企業(yè)員工檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司員工檔案管理，確保員工檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，充分發(fā)揮員工檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工檔案的管理。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：?jiǎn)T工檔案內(nèi)容必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映員工的個(gè)人信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)情況、考核結(jié)果等。2.完整性原則：?jiǎn)T工檔案應(yīng)包含員工從入職到離職期間的各類相關(guān)資料，確保檔案資料的全面性。3.保密性原則：嚴(yán)格保密員工檔案內(nèi)容，未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自查閱、復(fù)印、泄露員工檔案信息。4.動(dòng)態(tài)管理原則：?jiǎn)T工檔案應(yīng)根據(jù)員工的工作變動(dòng)、考核結(jié)果、培訓(xùn)情況等及時(shí)更新，保持檔案的時(shí)效性。二、員工檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.個(gè)人簡(jiǎn)歷：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.身份證復(fù)印件：確保復(fù)印件清晰可辨，與原件一致。3.學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件：從最高學(xué)歷開(kāi)始，依次提供學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件，包括畢業(yè)證書(shū)、學(xué)位證書(shū)等。4.職業(yè)資格證書(shū)復(fù)印件：如有相關(guān)職業(yè)資格證書(shū)，一并提供復(fù)印件。（二）入職材料1.入職登記表：詳細(xì)記錄員工入職時(shí)填寫(xiě)的各項(xiàng)信息，包括個(gè)人基本情況、工作經(jīng)歷、求職意向等。2.勞動(dòng)合同：與員工簽訂的勞動(dòng)合同原件及復(fù)印件，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.入職體檢報(bào)告：包含員工入職時(shí)的身體健康狀況檢查報(bào)告。（三）工作經(jīng)歷1.工作履歷表：記錄員工在公司及其他單位的工作經(jīng)歷，包括起止時(shí)間、工作單位、職位、工作職責(zé)等。2.離職證明：?jiǎn)T工離職時(shí)由原工作單位開(kāi)具的離職證明，證明其離職原因、離職時(shí)間等。（四）培訓(xùn)記錄1.培訓(xùn)申請(qǐng)表：?jiǎn)T工參加公司內(nèi)部或外部培訓(xùn)時(shí)填寫(xiě)的申請(qǐng)表，注明培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)等。2.培訓(xùn)證書(shū)復(fù)印件：?jiǎn)T工參加培訓(xùn)后獲得的培訓(xùn)證書(shū)復(fù)印件，作為培訓(xùn)記錄的重要依據(jù)。3.培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告：?jiǎn)T工參加培訓(xùn)后撰寫(xiě)的培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告，總結(jié)培訓(xùn)收獲和對(duì)工作的應(yīng)用計(jì)劃。（五）考核記錄1.績(jī)效考核表：定期對(duì)員工進(jìn)行績(jī)效考核，記錄考核結(jié)果及評(píng)價(jià)意見(jiàn)。2.年度考核表：每年末對(duì)員工進(jìn)行年度考核，全面評(píng)價(jià)員工的年度工作表現(xiàn)，考核結(jié)果作為員工晉升、調(diào)薪、獎(jiǎng)勵(lì)等的重要依據(jù)。（六）獎(jiǎng)懲記錄1.獎(jiǎng)勵(lì)審批表：?jiǎn)T工獲得公司內(nèi)部或外部獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)填寫(xiě)的審批表，注明獎(jiǎng)勵(lì)名稱、獎(jiǎng)勵(lì)原因、獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)間等。2.獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)復(fù)印件：?jiǎn)T工獲得的獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)復(fù)印件。3.懲罰通知單：?jiǎn)T工違反公司規(guī)定受到懲罰時(shí)，由相關(guān)部門開(kāi)具的懲罰通知單，記錄懲罰原因、懲罰方式、懲罰時(shí)間等。（七）薪資福利記錄1.薪資調(diào)整記錄：記錄員工薪資調(diào)整的時(shí)間、原因、調(diào)整幅度等。2.福利發(fā)放記錄：包括員工享受的各類福利，如社保、公積金、節(jié)日福利、帶薪年假等的發(fā)放記錄。（八）其他材料1.員工異動(dòng)申請(qǐng)表：?jiǎn)T工崗位調(diào)動(dòng)、晉升、降職等異動(dòng)時(shí)填寫(xiě)的申請(qǐng)表，注明異動(dòng)原因、異動(dòng)時(shí)間等。2.員工離職申請(qǐng)表：?jiǎn)T工申請(qǐng)離職時(shí)填寫(xiě)的申請(qǐng)表，注明離職原因、離職時(shí)間等。3.其他與員工相關(guān)的重要材料：如員工的獲獎(jiǎng)作品、發(fā)表的文章、參加的重要項(xiàng)目資料等。三、員工檔案管理職責(zé)（一）人力資源部職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善員工檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)員工檔案的建立、收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。3.定期對(duì)員工檔案進(jìn)行清理和核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，保護(hù)員工檔案信息安全。5.