上海it資產管理制度總則目的為了加強公司IT資產的管理，確保IT資產的安全、完整和有效使用，提高公司信息化水平，特制定本制度。適用范圍本制度適用于上海公司總部及各分支機構的所有IT資產，包括但不限于計算機設備、服務器、網絡設備、存儲設備、軟件資產等。定義1.IT資產：指公司擁有或控制的、能為公司帶來經濟利益的IT相關資源，包括硬件設備、軟件資產、數據信息等。2.硬件設備：如計算機、服務器、打印機、復印機、網絡設備等。3.軟件資產：包括操作系統、辦公軟件、行業應用軟件、數據庫軟件等各類購買的或自主開發的軟件。4.數據信息：公司在業務運營過程中產生、收集、存儲和使用的各類電子數據。管理職責資產管理部門1.負責制定和完善IT資產管理制度，并監督制度的執行情況。2.組織IT資產的采購、驗收、入賬、調配、報廢等工作。3.建立IT資產臺賬，定期對IT資產進行清查盤點，確保賬實相符。4.負責IT資產的日常維護和保養，保障資產的正常運行。使用部門1.負責本部門IT資產的使用和保管，確保資產的安全和正常使用。2.配合資產管理部門做好IT資產的采購、驗收、調配、報廢等工作。3.及時向資產管理部門反饋IT資產的使用情況和故障信息。財務部門1.負責IT資產的賬務處理，按照財務制度進行資產的入賬、折舊、攤銷等核算工作。2.參與IT資產的采購、驗收、報廢等環節的審核工作，確保資產采購符合預算和財務規定。3.定期對IT資產的財務狀況進行分析，為公司決策提供財務數據支持。審計部門1.負責對IT資產的管理情況進行審計監督，檢查制度執行的合規性和有效性。2.對IT資產采購、使用、處置等環節進行審計，發現問題及時提出整改意見。3.協助資產管理部門完善IT資產管理制度，防范管理風險。IT資產采購管理采購計劃1.各使用部門根據業務需求和資產現狀，每年年底制定下一年度的IT資產采購計劃，明確采購資產的名稱、規格、數量、預算等信息。2.采購計劃經部門負責人審核后，提交給資產管理部門。資產管理部門匯總各部門采購計劃，結合公司整體發展戰略和預算安排，進行綜合平衡和審核，形成公司年度IT資產采購計劃。3.年度IT資產采購計劃報公司管理層審批通過后執行。采購流程1.資產管理部門根據審批后的采購計劃，組織采購工作。采購方式包括集中采購、分散采購等，具體采購方式根據資產類別和金額大小確定。2.對于集中采購的IT資產，資產管理部門通過招標、詢價等方式選擇合格的供應商，簽訂采購合同。對于分散采購的IT資產，使用部門在公司規定的供應商范圍內選擇供應商，并簽訂采購合同。采購合同應明確資產的規格、數量、價格、交貨時間、售后服務等條款。3.采購合同簽訂后，資產管理部門及時跟蹤供應商的交貨情況。資產到貨前，通知使用部門和相關人員做好驗收準備工作。IT資產驗收管理驗收準備1.資產到貨前，使用部門應安排熟悉資產性能和使用要求的人員參與驗收工作。2.資產管理部門應準備好驗收所需的文件和工具，如采購合同、產品說明書、質量檢驗報告等。驗收內容1.硬件設備驗收檢查設備的外觀是否完好，有無損壞、變形等情況。核對設備的型號、規格、數量是否與采購合同一致。通電測試設備的性能指標，確保設備能夠正常運行。檢查設備的隨機附件、資料是否齊全。2.軟件資產驗收檢查軟件的授權許可是否合法有效，是否與采購合同一致。安裝并測試軟件的功能，確保軟件能夠滿足業務需求。檢查軟件的文檔資料是否齊全，包括用戶手冊、安裝指南、技術支持文檔等。3.數據信息驗收檢查數據的準確性、完整性和一致性。確保數據的備份和恢復功能正常。對數據的安全性進行檢查，防止數據泄露和丟失。驗收報告1.驗收工作完成后，驗收人員應填寫驗收報告，詳細記錄驗收情況，包括驗收內容、驗收結果、存在問題及整改建議等。2.驗收報告經驗收人員簽字確認后，提交給資產管理部門。資產管理部門對驗收報告進行審核，對于驗收合格的資產，辦理入賬手續；對于驗收不合格的資產，及時與供應商溝通協商，要求供應商限期整改或更換資產。IT資產入賬管理入賬依據1.IT資產采購完成并驗收合格后，資產管理部門應及時將資產信息錄入IT資產臺賬，并根據財務制度辦理入賬手續。2.入賬依據包括采購合同、驗收報告、發票等相關憑證。入賬流程1.資產管理部門將資產信息錄入IT資產臺賬，包括資產名稱、型號、規格、數量、購置日期、使用部門等。