企業檔案記錄管理制度一、總則（一）目的為加強企業檔案記錄管理，確保檔案記錄的完整性、準確性和安全性，提高檔案記錄的利用價值，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業內各部門及全體員工在工作過程中形成的各類檔案記錄。（三）基本原則1.集中統一管理原則：企業檔案記錄由專門的檔案管理部門集中統一管理，確保檔案的系統性和完整性。2.真實準確原則：檔案記錄應如實反映企業各項活動的真實情況，數據準確、內容可靠。3.安全保密原則：加強檔案記錄的安全保護措施，防止檔案信息的泄露、損毀和丟失，確保檔案的保密性。4.便于利用原則：檔案記錄的管理應便于查詢、檢索和利用，以滿足企業經營管理和決策的需要。二、檔案記錄的分類與編號（一）分類1.行政檔案：包括企業設立、變更、注銷等相關文件，公司章程、股東會決議、董事會決議等；企業行政公文、通知、報告等；辦公會議記錄、紀要等。2.人事檔案：員工入職登記表、勞動合同、薪資福利記錄、績效考核檔案、培訓記錄、獎懲記錄等。3.財務檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務資料等。4.業務檔案：銷售合同、采購合同、項目文檔、客戶資料、市場調研報告等。5.技術檔案：研發項目資料、技術圖紙、工藝文件、質量檢驗報告等。6.其他檔案：除上述類別以外的其他檔案記錄，如企業文化活動資料、對外合作協議等。（二）編號1.檔案記錄編號采用“類別代碼+年份+順序號”的方式編制。2.類別代碼按照上述分類標準，分別用一位大寫字母表示，如“A”代表行政檔案，“P”代表人事檔案，“F”代表財務檔案，“B”代表業務檔案，“T”代表技術檔案，“O”代表其他檔案。3.年份采用公元紀年，取年份的后兩位數字表示，如“23”代表2023年。4.順序號為每類檔案記錄按時間順序排列后的流水號，用四位數字表示，如“0001”。5.示例：一份2023年形成的行政檔案，其編號為“A230001”；一份2022年的人事檔案記錄，編號為“P220010”。三、檔案記錄的形成與收集（一）形成要求1.各部門及員工在工作過程中應及時、準確地形成各類檔案記錄，確保檔案內容真實、完整。2.檔案記錄應使用耐久性強的書寫材料和字跡材料，如碳素墨水、藍黑墨水等，禁止使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫工具。3.電子文件應按照相關標準進行格式轉換和存儲，確保文件的可讀性和可利用性，并定期進行備份。（二）收集職責1.各部門負責人為本部門檔案記錄收集工作的第一責任人，應指定專人負責檔案記錄的收集、整理和移交工作。2.檔案管理部門負責對各部門移交的檔案記錄進行審核、接收，并對檔案記錄的收集情況進行監督和指導。（三）收集時間1.日常工作中形成的檔案記錄，應在工作結束后及時收集整理，于每月末統一移交檔案管理部門。2.重大活動、項目結束后，相關部門應在活動或項目結束后的[X]個工作日內，將形成的檔案記錄移交檔案管理部門。3.員工離職時，所在部門應在員工離職手續辦理完畢后的[X]個工作日內，將其個人檔案記錄移交檔案管理部門。四、檔案記錄的整理與歸檔（一）整理要求1.檔案管理部門接收各部門移交的檔案記錄后，應按照分類標準進行整理，確保檔案的系統性和規范性。2.對每份檔案記錄進行編號、編目，填寫檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。3.去除檔案記錄中的金屬物，如訂書釘、回形針等，對破損的檔案進行修復或復制。4.按照檔案的類別和保管期限，將檔案記錄分別裝入檔案盒或檔案袋，并在盒（袋）面上標明檔案類別、編號、題名等信息。（二）歸檔流程1.檔案管理部門整理好檔案記錄后，編制檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認。2.將檔案記錄按照編號順序排列上架，存入檔案庫房，并在檔案管理系統中錄入相關信息，建立檔案電子目錄。3.定期對檔案庫房進行盤點，確保檔案記錄的存放位置準確無誤，賬實相符。五、檔案記錄的保管（一）保管期限1.企業檔案記錄的保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案記錄主要包括：企業設立、變更、注銷等相關文件，公司章程、股東會決議、董事會決議等；重要的財務檔案；涉及企業核心技術、商業秘密等的技術檔案和業務檔案等。3.定期保管的檔案記錄保管期限分為[X]年、[X]年、[X]年等，具體保管期限根據檔案記錄的性質和重要程度確定。（二）保管要求1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案記錄的安全存放。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。3.對不同保管期限的檔案記錄應分別存放，便于查找和管理。4.