根據(jù)公司人力資源管理需要，提供相關(guān)的檔案信息查詢和統(tǒng)計(jì)服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門員工檔案材料的收集、整理和移交工作，確保檔案材料的真實(shí)、完整、及時(shí)。2.協(xié)助人力資源部做好員工檔案的管理工作，如提供相關(guān)證明材料、配合檔案查閱等。3.督促本部門員工及時(shí)更新個(gè)人檔案信息，確保檔案信息與實(shí)際情況相符。四、員工檔案的建立與收集（一）入職建檔1.新員工入職時(shí)，人力資源部負(fù)責(zé)發(fā)放《員工入職登記表》，指導(dǎo)員工如實(shí)填寫(xiě)個(gè)人基本信息。2.員工應(yīng)在入職后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件、職業(yè)資格證書(shū)復(fù)印件等個(gè)人基本信息材料提交至人力資源部。3.人力資源部收到員工提交的材料后，進(jìn)行審核，確保材料真實(shí)有效，并將審核通過(guò)的材料整理歸檔，建立員工個(gè)人檔案。（二）檔案材料收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集本部門員工的檔案材料，確保材料的及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.檔案材料收集范圍包括但不限于員工的工作履歷、培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄、薪資福利記錄等。3.各部門應(yīng)在每月[X]日前，將本部門員工上月的檔案材料整理匯總后移交至人力資源部。4.人力資源部收到各部門移交的檔案材料后，進(jìn)行認(rèn)真審核，對(duì)不符合要求的材料及時(shí)退回相關(guān)部門補(bǔ)充完善。五、員工檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.按照檔案內(nèi)容的類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和邏輯性。2.每份檔案材料應(yīng)齊全完整，如有破損、缺失等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)或補(bǔ)充。3.檔案材料應(yīng)使用A4紙規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固整齊。（二）歸檔要求1.人力資源部按照整理原則對(duì)員工檔案材料進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄，注明檔案材料的名稱、日期、頁(yè)碼等信息。2.將整理好的檔案材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明員工姓名、檔案編號(hào)等信息。3.檔案應(yīng)按照檔案編號(hào)順序排列存放，便于查找和管理。六、員工檔案的保管（一）保管方式1.公司設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.員工檔案應(yīng)實(shí)行紙質(zhì)檔案和電子檔案并行保管，電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放。（二）保管期限1.員工檔案的保管期限分為長(zhǎng)期和短期。長(zhǎng)期檔案保管期限為員工離職后[X]年，短期檔案保管期限為員工離職后[X]年。2.保管期限屆滿后，由人力資源部會(huì)同相關(guān)部門對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀，并做好銷毀記錄。（三）檔案安全1.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案庫(kù)房鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行通風(fēng)、防潮、防蟲(chóng)等維護(hù)工作，確保檔案不受損壞。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取必要的技術(shù)手段，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。七、員工檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱員工檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《員工檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人力資源部審批。2.人力資源部根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，對(duì)符合查閱條件的申請(qǐng)予以批準(zhǔn)，并指定專人陪同查閱，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)印、拍照檔案內(nèi)容。3.涉及員工個(gè)人隱私或公司機(jī)密的檔案材料，未經(jīng)員工本人書(shū)面同意或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個(gè)人因工作需要借閱員工檔案的，應(yīng)出具單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫(xiě)《員工檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱原因、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等，確保檔案的完整和安全。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，人力資源部應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案內(nèi)容和數(shù)量，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。八、員工檔案信息的更新與維護(hù)（一）信息變更1.員工個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、薪資福利等發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《員工檔案信息變更申請(qǐng)表》，并提交相關(guān)證明材料至人力資源部。2.人力資源部收到員工提交的變更申請(qǐng)后，進(jìn)行審核，審核通過(guò)后及時(shí)更新員工檔案信息，并在檔案目錄中注明變更內(nèi)容