企業(yè)活動經(jīng)費管理制度一、總則（一）目的為加強公司活動經(jīng)費的管理，規(guī)范活動經(jīng)費的使用，提高資金使用效益，確保公司各類活動的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織的各類會議、培訓、團建、市場推廣等活動所涉及的經(jīng)費管理。（三）基本原則1.預算管理原則：活動經(jīng)費應納入年度預算管理，嚴格按照預算安排使用，確保經(jīng)費使用的計劃性和合理性。2.審批規(guī)范原則：所有活動經(jīng)費的支出必須經(jīng)過嚴格的審批流程，確保支出合規(guī)、透明。3.節(jié)約高效原則：在保證活動質(zhì)量的前提下，充分考慮成本效益，節(jié)約使用經(jīng)費，提高資金使用效率。4.專款專用原則：活動經(jīng)費應專款專用，不得挪作他用，確保經(jīng)費用于既定的活動項目。二、活動經(jīng)費預算管理（一）預算編制1.活動發(fā)起部門：各部門在組織活動前，應根據(jù)活動的內(nèi)容、規(guī)模、預計參與人數(shù)等因素，編制詳細的活動經(jīng)費預算。預算應包括活動所需的各項費用，如場地租賃、餐飲、交通、物料、設備租賃、嘉賓費用等，并明確各項費用的預算金額和計算依據(jù)。2.預算審核：活動經(jīng)費預算編制完成后，需提交至財務部門進行審核。財務部門應根據(jù)公司的財務政策和預算管理要求，對預算的合理性、準確性進行審核，并提出審核意見。如預算存在不合理或超支情況，活動發(fā)起部門應根據(jù)審核意見進行調(diào)整。3.預算審批：經(jīng)財務部門審核通過的活動經(jīng)費預算，需提交至公司管理層進行審批。公司管理層應根據(jù)活動的必要性、預算的合理性等因素進行審批。審批通過后的預算作為活動經(jīng)費支出的依據(jù)。（二）預算執(zhí)行1.嚴格控制：活動發(fā)起部門應嚴格按照審批后的預算執(zhí)行，確保經(jīng)費支出不超過預算額度。如因特殊情況需要調(diào)整預算，應按照預算編制和審批的流程進行申請和審批。2.實時監(jiān)控：財務部門應建立活動經(jīng)費預算執(zhí)行監(jiān)控機制，定期對活動經(jīng)費的支出情況進行監(jiān)控和分析。如發(fā)現(xiàn)預算執(zhí)行偏差較大，應及時與活動發(fā)起部門溝通，查找原因并采取措施進行糾正。（三）預算調(diào)整1.調(diào)整原因：在活動執(zhí)行過程中，如因不可抗力因素、活動內(nèi)容變更、市場價格波動等原因?qū)е骂A算不足，活動發(fā)起部門可申請預算調(diào)整。2.調(diào)整流程：活動發(fā)起部門應填寫預算調(diào)整申請表，詳細說明調(diào)整的原因、調(diào)整的金額和調(diào)整后的預算安排，并提交至財務部門進行審核。財務部門審核通過后，提交至公司管理層進行審批。審批通過后的預算調(diào)整申請表作為預算調(diào)整的依據(jù)。三、活動經(jīng)費審批流程（一）費用申請1.填寫申請表：活動發(fā)起部門應填寫活動經(jīng)費申請表，詳細說明活動的名稱、時間、地點、內(nèi)容、預計參與人數(shù)、經(jīng)費預算等信息，并注明各項費用的支出明細和申請金額。2.提交申請：活動經(jīng)費申請表填寫完成后，需提交至部門負責人進行審核。部門負責人應根據(jù)活動的必要性、預算的合理性等因素進行審核，并簽署審核意見。審核通過后，將申請表提交至財務部門進行審核。（二）財務審核1.合規(guī)性審核：財務部門應根據(jù)公司的財務政策和預算管理要求，對活動經(jīng)費申請表進行審核。審核內(nèi)容包括費用支出的合規(guī)性、預算的準確性、申請金額與預算的一致性等。