公司日常小物品管理制度一、總則（一）目的為加強公司日常小物品的管理，規范小物品的采購、使用、保管等行為，節約公司資源，提高物品使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有部門及員工。（三）定義日常小物品是指公司日常辦公及運營過程中所需的價值相對較低、使用頻率較高的各類物品，如文具、辦公用品、清潔用品、小型工具等。二、采購管理（一）采購計劃1.各部門需求統計各部門應根據工作實際情況，每月末定期統計次月所需日常小物品的種類、規格和數量，填寫《日常小物品采購申請表》，經部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。2.行政部門匯總審核行政部門收到各部門的采購申請后，進行匯總整理。結合庫存情況，對采購申請進行審核，確保申請的合理性和必要性。對于重復或不必要的采購申請，行政部門有權予以駁回，并與相關部門溝通解釋。3.采購計劃制定行政部門根據審核后的采購申請，制定月度采購計劃。采購計劃應明確采購物品的名稱、規格、數量、預計采購時間等信息。對于緊急需求的物品，可根據實際情況及時調整采購計劃，但需在采購后及時補辦相關手續。（二）供應商選擇與管理1.供應商篩選行政部門負責建立日常小物品供應商名錄，通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、實地考察等。對潛在供應商進行評估，評估內容包括供應商的信譽、產品質量、價格、服務等方面。選擇至少三家符合要求的供應商作為備選，并與其進行初步溝通，了解其合作意向和供應能力。2.供應商評審每年定期對供應商進行評審，評審內容包括產品質量、交貨期、售后服務、價格變動情況等。行政部門組織相關部門人員組成評審小組，對供應商進行實地考察和綜合評價。根據評審結果，對供應商進行分類管理，對于表現優秀的供應商，給予更多的合作機會；對于表現不佳的供應商，及時進行整改或淘汰。3.合作協議簽訂確定合作供應商后，行政部門應與其簽訂采購合作協議，明確雙方的權利和義務，包括產品規格、價格、交貨方式、付款方式、售后服務等條款。合作協議應經公司法律顧問審核后簽訂，確保協議的合法性和有效性。（三）采購實施1.采購流程行政部門根據采購計劃，向選定的供應商發送采購訂單。采購訂單應明確采購物品的詳細信息、交貨時間、交貨地點等要求。供應商收到采購訂單后，應及時確認訂單內容，并按照約定的時間和質量要求組織發貨。2.采購跟蹤行政部門負責跟蹤采購訂單的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保貨物按時、按質、按量交付。對于出現的交貨延遲、質量問題等異常情況，行政部門應及時與供應商協商解決方案，并采取相應的措施減少對公司工作的影響。3.驗收與入庫采購物品到貨后，行政部門應組織相關人員進行驗收。驗收內容包括物品的數量、規格、質量、外觀等方面。對于驗收合格的物品，辦理入庫手續，填寫《日常小物品入庫單》，并將物品存放至指定倉庫。對于驗收不合格的物品，行政部門應及時與供應商聯系，要求其更換或處理，直至驗收合格為止。三、使用管理（一）領用規定1.領用流程員工因工作需要領用日常小物品時，需填寫《日常小物品領用申請表》，注明領用物品的名稱、規格、數量、用途等信息，經部門負責人審批簽字后，到行政部門倉庫領取。2.領用標準行政部門根據不同崗位和工作需求，制定合理的日常小物品領用標準。員工應按照領用標準領用物品，不得超量領取。對于特殊情況需要超量領用的，需經部門負責人和行政部門負責人批準。3.