人力資源信息管理制度一、總則（一）目的為了加強公司人力資源信息管理，規范人力資源信息的收集、整理、存儲、使用和維護，確保人力資源信息的準確性、完整性和安全性，為公司人力資源決策提供科學依據，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及與公司人力資源管理相關的各類信息。（三）基本原則1.準確性原則：確保人力資源信息真實、準確、可靠，如實反映員工的基本情況、工作表現、技能水平等。2.完整性原則：全面收集與人力資源管理相關的各類信息，涵蓋員工從入職到離職的全過程信息。3.安全性原則：采取有效措施保護人力資源信息的安全，防止信息泄露、篡改或丟失。4.及時性原則：及時更新和維護人力資源信息，保證信息的時效性，為人力資源管理決策提供最新數據支持。二、人力資源信息的分類與內容（一）員工基本信息1.個人資料：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯系方式等。2.教育背景：學歷層次、畢業院校、所學專業、入學時間、畢業時間等。3.工作經歷：過往工作單位、職位、入職時間、離職時間、工作職責與業績等。4.家庭關系：配偶姓名、工作單位、聯系方式；子女姓名、年齡、就讀學校等。（二）員工崗位信息1.崗位名稱：所在部門、具體崗位名稱。2.崗位職責：詳細描述該崗位的主要工作職責和任務。3.崗位任職要求：學歷、專業、工作經驗、技能水平、能力素質等方面的任職條件。（三）員工考勤信息1.出勤記錄：每日上下班時間、遲到、早退、曠工情況。2.請假記錄：請假類型（病假、事假、年假、婚假、產假、陪產假、喪假等）、請假時間、審批情況。3.加班記錄：加班日期、加班時長、加班原因、審批情況。（四）員工培訓信息1.培訓計劃：參加的培訓課程名稱、培訓時間、培訓地點、培訓目的。2.培訓成績：培訓考核成績、培訓證書獲取情況。3.培訓反饋：對培訓內容、培訓講師、培訓效果的評價和反饋。（五）員工績效信息1.績效計劃：績效目標、考核指標、權重分配等。2.績效評估：定期（月度、季度、年度）績效評估結果、評估等級、績效面談記錄。3.績效改進計劃：針對績效評估中發現的問題制定的改進措施、改進期限、責任人。（六）員工薪酬福利信息1.工資結構：基本工資、崗位工資、績效工資、獎金、津貼、補貼等構成情況。2.薪資調整記錄：調薪時間、調薪原因、調薪幅度。3.福利信息：社會保險、住房公積金、商業保險、帶薪年假、節日福利、生日福利等。（七）員工獎懲信息1.獎勵記錄：獲得的公司級、部門級獎勵名稱、獎勵時間、獎勵原因。2.懲罰記錄：受到的警告、記過、記大過、降職、撤職、辭退等懲罰措施及原因、時間。三、人力資源信息的收集（一）信息收集渠道1.入職登記表：新員工入職時填寫詳細的入職登記表，提供基本信息、教育背景、工作經歷等。2.部門反饋：各部門負責人定期向人力資源部門反饋員工崗位變動、考勤情況、績效表現等信息。3.員工自主申報：員工可通過公司內部信息系統或特定渠道自主申報個人信息變更，如聯系方式、學歷提升、技能獲得等。4.培訓與考核記錄：培訓部門及時將員工培訓成績、證書等信息反饋給人力資源部門；考核部門提供績效評估結果。5.薪酬核算與福利管理部門：薪酬福利部門定期提供員工工資發放明細、福利變更等信息。（二）信息收集要求1.明確信息收集責任人：各部門指定專人負責本部門相關人力資源信息的收集與整理，并確保信息的準確性和及時性。2.規范信息收集流程：新員工入職時，人力資源部門應明確告知信息收集要求和流程；對于日常信息收集，應規定統一的提交時間和方式。3.確保信息真實完整：信息收集人員應認真審核所收集的信息，確保信息真實、準確、完整，不得虛報、瞞報或漏報。四、人力資源信息的整理與存儲（一）信息整理1.審核信息：人力資源部門對收集到的各類信息進行審核，核對信息的準確性和完整性，對于不符合要求的信息及時反饋給信息提供部門或員工進行更正。2.分類歸檔：按照人力資源信息的分類標準，對審核后的信息進行分類整理，建立清晰的信息檔案。