2.提出意見：如審核通過，財務部門在申請表上簽署審核意見；如審核不通過，財務部門應向活動發(fā)起部門提出審核意見，要求其進行修改或補充相關資料。（三）審批決策1.管理層審批：經(jīng)財務部門審核通過的活動經(jīng)費申請表，需提交至公司管理層進行審批。公司管理層應根據(jù)活動的必要性、預算的合理性、對公司業(yè)務的影響等因素進行審批。2.審批結(jié)果通知：公司管理層審批通過后，將審批結(jié)果通知活動發(fā)起部門和財務部門。如審批不通過，應向活動發(fā)起部門說明原因。（四）費用報銷1.報銷憑證：活動結(jié)束后，活動發(fā)起部門應及時整理活動經(jīng)費的報銷憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、清單等，并確保報銷憑證的真實性、合法性和完整性。2.填寫報銷單：活動發(fā)起部門應填寫費用報銷單，詳細說明報銷的項目、金額、事由等信息，并附上相關的報銷憑證。3.報銷審批：費用報銷單填寫完成后，需按照審批流程進行報銷審批。審批流程與活動經(jīng)費申請審批流程相同，即先由部門負責人審核，再由財務部門審核，最后由公司管理層審批。4.報銷支付：經(jīng)審批通過的費用報銷單，財務部門應及時辦理報銷支付手續(xù)，將報銷款項支付至報銷人指定的銀行賬戶。四、活動經(jīng)費支出標準（一）場地租賃1.場地類型：根據(jù)活動的性質(zhì)和規(guī)模，選擇合適的場地類型，如會議室、培訓室、酒店宴會廳、戶外場地等。2.費用標準：場地租賃費用應根據(jù)場地的地理位置、面積大小、設施設備等因素確定。一般情況下，會議室租賃費用每小時[X]元左右，培訓室租賃費用每天[X]元左右，酒店宴會廳租賃費用根據(jù)不同檔次和規(guī)模而定，戶外場地租賃費用根據(jù)具體情況協(xié)商確定。（二）餐飲1.餐飲標準：根據(jù)活動的性質(zhì)和參與人數(shù)，確定餐飲標準。一般情況下，工作餐標準每人每餐[X]元左右，會議茶歇標準每人每次[X]元左右，培訓餐飲標準每人每天[X]元左右，團建餐飲標準可根據(jù)實際情況適當提高，但不得超過[X]元/人。2.餐飲形式：餐飲形式可根據(jù)活動的需求選擇自助餐、桌餐、茶歇等。如選擇桌餐，應根據(jù)人數(shù)合理安排菜品數(shù)量和檔次，避免浪費。（三）交通1.交通方式：根據(jù)活動的地點和參與人數(shù)，選擇合適的交通方式，如公交車、大巴車、出租車、火車、飛機等。2.費用標準：交通費用應根據(jù)實際發(fā)生的金額進行報銷。如租用大巴車，費用根據(jù)車型和租賃時間而定，一般每輛每天[X]元左右；如乘坐出租車，應保留出租車發(fā)票，并按照公司規(guī)定的報銷標準進行報銷。（四）物料1.物料種類：物料包括活動所需的宣傳資料、文具、禮品、道具等。2.費用標準：物料費用應根據(jù)活動的需求和預算進行控制。宣傳資料的制作費用根據(jù)設計要求和印刷數(shù)量而定，文具、禮品等費用應根據(jù)實際采購金額進行報銷。（五）設備租賃1.設備種類：設備租賃包括音響設備、投影儀、舞臺燈光、桌椅等。2.費用標準：設備租賃費用應根據(jù)設備的型號、租賃時間等因素確定。音響設備租賃費用每天[X]元左右，投影儀租賃費用每天[X]元左右，舞臺燈光租賃費用根據(jù)具體情況協(xié)商確定，桌椅租賃費用根據(jù)數(shù)量和租賃時間而定，一般每套每天[X]元左右。（六）嘉賓費用1.嘉賓類型：嘉賓包括演講嘉賓、培訓講師、評委等。2.費用標準：嘉賓費用應根據(jù)嘉賓的知名度、專業(yè)水平、活動需求等因素確定。一般情況下，演講嘉賓費用每場[X]元左右，培訓講師費用根據(jù)課時和專業(yè)領域而定，評委費用每場[X]元左右。嘉賓費用應在活動經(jīng)費預算中單獨列支，并按照審批流程進行審批。