公司給客戶樣品管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司給客戶提供樣品的管理流程，確保樣品的有效使用、妥善保管和合理處置，提高客戶滿意度，維護(hù)公司利益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及向客戶提供樣品的部門(mén)和人員。3.基本原則準(zhǔn)確性原則：提供給客戶的樣品應(yīng)與公司產(chǎn)品實(shí)際質(zhì)量、規(guī)格、性能等相符。及時(shí)性原則：按照客戶需求和業(yè)務(wù)流程，及時(shí)提供樣品，不得延誤。成本控制原則：在保證滿足客戶需求的前提下，合理控制樣品提供的成本。責(zé)任明晰原則：明確樣品管理各環(huán)節(jié)的責(zé)任人員，確保管理工作有序進(jìn)行。二、樣品申請(qǐng)1.申請(qǐng)流程客戶需求溝通：業(yè)務(wù)部門(mén)與客戶就樣品需求進(jìn)行溝通，明確樣品的種類、規(guī)格、數(shù)量、用途等詳細(xì)信息。填寫(xiě)申請(qǐng)表：業(yè)務(wù)人員根據(jù)與客戶溝通的結(jié)果，填寫(xiě)《樣品申請(qǐng)表》，申請(qǐng)表應(yīng)包括客戶信息、樣品信息、申請(qǐng)?jiān)颉㈩A(yù)計(jì)歸還時(shí)間（如有）等內(nèi)容。部門(mén)負(fù)責(zé)人審批：申請(qǐng)表提交至業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人，業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)的必要性、合理性進(jìn)行審核，審核通過(guò)后簽字批準(zhǔn)。相關(guān)部門(mén)會(huì)簽（如有需要）：對(duì)于涉及研發(fā)、生產(chǎn)、質(zhì)量等多部門(mén)的樣品申請(qǐng)，需相關(guān)部門(mén)進(jìn)行會(huì)簽。會(huì)簽部門(mén)應(yīng)根據(jù)各自職責(zé)對(duì)樣品的可行性、質(zhì)量保障、生產(chǎn)安排等方面進(jìn)行審核，并簽字確認(rèn)。總經(jīng)理審批：經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批和相關(guān)部門(mén)會(huì)簽后，申請(qǐng)表提交至總經(jīng)理。總經(jīng)理根據(jù)公司整體業(yè)務(wù)情況和資源狀況進(jìn)行最終審批。2.申請(qǐng)注意事項(xiàng)業(yè)務(wù)人員應(yīng)確保申請(qǐng)表填寫(xiě)的信息準(zhǔn)確、完整，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致樣品提供失誤。對(duì)于緊急樣品申請(qǐng)，應(yīng)在申請(qǐng)表上注明“緊急”字樣，并按照特事特辦的原則，加快審批流程。申請(qǐng)部門(mén)應(yīng)提前規(guī)劃樣品申請(qǐng)，避免因臨時(shí)申請(qǐng)導(dǎo)致生產(chǎn)、采購(gòu)等環(huán)節(jié)緊張。三、樣品制備1.生產(chǎn)部門(mén)安排生產(chǎn)部門(mén)接到經(jīng)審批的《樣品申請(qǐng)表》后，根據(jù)樣品的規(guī)格、數(shù)量等要求，制定樣品生產(chǎn)計(jì)劃。安排合適的生產(chǎn)人員、設(shè)備和原材料，確保樣品生產(chǎn)的順利進(jìn)行。在樣品生產(chǎn)過(guò)程中，生產(chǎn)人員應(yīng)嚴(yán)格按照產(chǎn)品生產(chǎn)工藝和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保樣品質(zhì)量符合要求。2.質(zhì)量檢驗(yàn)樣品生產(chǎn)完成后，質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)按照公司質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)樣品進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)內(nèi)容包括外觀、尺寸、性能、質(zhì)量等方面，確保樣品質(zhì)量合格。質(zhì)量檢驗(yàn)合格的樣品，由質(zhì)量檢驗(yàn)人員出具《樣品檢驗(yàn)報(bào)告》，并在樣品上加蓋“檢驗(yàn)合格”標(biāo)識(shí)。對(duì)于檢驗(yàn)不合格的樣品，質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知生產(chǎn)部門(mén)進(jìn)行返工或重新制備，直至檢驗(yàn)合格。3.