2.資產管理部門將資產信息及相關憑證提交給財務部門。財務部門根據資產管理部門提供的信息，按照財務制度進行賬務處理，將資產入賬。3.財務部門定期與資產管理部門核對IT資產臺賬和財務賬目，確保賬賬相符。IT資產調配管理調配申請1.因工作需要，使用部門之間如需調配IT資產，應填寫《IT資產調配申請表》，詳細說明調配資產的名稱、型號、規格、數量、調配原因、調入部門和調出部門等信息。2.《IT資產調配申請表》經調出部門和調入部門負責人簽字確認后，提交給資產管理部門。調配審批1.資產管理部門收到《IT資產調配申請表》后，對調配申請進行審核。審核內容包括資產的使用狀況、調配的合理性、是否符合公司規定等。2.對于符合調配條件的申請，資產管理部門報公司管理層審批。經審批同意后，資產管理部門辦理資產調配手續。調配實施1.資產管理部門根據審批結果，組織資產的調配工作。調配過程中，確保資產的安全和完整，避免資產損壞或丟失。2.資產調配完成后，資產管理部門及時更新IT資產臺賬，調整資產的使用部門信息。同時，通知財務部門進行相應的賬務處理。IT資產使用管理使用規范1.各使用部門應制定IT資產使用管理制度，明確資產的使用人員、使用權限、使用流程等，確保資產的安全和正常使用。2.IT資產使用人員應嚴格按照操作規程使用資產，不得擅自更改設備配置、安裝未經授權的軟件等。3.使用人員應妥善保管IT資產，定期對資產進行清潔、保養，發現問題及時報告資產管理部門。使用監督1.資產管理部門定期對IT資產的使用情況進行檢查，包括資產的使用狀態、使用人員的操作規范等。2.對于違反IT資產使用規范的行為，資產管理部門應及時制止并提出整改意見。情節嚴重的，按照公司相關規定進行處理。IT資產維護管理維護計劃1.資產管理部門應根據IT資產的使用情況和性能狀況，制定年度IT資產維護計劃，明確維護內容、維護時間、維護人員等。2.維護計劃應涵蓋硬件設備的定期巡檢、保養、維修，軟件資產的升級、更新，數據信息的備份、恢復等工作。維護實施1.資產管理部門按照維護計劃組織實施維護工作。對于硬件設備的維護，可自行安排技術人員進行，也可委托專業的維修服務提供商進行。對于軟件資產的維護，由軟件供應商或公司內部技術人員負責。2.維護人員在維護過程中應做好記錄，包括維護時間、維護內容、發現問題及解決情況等。維護記錄應及時歸檔，以便日后查詢和參考。故障處理1.當IT資產出現故障時，使用人員應及時向資產管理部門報告。資產管理部門接到故障報告后，應立即組織技術人員進行故障診斷和排除。2.對于一般性故障，技術人員應在規定時間內解決；對于復雜故障，應及時協調相關資源，盡快恢復資產的正常運行。故障處理過程中，應做好記錄，分析故障原因，總結經驗教訓，采取措施防止類似故障再次發生。IT資產報廢管理報廢申請1.IT資產因損壞、老化、技術淘汰等原因無法繼續使用時，使用部門應填寫《IT資產報廢申請表》，詳細說明資產的名稱、型號、規格、購置日期、報廢原因等信息。2.《IT資產報廢申請表》經使用部門負責人簽字確認后，提交給資產管理部門。報廢鑒定1.資產管理部門收到《IT資產報廢申請表》后，組織技術人員對申請報廢的資產進行鑒定。鑒定內容包括資產的損壞程度、性能狀況、是否符合報廢條件等。2.對于符合報廢條件的資產，資產管理部門出具報廢鑒定報告。報廢鑒定報告應經技術人員簽字確認，并加蓋資產管理部門公章。報廢審批1.資產管理部門將報廢鑒定報告及《IT資產報廢申請表》報公司管理層審批。審批通過后，方可進行資產報廢處理。報廢處理1.資產管理部門按照公司規定的報廢處理方式，對報廢資產進行處理。報廢處理方式包括出售給廢品回收公司、捐贈給公益機構等。2.報廢資產處理過程中，應做好記錄，包括處理時間、處理方式、處理價格等。處理記錄應及時歸檔，以便日后查詢和審計。3.財務部門根據資產管理部門提供的報廢處理記錄，進行相應的賬務處理，核銷報廢資產的賬面價值。監督與考核監督檢查1.審計部門定期對IT資產的管理情況進行審計監督，檢查制度執行的合規性和有效性。2.資產管理部門應定期對IT資產的管理工作進行自查，發現問題及時整改。考核評價1.公司建立IT資產管理制度考核評價機制，對各部門IT資產的管理工作進行考核評價。