五、活動經(jīng)費報銷管理（一）報銷憑證要求1.真實性：報銷憑證必須真實有效，不得偽造、篡改。發(fā)票應加蓋發(fā)票專用章，收據(jù)應加蓋財務專用章或收款單位公章。2.合法性：報銷憑證應符合國家法律法規(guī)和公司財務制度的規(guī)定。如發(fā)票必須是正規(guī)稅務發(fā)票，不得使用白條、收據(jù)等代替發(fā)票。3.完整性：報銷憑證應包括發(fā)票、收據(jù)、清單、合同等相關資料，并確保資料齊全、完整。發(fā)票上應注明活動名稱、日期、金額、購買物品或服務的明細等信息。（二）報銷時間限制1.及時報銷：活動結(jié)束后，活動發(fā)起部門應及時整理報銷憑證，并在規(guī)定的時間內(nèi)提交報銷申請。一般情況下，報銷申請應在活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)提交。2.逾期處理：如因特殊原因未能在規(guī)定時間內(nèi)提交報銷申請，應提前向財務部門說明情況，并經(jīng)財務部門同意后方可報銷。逾期提交的報銷申請，財務部門有權(quán)不予受理。（三）報銷審批流程1.部門初審：活動發(fā)起部門負責人應對報銷憑證的真實性、合法性、完整性進行初審，并簽署初審意見。初審通過后，將報銷申請?zhí)峤恢霖攧詹块T。2.財務審核：財務部門應根據(jù)公司的財務政策和報銷管理制度，對報銷憑證進行審核。審核內(nèi)容包括費用支出的合規(guī)性、報銷金額與預算的一致性、報銷憑證的真實性和完整性等。如審核通過，財務部門在報銷申請上簽署審核意見；如審核不通過，財務部門應向活動發(fā)起部門提出審核意見，要求其進行修改或補充相關資料。3.管理層審批：經(jīng)財務部門審核通過的報銷申請，需提交至公司管理層進行審批。公司管理層應根據(jù)報銷金額的大小、活動的重要性等因素進行審批。審批通過后，財務部門方可辦理報銷支付手續(xù)。（四）報銷支付方式1.銀行轉(zhuǎn)賬：財務部門應將報銷款項支付至報銷人指定的銀行賬戶。報銷人應提供準確的銀行賬號信息，確保報銷款項能夠及時、準確地支付到賬。2.現(xiàn)金支付：如因特殊情況需要現(xiàn)金支付報銷款項，報銷人應提前向財務部門提出申請，并經(jīng)財務部門同意后方可辦理。現(xiàn)金支付時，報銷人應在報銷憑證上簽字確認，并注明現(xiàn)金支付字樣。六、活動經(jīng)費監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.定期審計：公司內(nèi)部審計部門應定期對活動經(jīng)費的使用情況進行審計，檢查活動經(jīng)費的預算執(zhí)行情況、審批流程的合規(guī)性、報銷憑證的真實性和完整性等。2.專項審計：如發(fā)現(xiàn)活動經(jīng)費使用存在異常情況或重大問題，公司內(nèi)部審計部門可開展專項審計，深入調(diào)查活動經(jīng)費的使用情況，查明原因，并提出審計意見和建議。（二）財務監(jiān)督1.日常監(jiān)控：財務部門應建立活動經(jīng)費財務監(jiān)督機制，定期對活動經(jīng)費的支出情況進行監(jiān)控和分析。如發(fā)現(xiàn)經(jīng)費支出存在異常情況，應及時與活動發(fā)起部門溝通，查找原因并采取措施進行糾正。2.財務分析：財務部門應定期對活動經(jīng)費的使用情況進行財務分析，評估活動經(jīng)費的使用效益，為公司管理層提供決策依據(jù)。財務分析內(nèi)容包括活動經(jīng)費的預算執(zhí)行情況、費用支出結(jié)構(gòu)、成本效益分析等。（三）違規(guī)處理1.違規(guī)行為：如發(fā)現(xiàn)活動經(jīng)費使用過程中存在違規(guī)行為，如虛報、冒領、挪用活動經(jīng)費等，