備用鑰匙柜管理制度一、總則（一）目的為規范公司備用鑰匙的管理，確保備用鑰匙的安全存放、有效使用，保障公司財產安全和應急情況下的高效響應，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有備用鑰匙柜及存放于其中的備用鑰匙的管理。（三）基本原則1.安全性原則：確保備用鑰匙的存放安全，防止丟失、損壞和未經授權的使用。2.規范性原則：明確備用鑰匙的管理流程和操作規范，保證管理工作的標準化、規范化。3.實用性原則：在保障安全的前提下，兼顧應急使用的便捷性，提高應急響應效率。二、備用鑰匙柜的設置與管理（一）備用鑰匙柜的設置1.根據公司實際情況，在合適的地點設置備用鑰匙柜，應選擇安全、干燥、通風良好且便于管理的區域。2.備用鑰匙柜應具備一定的防盜、防火、防潮等功能，確保備用鑰匙的存放環境適宜。（二）備用鑰匙柜的編號與標識1.對備用鑰匙柜進行統一編號，編號應清晰、唯一，并記錄在案。2.在備用鑰匙柜顯著位置張貼標識，注明“備用鑰匙柜”字樣及編號。（三）備用鑰匙柜的鑰匙管理1.備用鑰匙柜配備專用鑰匙，由專人負責保管。保管人員應妥善保管鑰匙，不得隨意轉借他人。2.備用鑰匙柜鑰匙如有丟失或損壞，應及時報告上級領導，并采取相應的措施進行處理，如更換鎖具等。三、備用鑰匙的分類與存放（一）備用鑰匙的分類1.辦公區域備用鑰匙：包括辦公室、會議室、檔案室等辦公場所的門鑰匙。2.設備設施備用鑰匙：如機房設備、消防設施、電梯等設備設施的鑰匙。3.其他備用鑰匙：根據公司實際情況，可包括特殊場所或特定物品的備用鑰匙。（二）備用鑰匙的標識1.每把備用鑰匙上應粘貼清晰的標識，注明對應的使用地點、房間號或設備名稱等信息。2.標識應采用耐久性材料制作，確保字跡清晰、不易脫落。（三）備用鑰匙的存放1.按照備用鑰匙的分類，分別存放在備用鑰匙柜的不同抽屜或隔間內，并做好相應的標識。2.備用鑰匙應整齊排列存放，不得隨意堆放，以便于查找和取用。3.對于重要設備設施的備用鑰匙，應單獨存放，并采取額外的保護措施，如加封等。四、備用鑰匙的登記與記錄（一）備用鑰匙的登記1.建立備用鑰匙登記臺賬，詳細記錄每把備用鑰匙的編號、使用地點、所屬部門、領取時間、領取人等信息。2.備用鑰匙登記臺賬應定期更新，確保信息的準確性和完整性。（二）備用鑰匙的領用記錄1.當備用鑰匙被領用時，應在備用鑰匙登記臺賬上記錄領用時間、領用人簽字等信息。2.領用人應在使用完畢后及時歸還備用鑰匙，并在臺賬上記錄歸還時間。（三）備用鑰匙的盤點記錄1.定期對備用鑰匙進行盤點，確保備用鑰匙的數量與登記臺賬一致。2.盤點結果應記錄在案，如發現備用鑰匙數量不符或其他異常情況，應及時查明原因并進行處理。五、備用鑰匙的領用與歸還（一）領用流程1.因工作需要領用備用鑰匙時，領用人應填寫《備用鑰匙領用申請表》，注明領用原因、使用地點、預計歸還時間等信息。2.《備用鑰匙領用申請表》經所在部門負責人簽字批準后，交至備用鑰匙管理部門。3.備用鑰匙管理部門根據申請表內容，核實備用鑰匙的可用性，并將備用鑰匙發放給領用人。4.領用人在領取備用鑰匙時，應在備用鑰匙登記臺賬上簽字確認。（二）歸還流程1.領用人使用完畢備用鑰匙后，應及時歸還至備用鑰匙管理部門。2.歸還時，領用人應確保備用鑰匙完好無損，并在備用鑰匙登記臺賬上簽字確認歸還時間。3.備用鑰匙管理部門在收到歸還的備用鑰匙后，應進行檢查核對，確認無誤后將其放回原存放位置。（三）特殊情況處理1.如因特殊原因無法按時歸還備用鑰匙，領用人應提前向備用鑰匙管理部門說明情況，并申請延期歸還。2.延期歸還申請經批準后，領用人應在規定的延期時間內歸還備用鑰匙。3.如備用鑰匙丟失或損壞，領用人應立即報告備用鑰匙管理部門，并按照規定進行賠償。賠償標準由公司另行制定。六、備用鑰匙的使用規范（一）使用范圍備用鑰匙僅用于應急情況或經授權的特殊情況，不得隨意使用。（二）使用審批1.在使用備用鑰匙前，必須經過嚴格的審批流程。審批人應根據實際情況進行審核，確保使用的必要性和合理性。2.對于涉及重要區域或設備設施的備用鑰匙使用，應報公司高層領導批準。（三）使用記錄1.使用備用鑰匙時，應詳細記錄使用時間、使用人、使用原因等信息。2.使用記錄應及時反饋至備用鑰匙管理部門，以便更新備用鑰匙登記臺賬。（四）使用后的保管1.使用完畢備用鑰匙后，使用人應將其妥善保管，不得隨意放置或轉借他人。2.如發現備用鑰匙有損壞或異常情況，應及時報告備用鑰匙管理部門進行處理。七、備用鑰匙柜的維護與檢查（一）日常維護1.備用鑰匙柜管理部門應定期對備用鑰匙柜進行清潔和保養，保持其外觀整潔、內部干燥。2.檢查備用鑰匙柜的鎖具、柜門等部件是否正常，如有損壞應及時維修或更換。（二）定期檢查1.每月對備用鑰匙柜及備用鑰匙進行一次全面檢查，包括鑰匙的數量、標識、存放情況等。2.每季度對備用鑰匙柜的安全性能進行一次檢查，如防盜、防火、防潮等功能是否正常。3.定期檢查結果應記錄在案，如發現問題應及時采取措施進行整改。（三）故障處理1.如備用鑰匙柜出現故障，備用鑰匙管理部門應及時通知專業維修人員進行維修。2.在維修期間，應采取臨時措施確保備用鑰匙的安全存放和正常使用，如借用其他備用鑰匙柜等。八、監督與考核（一）監督機制1.公司設立備用鑰匙管理監督小組，定期對備用鑰匙的管理情況進行檢查和監督。2.監督小組有權對備用鑰匙的領用、歸還、使用等環節進行抽查，發現問題及時督促整改。（二）考核辦法1.將備用鑰匙管理工作納入部門和個人績效考核體系，對管理工作表現優秀的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對違反本制度規定的部門和個人，視情節輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰；如因管理不善導致公司財產損失或其他嚴重