三代公司物料管理制度一、總則（一）目的為加強公司物料管理，規范物料采購、存儲、使用及報廢等流程，確保物料的合理使用和有效控制，降低公司運營成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于三代公司各部門及分支機構涉及的所有物料管理活動，包括但不限于原材料、輔助材料、辦公用品、設備備件等。（三）基本原則1.準確性原則：物料管理的各項數據和記錄應準確無誤，確保賬實相符。2.及時性原則：物料的采購、供應、使用等環節應及時進行，避免因延誤影響生產或工作進度。3.節約性原則：倡導節約使用物料，杜絕浪費，提高物料利用率。4.責任性原則：明確各部門及人員在物料管理中的職責，做到責任到人。二、物料管理職責分工（一）采購部門1.根據公司生產、運營需求，制定物料采購計劃。2.選擇合格的供應商，進行詢價、比價、議價，簽訂采購合同。3.負責跟進采購訂單的執行情況，確保物料按時、按質、按量到貨。4.建立供應商檔案，對供應商進行評估和管理。（二）倉庫管理部門1.負責物料的驗收入庫、存儲保管、發放領用等工作。2.建立物料庫存臺賬，定期進行盤點，保證賬實相符。3.對庫存物料進行分類存放、標識管理，確保物料的安全和完好。4.負責呆滯物料的統計和上報，配合相關部門進行處理。（三）使用部門1.根據生產或工作需要，提前提交物料需求申請。2.合理使用物料，避免浪費，并做好物料使用記錄。3.協助倉庫管理部門進行物料盤點，提供相關數據和信息。（四）財務部門1.負責審核物料采購費用、庫存成本等相關財務支出。2.對物料管理的財務數據進行核算和分析，提供財務報告。3.監督物料管理流程中的財務合規性。（五）質量管理部門1.對采購的物料進行質量檢驗，確保符合質量標準。2.參與不合格物料的評審和處理，提出質量改進建議。三、物料采購管理（一）采購計劃制定1.使用部門應根據生產計劃、銷售訂單、庫存情況等，提前[X]個工作日填寫《物料需求申請表》，詳細注明物料名稱、規格型號、數量、需求日期等信息，提交至采購部門。2.采購部門匯總各使用部門的物料需求申請后，結合庫存狀況，綜合考慮采購周期、市場供應情況等因素，制定月度物料采購計劃。采購計劃應經部門負責人審核后報公司分管領導審批。（二）供應商選擇與管理1.采購部門應建立合格供應商名錄，通過市場調研、供應商推薦、招標等方式，選擇具備良好信譽、產品質量可靠、價格合理、交貨及時的供應商。2.對新供應商進行實地考察和評估，收集其營業執照、生產許可證、產品質量認證等相關資質文件，填寫《供應商評估表》，經采購部門負責人審核后錄入供應商檔案。3.定期對供應商進行評估，評估內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。根據評估結果，對供應商進行分類管理，對于表現優秀的供應商給予優先合作機會，對于不合格供應商及時進行淘汰。（三）采購訂單下達1.采購部門根據審批后的采購計劃，向選定的供應商下達采購訂單。采購訂單應明確物料名稱、規格型號、數量、價格、交貨期、交貨地點等詳細信息。2.采購訂單下達后，采購人員應及時跟進訂單執行情況，與供應商保持溝通，確保物料按時、按質、按量到貨。如遇供應商交貨延遲或產品質量問題，采購人員應及時協調解決，并向部門負責人匯報。（四）采購驗收1.物料到貨前，倉庫管理部門應根據采購訂單信息，做好驗收準備工作，包括安排驗收人員、準備驗收工具等。2.物料到貨時，驗收人員應依據采購訂單和相關質量標準，對物料的數量、規格型號、外觀質量等進行驗收。對于需要進行質量檢驗的物料，質量管理部門應及時進行檢驗，并出具檢驗報告。3.如驗收合格，驗收人員應在《物料驗收單》上簽字確認，并辦理入庫手續；如驗收不合格，應及時通知采購部門與供應商協商處理，同時做好不合格物料的標識和隔離。四、物料庫存管理（一）入庫管理1.驗收合格的物料，倉庫管理人員應及時辦理入庫手續，按照物料類別、規格型號、批次等進行分類存放，并在物料上粘貼標識牌，注明物料名稱、規格型號、批次、入庫日期等信息。2.倉庫管理人員應根據《物料驗收單》，在庫存臺賬上記錄物料的入庫日期、名稱、規格型號、數量、供應商等信息，確保賬實相符。（二）存儲管理1.倉庫應保持適宜的溫度、濕度、通風等存儲條件，確保物料的質量不受影響。對于有特殊存儲要求的物料，如易燃易爆物品、易腐蝕物品等，應按照相關規定進行單獨存儲和管理。2.物料應按照先進先出的原則進行擺放，便于發放和盤點。倉庫管理人員應定期對庫存物料進行巡查，檢查物料的存儲狀況，如發現有損壞、變質等情況，應及時處理并上報。（三）盤點管理1.倉庫管理部門應定期對庫存物料進行盤點，盤點周期為[月度/季度/年度]。盤點前，倉庫管理人員應制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員分工等，并通知相關部門做好準備工作。2.盤點過程中，盤點人員應認真核對物料的實際數量與庫存臺賬記錄是否一致，同時檢查物料的質量狀況。