企業定點采購管理制度總則目的為規范企業定點采購行為，加強采購管理，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質量，特制定本制度。適用范圍本制度適用于企業內部各部門涉及的定點采購活動，包括但不限于辦公用品、辦公設備、耗材、服務等的采購。基本原則1.合規性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及企業相關規定。2.效益性原則：在保證質量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。3.公正性原則：采購過程應公平、公正、公開，維護企業利益。4.誠實守信原則：與供應商建立良好的合作關系，誠實守信，履行合同約定。定點采購的組織與職責采購決策機構企業設立采購決策委員會，由企業高層管理人員、相關部門負責人等組成。負責審議和批準定點采購計劃、供應商選擇、采購合同等重大事項。采購執行部門企業采購部門作為定點采購的執行機構，負責具體實施定點采購工作。其職責包括：1.制定定點采購計劃和采購方案。2.組織供應商的選擇、評估和管理。3.簽訂采購合同，并跟蹤合同執行情況。4.協調處理采購過程中的問題和糾紛。5.定期對采購工作進行總結和分析，提出改進建議。需求部門各需求部門負責提出采購需求，配合采購部門進行供應商選擇和采購合同的簽訂，并對采購物品的質量和使用情況進行驗收和反饋。定點采購的流程采購需求的提出1.各需求部門根據工作需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物品的名稱、規格、型號、數量、質量要求、預計采購時間等信息，并提交給采購部門。2.采購部門對采購申請表進行審核，對于不符合要求的申請表，及時與需求部門溝通，要求其補充或修改相關信息。定點供應商的選擇與確定1.供應商篩選采購部門根據采購需求，通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對收集到的供應商進行初步篩選，建立供應商名錄。篩選標準包括供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。2.供應商評估采購部門組織相關人員對進入名錄的供應商進行實地考察和評估。評估內容包括供應商的生產經營狀況、質量管理體系、環保措施、財務狀況等。向供應商發放《供應商評估表》，要求其填寫相關信息，并提供必要的證明材料。評估人員根據評估表和證明材料對供應商進行打分，綜合評估供應商的實力和信譽。3.供應商選擇采購部門根據供應商評估結果，選擇若干家符合要求的供應商作為定點供應商候選名單。將候選名單提交給采購決策委員會進行審議和批準。采購決策委員會根據企業的采購政策和實際需求，確定最終的定點供應商名單。采購合同的簽訂1.采購部門與定點供應商就采購物品的價格、質量、交貨期、售后服務等條款進行談判，達成一致意見后，簽訂《采購合同》。2.《采購合同》應明確雙方的權利和義務，包括采購物品的規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、驗收標準、付款方式、違約責任等內容。3.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發給需求部門、財務部門等相關部門，以便各部門做好相應的準備工作。采購訂單的下達1.需求部門根據實際需求，填寫《采購訂單》，經部門負責人審核后提交給采購部門。2.采購部門對采購訂單進行審核，確認無誤后，將采購訂單發送給定點供應商。3.采購訂單應明確采購物品的名稱、規格、數量、交貨時間、交貨地點等信息，并要求供應商簽字確認。采購物品的驗收1.采購物品到貨前，采購部門應通知需求部門做好驗收準備工作。2.需求部門按照采購合同和采購訂單的要求，對采購物品的數量、規格、型號、質量等進行驗收。3.驗收合格后，需求部門填寫《驗收單》，并簽字確認。對于驗收不合格的采購物品，需求部門應及時通知采購部門，采購部門負責與供應商協商解決。采購款項的支付1.財務部門根據采購合同和驗收單，審核采購款項的支付申請。2.審核通過后，財務部門按照合同約定的付款方式和時間，辦理采購款項的支付手續。3.采購部門應及時跟蹤采購款項的支付情況，確保供應商按時收到款項。定點采購的供應商管理供應商檔案管理1.采購部門建立定點供應商檔案，對供應商的基本信息、資質證明、評估報告、采購合同、交易記錄等資料進行歸檔管理。2.供應商檔案應定期更新，確保檔案信息的準確性和完整性。供應商考核與評價1.采購部門定期對定點供應商進行考核與評價，考核內容包括產品質量、交貨期、價格水平、售后服務等方面。2.制定供應商考核指標體系，明確各項考核指標的權重和評分標準。考核人員根據考核指標體系對供應商進行打分，綜合評價供應商的表現。3.根據供應商考核與評價結果，對表現優秀的供應商給予獎勵，對表現不佳的供應商進行警告、整改或淘汰。供應商培訓與溝通1.采購部門定期組織定點供應商參加培訓，提高供應商的產品質量意識、服務意識和管理水平。2.建立與供應商的溝通機制，定期召開供應商會議，及時了解供應商的生產經營狀況和需求，協調解決合作過程中出現的問題。定點采購的風險管理風險識別與評估1.采購部門對定點采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，如供應商違約風險、質量風險、價格波動風險、市場風險等。2.分析各種風險發生的可能性和影響程度，確定風險等級。風險應對措施1.供應商違約風險：在采購合同中明確違約責任條款，加強對供應商的監督和管理，定期評估供應商的信譽和履約能力。2.質量風險：加強對采購物品的驗收管理，要求供應商提供質量保證文件，定期對供應商的產品質量進行抽檢。3.價格波動風險：與供應商協商簽訂價格調整條款，關注市場價格動態，建立價格預警機制。4.市場風險：加強市場調研，及時了解市場變化趨勢，優化采購策略，降低市場風險對企業采購活動的影響。監督與檢查內部審計監督企業內部審計部門定期對定點采購活動進行審計監督，檢查采購流程是否合規、采購合同是否履行、采購成本是否合理等。采購部門自查采購部門定期對自身的采購工作進行自查，發現問題及時整改，并將自查情況報告給企業管理層。投訴處理設立投訴渠道，接受企業內部各部門對定點采購活動的投訴。對投訴事項進行調查核實，