樣品標(biāo)識(shí)檢驗(yàn)合格的樣品應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，標(biāo)識(shí)內(nèi)容應(yīng)包括樣品名稱、規(guī)格型號(hào)、批次號(hào)、生產(chǎn)日期、檢驗(yàn)狀態(tài)等。標(biāo)識(shí)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、牢固，便于識(shí)別和追溯。對(duì)于有特殊要求的樣品，如易碎、易損、易燃、易爆等，應(yīng)在樣品上標(biāo)注相應(yīng)的警示標(biāo)識(shí)。四、樣品交付1.交付方式選擇根據(jù)客戶需求和實(shí)際情況，選擇合適的樣品交付方式，如快遞、物流、專人送達(dá)等。在選擇交付方式時(shí)，應(yīng)綜合考慮交付時(shí)間、成本、安全性等因素。2.交付流程包裝：業(yè)務(wù)人員對(duì)樣品進(jìn)行妥善包裝，確保樣品在運(yùn)輸過(guò)程中不受損壞。包裝材料應(yīng)根據(jù)樣品的特性進(jìn)行選擇，如對(duì)于易碎樣品應(yīng)使用防震包裝材料。填寫(xiě)交付清單：業(yè)務(wù)人員填寫(xiě)《樣品交付清單》，清單內(nèi)容應(yīng)包括樣品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交付方式、預(yù)計(jì)交付時(shí)間、客戶信息等。交付跟蹤：業(yè)務(wù)人員通過(guò)快遞單號(hào)、物流單號(hào)等方式對(duì)樣品交付過(guò)程進(jìn)行跟蹤，確保樣品按時(shí)、準(zhǔn)確送達(dá)客戶手中。客戶簽收確認(rèn)：樣品送達(dá)客戶后，客戶應(yīng)在《樣品交付清單》上簽字確認(rèn)收到樣品。如客戶對(duì)樣品有任何疑問(wèn)或問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)人員溝通解決。3.交付注意事項(xiàng)業(yè)務(wù)人員應(yīng)確保交付清單填寫(xiě)的信息與實(shí)際交付的樣品一致，避免出現(xiàn)錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)等情況。在樣品交付過(guò)程中，如因不可抗力等原因?qū)е聵悠费诱`或損壞，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)通知客戶，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。五、樣品保管1.保管責(zé)任樣品交付后，如需客戶歸還樣品，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)樣品的保管工作。保管人員應(yīng)妥善保管樣品，確保樣品不受損壞、丟失、變質(zhì)等。2.保管環(huán)境要求根據(jù)樣品的特性，提供合適的保管環(huán)境，如溫度、濕度、通風(fēng)等條件。對(duì)于有特殊保管要求的樣品，如需要冷藏、防潮、防蟲(chóng)等，應(yīng)采取相應(yīng)的保管措施。3.樣品盤(pán)點(diǎn)保管人員應(yīng)定期對(duì)樣品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤(pán)點(diǎn)周期為每月一次，盤(pán)點(diǎn)結(jié)果應(yīng)記錄在《樣品盤(pán)點(diǎn)表》中。如發(fā)現(xiàn)樣品數(shù)量、狀態(tài)等與賬目不相符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并報(bào)告業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人。六、樣品回收1.回收流程業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)與客戶的約定，在客戶使用完樣品后，及時(shí)通知客戶歸還樣品。客戶歸還樣品時(shí)，保管人員應(yīng)按照《樣品交付清單》對(duì)樣品進(jìn)行核對(duì)，確保歸還的樣品數(shù)量、規(guī)格、狀態(tài)等與交付時(shí)一致。對(duì)于客戶歸還的樣品，保管人員應(yīng)進(jìn)行妥善保管，并及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行后續(xù)處理。2.回收注意事項(xiàng)如客戶未能按時(shí)歸還樣品，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，了解原因，并催促客戶盡快歸還。對(duì)于客戶歸還的樣品，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，業(yè)務(wù)人員應(yīng)與客戶協(xié)商解決賠償事宜。