對于盤盈、盤虧的物料，應查明原因，并填寫《物料盤點表》。3.盤點結束后，倉庫管理人員應根據盤點結果編制《物料盤點報告》，詳細說明盤點情況、盤盈盤虧原因及處理建議。經部門負責人審核后報財務部門進行賬務處理。（四）呆滯物料管理1.倉庫管理部門應定期對庫存物料進行清查，統計出呆滯物料清單，并填寫《呆滯物料明細表》，注明物料名稱、規格型號、數量、入庫日期、呆滯時間等信息。2.采購部門應會同使用部門、財務部門等相關部門，對呆滯物料進行評審，分析呆滯原因，提出處理建議。處理方式包括但不限于退貨、換貨、降價銷售、報廢等。3.對于需要報廢處理的呆滯物料，應按照公司固定資產或低值易耗品報廢流程進行審批和處理，并做好相關記錄。五、物料使用管理（一）領用管理1.使用部門人員應憑經審批的《物料領用申請表》到倉庫領取物料。《物料領用申請表》應注明物料名稱、規格型號、數量、用途等信息，并經部門負責人簽字確認。2.倉庫管理人員應根據《物料領用申請表》發放物料，并在庫存臺賬上記錄物料的發放日期、領用部門、名稱、規格型號、數量等信息。發放的物料應與申請表一致，如遇特殊情況需超量領用，應經相關領導審批。3.對于貴重物料、限量發放物料等，應實行專人專管制度，嚴格控制領用數量和使用范圍。（二）使用監督1.各使用部門應加強對物料使用過程的管理，確保物料的合理使用，避免浪費。部門負責人應定期對本部門物料使用情況進行檢查和監督，發現問題及時糾正。2.財務部門應定期對各部門物料消耗情況進行統計和分析，與預算進行對比，對超出預算的部門進行預警和分析原因，提出改進措施。（三）物料消耗定額管理1.對于生產型企業，應制定主要物料的消耗定額標準。生產部門應根據消耗定額標準，合理安排生產任務，控制物料消耗。2.采購部門應根據物料消耗定額和生產計劃，合理安排物料采購數量，避免庫存積壓或缺貨。3.定期對物料消耗定額進行評估和修訂，根據生產工藝改進、設備更新等因素，及時調整消耗定額標準，確保其合理性和科學性。六、物料報廢管理（一）報廢申請1.當物料出現損壞、變質、過期等情況，無法繼續使用時，使用部門應填寫《物料報廢申請表》，詳細說明物料名稱、規格型號、數量、購置日期、報廢原因等信息，并附上相關證明材料。2.《物料報廢申請表》經使用部門負責人審核簽字后，提交至質量管理部門進行質量鑒定。質量管理部門應根據物料的實際情況，出具質量鑒定報告，確認是否符合報廢條件。（二）報廢審批1.《物料報廢申請表》及質量鑒定報告經質量管理部門審核通過后，提交至財務部門進行價值核算。財務部門應根據物料的購置成本、折舊情況等，確定其報廢價值，并在申請表上簽署意見。2.最后，《物料報廢申請表》連同質量鑒定報告、財務核算意見一并報公司分管領導審批。經審批同意后，方可進行報廢處理。（三）報廢處理1.經批準報廢的物料，倉庫管理部門應按照公司相關規定進行處理。對于有回收價值的報廢物料，應進行回收再利用；對于無回收價值的報廢物料，應按照環保要求進行妥善處置，如報廢品出售給有資質的回收公司、委托專業機構進行銷毀等。2.倉庫管理部門應做好報廢物料處理的記錄，包括處理日期、處理方式、處理數量、回收價值等信息，并定期將處理情況上報財務部門進行賬務核銷。七、信息化管理（一）物料管理系統建設1.公司應建立完善的物料管理信息系統，實現物料采購、庫存、使用、報廢等環節的信息化管理。物料管理系統應與公司的財務系統、生產系統等進行有效集成，確保數據的實時共享和準確傳遞。2.物料管理系統應具備物料信息錄入、查詢、統計、報表生成等功能，方便各部門人員進行操作和管理。同時，系統應設置權限管理功能，不同人員根據其職責權限訪問相應的系統模塊和數據。（二）數據維護與更新1.采購部門應及時將采購訂單、供應商信息等錄入物料管理系統；倉庫管理部門應實時更新物料的入庫、出庫、庫存等數據；使用部門應準確記錄物料的領用和消耗情況。2.定期對物料管理系統中的數據進行備份，防止數據丟失。同時，安排專人負責系統的日常維護和管理，及時處理系統故障和數據異常情況，確保系統的穩定運行。八、監督與考核（一）內部審計監督1.公司內部審計部門應定期對物料管理流程進行審計，檢查物料采購、庫存管理、使用及報廢等環節是否符合公司制度規定，是否存在違規操作和管理漏洞。2.對于審計過程中發現的問題，內部審計部門應及時提出整改建議，并跟蹤整改情況。相關部門應積極配合內部審計工作，認真落實整改措施，確保物料管理工作規范、有序進行。（二）績效考核1.將物料管理工作納入各部門及相關人員的績效考核體系，設定明確的考核指標和權重。考核指標包括物料采購成本控制、庫存周轉率、物料損耗率、物料使用合理性等方面。2.定期對各部門及人員的物料管理工作進行考核評價，根據考核結果進行獎懲。對于物料管理工作表現優秀的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于未達到考核要求的部門和個人，進行相應的處罰，并要求其限期整改。九、附則（一）