企業(yè)檔案收集管理制度一、總則（一）目的為加強企業(yè)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：企業(yè)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實完整原則：檔案的形成應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，全面反映企業(yè)各項活動的歷史面貌。3.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用價值。4.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置企業(yè)設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)企業(yè)檔案的集中管理。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定企業(yè)檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)企業(yè)各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的保管和保護(hù)工作，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全與完整。5.對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行相應(yīng)處理。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。7.負(fù)責(zé)向企業(yè)內(nèi)部各部門提供檔案信息服務(wù)，積極開展檔案利用工作，為企業(yè)的決策、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動提供支持。8.對企業(yè)各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案：包括企業(yè)設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、股東會決議、董事會決議等；行政管理文件，如工作計劃、總結(jié)、報告、通知、會議紀(jì)要等；人事檔案，如員工入職、離職、調(diào)動、晉升、獎懲等相關(guān)材料；財務(wù)檔案，如財務(wù)預(yù)算、決算、報表、審計報告等；法律事務(wù)檔案，如合同、協(xié)議、訴訟文件等。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類，如市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、物資采購檔案、銷售檔案等。每個業(yè)務(wù)類型下再根據(jù)具體業(yè)務(wù)活動進(jìn)行細(xì)分，如市場營銷檔案可分為市場調(diào)研、廣告策劃、客戶關(guān)系管理等子類別。3.項目檔案：針對企業(yè)開展的各類項目，按項目名稱進(jìn)行分類，每個項目檔案包括項目立項文件、可行性研究報告、項目計劃、項目實施過程中的各類文件、項目驗收文件等。4.聲像檔案：包括企業(yè)活動照片、錄像、錄音等資料，按活動主題或時間順序進(jìn)行分類整理。5.實物檔案：如企業(yè)獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌、紀(jì)念品等，按類別和時間順序進(jìn)行編號登記。（二）檔案編號1.檔案編號采用“全宗號分類號年度保管期限件號”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號：為企業(yè)檔案管理部門設(shè)定的代碼，用于標(biāo)識整個企業(yè)檔案體系。3.分類號：根據(jù)檔案分類方案，對不同類別的檔案賦予相應(yīng)的代碼，如行政檔案用“XZ”表示，業(yè)務(wù)檔案按業(yè)務(wù)類型分別用不同字母表示。4.年度：采用公元紀(jì)年，用四位數(shù)字表示，如“2023”。5.保管期限：分為永久、長期（1650年）、短期（15年以下），分別用“Y”“C”“D”表示。6.件號：在同一類別、年度、保管期限內(nèi)，按檔案排列順序賦予的流水號。例如：XZ012023Y001，表示行政檔案中第1類，2023年度形成的，保管期限為永久的第1件檔案。四、檔案收集范圍（一）行政管理檔案1.企業(yè)設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)的政府批文、營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等證照文件。2.公司章程、股東會決議、董事會決議、監(jiān)事會決議等企業(yè)治理文件。3.年度工作計劃、總結(jié)、報告，月度工作安排、總結(jié)等行政管理文件。4.各類會議通知、會議紀(jì)要、會議記錄等。5.人事任免文件、員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利等人事管理文件。6.財務(wù)預(yù)算、決算報告，財務(wù)報表，審計報告，稅務(wù)申報資料等財務(wù)文件。7.法律事務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議、訴訟文件、法律咨詢意見等。（二）業(yè)務(wù)管理檔案1.市場營銷檔案：市場調(diào)研分析報告、廣告策劃方案、營銷活動策劃與執(zhí)行資料、客戶信息資料、銷售合同等。2.生產(chǎn)管理檔案：生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)調(diào)度記錄、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、安全生產(chǎn)文件等。3.質(zhì)量管理檔案：質(zhì)量體系文件、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量檢驗記錄、質(zhì)量改進(jìn)報告等。4.技術(shù)研發(fā)檔案：研發(fā)項目立項報告、技術(shù)方案、實驗記錄、技術(shù)成果鑒定文件、專利申請資料等。5.物資采購檔案：采購計劃、采購合同、供應(yīng)商評估資料、物資驗收記錄等。6.銷售檔案：銷售訂單、發(fā)貨記錄、銷售統(tǒng)計報表、客戶反饋資料等。（三）項目檔案1.項目立項文件：項目建議書、可行性研究報告、項目立項批復(fù)等。2.項目計劃文件：項目總體計劃、年度計劃、月度計劃等。3.項目實施過程文件：項目進(jìn)度報告、項目變更記錄、項目協(xié)調(diào)會議紀(jì)要、項目質(zhì)量控制文件、項目安全管理文件等。4.項目驗收文件：項目驗收申請、驗收報告、驗收證書等。（四）聲像檔案1.企業(yè)重大活動照片、錄像，如開業(yè)慶典、周年慶典、重要會議、產(chǎn)品發(fā)布會等。2.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)視察、調(diào)研活動的照片、錄像。3.企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中的關(guān)鍵場景照片、錄像，如生產(chǎn)車間工作場景、新產(chǎn)品研發(fā)過程等。（五）實物檔案1.企業(yè)獲得的各類榮譽證書、獎杯、獎牌。2.企業(yè)與外部單位簽訂的具有紀(jì)念意義的合同、協(xié)議原件。3.企業(yè)收到的重要禮品、紀(jì)念品等。五、檔案收集要求（一）及時性1.各部門應(yīng)在檔案形成后的規(guī)定時間內(nèi)，將檔案移交至檔案管理部門。一般文件應(yīng)在次年一季度前移交，重要緊急文件應(yīng)隨時形成隨時移交。2.項目檔案應(yīng)在項目結(jié)束后一個月內(nèi)完成整理并移交。（二）完整性1.