3.數據錄入：將整理好的人力資源信息錄入公司人力資源管理信息系統，確保電子信息與紙質檔案一致。（二）信息存儲1.存儲方式：采用電子存儲與紙質存儲相結合的方式。電子信息存儲在公司服務器的人力資源管理數據庫中，并定期進行備份；重要紙質檔案存放在專門的檔案柜中，由專人負責保管。2.存儲環境：確保存儲設備的安全穩定，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。電子存儲設備應設置訪問權限和密碼保護，防止信息泄露。3.存儲期限：根據國家法律法規和公司實際情況，確定各類人力資源信息的存儲期限。一般員工基本信息、考勤記錄、培訓記錄等保存期限為員工離職后[X]年；績效信息、薪酬福利信息等保存期限為[X]年；涉及勞動糾紛等重要信息應長期保存。五、人力資源信息的使用（一）內部使用1.人力資源規劃：為公司制定人力資源規劃提供數據支持，分析人員結構、數量、質量等方面的現狀和趨勢，預測人力資源需求。2.招聘與配置：依據崗位任職要求和員工信息，篩選合適的候選人，進行人員招聘、調配和晉升決策。3.培訓與開發：根據員工培訓信息和績效表現，制定個性化的培訓計劃，提高員工素質和能力。4.績效管理：依據績效信息，對員工進行績效評估、反饋和溝通，激勵員工提升工作績效。5.薪酬管理：參考員工薪酬福利信息，進行薪資核算、調整和福利管理，確保薪酬公平合理。（二）外部使用1.政府部門要求：按照國家法律法規和政府相關部門要求，提供必要的人力資源信息，如勞動統計報表、社會保險參保信息等。2.合作機構需求：在與外部合作伙伴（如獵頭公司、培訓機構、咨詢機構等）合作過程中，根據合作協議提供相關人力資源信息，但應確保信息的安全性和保密性。（三）信息使用規范1.授權使用：明確各類人力資源信息的使用權限，未經授權，任何部門或個人不得擅自查閱、使用人力資源信息。2.使用目的明確：使用人力資源信息應具有明確的目的，僅限于與人力資源管理相關的工作需要，不得用于其他非相關目的。3.信息保密：在使用人力資源信息過程中，嚴格遵守信息保密制度，不得泄露員工個人隱私和公司商業機密。六、人力資源信息的維護（一）信息更新1.定期更新：人力資源部門定期對人力資源信息進行全面梳理和更新，確保信息的時效性。一般每[X]年進行一次大規模的信息更新，日常信息變更應及時處理。2.動態維護：各部門在日常工作中發現員工信息發生變化時，應及時通知人力資源部門進行更新。如員工崗位變動、聯系方式變更、學歷提升等。3.信息審核：對更新后的人力資源信息進行審核，確保信息的準確性和完整性。（二）數據備份與恢復1.定期備份：按照規定的時間間隔對人力資源管理數據庫進行備份，備份數據存儲在安全的外部存儲設備或異地服務器上。2.災難恢復計劃：制定災難恢復計劃，確保在數據丟失或系統故障等情況下能夠及時恢復人力資源信息。定期進行災難恢復演練，檢驗恢復方案的可行性。（三）信息安全管理1.訪問控制：設置不同的用戶角色和權限，對人力資源信息系統進行分級訪問控制。只有經過授權的人員才能訪問相應級別的信息。2.數據加密：對重要的人力資源信息進行加密處理，確保在傳輸和存儲過程中的安全性。3.安全審計：定期對人力資源信息系統的訪問記錄、操作記錄等進行審計，及時發現和處理異常情況。4.安全培訓：對涉及人力資源信息管理的人員進行安全培訓，提高信息安全意識，規范操作行為。七、人力資源信息的保密與安全（一）保密責任1.公司全體員工：均有義務保守公司人力資源信息的秘密，不得向任何無關人員泄露。2.人力資源部門工作人員：應簽訂保密協議，明確保密責任和義務，嚴格遵守信息保密制度。（二）保密措施1.物理隔離：對存放人力資源信息的場所進行物理隔離，限制無關人員進入。2.網絡安全：采取防火墻、入侵檢測、防病毒等網絡安全措施，防止外部非法入侵。3.文件管理：對涉及人力資源信息的紙質文件和電子文件進行嚴格管理，標明密級，限制傳閱范圍。（三）違規處理1.對于違反人力資源信息保密規定的行為：視情節