咸安區檔案管理制度一、總則（一）目的為加強咸安區檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高檔案管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于咸安區各機關、團體、企事業單位及其他組織的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統一管理原則：檔案工作實行統一領導、分級管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全。2.真實性原則：檔案應如實反映各項工作活動的真實情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：檔案應全面收集與工作相關的各類文件、資料，保證檔案內容的完整。4.保密性原則：對涉及國家機密、商業秘密和個人隱私的檔案，應嚴格保密，防止泄露。5.便于利用原則：檔案管理應便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用價值。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門咸安區設立專門的檔案管理部門，負責全區檔案工作的統籌規劃、組織協調、監督指導和檔案的集中管理。（二）各單位檔案管理職責1.各單位應明確一名領導分管檔案工作，并指定專人負責本單位檔案的收集、整理、保管和利用等工作。2.負責建立健全本單位的檔案管理制度，確保檔案工作的規范化、制度化。3.按照檔案管理部門的要求，及時將本單位形成的檔案整理歸檔，并移交檔案管理部門。（三）檔案管理人員職責1.認真貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，嚴格遵守檔案管理的各項規章制度。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案的質量。3.做好檔案的保管、保護工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.負責檔案的查閱、借閱登記和統計工作，按照規定辦理檔案查閱、借閱手續，及時催還借出的檔案。5.積極開展檔案信息開發利用工作，為各項工作提供檔案資料支持和服務。6.參加檔案業務培訓，不斷提高自身的業務水平和綜合素質。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.反映咸安區政治、經濟、文化、社會等各方面活動的文件、資料、記錄等。2.各單位在履行職能過程中形成的各類文件、報表、會議記錄、合同協議、業務文件等。3.重大活動、重要項目、突發事件等形成的專門檔案。4.干部職工的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。5.其他具有保存價值的檔案資料。（二）收集要求1.各單位應明確檔案收集的責任人，定期對本單位形成的文件、資料進行收集，確保檔案的及時、完整。2.收集的檔案應字跡清晰、內容完整、格式規范，載體應符合檔案保管要求。3.對電子文件，應同時收集其元數據、背景信息等相關資料，并進行有效的存儲和管理。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學、排列有序、編號規范、編目準確。（四）整理方法1.按照檔案的來源、時間、內容和形式等特征，進行分類。一般可分為黨群工作類、行政管理類、業務工作類、人事管理類、財務管理類等。2.對每一類檔案，按照一定的順序進行排列，編制檔案目錄號、案卷號等。3.對檔案進行編目，包括編制卷內文件目錄、備考表等，準確反映檔案的內容和保管狀況。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房應配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放整齊、有序。（二）保管要求1.檔案應按照分類、編號順序上架存放，便于查找和利用。2.定期對檔案進行清點、核對，確保檔案的數量準確、內容完整。3.對破損、褪色的檔案，應及時進行修復或復制，保證檔案的質量。4.建立檔案保管期限表，對檔案進行定期鑒定，及時剔除已到保管期限且無保存價值的檔案。（三）安全管理1.加強檔案庫房的安全保衛工作，配備必要的安全設施，如消防器材、監控設備等。2.嚴格檔案庫房的出入制度，非檔案管理人員未經許可不得進入庫房。3.做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲等工作，定期進行安全檢查，及時消除安全隱患。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱與咸安區相關的檔案，須按照規定辦理查閱手續。3.涉及國家機密、商業秘密和個人隱私的檔案，嚴格按照保密規定進行利用。（二）利用方式1.查閱：本單位工作人員查閱檔案，應填寫查閱申請表，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。外單位查閱檔案，須持單位介紹信，經檔案管理部門負責人批準后，方可查閱。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，注明借閱期限和用途，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案應在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出庫房。2.查閱、借閱檔案時，應愛護檔案，不得涂改、圈劃、污損、抽取、撤換檔案材料。3.查閱、借閱檔案后，應及時歸還檔案管理部門，檔案管理人員應認真核對檔案的數量和完整性。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業務部門人員和檔案管理人員組成，負責檔案的鑒定工作。（二）鑒定標準1.根據檔案的保管期限表，結合檔案的實際情況，對檔案進行鑒定。2.對已到保管期限且無保存價值的檔案，經鑒定小組審核后，予以銷毀。3.對涉及重要歷史事件、重要人物等具有永久保存價值的檔案，應繼續保存。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，編制銷毀清冊，注明檔案的名稱、數量、保管期限等。2.銷毀清冊經檔案管理部門負責人和單位分管領導簽字同意后，報上級主管部門備案。3.檔案銷毀應在指定的場所進行，由檔案管理人員和監銷人員共同負責，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監銷人員應在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立咸安區檔案信息管理系統，實現檔案的數字化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.實現檔案信息的遠程查詢、借閱和利用，為社會提供便捷的檔案信息服務。（二）信息化建設內容1.檔案數字化：對館藏檔案進行全面數字化處理，包括掃描、圖像處理、數據錄入等，建立檔案數據庫。2.系統建設：開發檔案信息管理系統，實現檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等業務流程的信息化管理。3.安全保障：建立檔案信息安全保障體系，采取數據備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息管理系統的操作技能，嚴格按照系統操作規范進行檔案管理工作。2.定期對檔案信息管理系統進行維護和升級，確保系統的正常運行。3.加強檔案信息的安全管理，防止檔案信息泄露、篡改等安全事故的發生。八、監督與檢查（一）監督檢查機構咸安區檔案管理部門負責對全區檔案管理工作進行監督檢查。（二）監督檢查內容1.檔案管理制度的執行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案信息化建設情況。4.檔案安全管理情況。（三）監督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門每年定期對各單位的檔案管理工作進行檢查。2.不定期抽查：根據工作需要，檔案管理部門不定期對各單位的檔案管理工作進行抽查。3.專項檢查：針對檔案管理中的重點問題或重要工作，開展專項檢查。（四）檢查結果處理1.對監督檢查中發現的問題，檔案管理部門應及時下達整