企業信息檔案管理制度一、總則（一）目的為加強企業信息檔案管理，確保企業信息的完整性、準確性、安全性和保密性，提高企業管理效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業內部各部門及全體員工在工作過程中涉及的各類信息檔案的管理。（三）基本原則1.真實性原則：信息檔案應如實反映企業經營管理活動和員工工作情況。2.完整性原則：涵蓋企業運營的各個方面，確保信息無遺漏。3.安全性原則：采取有效措施保障信息檔案的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。4.保密性原則：對涉及企業機密和敏感信息的檔案嚴格保密。二、信息檔案分類與編號（一）分類1.行政檔案：包括企業設立、變更、注銷等相關文件，公司章程，股東會決議，董事會決議等。2.人事檔案：員工個人基本信息、入職離職手續、考勤記錄、績效考核、培訓記錄、薪酬福利等。3.財務檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務資料等。4.業務檔案：合同協議、銷售記錄、采購訂單、客戶資料、項目文檔等。5.其他檔案：如企業榮譽證書、資質證書、規章制度、會議紀要等。（二）編號為便于信息檔案的管理和查詢，對每類檔案進行統一編號。編號規則如下：1.行政檔案：AD年份序號，如AD2023001。2.人事檔案：HR員工工號類別代碼，如HR001JR（入職記錄）。3.財務檔案：FA年份月份序號，如FA202305010。4.業務檔案：BD業務類型年份序號，如BD銷售2023020。5.其他檔案：OT年份序號，如OT2023030。三、信息檔案收集（一）收集責任部門1.行政檔案：由行政部門負責收集整理。2.人事檔案：人力資源部門負責收集員工相關信息。3.財務檔案：財務部門負責財務資料的收集歸檔。4.業務檔案：各業務部門按照業務流程及時收集并整理本部門業務檔案。5.其他檔案：相關責任部門負責收集本部門產生的其他檔案資料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責信息檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整。2.收集的信息檔案應真實、準確、清晰，符合檔案管理的規范要求。3.對于重要文件和資料，應收集原件或經授權的復印件，并確保復印件與原件一致。4.涉及多個部門的信息檔案，由牽頭部門負責協調相關部門共同收集。四、信息檔案整理（一）整理原則1.按照檔案分類標準進行分類整理，確保檔案歸屬明確。2.同一類檔案按照時間順序或重要程度進行排列。3.對每份檔案進行編號，并編制相應的目錄清單。（二）整理步驟1.對收集到的信息檔案進行初步審核，檢查資料的完整性和準確性。2.去除重復、無效的資料，對破損、模糊的文件進行修復或重新復印。3.按照分類標準將檔案資料進行分類，并依次編號。4.編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息，便于查詢。5.將整理好的檔案資料裝入檔案盒或文件夾，并在盒面或文件夾上標注檔案類別、編號和名稱。五、信息檔案歸檔（一）歸檔時間1.行政檔案、財務檔案應在相關事項辦理完畢后的[X]個工作日內歸檔。2.人事檔案應及時更新歸檔，員工離職后[X]個工作日內將其檔案整理歸檔。3.業務檔案應根據業務流程和實際情況，定期或在項目結束后[X]個工作日內歸檔。4.其他檔案應在產生后的[X]個工作日內歸檔。（二）歸檔流程1.整理好的檔案資料由部門檔案管理人員填寫《檔案歸檔申請表》，注明檔案類別、編號、名稱、數量等信息，提交部門負責人審核。2.部門負責人審核通過后，將《檔案歸檔申請表》連同檔案資料一并移交至企業檔案管理部門。3.檔案管理部門對接收的檔案資料進行核對，確認無誤后辦理歸檔手續，并在檔案管理系統中進行登記。六、信息檔案保管（一）保管場所1.企業應設立專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管要求。（二）保管方式1.按照檔案類別和編號順序排列存放，便于查找和管理。2.對重要檔案應采取備份存儲措施，如電子備份、異地存儲等，防止檔案丟失。3.定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的完整性和安全性。如發現檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因并采取相應措施。（三）保管期限1.行政檔案：長期保管。2.人事檔案：員工離職后保存[X]年。3.財務檔案：按照國家財務法規規定的保管期限執行。4.業務檔案：根據業務性質和實際需要確定保管期限，一般為[X]年。5.