機密包括公司的業務模式、營銷策略、財務數據等；技術秘密包括公司的物流技術、倉儲管理技術等；客戶信息包括客戶的名稱、聯系方式、訂單信息等。（二）保密措施1.雙方應簽訂保密協議，明確保密責任和義務。2.對涉及保密信息的人員進行保密培訓，提高其保密意識。3.在信息存儲、傳輸、使用等過程中，采取