企業活動舉辦管理制度一、總則（一）目的為規范企業活動的舉辦流程，確保活動順利開展，提高活動質量和效果，增強企業凝聚力，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部組織的各類會議、培訓、團建、慶典等活動。（三）基本原則1.合規性原則：活動舉辦應符合國家法律法規及公司相關規定。2.計劃性原則：活動需提前規劃，制定詳細的活動方案。3.成本效益原則：在保證活動質量的前提下，合理控制成本。4.安全第一原則：確保活動參與人員的人身安全和財產安全。二、活動策劃與審批（一）活動發起1.各部門根據工作需要或企業文化建設需求，可發起活動申請。2.活動發起部門需填寫《活動申請表》，詳細說明活動主題、目的、時間、地點、參與人員、活動內容、預算等信息。（二）活動策劃1.活動發起部門負責組織活動策劃，制定活動方案。活動方案應包括活動流程、人員分工、物資準備、應急預案等內容。2.涉及跨部門的活動，由牽頭部門組織相關部門共同策劃。（三）活動審批1.《活動申請表》和活動方案提交至上級領導審批。審批流程根據活動規模和性質確定，一般活動由部門負責人審批，重要活動需經分管領導或總經理審批。2.審批通過后的活動方可進入實施階段。如審批未通過，發起部門需根據審批意見進行修改完善后重新提交審批。三、活動籌備（一）物資準備1.根據活動方案，明確所需物資清單，包括場地布置用品、音響設備、餐飲、禮品等。2.物資采購應遵循公司采購相關規定，選擇合適的供應商，確保物資質量和供應及時性。3.對于貴重物資或批量采購物資，需進行詢價、比價、議價等程序，簽訂采購合同。（二）人員安排1.根據活動流程和內容，合理安排活動工作人員，明確各人員職責。2.工作人員應提前熟悉活動方案和自己的工作職責，做好準備工作。3.對于需要外部人員參與的活動，如嘉賓邀請、表演團隊聘請等，提前做好溝通協調工作。（三）場地布置1.根據活動主題和風格，進行場地布置。場地布置應安全、美觀、舒適，符合活動要求。2.提前檢查場地設施設備，確保正常運行。如發現問題，及時聯系相關部門進行維修。3.在活動現場設置明顯的指示標識，引導參與人員順利到達活動區域。（四）活動宣傳1.根據活動性質和目標受眾，制定活動宣傳方案。宣傳方式可包括內部通知、郵件、微信群、公司官網、社交媒體等。2.提前發布活動信息，吸引員工積極參與。宣傳內容應準確、清晰，包括活動時間、地點、內容、參與方式等。3.對于重要活動，可制作宣傳海報、視頻等資料，增強宣傳效果。四、活動實施（一）活動簽到1.在活動現場設置簽到區域，安排專人負責簽到工作。2.參與人員簽到時，工作人員應核對其身份信息，確保簽到信息準確無誤。3.對于需要發放資料或禮品的活動，在簽到時一并發放。（二）活動流程執行1.按照活動方案有序推進活動流程，確保各環節緊密銜接。2.活動現場安排專人負責秩序維護，確保活動順利進行。如出現突發情況，及時啟動應急預案進行處理。3.活動過程中，工作人員應密切關注參與人員的需求，提供必要的服務和幫助。（三）活動記錄1.安排專人負責活動記錄，包括拍照、錄像、文字記錄等。活動記錄應全面、客觀，能夠反映活動的全過程。2.活動結束后，及時整理活動記錄資料，進行歸檔保存，作為活動總結和后續活動參考的依據。五、活動預算與費用報銷（一）活動預算1.活動發起部門在策劃活動時，應根據活動方案編制詳細的活動預算。活動預算應包括人員費用、物資采購費用、場地租賃費用、餐飲費用、宣傳費用等各項支出。2.活動預算應合理、準確，不得虛報、漏報。如因特殊情況需要調整預算，需提前提交預算調整申請，經審批通過后方可執行。（二）費用報銷1.活動結束后，活動負責人應及時整理活動費用報銷憑證，按照公司財務報銷制度進行報銷。2.報銷憑證應真實、合法、有效，包括發票、收據、合同等相關資料。報銷時應填寫《費用報銷單》，詳細說明費用支出情況。3.財務部門對報銷憑證進行審核，審核通過后予以報銷。如發現報銷憑證不符合要求，財務部門有權拒絕報銷。六、活動評估與總結（一）活動評估1.活動結束后，組織參與人員對活動進行評估。評估方式可包括問卷調查、現場訪談、小組討論等。2.評估內容主要包括活動內容、組織安排、場地布置、餐飲服務、宣傳效果等方面。參與人員應根據實際感受對活動進行評價，并提出改進建議。（二）活動總結1.活動負責人根據活動評估結果，撰寫活動總結報告。活動總結報告應包括活動基本情況、活動效果、存在問題、改進措施等內容。2.活動總結報告提交至上級領導審閱，作為今后活動策劃和組織的參考依據。對于活動中存在的問題，應及時進行整改，不斷提高活動質量。七、活動安全管理（一）安全責任1.活動舉辦部門是活動安全管理的第一責任人，負責制定活動安全方案，落實安全措施，確保活動安全。2.活動工作人員應增強安全意識，遵守安全規定，做好活動現場的安全保障工作。（二）安全措施1.活動場地應符合安全要求，配備必要的消防、安全設施設備，并確保其正常運行。2.對活動參與人員進行安全教育，提醒其注意安全事項。在活動現場設置安全警示標識，引導參與人員安全活動。3.活動期間，安排專人負責安全巡查，及時發現和排除安全隱患。如發生安全事故，應立即啟動應急預案進行救援和處理，并及時向上級報