定期對檔案記錄進行檢查和清點，發現問題及時處理，并做好記錄。對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。（三）檔案數字化1.為提高檔案利用效率，便于檔案信息的共享和查閱，企業應逐步推進檔案數字化工作。2.檔案管理部門應按照相關標準和規范，對紙質檔案進行數字化掃描，形成電子檔案，并建立電子檔案數據庫。3.電子檔案應進行分類存儲，確保電子檔案與紙質檔案的對應關系清晰，便于查詢和利用。同時，應采取有效的安全防護措施，防止電子檔案信息的泄露和丟失。六、檔案記錄的查閱與借閱（一）查閱權限1.企業內部員工因工作需要查閱檔案記錄的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及企業機密的檔案記錄，查閱申請人還需經企業保密管理部門審批同意。3.企業外部人員因特殊原因需要查閱檔案記錄的，應提交單位介紹信、身份證明等相關材料，填寫《檔案查閱申請表》，經企業分管領導審批后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并對查閱過程進行監督。（二）查閱程序1.檔案管理部門收到《檔案查閱申請表》后，應根據審批意見，及時提供檔案記錄。2.查閱人員應在檔案查閱登記薄上簽字，注明查閱時間、查閱內容等信息。3.查閱人員只能在檔案管理部門指定的查閱地點查閱檔案記錄，不得擅自將檔案帶出查閱地點，嚴禁在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、污損等。4.如需復印檔案記錄，應經檔案管理部門負責人同意，并按照規定辦理復印手續。（三）借閱權限1.企業內部員工因工作需要借閱檔案記錄的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續。2.涉及企業機密的檔案記錄，借閱申請人還需經企業保密管理部門審批同意。3.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，應提前辦理續借手續。（四）借閱程序1.檔案管理部門收到《檔案借閱申請表》后，應根據審批意見，將檔案記錄交借閱人員當面清點，并辦理借閱登記手續，雙方簽字確認。2.借閱人員應妥善保管借閱的檔案記錄，不得轉借他人，不得擅自擴大借閱范圍，不得在借閱的檔案上涂改、標記、抽取、撤換、污損等。3.借閱人員應在規定的借閱期限內歸還檔案記錄，檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，如發現檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人員的責任。七、檔案記錄的鑒定與銷毀（一）鑒定組織企業成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門負責人及檔案管理人員組成，負責對到期檔案記錄進行鑒定。（二）鑒定標準1.檔案記錄的鑒定應根據檔案的保管期限、重要程度、現實利用價值等因素進行綜合評估。2.對已超過保管期限且確無保存價值的檔案記錄，可予以銷毀；對仍有一定保存價值的檔案記錄，應延長保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，編制《檔案鑒定清冊》，注明檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，提交檔案鑒定工作小組進行鑒定。2.檔案鑒定工作小組對《檔案鑒定清冊》中的檔案記錄進行逐一審核，提出鑒定意見，填寫《檔案鑒定審批表》。3.《檔案鑒定審批表》經企業分管領導審批同意后，作為檔案銷毀的依據。（四）銷毀程序1.檔案管理部門根據審批通過的《檔案鑒定審批表》，對擬銷毀的檔案記錄進行造冊登記，填寫《檔案銷毀清冊》，一式兩份。2.檔案銷毀應采用安全可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。3.檔案銷毀過程應進行現場監督，由檔案管理部門負責人、相關業務部門負責人及檔案管理人員共同簽字確認，并在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀時間、地點、方式等信息。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應永久保存。八、檔案記錄的統計與移交（一）統計1.檔案管理部門應建立檔案統計制度，定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計分析。2.檔案統計報表應按照規定的格式和時間要求填報，確保統計數據的準確、及時。3.檔案統計結果應作為企業檔案管理工作評估和決策的重要依據。（二）移交1.企業因分立、合并、解散等原因終止時，應按照國家有關規定，將檔案記錄移交給相關部門或單位。2.檔案移交應編