七、樣品處置1.可再利用樣品對(duì)于回收的可再利用樣品，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)評(píng)估其質(zhì)量和可用性。如樣品質(zhì)量良好且可繼續(xù)使用，可將其重新納入公司樣品庫(kù)存，以備后續(xù)使用。對(duì)于可再利用樣品，應(yīng)重新進(jìn)行標(biāo)識(shí)和檢驗(yàn)，確保其符合質(zhì)量要求。2.不可再利用樣品對(duì)于回收的不可再利用樣品，如已損壞、變質(zhì)等，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)制定處置方案。處置方式可包括報(bào)廢、銷毀、出售（如有價(jià)值）等。對(duì)于需要報(bào)廢或銷毀的樣品，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行處理，確保處理過(guò)程環(huán)保、安全。對(duì)于出售的不可再利用樣品，應(yīng)按照公司資產(chǎn)管理規(guī)定進(jìn)行評(píng)估和定價(jià)，并辦理相關(guān)出售手續(xù)。八、樣品費(fèi)用管理1.費(fèi)用核算公司對(duì)提供給客戶的樣品進(jìn)行費(fèi)用核算，核算內(nèi)容包括樣品生產(chǎn)成本、包裝費(fèi)用、運(yùn)輸費(fèi)用、檢驗(yàn)費(fèi)用等。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)部門(mén)提供的相關(guān)費(fèi)用憑證，對(duì)樣品費(fèi)用進(jìn)行準(zhǔn)確核算。2.費(fèi)用承擔(dān)樣品費(fèi)用的承擔(dān)方式根據(jù)與客戶的約定執(zhí)行。如客戶承擔(dān)樣品費(fèi)用，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在樣品交付前與客戶確認(rèn)費(fèi)用支付方式和金額，并及時(shí)跟進(jìn)客戶付款情況。如公司承擔(dān)樣品費(fèi)用，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在申請(qǐng)樣品時(shí)注明費(fèi)用預(yù)算，并按照公司費(fèi)用審批流程進(jìn)行審批。3.費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)人員應(yīng)在樣品交付或回收后，及時(shí)整理相關(guān)費(fèi)用憑證，并按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度進(jìn)行報(bào)銷。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，審核通過(guò)后予以報(bào)銷。九、樣品信息管理1.信息記錄業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立樣品管理檔案，對(duì)樣品的申請(qǐng)、制備、交付、回收、處置等全過(guò)程信息進(jìn)行記錄。樣品管理檔案應(yīng)包括《樣品申請(qǐng)表》、《樣品檢驗(yàn)報(bào)告》、《樣品交付清單》、《樣品盤(pán)點(diǎn)表》、樣品處置記錄等相關(guān)文件。2.信息更新樣品管理檔案應(yīng)及時(shí)更新，確保記錄的信息準(zhǔn)確、完整。如樣品信息發(fā)生變更，如規(guī)格型號(hào)、客戶信息等，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)在檔案中進(jìn)行修改，并通知相關(guān)部門(mén)。3.信息查詢與共享公司內(nèi)部相關(guān)部門(mén)和人員可根據(jù)工作需要，查詢樣品管理檔案中的信息。對(duì)于涉及商業(yè)機(jī)密的樣品信息，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，限制查詢和共享范圍。十、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制公司設(shè)立樣品管理監(jiān)督小組，由公司高層管理人員、質(zhì)量部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)人員組成。監(jiān)督小組定期對(duì)樣品管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保樣品管理制度的有效執(zhí)行。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。2.考核指標(biāo)對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)和相關(guān)人員的樣品管