領用記錄行政部門倉庫管理人員應建立日常小物品領用臺賬，詳細記錄物品的領用日期、領用部門、領用人、物品名稱、規格、數量等信息。領用臺賬應定期進行核對和清理，確保賬物相符。（二）使用規范1.員工責任員工應妥善使用和保管領用的日常小物品，不得隨意丟棄、損壞或轉借他人。如因個人原因造成物品丟失或損壞的，應照價賠償。2.節約使用倡導員工節約使用日常小物品，避免浪費。如發現浪費行為，行政部門有權進行批評教育，并要求相關人員整改。3.特殊物品使用對于一些貴重或有特殊使用要求的日常小物品，如電子設備、精密儀器等，員工在使用前應接受相關培訓，了解其使用方法和注意事項。使用過程中應嚴格按照操作規程進行操作，確保設備安全和正常運行。四、保管管理（一）倉庫管理1.倉庫設置公司應設立專門的日常小物品倉庫，倉庫應保持整潔、干燥、通風良好，具備防火、防潮、防蟲等條件。倉庫內物品應分類存放，標識清晰，便于查找和管理。2.庫存盤點行政部門倉庫管理人員應定期對倉庫庫存進行盤點，每月至少進行一次全面盤點，每季度進行一次賬物核對。盤點結果應形成書面報告，上報行政部門負責人。如發現賬物不符的情況，應及時查明原因，并進行調整。3.庫存預警行政部門根據日常小物品的使用頻率、采購周期等因素，設定合理的庫存預警點。當庫存數量低于預警點時，倉庫管理人員應及時通知行政部門采購人員，以便及時補充庫存，確保公司工作不受影響。（二）物品保管1.分類存放根據物品的性質、用途等進行分類存放，如文具類、辦公用品類、清潔用品類等。不同類別的物品應分開存放，避免相互混淆和影響質量。2.防潮防火防蟲對于易受潮、易腐蝕的物品，應采取防潮措施，如密封包裝、放置干燥劑等。對于易燃、易爆物品，應按照相關規定進行單獨存放，并采取防火、防爆措施。同時，倉庫應配備必要的防蟲設備，防止蟲害對物品造成損壞。3.安全管理倉庫應配備必要的安全設施，如消防器材、防盜設備等。倉庫管理人員應定期檢查安全設施的有效性，確保其正常運行。同時，倉庫應制定安全管理制度，嚴禁無關人員進入倉庫，確保倉庫物品安全。五、廢舊物品管理（一）廢舊物品界定廢舊物品是指公司內已不再使用或失去使用價值的日常小物品，如廢棄文具、損壞的辦公用品、過期的清潔用品等。（二）回收處理1.定期回收行政部門定期對公司內的廢舊物品進行回收，回收周期根據實際情況確定，一般為每季度一次。各部門應將本部門產生的廢舊物品整理分類后，交至行政部門指定地點。2.集中存放行政部門對回收的廢舊物品進行集中存放，存放地點應與倉庫分開，避免與正常物品混淆。存放的廢舊物品應進行標識，注明物品名稱、數量、回收時間等信息。3.處理方式對于可回收利用的廢舊物品，如廢紙、塑料瓶、金屬等，行政部門應聯系專業的回收公司進行回收處理，將回收所得款項上繳公司財務。對于不可回收利用的廢舊物品，如過期化學品、有害垃圾等，應按照國家相關規定進行妥善處理，確保不對環境造成污染。六、監督與檢查（一）監督機制1.行政部門監督行政部門負責對公司日常小物品的采購、使用、保管等情況進行日常監督檢查。定期對各部門的物品領用情況、庫存情況進行檢查，確保制度執行到位。2.內部審計監督公司內部審計部門定期對日常小物品管理情況進行審計監督，檢查采購流程的合規性、物品使用的合理性、庫存管理的有效性等方面。對于發現的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）違規處理1.警告與批評對于違反本制度規定的行為，行政部門應及時發出警告通知，要求相關責任人限期整改。同時，對責任人進行批評教育，提高其對制度的認識和遵守意識。2.經濟處罰對于因個人原因造成物品丟失、損壞或浪費的，按照公司相關規定進行經濟處罰。處罰金額根據物品價值和損失程度確定，直接從責任人工資中扣除。