檔案應(yīng)包括文件的正本、副本、附件、定稿等，確保內(nèi)容完整無缺。2.對于重要文件的歷次修改稿、審核意見等相關(guān)材料也應(yīng)一并收集。（三）準(zhǔn)確性1.檔案內(nèi)容應(yīng)真實準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠，文字表述清晰規(guī)范。2.涉及數(shù)字、日期、人名、地名等關(guān)鍵信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤。（四）規(guī)范性1.檔案紙張應(yīng)符合質(zhì)量要求，字跡清晰、工整，簽字蓋章齊全。2.電子文件應(yīng)格式規(guī)范，存儲載體完好，確保能夠正常讀取和使用。六、檔案收集程序（一）部門收集1.各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，按照檔案收集范圍和要求，定期對本部門形成的檔案進(jìn)行整理。2.收集人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案及時進(jìn)行補充、修正。（二）部門初審1.各部門負(fù)責(zé)人對收集的檔案進(jìn)行初審，確保檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，符合歸檔要求。2.在檔案首頁加蓋部門章，并填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、形成時間等信息。（三）檔案移交1.各部門將初審后的檔案定期移交至檔案管理部門，移交時雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，在檔案移交清單上簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門接收檔案后，應(yīng)對檔案進(jìn)行再次審核，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。七、檔案整理（一）整理原則1.遵循檔案形成的規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類整理：按照檔案分類方案，將收集到的檔案進(jìn)行分類，同一類別的檔案集中在一起。2.編號裝訂：對每一份檔案進(jìn)行編號，按照編號順序排列，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。3.編目上架：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，將整理好的檔案上架存放，便于查找和管理。八、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施。2.庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，排列有序，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，進(jìn)行備份，并建立電子檔案索引目錄。3.聲像檔案應(yīng)刻錄成光盤或存儲在硬盤等存儲介質(zhì)上，標(biāo)注清晰的檔案信息，妥善保管。4.實物檔案應(yīng)陳列于專門的展示柜或存儲箱中，做好防護(hù)措施。（三）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，一般每季度進(jìn)行一次全面檢查，重點檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化等情況。2.檢查過程中發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取修復(fù)、復(fù)制等措施進(jìn)行處理，并做好記錄。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和企業(yè)實際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。2.堅持全面的歷史觀點，從企業(yè)發(fā)展的整體利益出發(fā)，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否涉及企業(yè)核心機密、重要業(yè)務(wù)信息等。2.檔案的形成時間、來源、保存狀況等。3.檔案對企業(yè)當(dāng)前和未來發(fā)展的參考價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確定無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人員在銷毀完畢后，應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。十、檔案利用（一）利用范圍1.企業(yè)內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，可向檔案管理部門提出申請。2.企業(yè)員工因個人學(xué)習(xí)、工作等需要查閱本人檔案的，可按規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.外單位因工作需要查閱企業(yè)檔案的，須經(jīng)企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理查閱登記手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，查閱時應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時歸還。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案的復(fù)制件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門章，并注明與原件核對無誤。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、部門、利用時間、利用方式、檔案名稱及數(shù)量等信息，以便統(tǒng)計和查詢。十一、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，提升檔案信息的共享程度和利用價值。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理：對掃描后的圖像進(jìn)行去噪、去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的目錄信息和全文信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立準(zhǔn)確的索引數(shù)據(jù)庫。4.存儲備份：將數(shù)字化檔案存儲在服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，確保數(shù)據(jù)安全。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現(xiàn)檔案信息的在線錄入、修改、刪除等功能，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便快速查找所需檔案。3.借閱管理：在線辦理檔案借閱申請、審批、歸還等手續(xù)，實時跟蹤檔案借閱情況。4.統(tǒng)計分析：對檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計分析，生成各類報表，為企業(yè)決策提供數(shù)據(jù)支持。十二、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對各部門檔案收集、整理、保管等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.企業(yè)內(nèi)部審計部門