加油站防控檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)加油站防控工作的規(guī)范化管理，確保防控措施有效落實，保障員工和顧客的健康安全，特制定本制度。本制度適用于公司所屬各加油站，旨在建立健全防控檔案管理體系，全面記錄加油站防控工作的各項信息，為防控工作提供有力支持和決策依據(jù)。（二）適用范圍本制度適用于公司旗下所有加油站的防控檔案管理工作，涵蓋加油站在疫情防控期間的各類文件、記錄、資料等的收集、整理、歸檔、保管和查閱等環(huán)節(jié)。（三）管理原則1.真實性原則：防控檔案應(yīng)如實記錄加油站防控工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集與防控工作相關(guān)的各類資料，保證檔案資料的完整性，不遺漏重要信息。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式和標(biāo)準(zhǔn)對防控檔案進(jìn)行整理和歸檔，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。4.保密性原則：對涉及個人隱私、商業(yè)機(jī)密等敏感信息的防控檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、防控檔案管理職責(zé)（一）加油站站長職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本站防控檔案的收集、整理和初步審核工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對防控檔案的真實性和規(guī)范性負(fù)責(zé)，及時發(fā)現(xiàn)并糾正檔案管理中存在的問題。3.按照公司規(guī)定的時間和要求，將本站防控檔案報送上級主管部門。（二）防控工作小組職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定防控檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號規(guī)則，確保檔案分類清晰、編號唯一。2.指導(dǎo)和監(jiān)督加油站防控檔案的整理和歸檔工作，對檔案內(nèi)容進(jìn)行審核把關(guān)。3.定期對防控檔案進(jìn)行檢查和評估，提出改進(jìn)意見和建議，不斷完善檔案管理工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)防控檔案的具體收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作，嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定操作。2.對防控檔案進(jìn)行分類存放，建立電子和紙質(zhì)檔案目錄，便于查詢和檢索。3.做好檔案的安全保密工作，防止檔案損壞、丟失和泄露。三、防控檔案內(nèi)容（一）防控工作方案1.加油站制定的疫情防控工作總體方案，包括防控目標(biāo)、工作原則、組織架構(gòu)、職責(zé)分工、防控措施等內(nèi)容。2.根據(jù)疫情形勢變化和上級要求，對防控工作方案進(jìn)行的修訂記錄。（二）人員信息檔案1.加油站全體員工的基本信息，包括姓名、性別、年齡、崗位、聯(lián)系方式等。2.員工健康狀況記錄，如每日體溫檢測、健康碼狀態(tài)、疫苗接種情況等。3.外來人員（如供應(yīng)商、維修人員等）的登記信息，包括姓名、單位、聯(lián)系方式、來訪時間、來訪事由、體溫檢測及健康碼情況等。（三）防控物資管理檔案1.防控物資采購計劃、采購合同及發(fā)票等資料。2.防控物資入庫清單，詳細(xì)記錄物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。3.防控物資領(lǐng)用記錄，包括領(lǐng)用時間、領(lǐng)用人、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量等。4.防控物資庫存盤點(diǎn)記錄，定期盤點(diǎn)物資庫存，確保賬實相符。（四）場所消毒記錄1.加油站營業(yè)場所、加油設(shè)備、儲油設(shè)施等區(qū)域的消毒計劃，明確消毒頻率、消毒方法、消毒人員等。2.每日消毒記錄，包括消毒時間、消毒區(qū)域、消毒人員簽名等。3.消毒效果檢測報告，定期對消毒效果進(jìn)行檢測，留存檢測報告。（五）通風(fēng)換氣記錄1.加油站通風(fēng)設(shè)備的運(yùn)行記錄，包括開啟時間、關(guān)閉時間、通風(fēng)時長等。2.自然通風(fēng)情況記錄，如每日開窗通風(fēng)次數(shù)、通風(fēng)時間等。（六）顧客防控管理檔案1.顧客進(jìn)站體溫檢測記錄，包括檢測時間、顧客姓名（可匿名）、體溫等。2.顧客口罩佩戴情況檢查記錄，對未佩戴口罩的顧客進(jìn)行提醒和勸導(dǎo)。3.加油站設(shè)置的“一米線”標(biāo)識、排隊引導(dǎo)等防控措施的落實情況記錄。（七）疫情應(yīng)急處置檔案1.疫情應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程、責(zé)任分工、應(yīng)急物資儲備等內(nèi)容。2.疫情應(yīng)急演練方案及演練記錄，包括演練時間、演練內(nèi)容、參與人員、演練效果評估等。3.疫情發(fā)生時的應(yīng)急處置記錄，如事件報告、現(xiàn)場處置措施、人員隔離安排、后續(xù)跟進(jìn)等情況。（八）防控培訓(xùn)記錄1.