其他檔案：根據檔案重要性和實際情況確定保管期限，原則上不少于[X]年。七、信息檔案查閱與借閱（一）查閱權限1.企業內部員工因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的類別、編號、名稱及查閱目的，經所在部門負責人審核后，提交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門根據申請內容進行審批，對于涉及企業機密和敏感信息的檔案，需經企業高層領導批準后方可查閱。3.外部單位或個人因工作需要查閱企業檔案的，應持有單位介紹信或相關證明文件，填寫《檔案查閱申請表》，經企業檔案管理部門審核，并報企業高層領導批準后，方可查閱。（二）查閱要求1.查閱檔案時，應在檔案管理部門指定的場所進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定場所。2.查閱人員應愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞。3.查閱結束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）借閱權限1.企業內部員工因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的類別、編號、名稱及借閱期限，經所在部門負責人審核后，提交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門根據申請內容進行審批，對于涉及企業機密和敏感信息的檔案，需經企業高層領導批準后方可借閱。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。（四）借閱要求1.借閱檔案時，借閱人員應向檔案管理部門領取檔案，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認。2.借閱人員應對借閱的檔案妥善保管，不得轉借他人或用于非工作目的。3.借閱人員應在規定的借閱期限內歸還檔案，如因特殊原因不能按時歸還，應提前向檔案管理部門說明情況并辦理續借手續。4.檔案歸還時，檔案管理部門應對檔案進行檢查，如發現檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應承擔相應責任。八、信息檔案保密（一）保密措施1.對涉及企業機密和敏感信息的檔案，應采取加密存儲、專人保管等措施。2.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內容。3.在檔案查閱和借閱過程中，應采取必要的保密措施，防止信息泄露。（二）保密責任1.所有接觸企業信息檔案的人員都有保密義務，不得擅自傳播、泄露檔案內容。2.如因工作失誤或故意泄露檔案信息，給企業造成損失的，應依法追究相關人員的責任。九、信息檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限已滿，且無繼續保存價值的。2.因企業改制、重組等原因，需要銷毀的檔案。3.檔案內容涉及違法違規或已失去法律效力的。（二）銷毀流程1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案類別、編號、名稱、數量等信息。2.《檔案銷毀清單》經檔案管理部門負責人審核后，提交企業高層領導審批。3.經批準后，檔案管理部門組織專人對檔案進行銷毀，銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式等。4.銷毀記錄由檔案管理部門保存[X]年。十、信息檔案信息化管理（一）建立檔案管理系統企業應建立完善的信息檔案管理系統，實現檔案的電子化錄入、存儲、查詢、借閱等功能。（二）數據錄入與維護1.檔案管理人員應及時將紙質檔案信息錄入檔案管理系統，確保數據的準確性和完整性。2.定期對檔案管理系統中的數據進行備份，防止數據丟失。3.根據檔案的更新情況，及時對系統中的數據進行維護和更新。（三）系統安全管理1.加強檔案管理系統的安全防護，設置用戶權限，防止未經授權的訪問。2.定期對系統進行安全檢查和漏洞修復，確保系統的穩定性和安全性。十一、監督與檢查（一）監督部門企業設立檔案管理監督小組，由企業高層領導、檔案管理部門負責人及相關部門代表組成，負責對企業信息檔案管理工作進行監督檢查。（二）檢查內容1.檔案管理制度的執行情況。2.檔案收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等環節的工作質量。3.檔案管理系統的運行情況。4.檔案管理人員的工作紀律和保密情況。（三）檢查頻率檔案管理監督小組定期對企業信息檔案管理工作進行檢查，每年不少于[X]次。（四）問題整改