防控知識培訓(xùn)計劃，包括培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)人員等安排。2.每次培訓(xùn)的記錄，如培訓(xùn)課件、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)照片等。3.員工防控知識考核記錄，留存考核試卷及成績。（九）防控工作會議記錄1.加油站召開的防控工作會議紀(jì)要，包括會議時間、地點(diǎn)、參會人員、會議內(nèi)容、決議事項等。2.上級主管部門組織的防控工作會議精神傳達(dá)記錄及落實情況。（十）其他相關(guān)檔案1.政府部門發(fā)布的疫情防控政策文件、通知等資料。2.與疫情防控相關(guān)的其他重要文件、記錄、資料等。四、防控檔案的收集與整理（一）收集要求1.各崗位工作人員應(yīng)及時將各自工作中形成的防控檔案資料收集齊全，不得遺漏。2.收集的資料應(yīng)真實、完整、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并做好備份。（二）整理方法1.按照防控檔案的內(nèi)容分類，對收集到的資料進(jìn)行初步分類。2.對每一類資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。3.對資料進(jìn)行排序，按照時間順序或重要程度等進(jìn)行排列，確保資料順序合理。4.去除資料中的重復(fù)內(nèi)容，對破損、模糊不清的資料進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。（三）整理流程1.加油站員工在完成某項防控工作后，應(yīng)及時將相關(guān)資料整理好，提交給站長。2.站長對員工提交的資料進(jìn)行審核，確保資料符合要求后，交予檔案管理人員。3.檔案管理人員按照分類標(biāo)準(zhǔn)和編號規(guī)則，對資料進(jìn)行進(jìn)一步整理和歸檔，建立檔案目錄。五、防控檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.防控檔案應(yīng)定期歸檔，每月或每季度進(jìn)行一次集中歸檔。2.歸檔的檔案應(yīng)裝訂整齊，編制檔案封面和目錄，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。3.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，存儲在專用的存儲設(shè)備中，并建立電子檔案索引。（二）保管期限1.防控工作方案、疫情應(yīng)急預(yù)案等重要文件長期保管。2.人員信息檔案、防控物資管理檔案、場所消毒記錄、通風(fēng)換氣記錄、顧客防控管理檔案等保管期限為疫情結(jié)束后[X]年。3.疫情應(yīng)急演練記錄、防控培訓(xùn)記錄、防控工作會議記錄等保管期限為[X]年。4.其他相關(guān)檔案根據(jù)實際情況確定保管期限。（三）保管方式1.設(shè)立專門的檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備等，確保檔案安全存放。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行加密存儲，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。六、防控檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.加油站內(nèi)部人員因工作需要查閱防控檔案的，需填寫《防控檔案查閱申請表》，經(jīng)站長批準(zhǔn)后，方可查閱。2.上級主管部門、政府相關(guān)部門等因工作需要查閱防控檔案的，應(yīng)出具正式的查閱函，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱。（二）查閱流程1.查閱人填寫《防控檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱原因等信息。2.申請表經(jīng)審批通過后，檔案管理人員按照查閱要求提供檔案，并做好查閱記錄，包括查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等。3.查閱人不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案資料，如需復(fù)印或摘錄相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意。（三）借閱規(guī)定1.原則上防控檔案不對外借閱，如因特殊情況確需借閱的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。2.借閱人應(yīng)填寫《防控檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息。3.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時追究借閱人的責(zé)任。七、防控檔案的銷毀（一）銷毀條件1.防控檔案保管期限屆滿，且已無保存價值的。2.因不可抗力等原因?qū)е聶n案損壞、丟失，無法修復(fù)且無備份的。3.經(jīng)公司批準(zhǔn)同意銷毀的其他檔案。（二）銷毀流程1.檔案管理人員定期對保管期滿的防控檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見，填寫《防控檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《防控檔案銷毀申請表